Der Reiseboom nach der Pandemie ist deutlicher denn je! Lange Warteschlangen an europäischen Flughäfen, verlorenes Gepäck, verspätete und gestrichene Flüge – wir alle haben das Reisechaos der letzten Monate miterlebt.
Nach den dramatischen Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie auf die Reisebranche, meldete die Welttourismusorganisation (UNWTO)¹ im Januar 2022 einen deutlichen Anstieg der Reisendenzahlen. So verzeichnete Europa dreimal so viele internationale Ankünfte wie im Januar 2021, während die USA ihre Ankünfte fast verdoppelten.
Doch ist die Reise- und Tourismusbranche dafür gewappnet, diese Horden von Touristen, und all die Reisedokumente, die sie mitbringen, zu verwalten?
Neben der Bearbeitung großer Mengen von Dokumenten wie Pässen, Personalausweisen, Reisegenehmigungen, Gesundheitsdokumenten und Bordkarten stellt der Personalmangel in der Branche eine noch größere Herausforderung dar.
Glücklicherweise können Sie heutzutage Lösungen implementieren, um die meisten dokumentenbezogenen Aufgaben zu automatisieren. Lösungen wie IDP-Software (Intelligent Document Processing) werden zur Erfassung, Kategorisierung, Extraktion, Anonymisierung und Klassifizierung von Daten aus Reisedokumenten eingesetzt. So helfen sie die Dokumentenverarbeitung in der Reise- und Tourismusbranche auf der ganzen Welt zu automatisieren.
Es ist höchste Zeit, dass auch Sie die dokumentenbezogenen Prozesse Ihres Unternehmens verbessern. Erfahren Sie mehr über automatisierte Dokumentenverarbeitungslösungen, ihre Vorteile und Anwendungsfälle in der Reise- und Tourismusbranche!
Was ist Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing (IDP) ist eine fortschrittliche Softwarelösung, die es Unternehmen auf der ganzen Welt ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe in der Dokumentenverarbeitung zu digitalisieren und zu automatisieren.
IDP-Lösungen automatisieren die Dokumentenverarbeitung mit Hilfe verschiedener Technologiekomponenten.
Zu den Technologien, die einbezogen werden können, gehören:
- Optical Character Recognition (OCR)
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Computer Vision
- Maschinelles Lernen (ML)
- Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Nachdem wir nun wissen, was IDP ist, wollen wir sehen, wofür es in der Reise- und Tourismusbranche verwendet wird.
Wozu dient Intelligent Document Processing in der Reise- und Tourismusbranche?
IDP-Lösungen helfen der Reise- und Tourismusbranche, dokumentenbezogene Prozesse zu automatisieren. Bislang wurde die Dokumentenverarbeitung nämlich manuell durchgeführt. Das bedeutete, dass viele Mitarbeiterstunden und menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe anfielen, was diesen Prozess sehr kostspielig machte.
Die Bearbeitung von Reisepässen zum Beispiel kann eine Herausforderung sein, wenn sie von Hand erfolgt. Sie müssen erst die Daten überprüfen (z. B. Name, Staatsangehörigkeit, Gültigkeitsdauer, Passnummer), sie erneut in ein Formular oder Programm eingeben und dann noch einmal überprüfen, um sicherzugehen, dass man sich nicht vertippt hat. Ganz zu schweigen von der Überprüfung der Echtheit des Passes.
Mit einer IDP-Lösung können Sie jedoch automatisch überprüfen, ob es sich um einen echten Reisepass handelt, die erforderlichen Daten extrahieren, sie in anderen Anwendungen oder Programmen verarbeiten, die Identität einer Person überprüfen und optional sensible Informationen anonymisieren. Und das alles innerhalb von Sekunden.
IDP-Lösungen verfügen oft über mehrere Funktionen, die je nach Anwendungsfall zusammen oder getrennt genutzt werden können.
Werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die eine IDP-Lösung bieten kann:
Datenerfassung
IDP-Software erfasst Daten aus verschiedenen Quellen und überträgt sie zur weiteren Verarbeitung in ein Computersystem. Dies geschieht häufig mit einem mobilen Gerät, das zum Scannen und Erfassen von Daten aus Dokumenten wie Personalausweisen und Reisepässen verwendet werden kann.
