Im Zeitalter der Digitalisierung erscheint es paradox, wenn man sieht, wie viele Prozesse in der Geschäftswelt immer noch mit Papieraufwand verbunden sind und die Effizienz der Abteilungen verlangsamen. Einer dieser traditionellen und langwierigen Prozesse, die wir in der Geschäftswelt immer noch sehen, ist die manuelle Spesen- und Reisekostenabrechnung. Warum der Prozess und die damit verbundene Zettelwirtschaft jedoch problematisch sein kann und wie das Problem gelöst werden kann, erfahren Sie in diesem Blog.
Fallstudie: Zettelwirtschaft bei einer Geschäftsreise
Stellen Sie sich vor, Sie müssen reisen, um einen Kunden zu treffen. Sie reisen morgens mit dem Zug ab. In der Stadt angekommen, treffen Sie den Kunden auf ein Geschäftsessen. Anschließend geht es für Sie zurück in das Hotel für eine Übernachtung und am nächsten Morgen nehmen Sie den Zug zurück in die Heimatstadt.
Während der Geschäftsreise zum Kunden haben Sie die Verpflichtung, Fahrtickets, Zugtickets, Restaurantrechnungen und Hotelrechnungen aufzubewahren, um Sie zu einem späteren Zeitpunkt bei Ihrem Vorgesetzten vorzulegen. Sobald die Rechnungen und Belege autorisiert sind, wandern sie zur Buchhaltungsabteilung. Ihre Aufgabe als Geschäftsreisender ist hiermit erledigt.
Und genau an diesem Punkt fängt die Arbeit Ihrer Kollegen aus der Buchhaltung an. In der Buchhaltung werden die Rechnungen und Belege auf die Richtigkeit geprüft, und je nach Buchhaltungsprozess Sachkonten, Kostenstellen und Mitarbeitern zugeordnet und dementsprechend eingebucht. Nachdem die Ausgaben ins Buchhaltungssystem eingebucht sind, erhalten Sie schließlich Ihre Rückerstattung.
Die Problematik
Der Prozess vom Einreichen des Beleges bis hin zur Einbuchung in das Buchhaltungssystem und Rückerstattung involviert nicht nur viele Papierbelege, sondern auch Mitarbeiter, administrative Prozesse und Frustrationen. Kommen Ihnen einige dieser Probleme bekannt vor?
Falls Sie der geschäftsreisende Mitarbeiter sind:
- Mühsames Sammeln aller Rechnungen und Belege, in physischer Form und das nachfolgende Einreichen, per Post oder händisch
- Regelmäßiges Ausfüllen von Excel-Formularen
- Verzögerung in der Rückerstattung, falls das Formular unvollständig ist oder Belege fehlen
Als genehmigender Mitarbeiter:
- Hoher Zeitaufwand durch Abgleich von Excel-Formularen und Rechnungsbelegen
- Manueller Abgleich von Firmenkreditkarten und den Rechnungsbelegen
- Manuelles Erfassen von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem
- Bei hoher Mitarbeiterzahl und Geschäftsreisenden eine enorme Zettelwirtschaft
Die Lösung: Klippa Expense Management
Wenn bis hierhin gelesen haben, fragen Sie sich nun bestimmt, ob es eine effizientere Alternative zur manuellen Spesen- und Reisekostenerfassung gibt. Glücklicherweise lautet die Antwort ja! Mit der Klippa Expense Management Software können Unternehmen die Abrechnung automatisieren und digitalisieren.
Die Expense Management Software erlaubt es Mitarbeitern Ihre Kassenzettel und Rechnungen zu jedem Zeitpunkt zu erfassen und direkt beim zuständigen Abteilungsleiter einzureichen. Der Abteilungsleiter wird sofort benachrichtigt, sobald der Mitarbeiter seine Kosten einreicht und kann ab dem Zeitpunkt die Kosten überprüfen und genehmigen.
Das Erfassen der Kosten, sowie die nachfolgende Genehmigung kann sowohl in der Mobil App als auch in der Webapplikation erfolgen. Sobald die Kosten genehmigt werden, kann der Rückerstattungsprozess zeitnah erfolgen. Wurde mit der Firmenkreditkarte bezahlt?
In dem Fall, dass der Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte bezahlt, muss er nur noch die relevanten Belege und Rechnungen einreichen. Dies kann er auch problemlos per App tätigen.
Zusätzlich Zeit sparen – durch die automatische Beleg und Rechnungserkennung (OCR)
Innerhalb der Expense Management Software sorgt Klippa’s intelligente OCR Software dafür, dass Beleg und Rechnungsdaten automatisch ausgelesen werden. Nachdem Einreichen des Beleges oder der Rechnung dauert es nur wenige Sekunden bis relevante Felder wie Händler, Kaufdatum, Rechnungsbetrag und anfallende Mehrwertsteuern automatisch ausgefüllt werden.
Die manuelle Datenerfassung fällt also komplett weg! Klingt zu gut, um wahr zu sein? In den nachfolgenden Bildern:
Schritt 1: Erfassung vom Kassenbeleg
Schritt 2: Automatische Erkennung Rechnungsdaten, durch OCR–Technologie
Schritt 3: Einreichen und auf die Genehmigung warten!
Wollen Sie loslegen?
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