Maßgeschneiderte Spesenmanagement Lösung | Via API

Maßgeschneiderte Spesenmanagement Lösung | Via API

Digitale Lösungen für das Spesenmanagement boomen. Lut Grand View Research wächst der Markt für solche Softwarelösungen seit Jahren stetig und wird auch in Zukunft jedes Jahr um mindestens 12,4 % zulegen. Es gibt viele Optionen auf diesem Markt, was Sie sicherlich bemerken werden, wenn Sie versuchen, in einem Meer voller Spesenmanagement-Software Land zu finden.

Solche Softwarefirmen bieten meist allgemeine, SaaS-Lösungen für die Verwaltung von Ausgaben für Ihr Unternehmen an. Obwohl sie einfach zu bedienen sein mögen, erfüllen sie selten alle Ihre Bedürfnisse. Es wäre eine ziemliche Verschwendung, in ein solches Tool zu investieren, wenn es Ihnen nicht dabei hilft, Ihren Spesenabrechnungsprozess vollstes zu optimieren. Deshalb ist es unerlässlich, ein System zu wählen, das genau zu Ihnen passt.

Um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen, erläutern wir zunächst, was wir mit Spesenausgaben und Spesenabrechnung meinen. Dann gehen wir die verfügbaren Optionen durch und wie Sie sich für die passendste Lösung entscheiden. Zu guter Letzt stellen wir Ihnen den Holy Grail unter den Spesenmanagementlösungen vor: eine vollständig maßgeschneiderte Spesenmanagementlösung, die alle Ihre Bedürfnisse erfüllt.

Haben wir Ihre Aufmerksamkeit geweckt? Großartig, lassen Sie uns die ersten Frage beantworten.

Springen Sie zu:

Was ist Spesenmanagement?
Welche Optionen haben Sie, wenn Sie nach einer Spesenlösung suchen?
Was leistet eine Spesenmanagement-API?
Warum sollten Sie eine Spesenmanagement-API wählen?
Wie kann eine maßgeschneiderte Spesenlösung implementiert werden?
Beispiele von Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Spesenmanagement-Lösung einsetzen
Sind Sie an Klippa interessiert?


Was ist Spesenmanagement?

Eine Spesenmanagementlösung ist eine digitale Software, mit der Sie alle Ihre Geschäftsausgaben verwalten und verarbeiten können. 

Diese Software erleichtert die Erfassung von Ausgaben, die automatische Verarbeitung und Genehmigung von Ausgaben sowie die anschließende Buchhaltung.

Generell entlastet diese Lösung Mitarbeiter und Manager gleichermaßen, da sie einfach zu bedienen ist, sie von bestimmten lästigen Aufgaben entbindet, Zeit spart und einen umfassenden Workflow bietet.

Ausgaben in Form von Belegen, Rechnungen und anderen Arten von Dokumenten werden automatisch gescannt und an die Cloud übertragen. Der Scan beinhaltet OCR (Optical Character Recognition), um automatisch alle Daten zu extrahieren, die Sie aus Belegen, Rechnungen und jedem anderen Dokument benötigen. 

Mithilfe von Deep-Learning-Techniken werden die Daten auf gescannten Belegen und Rechnungen kontextualisiert und kategorisiert, sodass Ihre Speseneingaben organisiert werden. Die Ausgaben können dann automatisch an die richtige Person im Unternehmen gesendet werden, um die Ausgabe zu genehmigen.

Es handelt sich also um eine Lösung, die die Genehmigungsverfahren und andere Arbeitsabläufe in Ihrem täglichen Ausgabenmanagement beschleunigt.

Klippa Pro

Welche Optionen haben Sie, wenn Sie nach einer Spesenlösung suchen?

Es gibt verschiedene Versionen von Spesenmanagementlösungen. Die umfangreiche Auswahl gewährleistet die Möglichkeit, die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Lassen Sie uns einen Blick auf vier mögliche Optionen werfen:

Off-the-shelf SaaS

Wenn Sie eine allgemeine Lösung benötigen und es schnell gehen soll, können Sie sich für eine Komplettlösung entscheiden, wie z. B. SpendControl von Klippa. Sie erstellen ein Konto, fügen Benutzer hinzu und können direkt loslegen.

Der Hauptvorteil, den Sie aus dieser Option ziehen, ist, dass Sie sofort starten können!
Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung, die sofort einsatzbereit ist und im Allgemeinen von anderen Kunden als guter Service empfunden wird.

