Le boom des voyages post-pandémie est plus visible que jamais ! Les longues files d’attente dans les aéroports européens, les bagages perdus, les vols retardés et annulés… Nous avons tous été témoins du chaos dans lequel se sont déroulés les voyages au cours des derniers mois.
Après les effets dramatiques de la pandémie de COVID-19 sur l’industrie du voyage, l’Organisation Mondiale du Tourisme (OMT)¹ a signalé un rebond significatif du nombre de voyageurs en janvier 2022. L’Europe, par exemple, a accueilli trois fois plus d’arrivées internationales qu’en janvier 2021, tandis que celles aux États-Unis ont presque doublé.
Mais l’industrie du voyage et du tourisme est-elle prête à gérer ces hordes de touristes et tous les documents de voyage qu’ils apportent avec eux ?
Outre le traitement de grands volumes de documents tels que les passeports, les cartes d’identité, les permis de voyage, les documents sanitaires et les cartes d’embarquement, la pénurie de personnel au sein du secteur constitue un défi encore plus grand.
Heureusement, de nos jours, vous pouvez mettre en œuvre des solutions pour automatiser la plupart des tâches liées aux documents. Des solutions telles que les logiciels de traitement intelligent de document (IDP) sont utilisées pour capturer, catégoriser, extraire, anonymiser et classer les données des documents de voyage. En tant que telles, elles contribuent à automatiser le traitement des documents pour l’industrie du voyage et du tourisme dans le monde entier.
Il est temps d’embarquer et d’améliorer les processus documentaires de votre entreprise. Apprenez-en davantage sur les solutions de traitement automatisé des documents, leurs avantages et les cas d’utilisation dans le secteur du voyage et du tourisme !
Qu’est-ce que le traitement intelligent de document ?
Intelligent Document Processing (IDP), ou traitement intelligent de document, est une solution logicielle avancée permettant aux organisations du monde entier de numériser et d’automatiser les flux de traitement des documents.
Les solutions IDP automatisent le traitement des documents à l’aide de divers composants technologiques.
Les technologies qui peuvent être incluses sont :
- La reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition)
- Intelligence artificielle (Artificial Intelligence)
- Vision par ordinateur
- Apprentissage automatique (Machine Learning)
- Traitement du langage naturel (Natural Language Processing)
- Automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation)
Maintenant que nous savons ce qu’est le traitement intelligent de documents, voyons à quoi il sert dans le secteur du voyage et du tourisme.
À quoi sert le traitement intelligent de documents dans le secteur du voyage et du tourisme ?
Les solutions IDP aident le secteur du voyage et du tourisme à automatiser les processus liés aux documents. Traditionnellement, le traitement des documents était effectué manuellement. Cela signifiait beaucoup d’heures de travail et d’erreurs humaines dans la saisie manuelle des données, ce qui rendait le processus très coûteux.
Le traitement des passeports, par exemple, peut être difficile à réaliser à la main. Vous devez obtenir le passeport, vérifier les données (par exemple, le nom, la nationalité, les données d’expiration, le numéro de passeport), les retaper dans un formulaire ou un programme, puis les revérifier pour vous assurer que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe. Sans parler de la validation de l’authenticité du passeport.
En revanche, avec une solution IDP, vous pouvez automatiquement vérifier s’il s’agit d’un passeport réel, extraire les données requises, les traiter dans d’autres applications ou programmes, vérifier l’identité d’une personne et, en option, anonymiser les informations sensibles. Tout cela en l’espace de quelques secondes.
Les solutions IDP comportent souvent plusieurs fonctionnalités utilisables ensemble ou séparément, en fonction du cas d’utilisation spécifique.
Examinons les fonctionnalités qu’une solution IDP peut offrir :
Capture de données
Les logiciels IDP capturent des données provenant de diverses sources dans un système informatique pour un traitement ultérieur. Cette opération est souvent réalisée à l’aide d’un appareil mobile, qui peut être utilisé pour numériser et capturer les données de documents tels que les cartes d’identité et les passeports.
Extraction de données
Après avoir reçu une image scannée ou capturée d’un document de voyage, le logiciel IDP extrait les données pertinentes du document à l’aide d’algorithmes d’OCR et d’IA.
Classification
Par ailleurs, les solutions IDP utilisent des algorithmes d’intelligence artificielle combinés au langage naturel pour identifier les types de documents en faisant correspondre les documents inconnues aux catégories existantes.
Les caractéristiques sont extraites et transmises aux algorithmes, qui calculent un score de similarité. S’agit-il d’une carte d’identité ou d’un passeport ? En quelle langue est-il rédigé ? Et de quel pays provient-il ? Le document est alors automatiquement classé.
Vérification
Après les étapes précédentes, les solutions IDP peuvent vérifier l’identité d’une personne et l’authenticité d’un document. Cela permet d’éviter les tentatives de fraude et de minimiser les risques de recevoir des documents fabriqués.
Anonymisation
Certaines solutions IDP peuvent anonymiser automatiquement les informations sensibles des documents de voyage. Ce que cela implique, c’est la suppression ou le cryptage des données sensibles, telles que les numéros de sécurité sociale, pour la conformité RGPD et d’autres réglementations relatives à la vie privée.