Datenextraktion
Nach Erhalt eines gescannten oder erfassten Bildes eines Reisedokuments extrahiert die IDP-Software mithilfe von OCR- und KI-Algorithmen relevante Daten aus dem Dokument.
Klassifizierung
Darüber hinaus verwenden IDP-Lösungen KI-Algorithmen in Kombination mit NLP, um Dokumenttypen zu identifizieren, indem unbekannte Dokumente bestehenden Kategorien zugeordnet werden.
Die Merkmale werden extrahiert und den Algorithmen zugeführt, die einen Ähnlichkeitswert berechnen. Handelt es sich um ein Personalausweis oder ein Reisepass? In welcher Sprache ist das Dokument geschrieben? Und aus welchem Land stammt es? Das Dokument wird dann automatisch klassifiziert.
Überprüfung
Nach den vorangegangenen Schritten können IDP-Lösungen die Identität einer Person und die Echtheit eines Dokuments überprüfen. Dies geschieht, um Betrugsversuche zu verhindern und das Risiko zu minimieren, gefälschte Dokumente zu erhalten.
Anonymisierung
Einige IDP-Lösungen können sensible Informationen aus Reisedokumenten automatisch anonymisieren. Das bedeutet, dass sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern entfernt oder verschlüsselt werden, um die DSGVO und andere Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
Konvertierung von Dateien
Im letzten Schritt wandeln IDP-Lösungen die extrahierten Daten in eine strukturierte, maschinenlesbare Ausgabe um, und liefern sie an das gewünschte Ziel, z. B. eine Datenbank, ein Computerprogramm oder eine andere Anwendung.
Nachdem wir nun wissen, wozu eine IDP-Lösung in der Lage ist, wollen wir einen Blick auf die 4 wichtigsten Vorteile werfen.
4 Vorteile der Implementierung einer IDP-Lösung in der Reise- und Tourismusbranche
Unternehmen in der Reise- und Tourismusbranche die Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung einsetzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen.
Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile:
- Senkung der Betriebskosten um 70%
- Verbesserte Datensicherheit und Compliance
- Verhinderung von 99 % der menschlichen Fehler bei der Verwaltung
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Senkung der Betriebskosten um 70%
Mit einer IDP-Lösung müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Ihre Mitarbeiter viel Zeit für Aufgaben wie Dateneingabe, Ablage von Dokumenten und Überprüfung von Dokumenten aufwenden.
Einer der Hauptvorteile einer automatisierten Dokumentenverarbeitungslösung besteht darin, dass sie Back-Office-Aufgaben und Betriebskosten reduziert.
Das bedeutet, dass eine IDP-Lösung 70 % weniger Zeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitern für langwierige und sich wiederholende Aufgaben beanspruchen wird. Infolgedessen werden Sie Ihre Gemeinkosten erheblich senken.
Verbesserte Datensicherheit und Compliance
Unternehmen in der Reise- und Tourismusbranche müssen unter anderem personenbezogene Daten (PII), Zahlungskartendaten (PCI) und die allgemeinen Datenschutzbestimmungen (DSGVO) einhalten.
Die Gefahr, dass Kundendaten von unbefugten Personen eingesehen und an Außenstehende weitergegeben werden, ist sehr real. Kürzlich gab es bei EasyJet eine erhebliche Datenpanne, die zur Preisgabe der sensiblen Daten von etwa 9 Millionen Kunden führte. Bei über 2.000 von ihnen wurden auch die Daten ihrer Zahlungskarten, einschließlich des Sicherheitscodes, gestohlen.
Einige der besten IDP-Anbieter können Ihnen Funktionen zur Datenmaskierung zur Verfügung stellen, falls die Anonymisierung sensibler Daten zur Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist. Die Datenmaskierung verringert außerdem den Schaden, falls es zu einem Datenverstoß kommt.
99 % der menschlichen Fehler in der Verwaltung verhindern
Jeder Mensch macht Fehler, und das passiert häufig im Bereich der manuellen Dateneingabe. Zu diesen Fehlern gehören so einfache Dinge wie das Vertippen eines Buchstabens oder einer Zahl. Sie werden oft durch Ablenkung, sich wiederholende Aufgaben und körperliche Ermüdung verursacht.
Fehler wie diese können Ihr Unternehmen eine Menge Geld kosten. Einer der Schlüssel zum Erfolg im Geschäftsleben ist es, so viele menschliche Fehler wie möglich zu erkennen und zu beseitigen.
