So gleichen Sie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen automatisch ab

Rechnungen stimmen oft nicht mit der ursprünglichen Bestellung oder Lieferung überein.

Die Positionen variieren, Mengen ändern sich und Teillieferungen sind an der Tagesordnung. Ein Lieferant stellt Ihnen möglicherweise 150 Artikel in Rechnung, während das Lager nur 138 Artikel bestätigt. Die zugehörigen Daten sind über E-Mails, PDF-Dateien, Lagersysteme und ERPs verstreut, was die manuelle Abstimmung für die Teams in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Beschaffung und Lagerverwaltung verlangsamt.

Unser Bericht „State of Automation in Finance” hat ergeben, dass mehr als die Hälfte der Finanzabteilungen ihre Kreditorenbuchhaltung immer noch ohne Automatisierung verwaltet. Dies erschwert es, Unstimmigkeiten, doppelte Dokumente oder Anzeichen von Betrug vor der Zahlung konsequent zu erkennen.

Entsprechend zeigt der „Finance Leaders Fraud Report 2025” von IFOL, dass 47 % der Finanzfachleute angaben, ihre Unternehmen seien im Jahr 2025 Opfer doppelter oder falscher Rechnungen geworden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was die Abstimmung von Rechnungen mit Lieferscheinen und Bestellungen beinhaltet, warum sie für die Genauigkeit und Betrugsprävention wichtig ist und wie Sie einen automatisierten Prozess schaffen können, der in der Praxis funktioniert.

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Wichtige Erkenntnisse

• Der Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen stellt sicher, dass die Bestellungen mit den Zahlungen übereinstimmen.
• Häufige Unstimmigkeiten sind Mengenänderungen, Preisabweichungen und fehlende Artikel.
• Die Kreditorenbuchhaltung vergleicht die SKUs, Mengen, Preise, Summen und Bestellreferenzen der einzelnen Positionen.
• Der manuelle Abgleich ist zeitaufwändig und bei großem Umfang fehleranfällig.
• Die Automatisierung nutzt OCR und KI, um Daten abzugleichen, Probleme zu kennzeichnen und Ausnahmen weiterzuleiten.
• Klippa DocHorizon automatisiert den Abgleich, fügt Betrugsprüfungen hinzu und lässt sich in ERP-/AP-Systeme integrieren.

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Warum ist es wichtig, Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen abzugleichen?

Beim Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen wird überprüft, ob die Angaben in diesen drei wichtigen Dokumenten übereinstimmen, bevor die Zahlung an einen Lieferanten genehmigt wird. Durch diesen Überprüfungsschritt können Sie sicher sein, dass Sie nur für Artikel oder Dienstleistungen bezahlen, die korrekt bestellt, geliefert und in Rechnung gestellt wurden.

Hier erfahren Sie, wie die einzelnen Dokumente in den Prozess eingebunden sind:

Bestellung (PO)

Die Bestellung wird erstellt, wenn Sie eine Bestellung bei einem Lieferanten aufgeben. Sie enthält die vereinbarten Artikel oder Dienstleistungen, Mengen, Stückpreise und Lieferbedingungen. Sie dient als offizielle Aufzeichnung dessen, was zu welchem Preis bestellt wurde.

Lieferschein

Der Lieferschein, auch als Wareneingangsbeleg oder Packliste bezeichnet, wird erstellt, wenn der Lieferant die Waren versendet und liefert. Er listet die versendeten Artikel, ihre Mengen und manchmal auch ihren Zustand auf. Der Lieferschein bestätigt, was physisch bei Ihnen angekommen ist.

Rechnung

Die Rechnung wird vom Lieferanten nach der Lieferung ausgestellt. Sie ist die Zahlungsaufforderung, in der die gelieferten Artikel oder Dienstleistungen, ihre Preise, etwaige anfallende Steuern, der Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen aufgeführt sind.

Warum sollten sie verglichen werden?

Alle drei Dokumente sollten dieselben Artikel, Mengen und Preise enthalten. Durch den Abgleich wird überprüft, ob die Bestellung mit der Lieferung übereinstimmt und ob die Rechnung mit beiden übereinstimmt. Bei Abweichungen, wie fehlenden Artikeln, falschen Preisen oder zusätzlichen Kosten, wird das Problem vor der Zahlung geklärt.

Die Abstimmung auf dieser Ebene wird manchmal als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet und dient als Kontrollpunkt, der die Genauigkeit verbessert, Betrug verhindert und einen klaren Prüfpfad für die Einhaltung von Vorschriften schafft.