Conversion des fichiers
La dernière étape consiste à convertir les données extraites en un fichier structuré, lisible par une machine, et à le transmettre à la destination souhaitée (base de données, programme informatique ou autre application).
Maintenant que nous savons de quoi est capable une solution IDP, examinons les 4 principaux avantages.
4 avantages de la mise en œuvre d’une solution IDP dans le secteur du voyage et du tourisme
Les organisations du secteur du voyage et du tourisme qui utilisent des solutions de traitement intelligent des documents bénéficient de multiples avantages.
Jetons un coup d’œil à certains des avantages les plus importants :
- Réduction de 70 % des coûts opérationnels
- Amélioration de la sécurité des données et de la conformité
- Prévention de 99 % des erreurs humaines administratives
- Amélioration de l’expérience utilisateur
Réduction de 70 % des coûts opérationnels
Avec une solution IDP, vous n’avez plus à vous soucier du fait que votre personnel passe beaucoup de temps à accomplir des tâches telles que la saisie de données, le classement de documents et la vérification de documents.
L’un des principaux avantages d’une solution de traitement automatisé des documents est qu’elle réduit les tâches liées au back-office et les coûts opérationnels.
Cela signifie qu’une solution IDP vous fera perdre 70 % du temps que vous et vos employés consacrez à des tâches fastidieuses et répétitives. Par conséquent, vous réduirez considérablement vos frais généraux.
Amélioration de la sécurité des données et de la conformité
Les organisations du secteur du voyage et du tourisme doivent se conformer aux informations personnellement identifiables (PII), aux informations sur les cartes de paiement (PCI) et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), pour n’en citer que quelques-uns.
La menace d’accès aux informations sur les clients par du personnel non autorisé et de fuite vers l’extérieur est bien réelle. Récemment, EasyJet a subi une importante violation de données qui a entraîné l’exposition des informations sensibles d’environ 9 millions de clients. Plus de 2 000 d’entre eux se sont également fait voler les données de leur carte de paiement, y compris le code de sécurité.
Certains des meilleurs fournisseurs d’IDP peuvent vous fournir des fonctionnalités de masquage des données, au cas où l’anonymisation des données sensibles serait nécessaire pour se conformer aux réglementations. Le masquage des données réduit également les dommages en cas de violation des données.
Prévenir 99 % des erreurs humaines administratives
Tout le monde fait des erreurs, et cela se produit couramment dans le domaine de la saisie manuelle des données. Ces erreurs comprennent des choses simples comme la saisie erronée d’une lettre ou d’un chiffre. Elles sont souvent causées par la distraction, les tâches répétitives et la fatigue physique.
De telles erreurs peuvent coûter beaucoup d’argent à votre entreprise. L’une des clés de la réussite en entreprise est d’identifier et d’éliminer autant d’erreurs humaines que possible.
Avec l’aide d’une solution IDP, vous pouvez libérer le temps de votre personnel pour qu’il puisse se concentrer sur les tâches essentielles et laisser de côté la paperasse ennuyeuse et répétitive. Si vous mettez en œuvre une solution intelligente, vous éliminerez 99 % des erreurs humaines et réinvestirez des milliers d’euros.
Une expérience utilisateur améliorée
Le degré de satisfaction et l’expérience utilisateur des travailleurs de première ligne et des clients peuvent avoir un impact direct sur les opérations clés de votre organisation.
Les entreprises ayant mis en place une solution IDP peuvent facilement accéder et rechercher les données client nécessaires pour traiter les demandes et résoudre les problèmes rapidement. Ce, quel que soit le canal d’entrée. Cela accélère les temps de réponse et augmente la satisfaction ainsi que la fidélisation des clients.
La réduction de l’impact humain dans les étapes de traitement des documents, de saisie des données et de validation des informations permet de minimiser le temps de traitement des documents, ce qui améliore l’expérience utilisateur.
Cas d’utilisation de l’IDP dans l’industrie du voyage et du tourisme
Il existe plusieurs cas d’utilisation de l’IDP dans le secteur du voyage et du tourisme. Pour illustrer comment ils peuvent améliorer les opérations commerciales et vous inciter à réfléchir à leur utilisation dans votre propre organisation, nous allons examiner les cas suivants :
- Enregistrement à distance pour les hôtels
- Vérification d’identité numérique pour les locations de voitures
- Traitement automatisé des demandes d’indemnisation pour les compagnies aériennes
Enregistrement à distance pour les hôtels
Traditionnellement, les clients s’enregistrent à la réception de l’hôtel. Leurs documents d’identité doivent être vérifiés, leurs données saisies dans le système de l’hôtel, afin de recevoir les clés de leur chambre.
Alors, comment faire cela à distance ? Comment pouvez-vous encore valider l’identité de vos clients et les enregistrer correctement ?
Avec une solution IDP, les clients peuvent le faire depuis le confort de leur maison.