Mit Hilfe einer IDP-Lösung können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf die wichtigen Kernaufgaben konzentrieren und den langweiligen und sich wiederholenden Papierkram hinter sich lassen können. Wenn Sie eine intelligente Lösung implementieren, werden Sie 99 % der menschlichen Fehler eliminieren und Tausende von Dollar zurück in Ihre Tasche stecken.
Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Der Grad der Zufriedenheit und die Benutzererfahrung der Mitarbeiter und Kunden an der Front können sich direkt auf die wichtigsten Abläufe in Ihrem Unternehmen auswirken.
Unternehmen, die eine IDP-Lösung implementiert haben, können problemlos auf die erforderlichen Kundendaten zugreifen und diese suchen, um Anfragen zu bearbeiten und Probleme schnell zu lösen, unabhängig vom Eingabekanal. Dies beschleunigt die Reaktionszeiten und erhöht die Kundenzufriedenheit und -bindung.
Durch die Reduzierung des menschlichen Elements in den Phasen der Dokumentenverarbeitung, Dateneingabe und Informationsvalidierung wird die Bearbeitungszeit der Dokumente minimiert, was wiederum die Benutzerfreundlichkeit verbessert.
IDP-Anwendungsfälle in der Reise- und Tourismusbranche
Es gibt verschiedene Anwendungsfälle für IDP in der Reise- und Tourismusbranche. Um zu veranschaulichen, wie sie Geschäftsabläufe verbessern können, und um Sie zu inspirieren, über ihren Einsatz in Ihrer eigenen Organisation nachzudenken, werden wir uns die folgenden Fälle ansehen:
- Ferneinchecken für Hotels
- Digitale ID-Überprüfung für Autovermietungen
- Automatisierte Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen für Fluggesellschaften
Check-in für Hotels
Traditionell checken Kunden an der Rezeption eines Hotels ein. Sie warten in der Schlange, um ihre Ausweispapiere überprüfen und ihre Daten in das Hotelsystem eingeben zu lassen, nur um die Schlüssel für ihr Zimmer zu erhalten.
Wie kann dies also aus der Ferne geschehen? Wie können Sie trotzdem die Identität Ihrer Gäste überprüfen und sie ordnungsgemäß registrieren?
Mit einer IDP-Lösung können Kunden dies bequem von zu Hause aus tun.
So funktioniert es:
- Erfassen eines Bildes des Identitätsdokuments
- Validierung der extrahierten Daten
- Aufnahme eines Selfies zur biometrischen Überprüfung
- Unterschrift auf einem mobilen Gerät
In nur wenigen Schritten können Hotelgäste ihre Identität verifizieren und völlig autonom online einchecken. Der Prozess kann so einfach beginnen, dass den Kunden ein Link in einer Bestätigungs-E-Mail zugesandt wird, mit dem sie aus der Ferne einchecken können.
Der Prozess kann aus den unten aufgeführten Schritten bestehen:
Erfahren Sie mehr über Remote Check-Ins für Hotels in einem unserer anderen Blogs.
Digitale Ausweisdokumentüberprüfung bei Autovermietungen
Wenn es darum geht, ein Auto zu mieten, denken die meisten Menschen zuerst an lange Warteschlangen und lästigen Papierkram, einschließlich des Kopierens von Führerscheinen oder Pässen. Dies ist keine angenehme Erfahrung, aber eine, die die meisten in Kauf nehmen würden. In der heutigen schnellen und modernen Zeit wird die manuelle Überprüfung von Dokumenten jedoch mehr und mehr durch Technologie ersetzt.
IDP-Lösungen helfen dabei, die Erfassung von Ausweisdokumenten wie Führerscheinen und Pässen zu automatisieren, den Prozess zu beschleunigen und Unternehmen zu schützen. Scannen Sie einfach einen Ausweis, um die Informationen automatisch in Ihr CRM-System einzugeben und Daten und Bilder des Ausweises (bei Bedarf auch anonymisiert) zu speichern.
Mit mobilen Geräten können Unternehmen Mietwagen von jedem beliebigen Ort aus anbieten oder das Fahrzeug sogar zum Kunden fahren.