Warum die Abstimmung wichtig ist

Der Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen ist mehr als nur ein administrativer Schritt. Er ist eine Sicherheitsmaßnahme, die Ihr Unternehmen vor vermeidbaren Kosten, Streitigkeiten und Compliance-Problemen schützt.

Häufige Gründe für Unstimmigkeiten zwischen diesen Dokumenten:

• Mengenabweichungen, z. B. durch Nachlieferungen oder Teillieferungen
• Preisabweichungen aufgrund veralteter Angebote oder nicht kommunizierter Vertragsänderungen
• Fehlende Artikel aufgrund von Lagerfehlern oder Fehlern des Lieferanten
• Unterschiedliche Maßeinheiten (z. B. Karton vs. Palette)
• Falsche oder fehlende Bestellnummern erschweren den Abgleich
• Zeitliche Abweichungen treten auf, wenn Rechnungen vor der Erfassung der Lieferscheine eintreffen
• Menschliche Fehler, wie falsch eingegebene Artikelnummern oder doppelte Dokumente

Was AP-Teams bei der Abstimmung in der Regel vergleichen:

• Artikelnummern oder SKUs
• Bestellte Mengen vs. gelieferte Mengen vs. in Rechnung gestellte Mengen
• Stückpreise
• Steuern und zusätzliche Gebühren
• Lieferbedingungen
• Bestellnummern und Referenzen
• Maßeinheiten
• Gesamtbeträge pro Zeile und pro Rechnung

Wenn diese Dokumente vor der Zahlung nicht miteinander abgeglichen werden, können leicht Probleme auftreten. Selbst kleine Unterschiede können sich auf den Cashflow, die Lieferantenbeziehungen und die Finanzberichterstattung auswirken.

Aus folgenden Gründen ist der Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen wichtig:

1. Verhindert Zahlungsfehler

Durch den Abgleich der drei Dokumente stellen Sie sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was geliefert wurde, und zwar in den vereinbarten Mengen und zu den vereinbarten Preisen. So werden versehentliche Überzahlungen verhindert und Sie vermeiden Zahlungen für Artikel, die nie angekommen sind.

2. Reduziert das Betrugsrisiko

Betrügerische Rechnungen enthalten oft Unstimmigkeiten, die erst beim Vergleich mit der ursprünglichen Bestellung und dem Lieferschein auffallen. Unser Bericht „2024 State of Automation in Finance” hat ergeben, dass 41 % der Finanzteams jeden Monat bis zu 10 doppelte Rechnungen bearbeiten, während weitere 44 % sogar noch mehr zu bewältigen haben. Daher ist die Abstimmung ein entscheidender Schritt zur Verhinderung von Rechnungsbetrug.

3. Beschleunigt die Streitbeilegung

Wenn Unstimmigkeiten frühzeitig entdeckt werden, können sie vor der Zahlung behoben werden. Dies vermeidet Komplikationen bei der Rückforderung von Geldern und trägt zu einer klaren Kommunikation mit den Lieferanten bei.

4. Verbessert die Beziehungen zu Lieferanten

Genaue und pünktliche Zahlungen schaffen Vertrauen bei Lieferanten. Indem Sie Unstimmigkeiten vor der Zahlung klären, vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen aufgrund von Streitigkeiten und erhalten starke Geschäftsbeziehungen aufrecht.

5. Verbessert die Audit-Bereitschaft und Compliance

Die Abstimmung liefert einen dokumentierten Nachweis für jeden Einkauf, von der ursprünglichen Bestellung über die Lieferung bis hin zur Zahlung. Diese Aufzeichnungen sind für interne Audits, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die finanzielle Transparenz von unschätzbarem Wert.

Für Finanzteams, die ein erhebliches Rechnungsvolumen bearbeiten, bietet eine konsistente Abstimmung eine wichtige Kontrollinstanz. Sie gewährleistet nicht nur die Genauigkeit jeder Transaktion, sondern schützt auch die allgemeine finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Manueller vs. automatischer Abgleich

Einige Teams sind nach wie vor stark auf manuelle Überprüfungen angewiesen, um Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen abzugleichen. Bei geringen Volumina mag dies noch funktionieren, doch mit steigender Transaktionsanzahl und unterschiedlichen Dokumentformaten stößt dieses Verfahren schnell an seine Grenzen. Durch Automatisierung werden sich wiederholende Aufgaben durch schnelle, genaue Datenprüfungen ersetzt, sodass sich Ihr Team auf die Lösung von Ausnahmen konzentrieren kann.