Voici comment cela fonctionne :
- Capturer une image du document d’identité
- Valider les données extraites
- Prendre un selfie pour la vérification biométrique
- Signer sur un appareil mobile
En quelques étapes seulement, les clients de l’hôtel peuvent vérifier leur identité pour s’enregistrer en ligne, de manière totalement autonome. Le processus peut commencer aussi simplement que l’envoi aux clients d’un lien via un e-mail de confirmation qu’ils peuvent utiliser pour s’enregistrer à distance.
Le processus peut consister en les étapes énumérées ci-dessous :
Pour en savoir plus sur l’enregistrement à distance dans les hôtels, consultez notre article à ce sujet.
Vérification d’identité numérique pour les locations de voitures
Lorsqu’il s’agit de louer une voiture, la première pensée des gens est celle de longues files d’attente et de paperasserie ennuyeuse, y compris la photocopie du document d’identité. Ce n’est pas une expérience agréable, mais une expérience que la plupart des gens justifient pour le résultat. Cependant, à l’ère rapide et moderne d’aujourd’hui, la vérification manuelle des documents est de plus en plus remplacée par la technologie.
Les solutions IDP permettent d’automatiser la saisie des documents d’identité comme les permis de conduire et les passeports, d’accélérer le processus et de protéger les entreprises. Il suffit de scanner une pièce d’identité pour remplir automatiquement les informations dans votre système CRM et stocker les données et les images de la pièce d’identité (même anonymisées, si nécessaire).
Grâce aux appareils mobiles, les entreprises peuvent proposer des voitures de location depuis n’importe quel endroit ou même conduire le véhicule jusqu’au client.
Le processus de vérification pourrait ressembler à ceci :
- Scanner ou télécharger une pièce d’identité
- Extraire les informations du document d’identité
- Vérification de l’identité à l’aide d’un selfie biométrique et d’une signature.
Dans un tel processus numérique et automatisé, l’identité d’un client peut être vérifiée presque instantanément. La vidéo suivante résume les étapes de ce processus :
Traitement automatisé des demandes d’indemnisation pour les compagnies aériennes
Il existe de multiples raisons pour lesquelles les compagnies aériennes retardent ou annulent des vols. De nos jours, l’une des principales raisons est le manque d’employés dans les aéroports et les compagnies aériennes. En cas de retard ou d’annulation d’un vol, les réglementations internationales permettent aux voyageurs de réclamer une compensation économique.
Mais pour pouvoir prétendre à cette compensation, ils doivent présenter toutes sortes de documents relatifs au vol et aux dépenses qu’ils ont effectuées en raison du retard ou de l’annulation (par exemple, pour de la nourriture ou des vêtements).
Vérifier et traiter ces documents à la main est bien sûr un processus fastidieux et chronophage. Heureusement, les solutions IDP peuvent traiter et extraire des données de divers documents, notamment :
- les passeports
- les cartes d’identité
- Cartes d’embarquement
- Factures (d’hôtels, par exemple)
- Reçus
- Et bien d’autres encore
Pensez au volume élevé de documents qui sont traités dans le cadre de ces demandes d’indemnisation. Une solution IDP peut automatiser l’extraction des données de ces documents et vérifier s’ils ont déjà été soumis auparavant (détection des doublons). Grâce à la reconnaissance optique de caractères et à l’intelligence artificielle, la saisie de texte et de champs dans les documents devient extrêmement facile.
Une fois les documents traités et vérifiés, les compagnies aériennes doivent verser les indemnités aux clients conformément à la réglementation.
Présentation de Klippa DocHorizon – Traitement automatisé des documents
Nous avons parlé de l’utilisation des solutions IDP dans le secteur du voyage et du tourisme. La mise en œuvre d’une solution IDP permet de traiter automatiquement les données de tous les types de documents en les capturant, les organisant, les extrayant, les rendant anonymes et les vérifiant à l’aide d’une série de technologies d’intelligence artificielle.
Klippa DocHorizon est un bon exemple de solution IDP. DocHorizon est une solution IDP compétitive destinée aux entreprises qui gèrent de gros volumes de passeports, de cartes d’identité, de factures, de codes QR, de codes à barres et de tout autre document circulant dans le secteur du voyage et du tourisme.
Cette solution accélère déjà le traitement des documents dans votre secteur. Elle se compose de plusieurs modules qui peuvent être utilisés ensemble ou indépendamment. Elle comprend les fonctionnalités suivantes :
- Scanner mobile : Numérisez des documents à partir d’appareils mobiles, partout et à tout moment.
- OCR : Convertissez les documents en texte et en formats de données structurés.
- Extraction de données : Extraction en temps réel des points de données importants.
- Classification : Triez et classez les documents en fonction de vos besoins.
- Conversion de documents : Convertissez des fichiers JPG, PNG et PDF en texte consultable et exportez-les dans des formats tels que PDF ou CSV structuré, XLSX, XML et JSON.
- Anonymisation : Masquez les données sensibles, de l’anonymisation à la suppression.
- Vérification : Vérifiez l’authenticité et la validité des documents et des données.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution DocHorizon, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de répondre à toutes vos questions. Vous pouvez également programmer une démonstration gratuite en ligne via le formulaire ci-dessous.
¹World Tourism Organization (UNWTO) travel rebound 2022