Rechnungsfreigabe digital und effizient: In 5 Schritten zur Automatisierung

Der „Stand der Automatisierung im Finanzwesen“-Report 2024 von Klippa zeigt deutlich: Mehr als ein Drittel der britischen Unternehmen zahlt Lieferantenrechnungen verspätet. Ein wesentlicher Grund für diese kostspieligen Verzögerungen ist oft ein fehlender oder nur teilweise digitalisierter Arbeitsablauf für die Rechnungsfreigabe.

Die Automatisierung der Rechnungsfreigabe setzt genau an diesem Punkt an. Digitale Lösungen reduzieren manuelle Routinetätigkeiten, beschleunigen den gesamten Freigabeprozess und unterstützen Verantwortliche dabei, fristgerecht zu entscheiden und Zahlungen rechtzeitig auszuführen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungsfreigabe Workflow beziehungsweise Arbeitsprozess Schritt für Schritt automatisieren, welche Unterschiede es zu manuellen Abläufen gibt und wie moderne Software diese Prozesse nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungsumgebung integriert.

Starten wir gemeinsam den Weg zu einem schnelleren, transparenteren und fehlerfreien Rechnungsmanagement.

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Kurzübersicht

• Manuelle Rechnungsfreigaben sind langsam, fehleranfällig und teuer – Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeit, minimiert Fehler und erspart das mühsame Hinterherlaufen für Unterschriften.
• OCR und automatisierte Workflows übernehmen die Schwerstarbeit – Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen und gemäß vordefinierten Regeln weitergeleitet.
• Echtzeit-Tracking gibt Ihnen die Kontrolle – erkennen Sie Verzögerungen frühzeitig, behalten Sie den Überblick über den Status und erhalten Sie Benachrichtigungen, sobald Handlungsbedarf besteht – alles zentral in einem Dashboard.
• Mit Plattformen wie Klippa SpendControl wird die Rechnungsfreigabe schnell, präzise und mühelos – kein Nachhaken, kein Chaos.

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Was ist ein Rechnungsfreigabe-Workflow?

Die Automatisierung der Rechnungsfreigabe ist ein digitaler Arbeitsablauf, Arbeitsprozess oder Freigabeprozess bezeichnet, der den kompletten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung optimiert. Dabei ersetzt Software manuelle Schritte wie das Abtippen von Daten, den Abgleich mit Bestellungen oder das physische Weiterleiten von Belegen. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, geringere Kosten und weniger Fehler.

Ein gut definierter Rechnungsfreigabeprozess stellt sicher, dass:

• alle Rechnungen korrekt und autorisiert sind
• keine Zahlungen doppelt erfolgen
• Unterlagen lückenlos dokumentiert werden

Dadurch behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über ihre offenen Verbindlichkeiten, verbessern die Genauigkeit ihrer Finanzberichte und vermeiden unnötige Kosten.

Ob manuell oder digital: Der Ablauf bildet das Fundament eines funktionierenden Kreditorenmanagements und bietet ein großes Potenzial für Optimierungen durch Automatisierung.

Welche Schritte umfasst ein manueller Rechnungsfreigabeprozess?

Die Anzahl der beteiligten Mitarbeitenden und der Umfang einzelner Arbeitsschritte variiert je nach Unternehmensgröße und Reifegrad der Buchhaltung. Manche Firmen erfassen Rechnungen noch handschriftlich in Journals, andere tippen sie manuell in Excel oder eine Buchhaltungssoftware ein. Beide Methoden gelten als manuell – und unterscheiden sich vor allem im Zeitaufwand und in der Fehleranfälligkeit.

Ein typischer manueller Rechnungsfreigabe-Arbeitsablauf sieht so aus:

1. Eingang der Rechnung
   Eingang per Post oder E-Mail. Papierrechnungen werden abgelegt, digitale Anhänge ggf. ausgedruckt, um eine einheitliche Ablage zu gewährleisten. Anschließend erfolgt die manuelle Eingabe ins Journal, in Excel oder ins Buchhaltungssystem.
2. Prüfung der Rechnungsdaten
   Überprüfung von Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum und Betrag auf Vollständigkeit und Korrektheit. Abgleich mit dem Originalbeleg.
3. Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen
   Vergleich der Rechnung mit zugehörigen Bestellungen und Wareneingängen, meist per Handabgleich von Papier- oder PDF-Dokumenten.
4. Weiterleitung zur Genehmigung
   Versand an Freigabeberechtigte per E-Mail, Telefon oder in Papierform. Bei hohen Beträgen oft mehrere Unterschriften nötig, was die Bearbeitungszeit verlängert.
5. Bearbeitung von Ausnahmen
   Abweichungen zu Bestellungen, unklare Beträge oder Überschreiten von Budgetgrenzen erfordern Rücksprache mit Lieferanten oder internen Stellen. Dies kann mehrere Tage dauern.
6. Zahlungsfreigabe und -abwicklung
   Nach Genehmigung wird die Rechnung als „zahlungsbereit“ markiert. Überweisung oder andere Zahlungsformen werden manuell ausgeführt und dokumentiert.
7. Archivierung und Dokumentation
   Physische oder digitale Ablage von Rechnungen, Zahlungsnachweisen und Belegen. Korrekte Beschriftung ist notwendig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und spätere Audits zu erleichtern.
   

