Rechnungsfreigabe leicht gemacht: So automatisieren Sie den Prozess!

Der „Stand der Automatisierung im Finanzwesen“-Report 2024 von Klippa zeigt: Über ein Drittel der britischen Unternehmen zahlt Lieferantenrechnungen nicht fristgerecht.
Ein wesentlicher Auslöser für dieses kostspielige Defizit ist das Fehlen automatisierter Freigabeprozesse oder ein unzureichender Automatisierungsgrad im Rechnungswesen.

Dabei kann Automatisierung genau hier ansetzen: Sie entlastet Finanzabteilungen, indem sie manuelle Routinetätigkeiten überflüssig macht, Bearbeitungszeiten signifikant verkürzt und Genehmiger aktiv bei der termingerechten Freigabe unterstützt.

Sie möchten erfahren, wie sich die Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen effizient automatisieren lässt? In diesem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede zwischen manuellen und automatisierten Freigabeprozessen – und zeigen auf, wie Sie Automatisierung gezielt und bedarfsgerecht in Ihre bestehenden Abläufe integrieren können.

Starten wir gemeinsam in die Zukunft des Rechnungsmanagements.

Kurzübersicht

• Manuelle Rechnungsfreigaben sind langsam, fehleranfällig und teuer – Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeit, minimiert Fehler und erspart das mühsame Hinterherlaufen für Unterschriften.
• OCR und automatisierte Workflows übernehmen die Schwerstarbeit – Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen und gemäß vordefinierten Regeln weitergeleitet.
• Echtzeit-Tracking gibt Ihnen die Kontrolle – erkennen Sie Verzögerungen frühzeitig, behalten Sie den Überblick über den Status und erhalten Sie Benachrichtigungen, sobald Handlungsbedarf besteht – alles zentral in einem Dashboard.
• Mit Plattformen wie Klippa SpendControl wird die Rechnungsfreigabe schnell, präzise und mühelos – kein Nachhaken, kein Chaos.

Was ist ein Rechnungsfreigabe-Workflow?

Ein Rechnungsfreigabe-Workflow ist ein festgelegter Ablauf, der genau regelt, wie ein Unternehmen eingehende Lieferantenrechnungen prüft, freigibt und weiterverarbeitet. Ziel dieses Workflows ist es, den Freigabeprozess effizient, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Ein klar strukturierter und konsequent eingehaltener Freigabeprozess sorgt dafür, dass alle offenen und bereits beglichenen Rechnungen korrekt, autorisiert und dokumentiert sind. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über ihre Verbindlichkeiten und stärken die Genauigkeit ihrer Finanzberichterstattung.

Welche Schritte umfasst ein manueller Rechnungsfreigabeprozess?

Die Anzahl der Schritte und involvierten Mitarbeitenden in einem manuellen Rechnungsfreigabeprozess hängt stark von der Unternehmensgröße und dem Reifegrad der eingesetzten Buchhaltungslösungen ab. Erfassen Sie Rechnungen noch per Hand in einem Journal? Oder tragen Sie die Daten manuell in eine Excel-Tabelle oder Buchhaltungssoftware ein? Beide Methoden gelten als manuell – unterscheiden sich jedoch im Zeitaufwand und in der Prozesskomplexität.

Ein typischer manueller Rechnungsfreigabeprozess umfasst in der Regel folgende Schritte:

1. Eingang der Rechnungen – Der Prozess beginnt mit dem Erhalt der Rechnung – per E-Mail oder klassisch auf dem Postweg. Papierbelege werden abgeheftet, E-Mail-Anhänge bei Bedarf ausgedruckt, um eine einheitliche Ablage sicherzustellen. Anschließend wird jede Rechnung manuell in ein Journal, eine Excel-Tabelle oder ins Buchhaltungssystem eingetragen.
   
   
2. Prüfung der Rechnungsdaten – Die relevanten Rechnungsangaben – z. B. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum und Betrag – werden manuell auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Die Informationen werden dokumentiert und mit dem Originalbeleg abgeglichen.
   
   
3. Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen – Im nächsten Schritt erfolgt der manuelle Abgleich mit den zugehörigen Bestellungen und Wareneingängen. Buchhalter:innen vergleichen physische oder digitale Unterlagen, um sicherzustellen, dass die berechneten Leistungen erbracht wurden und den vereinbarten Konditionen entsprechen.
   
   
4. Weiterleitung zur Genehmigung – Die geprüfte Rechnung wird manuell an die zuständigen Personen weitergeleitet – je nach interner Freigaberichtlinie per E-Mail, Telefon oder sogar in Papierform. Bei höheren Beträgen sind oft mehrere Unterschriften aus verschiedenen Abteilungen erforderlich, was die Freigabe zusätzlich verzögert.
   