Ein großer Nachteil ist meistens, dass sie nicht flexibel ist, sodass Sie das System nicht so einfach an Ihren spezifischen Ablauf anpassen können.

White-Label Lösung

Wenn Sie nach einer Spesensoftware suchen, und diese unter Ihrem Unternehmensbranding einführen möchten, dann ist eine White-Label-Lösung das Richtige für Sie. Ein kompletter Service, der als Ihre eigene App rebranded ist! 

Im Wesentlichen sind die Funktionen dieser Lösung gleichzusetzen mit der SaaS-Lösung. Dies bedeutet, dass die Lösung nicht so einfach an Ihre firmenspezifische Abläufe angepasst werden kann. Jedoch beinhaltet die White-Label Lösung Ihr eigenes Branding. Es ist also nicht sichtbar, dass Sie eine bereits bestehende Lösung verwenden.

Von Grund auf neu bauen

Eine weitere Option ist es, den gesamten Service von Grund auf neu zu erstellen. Unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Entwicklerteam haben oder nicht, eine neue App zu bauen beansprucht Zeit für Entwicklung und finanzielle Mittel für das Mitarbeitergehalt und zusätzliche Bürofläche. Falls Sie nicht in der SaaS-Branche tätig sind, beutetet dies ausserdem, dass weniger Ressourcen für Ihr Kerngeschäft verfügbar sind. 

Es ist also ziemlich teuer und kompliziert, sich für den Bau einer eigenen Lösung zu entscheiden. Glücklicherweise stehen Ihnen bereits bewährte Lösungen zur direkten Umsetzung zur Verfügung.

Spesen-Management API

Zu guter Letzt gibt es noch die Möglichkeit, eine vollständig benutzerdefinierte Spesen-Management-Lösung zu implementieren. Eine interessante Option ist hier die Nutzung einer Expense API. Das bedeutet, dass das Backend der Ausgabenverwaltung, also die gesamte interne Funktionalität des Services, in Ihr eigenes visuelles Styling und als Teil Ihres eigenen Frontends eingebettet wird.

Diese Option ist sehr flexibel, da sie Ihnen die visuelle Darstellung und Implementierung überlässt. Die Entscheidung, ob Sie ihr eigenes Frontend für die App bauen möchten oder Sie das Backend in ihr bestehendes Frontend implementieren möchten, treffen Sie! 

Mit dieser Lösung können Sie in vollem Umfang von der Qualität und Anpassungsfähigkeit der API profitieren, ohne die Kontrolle über Ihre eigene App abzugeben.

Was kann eine Spesen Management API leisten?

Die Spesen Management API ist die Backend-Funktionalität einer Full Service Spesen Management Lösung. Jede moderne Lösung besteht sowohl aus einem Frontend als auch einem Backend. Durch die API müssen Sie die Backend-Funktionalität nicht selbst konstruieren. Wenn Sie also nach einer Lösung suchen, die schnell in Ihr selbst erstelltes Frontend implementiert werden kann, ist dies die richtige Wahl für Sie.

Die Frage ist nun, welche Backend-Fähigkeiten die API besitzt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Features im Überblick:

  • Benutzerverwaltung & Rollen
    Weisen Sie Ihren Mitarbeitern Rollen zu, damit Sie persönliche Ausgaben einfach verwalten und Berechtigungsabläufe festlegen können.
  • Dokumente hinzufügen, verwalten und automatisch verarbeiten
    Mit Hilfe von OCR und Machine Learning können Sie Datenfelder auf allen Belegen, Rechnungen und anderen Arten von Dokumenten extrahieren und verwalten.
  • Viele Arten von Datenfeldern
    Es gibt zahlreiche Arten von Datenfeldern, die Sie extrahieren und verwalten können, von Produktnamen bis zu Mehrwertsteuer-Prozentsätzen und vom Händler bis zum Zeitpunkt des Kaufs.
  • Autorisierungsabläufe
    Die API ermöglicht es Ihnen, Ihre Autorisierungsabläufe zu beschleunigen, da Ausgabenanfragen automatisch an die richtige autorisierende Stelle in Ihrem Unternehmen gesendet werden.
  • Exportmöglichkeiten
    Wenn Sie Ihre Spesenabrechnungen oder -übersichten in ein bestimmtes Format exportieren müssen, um sie in bestehende Arbeitsabläufe, in Ihre Datenbank oder in eine einfache Tabellenkalkulation einzupassen, lässt die API sie mit einem Mausklick exportieren.
  • Integrationsmöglichkeiten
    Die Klippa API kann in jedes beliebige Buchhaltungssystem, das Sie verwenden, integriert werden. Wir haben bereits Integrationen mit den  Softwareprogrammen Sage, Quickbooks, SAP und weiteren.