Manuelle Rechnungsfreigaben sichern zwar die Nachvollziehbarkeit, sind jedoch zeitaufwändig, binden viele Ressourcen und bergen ein hohes Fehlerrisiko. Diese Schwächen lassen sich durch automatisierte Prozesse deutlich reduzieren.

Herausforderungen manueller Rechnungsfreigabeprozesse

Ob Sie ein klassisches Buchungsjournal nutzen oder ein digitales Buchhaltungssystem, manuelle Freigabeprozesse bringen unabhängig vom eingesetzten Tool zahlreiche Herausforderungen mit sich. Die fehlende Automatisierung wirkt sich auf Genauigkeit, Effizienz und Transparenz und den folgenden Punkten gleichermaßen negativ aus:

1. Fehleranfällige Dateneingabe:
   • Manuelle Eingaben sind besonders bei hoher Arbeitsbelastung, Ablenkung oder monotonen Aufgaben fehleranfällig.
   • Typische Fehler: Tippfehler, Zahlendreher, falsche Zuordnung von Lieferanteninformationen.
   • Folgen: fehlerhafte Zahlungen und Abweichungen in der Finanzberichterstattung.
   • Laut Forrester-Report verbringen Analyst:innen bis zu 40 % ihrer Zeit mit der Korrektur fehlerhafter Daten – die Kosten dieser Fehler übersteigen oft die vermeintlichen Vorteile manueller Bearbeitung.
2. Lange Durchlaufzeiten:
   • Von der Rechnungserfassung bis zur finalen Genehmigung vergehen oft viele Tage oder Wochen.
   • Verzögerungen in einzelnen Prozessschritten summieren sich schnell. Aus einem Zwei-Wochen-Zyklus wird leicht ein ganzer Monat.
   • Ergebnis: entgangene Skontovorteile und steigendes Risiko verspäteter Zahlungen.
3. Mangelnde Transparenz:
   • Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist oft schwer nachvollziehbar.
   • Problemquellen: Papierform in verschiedenen Abteilungen, dezentrale Excel-Listen, fehlende Echtzeit-Updates.
   • Gefahr: Rechnungen gehen verloren, werden vergessen oder falsch abgelegt.
4. Verspätete Zahlungen:
   • Genehmigende müssen häufig aktiv verfolgt werden, um Unterschriften zu erhalten.
   • Störfaktoren: volle Terminkalender, Abwesenheiten oder Krankmeldungen.
   • Folge: verspätete Zahlungen, Vertragsstrafen und Belastung der Lieferantenbeziehung.
5. Verlorene und doppelte Rechnungen:
   • Papierrechnungen können auf dem Weg zwischen Abteilungen verloren gehen.
   • Digitale Ablagen wie geteilte Laufwerke oder Tabellen können unübersichtlich sein.
   • Zusätzliche Gefahr: Doppelte Zahlungen, wenn Rechnungen mehrfach (Papier + E-Mail) eingereicht werden.
   • Laut Studien ist fast jedes zweite Unternehmen in den USA jährlich von betrügerischen Rechnungen betroffen.

Egal aus welcher Perspektive man es betrachtet: Manuelle Freigabeprozesse sind von Natur aus ineffizient und fehleranfällig. Die Risiken durch Verzögerungen, Doppelzahlungen oder Datenfehler überwiegen in der Regel jede anfängliche Skepsis gegenüber Automatisierung – besonders, wenn diese Ihrem Unternehmen und dem Finanzteam spürbare Vorteile bringen kann.