   
5. Bearbeitung von Ausnahmen  – Rechnungen, die Unstimmigkeiten aufweisen, keinem Bestellbezug zugeordnet werden können oder Budgetgrenzen überschreiten, werden manuell markiert. Zur Klärung ist Rücksprache mit Lieferanten oder internen Ansprechpartnern nötig – ein oft zeitaufwändiger Schritt.
   
   
6. Zahlungsfreigabe und -abwicklung – Sobald alle Freigaben vorliegen, wird die Rechnung im System als „zahlungsbereit“ verbucht. Die Zahlung erfolgt anschließend manuell – etwa per Überweisung, Scheck oder anderem Verfahren. Die Transaktion wird dokumentiert und im System oder Journal nachgehalten.
   
   
7. Archivierung und Dokumentation – Abschließend werden genehmigte Rechnungen, Zahlungsnachweise und zugehörige Belege strukturiert abgelegt – entweder physisch in Ordnern oder digital auf Netzlaufwerken. Eine ordnungsgemäße Beschriftung ist essenziell für spätere Audits und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Die manuelle Freigabe und Abwicklung von Rechnungen ist ein zentraler Bestandteil des Finanzprozesses – sie gewährleistet die Korrektheit und Nachvollziehbarkeit aller Zahlungen.

Doch jeder einzelne Schritt verlangt hohe Sorgfalt und bindet wertvolle Ressourcen. Hinzu kommen typische Herausforderungen manueller Workflows: langwierige Prozesse, fehlende Transparenz und ein erhöhtes Fehlerrisiko.

Herausforderungen manueller Rechnungsfreigabeprozesse

Ob Sie ein klassisches Buchungsjournal nutzen oder ein digitales Buchhaltungssystem – manuelle Freigabeprozesse bringen unabhängig vom eingesetzten Tool zahlreiche Herausforderungen mit sich. Die fehlende Automatisierung wirkt sich auf Genauigkeit, Effizienz und Transparenz gleichermaßen negativ aus.

Fehleranfällige Dateneingabe

Manuelle Eingaben sind naturgemäß fehleranfällig – insbesondere bei hoher Arbeitsbelastung, Ablenkung oder monotonen Aufgaben. Tippfehler, Zahlendreher oder falsch zugeordnete Lieferanteninformationen führen nicht nur zu fehlerhaften Zahlungen, sondern auch zu Abweichungen in der Finanzberichterstattung.

Laut einem Forrester-Report verbringen Analyst:innen bis zu 40 % ihrer Zeit damit, fehlerhafte Daten zu korrigieren, bevor diese strategisch genutzt werden können. Die langfristigen Kosten dieser Fehler übersteigen oft die vermeintlichen Vorteile manueller Bearbeitung.

Lange Durchlaufzeiten

Jede manuelle Rechnungsfreigabe bindet personelle Ressourcen – von der Erfassung bis zur finalen Genehmigung. Verzögerungen in einzelnen Prozessschritten summieren sich schnell: Aus einem vorgesehenen Zwei-Wochen-Zyklus kann leicht ein ganzer Monat werden. Dadurch sinken nicht nur die Chancen auf Skontovorteile – es steigen auch die Risiken verspäteter Zahlungen.

Mangelnde Transparenz

Der Bearbeitungsstatus einer Rechnung ist im manuellen Workflow oft nur schwer nachvollziehbar. Liegen Rechnungen in Papierform in verschiedenen Abteilungen oder werden in dezentralen Excel-Listen gepflegt, fehlt eine zentrale Übersicht. Ohne Echtzeit-Updates geraten Rechnungen leicht in Vergessenheit, werden falsch abgelegt oder lassen sich bei Bedarf nicht sofort finden.

Wenn Rechnungen physisch zur Freigabe weitergereicht werden, können sie sich verzögern, untergehen oder ganz verloren gehen – der Verbleib ist dann oft unklar.

Verspätete Zahlungen

Buchhaltungsteams sind in manuellen Prozessen häufig gezwungen, Genehmigende aktiv nach Unterschriften zu verfolgen – was bei vollen Terminkalendern, Abwesenheiten oder krankheitsbedingten Ausfällen zu weiteren Verzögerungen führt. Die Konsequenzen sind verspätete Zahlungen, Vertragsstrafen und eine potenzielle Belastung der Lieferantenbeziehung.