Warum eine Spesen-API wählen?

Wenn Sie zwischen einer Spesen-API-Lösung und dem Aufbau einer eigenen Lösung von Grund auf zögern, dann ist es wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Lösung sorgfältig abzuwägen. Die wichtigsten Vorteile einer Spesen-API-Lösung sind:

  • Schnelle Marketeinführung
    Eine fertige Lösung, das letzte Teil des Puzzles, sorgt für einen schnellen Einstieg in den Markt. Es entfällt die eine enorme Zeitinvestition, die normalerweise mit einer eigenen Lösung verbunden ist.
  • Expertenwissen
    In die Klippa-Lösung fließen jahrelange Erfahrungen bei der Lösung von Problemen und der Verbesserung des Services ein. Durch die Nutzung der API verhindern Sie, dass Sie selbst Probleme lösen müssen. Klippa ist auch Ihr Ansprechpartner, der Ihnen bei fachlichen Fragen zur Seite steht.
  • Einfaches Upselling
    Sie können Ihren Kundenservice ganz einfach verbessern, indem Sie das gewisse Extra an nützlicher Technologie anbieten.
  • Kundenbindung und Wachstum
    Wenn Sie einen bestehenden Service anbieten, dem jedoch noch automatisierte Funktionalitäten fehlen, kann das Hinzufügen eines Spesen-APIs zu einer höheren Kundenbindung und Zufriedenheit führen. Diese Art von Cross-Selling verleitet Kunden dazu weiterhin treu zu bleiben und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Produkte weiterempfehlen. 
  • Zusätzlicher Service
    Sie bieten Ihren Kunden einen zusätzlichen Service. Ihnen entfällt jedoch die zusätzliche Mühe den Service regelmäßig zu aktualisieren und zu verbessern, da Klippa diese Aufgabe übernimmt. 
  • Ihr eigenes Frontend
    Die User Experience liegt weiterhin in Ihrer Kontrolle. So können Sie sich sicher sein, nur Funktionalitäten anzubieten, die Ihre Kunden auch wirklich wünschen und Ihnen einen Mehrwert bieten.
  • Vorhersehbare und begrenzte Kosten
    Wenn Sie eine Softwarelösung von Grund auf neu aufbauen, kann es zur Herausforderung werden, die Gesamtkosten akkurat einzuschätzen. Bei der Implementierung einer Spesen-API zahlen Sie einen festen Preis, der je nach Größe der Lösung vorab festgelegt wird.

So implementieren Sie individuelle Spesenmanagementlösungen

Um zusammenzufassen: Sie haben die Möglichkeit, die Backend-Bausteine in Ihrer neu entwickelten App zu implementieren oder diese in Ihr bestehendes System einzubinden. Beide Optionen profitieren von der Spesenmanagement-API.

Die Klippa Spesen Management API nutzt die neueste Technologie, um die Implementierung zu vereinfachen und zu beschleunigen und den Service insgesamt zuverlässiger zu machen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von GraphQL.

GraphQL ist eine Abfragesprache, die es aufgrund ihres schichtweisen Ansatzes ermöglicht, Unmengen von Daten auf einmal zu laden. Das können Schichten wie Unternehmen, Abteilung, Benutzer, Belege und weiteres sein. Normalerweise müssten solche Datenebenen und -elemente einzeln geladen werden.

Es ist entwicklerfreundlich gestaltet, sodass Sie die Komponenten leicht in bestehende Software integrieren können. Sie ist gut dokumentiert, sodass Ihre Entwickler alle Informationen haben, die sie zur erfolgreichen Implementierung der API benötigen.


Beispiele von Unternehmen, die maßgeschneiderte Spesen-Management Lösungen einsetzen

Wie funktioniert die Spesenmanagement-API für verschiedene Anwendungsfälle? Schauen wir uns ein paar praktische Beispiele an:

Großunternehmen

Große Unternehmen, insbesondere mit mehreren Niederlassungen, nutzen intern oftmals mehrere Buchhaltungssysteme. Warum nicht einfach eines? Nun, das kann verschiedene Gründe haben, aber ein häufiger Grund sind Legacy-Systeme als Folge von Mergers and Acquisitions. 

