Zusammensetzung einer Geschäftsspese

Zusammensetzung einer Geschäftsspese

Eine Geschäftsspese ist definiert als eine Kostenabrechnung im Zusammenhang mit einer Dienstleistung oder einem Projekt, die dem Partner eines Unternehmens zugeordnet ist. Jeder Partner (Verwaltungs- oder Projektpartner), der mit dem Unternehmen eine Reisekostenerstattung vereinbart hat, ist verpflichtet, eine Spesenabrechnung zu erstellen. Die Spesenabrechnung listet alle Ausgaben (Beträge und Dokumente) in bar und in Form von Krediten sowie nach Kategorien. In den meisten Fällen wird die Zusammenstellung der Geschäftsausgaben auf monatlicher Basis vorgenommen. 

Was sind gängige Informationen einer Geschäftsspese?

Die gängigsten Kategorien und Ausgaben sind:

  • Kraftstoff für Autos
  • Verpflegung
  • Mautgebühren
  • Hotels
  • Tickets
  • Parkhaus
  • Autowäsche
  • Reinigungswäsche
  • Taxifahrten

Dem Geschäftsaufwand ist außerdem eine Pivot-Tabelle mit einer Übersicht über alle Ausgaben beigefügt. Alle Kosten müssen von einem materiellen Nachweis der Transaktion begleitet sein. Das sind zum Beispiel die Kassenbelege, Parktickets und Rechnungen. Die Buchhaltung ist dafür verantwortlich, alle diese Informationen später zu sammeln und in das Hauptbuch zu buchen.

Einfacher und schneller

Der Prozess der Geschäftskosten ist ziemlich detailliert und standardisiert. So ist es seit vielen Jahren, denn bislang gibt nicht viel Raum für Verbesserungen. Bei Klippa haben wir das schon früh verstanden. Deswegen fingen wir an zu experimentieren, wie wir diesen Prozess einfacher und schneller gestalten können. Wir haben eine innovative Software entwickelt, die es der Buchhaltung ermöglicht, alle oben genannten Informationen in digitaler Form anstelle von Papierform zu erhalten. Mit dem Spesenmanagement können Partner ein Foto der Quittung machen und diese zur Erstattung einreichen. Unsere OCR-Software extrahiert alle Informationen, die benötigt werden. Die Finanzabteilung erhält sowohl die Daten als auch das Foto der Quittung. In weniger als 10 Sekunden Arbeitsaufwand und 2 Klicks können sie die entsprechenden Konten in das Hauptbuch übertragen.

Internationale Marken finden in unserer Spesensoftware einen Mehrwert, weil sie den Mitarbeitern viel Zeit sparen und gleichzeitig das Verfahren der Betriebskosten vereinfachen. Wenn Sie interessiert sind, können Sie eine einer Demo mit uns vereinbaren, wo wir Ihnen zeigen wie unser Produkt funktioniert. Sie können uns auch per E-Mail unter support@klippa.com kontaktieren.

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