Der Überprüfungsprozess könnte folgendermaßen aussehen:
- Ausweisdokument scannen oder hochladen
- Informationen aus Ausweisdokumenten extrahieren
- Überprüfung der Identität mit biometrischem Selfie und Unterschriftenprüfung
In einem solchen digitalen und automatisierten Prozess kann die Identität eines Kunden fast sofort überprüft werden. Das folgende Video fasst die Schritte dieses Prozesses zusammen:
Automatisierte Bearbeitung von Entschädigungsanträgen für Fluggesellschaften
Es gibt viele Gründe, warum Fluggesellschaften Flüge verspäten oder streichen. Einer der Hauptgründe ist der Mangel an Mitarbeitern auf Flughäfen und bei Fluggesellschaften. Im Falle einer Verspätung oder Annullierung von Flügen haben Reisende nach den internationalen Vorschriften Anspruch auf eine Entschädigung.
Um diese Entschädigung in Anspruch nehmen zu können, müssen sie jedoch alle möglichen Unterlagen im Zusammenhang mit dem Flug und den Ausgaben, die sie aufgrund der Verspätung oder Annullierung getätigt haben (z. B. für Lebensmittel oder Kleidung), vorlegen.
Die Prüfung und Verarbeitung dieser Dokumente von Hand ist natürlich ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess. Glücklicherweise können IDP-Lösungen Daten aus verschiedenen Dokumenten verarbeiten und extrahieren, darunter:
- Reisepässe
- Personalausweise
- Bordkarten
- Rechnungen (z. B. von Hotels)
- Quittungen
- Und vieles mehr
Denken Sie an die große Menge an Dokumenten, die bei solchen Entschädigungsanträgen verarbeitet werden. Eine IDP-Lösung kann die Datenextraktion aus diesen Dokumenten automatisieren und prüfen, ob sie schon einmal eingereicht wurden (d. h. Erkennung von Duplikaten). Mit Optical Character Recognition und künstlicher Intelligenz wird das Erfassen von Text und Feldern aus Dokumenten extrem einfach.
Nach der Bearbeitung und Überprüfung der Dokumente müssen die Fluggesellschaften die Entschädigung an die Kunden gemäß den Vorschriften auszahlen.
Einführung von Klippa DocHorizon – Automatisierte Dokumentenverarbeitung
In diesem Blog haben wir über über den Einsatz von IDP-Lösungen in der Reise- und Tourismusbranche gesprochen. Bei der Implementierung einer IDP-Lösung werden Daten aus allen Arten von Dokumenten automatisch verarbeitet, indem die Daten mithilfe einer Reihe von KI-Technologien erfasst, organisiert, extrahiert, anonymisiert und verifiziert werden.
Ein gutes Beispiel für eine IDP-Lösung ist Klippa DocHorizon. DocHorizon ist eine wettbewerbsfähige IDP-Lösung für Unternehmen, die große Mengen an Pässen, ID-Karten, Rechnungen, QR-Codes, Barcodes und anderen Dokumenten verwalten, die in der Reise- und Tourismusbranche im Umlauf sind.
Diese Lösung beschleunigt bereits die Dokumentenverarbeitung in Ihrer Branche. Sie besteht aus mehreren Modulen, die zusammen oder unabhängig voneinander verwendet werden können. Sie umfasst die folgenden Funktionalitäten:
- Mobiler Scanner: Scannen Sie Dokumente von mobilen Geräten überall und jederzeit.
- OCR: Konvertieren Sie Dokumente in Text und strukturierte Datenformate.
- Datenextraktion: Extraktion wichtiger Datenpunkte in Echtzeit.
- Klassifizierung: Sortieren und klassifizieren Sie Dokumente nach Ihren Bedürfnissen.
- Dokumentenkonvertierung: Konvertieren Sie JPG-, PNG- und PDF-Dateien in durchsuchbaren Text und exportieren Sie sie in Formate wie PDF oder strukturierte CSV, XLSX, XML und JSON.
- Anonymisierung: Verbergen Sie sensible Daten, von der Anonymisierung bis zur Löschung.
- Überprüfen: Überprüfen Sie die Authentizität und Gültigkeit von Dokumenten und Daten.
Wenn Sie mehr über unsere DocHorizon-Lösung erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir beantworten gerne alle Ihre Fragen. Sie können auch eine kostenlose Online-Demo über das untenstehende Formular vereinbaren.
¹World Tourism Organization (UNWTO) travel rebound 2022