Manueller Abgleich

Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sammeln Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen und überprüfen dann manuell die Positionen, Mengen und Preise. Sie wechseln zwischen PDF-Dateien, Tabellenkalkulationen, ERP-Bildschirmen und E-Mail-Verläufen, um vor der Zahlung jedes Detail zu bestätigen.

Häufige Herausforderungen:

• Manuelles Abgleichen langer Tabellen mit Hunderten von Einzelposten
• Wechsel zwischen mehreren Systemen, die keine Daten austauschen
• Dokumente in unterschiedlichen Formaten (PDF, gescannte Bilder, Tabellenkalkulationen)
• Verzögerungen bei der Genehmigung, da die Beteiligten Unstimmigkeiten per E-Mail klären müssen
• Kein strukturierter Workflow zur Behebung von Unstimmigkeiten
• Risiko der Bezahlung falscher Rechnungen oder des Übersehens von Anzeichen für Betrug

Wann funktioniert es am besten: In Umgebungen mit geringem Volumen und geringem Risiko, mit einheitlichen Dokumentformaten und vertrauenswürdigen Lieferanten.

Automatisierte Abstimmung

Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen werden in ein zentrales System importiert, von einer KI-gestützten OCR gelesen und automatisch anhand festgelegter Regeln und Toleranzen abgeglichen. Unstimmigkeiten werden sofort markiert und zur Klärung an das richtige Team weitergeleitet.

Wichtige Vorteile:

• Schnellere Bearbeitung: Die Überprüfung von Dokumenten dauert nur noch Minuten statt Stunden.
• Geringeres Fehlerrisiko: Konsistente Datenprüfungen eliminieren manuelle Fehlinterpretationen.
• Skalierbarkeit: Bearbeitet Tausende von Rechnungen ohne Personalaufstockung.
• Betrugsprävention: Erkennt doppelte Einreichungen und Dokumentenfälschungen.
• Klare Arbeitsabläufe: Ausnahmen werden automatisch an das Lager, die Beschaffung oder die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.
• Auditfähig: Jeder Abgleich und jede Lösung wird protokolliert.

Wann es am besten funktioniert: Für alle Unternehmen, die ein mittleres bis hohes Rechnungsvolumen, mehrere Lieferanten oder unterschiedliche Dokumentformate verarbeiten.

So gleichen Sie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen automatisch ab

Der manuelle Abgleich dieser drei Dokumente ist zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere bei hohen Rechnungsvolumina. Die Automatisierung dieses Prozesses spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass jede Zahlung korrekt ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um einen automatisierten Abgleich- und Abstimmungsprozess einzurichten:

Schritt 1: Importieren und digitalisieren Sie Ihre Dokumente

• Sammeln Sie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine in einem zentralen System.
• Akzeptieren Sie mehrere Eingabequellen wie E-Mail, Cloud-Speicher, EDI oder die direkte Integration in Ihr ERP-System.
• Speichern Sie digitale Kopien für einen einfachen Zugriff und die Audit-Bereitschaft.

Schritt 2: Extrahieren Sie wichtige Daten mit OCR und KI

• Verwenden Sie OCR, um Informationen aus gescannten oder PDF-Dokumenten zu lesen.
• Erfassen Sie wichtige Felder wie Artikelcodes, Beschreibungen, Mengen, Stückpreise, Gesamtbeträge, Bestellnummern und Lieferantendaten.
• Standardisieren Sie Formate für Datumsangaben, Währungen und Maßeinheiten, damit sie in allen Dokumenten übereinstimmen.

Schritt 3: Passen Sie Einzelposten an und vergleichen Sie diese

• Gleichen Sie Mengen, SKUs, Preise, Maßeinheiten, Gesamtbeträge, Steuerstrukturen und Referenzen zwischen Rechnung, Bestellung und Lieferschein ab.
• Wenden Sie Toleranzeinstellungen für geringfügige, genehmigte Abweichungen an (z. B. ±2 Einheiten oder ±2 % Preisabweichung).

Beispiel: Die Bestellung listet 250 Einheiten auf, der Lieferschein zeigt 230, die Rechnung zeigt 250 – zur Überprüfung markiert.

Schritt 4: Identifizieren und markieren Sie Unstimmigkeiten

• Markieren Sie Mengenabweichungen, fehlende Artikel, Preisfehler oder zusätzliche Kosten, die nicht in der Bestellung aufgeführt sind.
• Verwenden Sie farbcodierte oder visuelle Indikatoren, damit Ihr Team Probleme schnell erkennen kann.