Wie Automatisierung den Rechnungsfreigabeprozess verbessert

Automatisierung gilt seit Langem als effektive Antwort auf die typischen Herausforderungen manueller Freigabeprozesse. Mithilfe moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning können Finanzabteilungen zeitraubende, repetitive Aufgaben im Bereich der Kreditorenbuchhaltung automatisieren – und so Abläufe vereinfachen sowie die Effizienz erheblich steigern:

Die 5 größten Vorteile automatisierter Rechnungsfreigabe:

• Zeitersparnis und Effizienz: Keine manuelle Datenerfassung, keine Laufwege für Papierbelege
• Fehlerreduktion: Automatische Prüfungen minimieren Zahlendreher und Falscheingaben
• Kostensenkung: Schnellere Freigaben ermöglichen Skonto-Nutzung und senken Personalaufwand
• Mehr Transparenz: Jeder Schritt ist digital dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar
• Bessere Liquiditätsplanung: Schnelle Bearbeitung verbessert den Cashflow

Zeitersparnis

Die Automatisierung von Rechnungsfreigaben verkürzt den Zeitraum von Rechnungseingang bis Zahlung signifikant. Dank Optical Character Recognition (OCR) lassen sich Rechnungsdaten automatisch auslesen – manuelle Eingaben entfallen vollständig. Intelligente Workflow-Tools leiten Rechnungen in Echtzeit an die zuständigen Freigabestellen weiter. Statt tagelang auf Rückmeldungen zu warten, erhalten Verantwortliche automatisierte Erinnerungen – und geben mit einem Klick frei.

Kostensenkung

Automatisierung minimiert Fehlerquellen, indem Rechnungsdaten präzise erfasst und automatisch mit Bestellungen oder definierten Geschäftsregeln abgeglichen werden. Intelligente Prüfmechanismen erkennen Unstimmigkeiten oder Dubletten, bevor Zahlungen ausgelöst werden – und sparen so Zeit, Ressourcen und unnötige Korrekturschleifen.

Höhere Datenqualität

Bei der manuellen Eingabe schleichen sich schnell Fehler ein – etwa falsche Beträge, fehlende Lieferantencodes oder übersehene Abweichungen. Automatisierte Systeme nutzen KI und Machine Learning, um Daten zuverlässig auszulesen und zu validieren. OCR erkennt Textfelder präzise, während Algorithmen durch automatisierten Abgleich (z. B. 2-Wege-Matching) Rechnungsbeträge mit Bestellungen abgleichen – für eine fehlerfreie Verbuchung.

Mehr Transparenz

Moderne Automatisierungsplattformen bieten vollständige Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus. Interaktive Dashboards zeigen den aktuellen Status jeder Rechnung, während automatische Benachrichtigungen alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Diese Transparenz erleichtert nicht nur den Workflow, sondern verbessert auch die Liquiditätsplanung durch klare Übersicht über offene Verbindlichkeiten und Fälligkeiten.

Revisionssicherheit & Compliance

Automatisierte Systeme protokollieren jede Aktion revisionssicher – von der Freigabe bis zur Änderung. So entsteht eine vollständige digitale Nachverfolgbarkeit, die sich zentral und unkompliziert abrufen lässt. Dank intelligenter Dokumentenorganisation und automatischer Verschlagwortung sind alle Unterlagen im Prüfungsfall sofort griffbereit. Durch standardisierte Prozesse erfüllen Sie regulatorische Anforderungen mühelos – ohne Zeitverlust oder hektisches Zusammensuchen von Belegen.

Rechnungsfreigabeprozesse automatisieren – so geht’s

1. Wählen Sie das passende Tool zur Rechnungsautomatisierung

Der erste Schritt zur Automatisierung Ihrer Rechnungsfreigabe ist die Auswahl des richtigen Tools – basierend auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Das kann Buchhaltungssoftware, ein spezialisiertes Rechnungstool oder eine Plattform für Belegerkennung und Freigabeprozesse sein.

Welches Tool für Sie am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

• der Anzahl der zu bearbeitenden Rechnungen
  
• der Komplexität Ihrer Freigabeprozesse
  
• den bereits eingesetzten Systemen und Schnittstellen
  

Unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche sollte Ihre Lösung grundlegende Funktionen mitbringen, darunter:

• OCR zur automatischen Datenerfassung
  
• Workflow-Automatisierung zur gezielten Weiterleitung von Rechnungen
  
• Integration in Ihre Buchhaltungssysteme
  
• Echtzeit-Tracking für maximale Transparenz
  

Diese Funktionen stellen sicher, dass das Tool nicht nur Ihre aktuellen Prozesse optimiert, sondern auch mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

2. Rechnungsdaten per OCR digitalisieren

Wenn Ihr Unternehmen noch mit Papierrechnungen arbeitet, ist der erste Schritt die Digitalisierung. Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden wichtige Informationen wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch aus gescannten Dokumenten oder PDFs ausgelesen.