Verlorene und doppelte Rechnungen

Papierrechnungen können auf dem Weg zwischen Abteilungen leicht verloren gehen oder in Aktenschränken unter anderen Unterlagen verschwinden. Auch in digitalen Umgebungen wie gemeinsam genutzten Laufwerken oder Tabellen ist die Dokumentensuche oft ineffizient.

Ein zusätzliches Risiko: doppelte Zahlungen. Wird eine Rechnung sowohl per E-Mail als auch in Papierform eingereicht, kann sie ohne automatische Prüfmechanismen versehentlich zweimal bezahlt werden. Laut Studien ist etwa jedes zweite Unternehmen in den USA jährlich von betrügerischen Rechnungen betroffen.

Egal aus welcher Perspektive man es betrachtet: Manuelle Freigabeprozesse sind von Natur aus ineffizient und fehleranfällig. Die Risiken durch Verzögerungen, Doppelzahlungen oder Datenfehler überwiegen in der Regel jede anfängliche Skepsis gegenüber Automatisierung – besonders, wenn diese Ihrem Unternehmen und dem Finanzteam spürbare Vorteile bringen kann.

Wie Automatisierung den Rechnungsfreigabeprozess verbessert

Automatisierung gilt seit Langem als effektive Antwort auf die typischen Herausforderungen manueller Freigabeprozesse. Mithilfe moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning können Finanzabteilungen zeitraubende, repetitive Aufgaben im Bereich der Kreditorenbuchhaltung automatisieren – und so Abläufe vereinfachen sowie die Effizienz erheblich steigern:

Zeitersparnis

Die Automatisierung von Rechnungsfreigaben verkürzt den Zeitraum von Rechnungseingang bis Zahlung signifikant. Dank Optical Character Recognition (OCR) lassen sich Rechnungsdaten automatisch auslesen – manuelle Eingaben entfallen vollständig. Intelligente Workflow-Tools leiten Rechnungen in Echtzeit an die zuständigen Freigabestellen weiter. Statt tagelang auf Rückmeldungen zu warten, erhalten Verantwortliche automatisierte Erinnerungen – und geben mit einem Klick frei.

Kostensenkung

Automatisierung minimiert Fehlerquellen, indem Rechnungsdaten präzise erfasst und automatisch mit Bestellungen oder definierten Geschäftsregeln abgeglichen werden. Intelligente Prüfmechanismen erkennen Unstimmigkeiten oder Dubletten, bevor Zahlungen ausgelöst werden – und sparen so Zeit, Ressourcen und unnötige Korrekturschleifen.

Höhere Datenqualität

Bei der manuellen Eingabe schleichen sich schnell Fehler ein – etwa falsche Beträge, fehlende Lieferantencodes oder übersehene Abweichungen. Automatisierte Systeme nutzen KI und Machine Learning, um Daten zuverlässig auszulesen und zu validieren. OCR erkennt Textfelder präzise, während Algorithmen durch automatisierten Abgleich (z. B. 2-Wege-Matching) Rechnungsbeträge mit Bestellungen abgleichen – für eine fehlerfreie Verbuchung.

Mehr Transparenz

Moderne Automatisierungsplattformen bieten vollständige Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus. Interaktive Dashboards zeigen den aktuellen Status jeder Rechnung, während automatische Benachrichtigungen alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Diese Transparenz erleichtert nicht nur den Workflow, sondern verbessert auch die Liquiditätsplanung durch klare Übersicht über offene Verbindlichkeiten und Fälligkeiten.

Revisionssicherheit & Compliance

Automatisierte Systeme protokollieren jede Aktion revisionssicher – von der Freigabe bis zur Änderung. So entsteht eine vollständige digitale Nachverfolgbarkeit, die sich zentral und unkompliziert abrufen lässt. Dank intelligenter Dokumentenorganisation und automatischer Verschlagwortung sind alle Unterlagen im Prüfungsfall sofort griffbereit. Durch standardisierte Prozesse erfüllen Sie regulatorische Anforderungen mühelos – ohne Zeitverlust oder hektisches Zusammensuchen von Belegen.

Rechnungsfreigabeprozesse automatisieren – so geht’s

1. Wählen Sie das passende Tool zur Rechnungsautomatisierung

Der erste Schritt zur Automatisierung Ihrer Rechnungsfreigabe ist die Auswahl des richtigen Tools – basierend auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Das kann Buchhaltungssoftware, ein spezialisiertes Rechnungstool oder eine Plattform für Belegerkennung und Freigabeprozesse sein.