Schritt 5: Leiten Sie Ausnahmen zur Überprüfung weiter

• Konfigurieren Sie Regeln, um Mengenabweichungen an das Lagerteam, Preisprobleme an die Beschaffung und Unregelmäßigkeiten an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten.
• Protokollieren Sie alle Kommunikations- und Lösungsschritte für Audit-Zwecke.
• Stellen Sie eine Side-by-Side-Vergleichsansicht bereit, damit jedes Team auf der Grundlage derselben Beweise arbeitet.

Schritt 6: Genehmigen und bearbeiten Sie übereinstimmende Rechnungen

• Sobald alle Felder übereinstimmen oder Unstimmigkeiten behoben sind, genehmigen Sie die Rechnung zur Zahlung.
• Senden Sie die fertigen Datensätze automatisch an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System.
• Führen Sie einen vollständigen Prüfpfad für Compliance- und Berichtsanforderungen.

Durch die Automatisierung der Abstimmung auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede Zahlung auf verifizierten, konsistenten Daten basiert. Außerdem wird Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam von sich wiederholenden Prüfungen befreit, sodass es sich auf die Lösung der wichtigsten Ausnahmen konzentrieren kann.

Automatischer Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen

Der Abgleich von Rechnungen mit Lieferscheinen und Bestellungen ist eine der zuverlässigsten Methoden, um Zahlungsfehler und Betrug in der Kreditorenbuchhaltung zu verhindern. Indem Sie jede Rechnung mit der entsprechenden Bestellung und dem Wareneingang abgleichen, stellen Sie sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was bestellt und geliefert wurde.

Dieser Prozess funktioniert zwar auch manuell, kann jedoch langsam und ressourcenintensiv sein und ist anfällig für menschliche Fehler. Eine automatisierte, KI-gestützte Abstimmung beschleunigt Genehmigungen, erkennt Unstimmigkeiten früher und sorgt dafür, dass Ihre Lieferanten korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Hier kann Klippa DocHorizon einen Unterschied machen.

Klippa hilft Finanzteams dabei, durchgängige Abstimmungsworkflows einzurichten, die zu ihren bestehenden Tools und Prozessen passen. Und so funktioniert es:

• Flexible Dokumenteneingabe und -ausgabe: Erfassen Sie Lieferantendokumente aus beliebigen Quellen wie E-Mail, Cloud-Speicher oder Lieferantenportal und senden Sie die verarbeiteten Ergebnisse direkt an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System.
• KI-gestützte OCR und Dokumentenklassifizierung: Lesen Sie beliebige Rechnungs-, Bestell- oder Lieferscheinformate und klassifizieren und extrahieren Sie automatisch alle relevanten Details.
• Betrugserkennung: Führen Sie mehrschichtige Betrugserkennungsanalysen durch, darunter Bildforensik, EXIF- und Metadatenprüfungen sowie Manipulationserkennung auf Pixelebene, um geänderte oder doppelte Rechnungen aufzudecken, bevor sie zur Zahlung gelangen.
• Datenabgleichsdatenbank: Speichern Sie extrahierte Daten in sicheren Datensätzen, vergleichen Sie Rechnungsdetails mit zugehörigen Bestellungen und Belegen und markieren Sie Unstimmigkeiten automatisch.
• Human-in-the-Loop-Überprüfung: Leiten Sie Warnmeldungen über Human-in-the-Loop an autorisiertes Personal weiter, um schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn eine Ausnahme oder ein Verdacht auf Betrug festgestellt wird.
• Stapel- oder Einzelverarbeitungsdokumente: Bearbeiten Sie Dokumente einzeln oder in großen Mengen und fügen Sie historische Aufzeichnungen als Referenz und zum Abgleich hinzu.
• Sicherheit und Compliance: Arbeiten Sie auf ISO 27001-zertifizierten Servern mit Datenschutz auf GDPR-Niveau, um die Compliance in regulierten Branchen aufrechtzuerhalten.

Der KI-gestützte Dokumentenvergleich in Kombination mit einer mehrschichtigen Betrugserkennung erschwert es erheblich, dass fehlerhafte oder betrügerische Rechnungen Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess passieren. Da diese Prüfungen innerhalb von Sekunden durchgeführt werden, kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam die Genauigkeit gewährleisten, ohne die Zahlungszyklen zu verlangsamen.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? Buchen Sie eine Demo oder kontaktieren Sie uns, um aus erster Hand zu erfahren, wie Sie Ihren Abstimmungsprozess beschleunigen können.

FAQ – Häufig gestellte Fragen