Achten Sie darauf, dass das OCR-Tool verschiedene Formate verarbeiten kann – darunter E-Mail-Anhänge, PDFs und Bilddateien. Für maximale Effizienz empfiehlt sich eine Lösung mit Mehrsprachen-Erkennung, insbesondere wenn Sie mit internationalen Lieferanten zusammenarbeiten.

3. Klare Freigaberegeln definieren

Ein effektiver automatisierter Workflow basiert auf klaren, gut dokumentierten Freigaberegeln. Legen Sie fest, nach welchen Kriterien Rechnungen weitergeleitet werden – z. B. automatische Freigabe bei Beträgen unter 50 €, oder spezielle Freigaben ab 1.000 €, die eine Genehmigung durch die Geschäftsführung erfordern.

Diese Regeln sollten die internen Richtlinien und Hierarchien Ihres Unternehmens widerspiegeln. Viele Automatisierungstools ermöglichen es, Freigabeketten nach Rechnungstyp, Abteilung oder Dringlichkeit zu konfigurieren – so gelangen Rechnungen ohne manuelles Eingreifen direkt an die zuständigen Personen.

4. Integration in bestehende Systeme

Damit es nicht zu doppelten Prozessen kommt, muss sich das Automatisierungstool nahtlos in Ihre vorhandene Systemlandschaft einfügen. Achten Sie auf Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System – etwa zur automatischen Übertragung von Rechnungsdaten in das Kreditorenbuch oder zur Verknüpfung mit Bestellungen für den Abgleich.

Wenn Sie zusätzliche Tools wie Ausgabenmanagement-Plattformen oder Lieferantenportale nutzen, sollte das Automatisierungssystem auch API-Schnittstellen oder direkte Integrationen zu diesen unterstützen.

5. Benachrichtigungen und Echtzeit-Tracking aktivieren

Moderne Automatisierungssysteme bieten Funktionen wie Erinnerungs-Benachrichtigungen und Echtzeit-Tracking, die Ihren Freigabeprozess erheblich beschleunigen können.

Legen Sie Erinnerungen für noch offene Freigaben fest und priorisieren Sie überfällige Aufgaben automatisch. Dashboards in Echtzeit zeigen Ihnen jederzeit, in welchem Status sich jede Rechnung befindet – ob sie blockiert, in Prüfung oder zur Zahlung freigegeben ist.

Diese Transparenz hilft Ihnen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Kontrolle über Ihre automatisierten Prozesse zu behalten.

6. Ausnahmen gezielt steuern

Automatisierung funktioniert nicht nur bei Standardfällen – sie kann auch Ausnahmen effizient abbilden. Konfigurieren Sie das System so, dass es bei Problemen automatisch reagiert, z. B. bei Abweichungen zu Bestellungen, doppelten Eingaben oder Rechnungen über Budgetgrenzen.

Wird z. B. ein Rechnungsbetrag nicht mit einer Bestellung abgeglichen, kann das System sie direkt an eine zuständige Fachkraft weiterleiten – ohne den Gesamtprozess zu blockieren.

Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die sich flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen anpassen lässt. Achten Sie auf Tools mit anpassbarer OCR, die auch ungewöhnliche Rechnungsformate zuverlässig erkennt, und auf Skalierbarkeit für wachsende Rechnungsvolumina.

Die besten Systeme gehen sogar noch weiter: Sie automatisieren nicht nur Rechnungs- und Freigabeprozesse, sondern auch andere Finanzabläufe wie Spesenabrechnungen oder Kreditkartenabrechnungen – für ein ganzheitliches Finanzmanagement.

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Klippa SpendControl ist eine All-in-One-Software für die digitale Vorbuchhaltung – mit Modulen für Rechnungsverarbeitung, Ausgabenmanagement und Firmenkreditkarten.

Dank moderner OCR-Technologie werden Rechnungsdaten automatisch erkannt und erfasst. So können Sie Rechnungen direkt scannen, prüfen, archivieren und nahtlos in Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen – schnell, zuverlässig und effizient.

Klippa SpendControl bietet zentrale Funktionen, die Ihre Rechnungsverarbeitung und Freigaben im Handumdrehen optimieren:

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• Behalten Sie den Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit übersichtlichen Dashboards
• Passen Sie Freigabeprozesse individuell an – mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows
• Bleiben Sie immer auf der sicheren Seite – mit einer ISO27001-zertifizierten und DSGVO-konformen Lösung
• Profitieren Sie von automatischer Mehrwährungsunterstützung für internationale Zahlungen
• Verhindern Sie Betrugsversuche mit integrierter Duplikats- und Betrugserkennung
• Integrieren Sie SpendControl nahtlos in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software wie NetSuite, SAP oder Xero.

FAQ – Häufig gestellte Fragen