Die digitale Archivierung und Organisation von Rechnungen ist für Unternehmen unverzichtbar, vor allem, wenn ein Unternehmen wächst. Aber was müssen Sie beachten, wenn Sie Rechnungen digital speichern und organisieren wollen? In diesem Blog lesen Sie über die Vorteile, erhalten Tipps und erfahren, wie Ihr Unternehmen Rechnungen effizient speichern und organisieren kann.
Warum Rechnungen digital archivieren?
Wenn Ihr Unternehmen wächst, erhalten Sie jeden Tag mehr und mehr Rechnungen. Mit der wachsenden Zahl von Rechnungen wächst auch die Notwendigkeit, diese Rechnungen in einem organisierten System zu speichern.
Die digitale Archivierung von Rechnungen bietet hier eine Lösung. Wenn Sie eine Rechnung suchen, müssen Sie dann nicht mehr stundenlang in großen Aktenschränken wühlen.
Darüber hinaus erleichtert die digitale Archivierung von Rechnungen die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht der Finanzbehörden, die von Unternehmen verlangt, ihre Aufzeichnungen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
In den Niederlanden zum Beispiel müssen Unternehmen Buchhaltungsunterlagen 7 bis 10 Jahre lang aufbewahren. Der Hauptgrund dafür ist, dass es möglich sein muss, die Buchführung zu prüfen.
Die Vorteile der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen
Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Die digitalen Rechnungen sind rund um die Uhr im Online-Archiv verfügbar. Wenn Sie also eine Rechnung prüfen wollen, müssen Sie nicht warten, bis Sie wieder im Büro sind.
- Alle Rechnungen werden mindestens 10 Jahre lang in der Cloud aufbewahrt. Während dieser Jahre bleiben die Rechnungen auch für eventuelle Prüfungen verfügbar, sodass Sie immer den Vorschriften entsprechen.
- Sie können Rechnungen in gängigen Formaten wie XLSX, UBL, PDF und XSV exportieren.
- Die digitale Archivierung von Rechnungen gibt Aufschluss über die angefallenen Kosten pro Projekt, Person, Zeitraum, Abteilung und Kostenstelle.
Rechnungen digital archivieren: 3 Tipps
Wollen Sie selbst anfangen, Rechnungen digital aufzubewahren? Dann müssen Sie der Aufbewahrungspflicht der Steuerbehörden nachkommen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen gewährleisten.
Wir möchten Ihnen mit unseren 3 Tipps helfen, Ihre Rechnungen digital und übersichtlich zu speichern.
1. Wählen Sie ein System mit einer guten OCR-Lösung
Möchten Sie Rechnungen digital aufbewahren? Dann ist es sehr wichtig, die Dokumente durchsuchbar zu machen. Aber wie stellen Sie sicher, dass bestimmte Daten in den Rechnungen auch nach Jahren noch gefunden werden können? Genau, mit einer guten OCR-Lösung, was für Optical Character Recognition steht. Um die Auffindbarkeit zu gewährleisten, wählen Sie also ein System mit der bestmöglichen OCR.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumente an einem festen Ort aufbewahren
Um Verwirrung und den Verlust von Dokumenten zu vermeiden, empfehlen wir, Rechnungen an einem festen Ort aufzubewahren. Speichern Sie die Rechnungen zum Beispiel in Dropbox, im ERP- oder Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens.
Achten Sie darauf, dass Sie die Dokumentation zu den Rechnungen überschaubar halten, wenn Sie mit der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen beginnen wollen. Wenn Sie eine Rechnung mit den dazugehörigen Notizen nach vier Jahren wiederfinden müssen, sollte das nicht viel länger als einen Mausklick dauern. Die meisten ERP-Systeme verfügen über entsprechende Optionen, die jedoch selten benutzerfreundlich sind.
In der Tat ist die Rechnungsverarbeitung nicht das Kerngeschäft von ERP-Systemanbietern, sodass zusätzliche Software wie die von Klippa sehr zu empfehlen ist.
3. Speichern Sie Rechnungen in der Cloud
Auch wenn Ihr System gut gegen Betrug und andere Bedrohungen geschützt ist, kann jedes System abstürzen, was zum Verlust von Dokumenten führen kann. Die digitale Speicherung von Rechnungen ist daher nur möglich, wenn Sie für regelmäßige Backups sorgen.
Die Alternative zu häufigen Backups ist ein System in der Cloud. Dieses kümmert sich selbst um die Backups, sodass Sie immer die aktuellste Version haben.
Erste Schritte mit Klippa
Wenn Sie selbst ein System aufbauen wollen, das die oben genannten Punkte berücksichtigt, werden Sie wahrscheinlich viel (Entwicklungs-)Zeit und Geld dafür aufwenden. Es ist günstiger, in ein System zu investieren, das all diese Punkte bereits integriert hat; Klippa zum Beispiel!
Mit Klippa ist es ganz einfach, Rechnungen digital zu speichern und zu organisieren. Wir verknüpfen unser System mit dem aktuellen ERP- oder Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens, sodass die Rechnungen automatisch im digitalen Archiv landen.
Möchten Sie mehr über die digitale Archivierung von Rechnungen erfahren? Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo mit dem untenstehenden Formular.