Welches Tool für Sie am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

• der Anzahl der zu bearbeitenden Rechnungen
  
• der Komplexität Ihrer Freigabeprozesse
  
• den bereits eingesetzten Systemen und Schnittstellen
  

Unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche sollte Ihre Lösung grundlegende Funktionen mitbringen, darunter:

• OCR zur automatischen Datenerfassung
  
• Workflow-Automatisierung zur gezielten Weiterleitung von Rechnungen
  
• Integration in Ihre Buchhaltungssysteme
  
• Echtzeit-Tracking für maximale Transparenz
  

Diese Funktionen stellen sicher, dass das Tool nicht nur Ihre aktuellen Prozesse optimiert, sondern auch mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

2. Rechnungsdaten per OCR digitalisieren

Wenn Ihr Unternehmen noch mit Papierrechnungen arbeitet, ist der erste Schritt die Digitalisierung. Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden wichtige Informationen wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch aus gescannten Dokumenten oder PDFs ausgelesen.

Achten Sie darauf, dass das OCR-Tool verschiedene Formate verarbeiten kann – darunter E-Mail-Anhänge, PDFs und Bilddateien. Für maximale Effizienz empfiehlt sich eine Lösung mit Mehrsprachen-Erkennung, insbesondere wenn Sie mit internationalen Lieferanten zusammenarbeiten.

3. Klare Freigaberegeln definieren

Ein effektiver automatisierter Workflow basiert auf klaren, gut dokumentierten Freigaberegeln. Legen Sie fest, nach welchen Kriterien Rechnungen weitergeleitet werden – z. B. automatische Freigabe bei Beträgen unter 50 €, oder spezielle Freigaben ab 1.000 €, die eine Genehmigung durch die Geschäftsführung erfordern.

Diese Regeln sollten die internen Richtlinien und Hierarchien Ihres Unternehmens widerspiegeln. Viele Automatisierungstools ermöglichen es, Freigabeketten nach Rechnungstyp, Abteilung oder Dringlichkeit zu konfigurieren – so gelangen Rechnungen ohne manuelles Eingreifen direkt an die zuständigen Personen.

4. Integration in bestehende Systeme

Damit es nicht zu doppelten Prozessen kommt, muss sich das Automatisierungstool nahtlos in Ihre vorhandene Systemlandschaft einfügen. Achten Sie auf Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System – etwa zur automatischen Übertragung von Rechnungsdaten in das Kreditorenbuch oder zur Verknüpfung mit Bestellungen für den Abgleich.

Wenn Sie zusätzliche Tools wie Ausgabenmanagement-Plattformen oder Lieferantenportale nutzen, sollte das Automatisierungssystem auch API-Schnittstellen oder direkte Integrationen zu diesen unterstützen.

5. Benachrichtigungen und Echtzeit-Tracking aktivieren

Moderne Automatisierungssysteme bieten Funktionen wie Erinnerungs-Benachrichtigungen und Echtzeit-Tracking, die Ihren Freigabeprozess erheblich beschleunigen können.

Legen Sie Erinnerungen für noch offene Freigaben fest und priorisieren Sie überfällige Aufgaben automatisch. Dashboards in Echtzeit zeigen Ihnen jederzeit, in welchem Status sich jede Rechnung befindet – ob sie blockiert, in Prüfung oder zur Zahlung freigegeben ist.

Diese Transparenz hilft Ihnen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Kontrolle über Ihre automatisierten Prozesse zu behalten.

6. Ausnahmen gezielt steuern

Automatisierung funktioniert nicht nur bei Standardfällen – sie kann auch Ausnahmen effizient abbilden. Konfigurieren Sie das System so, dass es bei Problemen automatisch reagiert, z. B. bei Abweichungen zu Bestellungen, doppelten Eingaben oder Rechnungen über Budgetgrenzen.

Wird z. B. ein Rechnungsbetrag nicht mit einer Bestellung abgeglichen, kann das System sie direkt an eine zuständige Fachkraft weiterleiten – ohne den Gesamtprozess zu blockieren.

Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die sich flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen anpassen lässt. Achten Sie auf Tools mit anpassbarer OCR, die auch ungewöhnliche Rechnungsformate zuverlässig erkennt, und auf Skalierbarkeit für wachsende Rechnungsvolumina.

Die besten Systeme gehen sogar noch weiter: Sie automatisieren nicht nur Rechnungs- und Freigabeprozesse, sondern auch andere Finanzabläufe wie Spesenabrechnungen oder Kreditkartenabrechnungen – für ein ganzheitliches Finanzmanagement.

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• Behalten Sie den Überblick über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit übersichtlichen Dashboards
• Passen Sie Freigabeprozesse individuell an – mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows
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