Ein Unternehmen kann sich für die Implementierung eines einzigen, harmonisierten Prozesses entscheiden, indem es eine App für die Erfassung und die Genehmigung von Ausgaben einsetzt. Diese App kann auch die KI-Funktionalitäten einsetzen, um Belege und Transaktionen automatisch mit den Unternehmenskarten zu verknüpfen.

Der Genehmigungsfluss wird durch die Implementierung eines Teils des Spesenmanagement-Service in ein bereits vorhandenes System verbessert. Die Funktionalität funktioniert mit einer beliebigen Anzahl von vorhandener ERP- oder Buchhaltungssoftware.

Kartenherausgeber

Der schnelle und effiziente Abgleich von Kreditkartentransaktionen mit Belegdaten kann recht komplex sein, da diese Dokumente oftmals in verschiedenen Formaten vorliegen.

Dies ist eine Herausforderung entweder für Firmenkarten, die von Banken an große Unternehmen verteilt werden, oder für private Karten, die von Händlern an Kunden ausgegeben werden.

Die Spesenmanagement-API verfügt über eine eingebaute Funktion, die Belegdaten kontextualisiert und die erkannten Daten automatisch mit einer bestimmten Transaktion abgleichen kann.  

Für Unternehmenskarten bedeutet dies, dass Beleg und Karteninhaber schnell abgeglichen werden, sodass die Anfrage zur Rückerstattung schnell an den für die Autorisierung zuständigen Manager gesendet werden kann.

Durch die zentrale Speicherung von Belegen und Transaktionen können Sie sicherstellen, dass Einkäufe mit einer privaten Karte für Treue- und Cashback-Zwecke sowie für die Garantie auf den Kauf verwendet werden können.

Software- und Fintech-Unternehmen

Wenn Sie eine Softwarelösung anbieten, aber zusätzliche Dienstleistungen zu Ihrem Produkt anbieten möchten, bieten die Bausteine des Spesenmanagement eine einfache Lösung.

Sie können die Scan- und Erkennungsbausteine der Spesenmanagement-API neben Ihrer bestehenden Software über eine White-Label-Lösung implementieren. Sie haben dann vollständig digitale Workflows und eine Kopplung mit Buchhaltungssoftwares wie Xero oder Sage. 

Der Baustein kann Teil Ihrer futuristischen End-to-End-Spesen-App sein, mit der Sie Ihren Kunden eine noch bessere Lösung anbieten können.

Buchhaltung & Steuerberater

Als Steuerberater oder Buchhalter verfügen Sie bereits über eine Buchhaltungssoftware. Trotzdem bleibt die manuelle Arbeit, die Sie und Ihre Mandanten in die Bearbeitung von Ausgaben und Rechnungen investieren müssen, ein Hindernis.

Die Investition in die Entwicklung eines intelligenten Buchhaltungssystems zur Automatisierung solcher Aufgaben ist kostspielig, daher ist die Integration eines bewährten Dienstes der richtige Weg. Wenn Sie Kunden mit komplexen Genehmigungsabläufen oder einer umständlichen Spesenbearbeitung haben, kann eine maßgeschneiderte Bausteinlösung solche Probleme lösen.

Die Automatisierung von Spesen und Rechnungen kann zum Beispiel mit unserer OCR-API-Lösung gelöst werden. Daten auf Belegen und Rechnungen können automatisch gescannt, gelesen und kontextualisiert werden. Anschließend werden die relevanten Information an die richtige Person zur Autorisierung gesendet. 

Neben den vier aufgezeigten Beispielen, existieren noch viele weitere Use Cases. Denken Sie zum Beispiel an Banken, die eine Lösung für KMUs anbieten, oder an Freiberufler, die eine Lösung für ihre persönlichen Finanzen benötigen. Es ist also klar, dass die Klippa Expense API eine Allround-Lösung für eine breite Palette von Kunden ist.


Haben wir Ihr Interesse an die Spesen-Management API von Klippa erweckt? 

Schreiben Sie uns eine E-Mail an [email protected] oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Produktdemo mit einem unserer Produktspezialisten. Wir würden uns freuen sie auf Ihrer Suche nach der passendsten Lösung zu beraten. 

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