El aumento de viajes tras la pandemia es más visible ahora que nunca. Largas colas en los aeropuertos europeos, equipaje perdido, vuelos retrasados y cancelados: todos hemos sido testigos del caos de los viajes en los últimos meses.
Tras los efectos drásticos de la pandemia de coronavirus en la industria de viajes, la Organización Mundial del Turismo (UNWTO)¹ reportó un aumento significativo en el número de viajeros en Enero del 2022. Europa, por ejemplo, recibió tres veces más llegadas internacionales que en Enero del 2021, mientras que EE.UU. casi duplicó sus llegadas.
Pero, ¿está preparada la industria de viajes y turismo para manejar semejantes cantidades de turistas y todos los documentos de viaje que traen consigo?
Además de procesar grandes volúmenes de documentos como pasaportes, documentos de identidad, permisos de viaje, documentos de salud y tarjetas de embarque, la escasez de trabajadores dentro del sector lo convierte en un reto aún mayor.
Afortunadamente, hoy en día se pueden implementar soluciones para automatizar la mayoría de las tareas relacionadas a los documentos. Soluciones como el software de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) se utilizan para capturar, categorizar, extraer, anonimizar y clasificar los datos de los documentos de viaje. Como tales, ayudan a automatizar el procesamiento de documentos para el sector de viajes y turismo en todo el mundo.
Es hora de ponerte en marcha y mejorar los procesos documentales de tu empresa. Aprende más sobre las soluciones de procesamiento automatizado de documentos, sus ventajas y casos de uso en la industria de viajes y turismo.
¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una solución de software avanzada que le permite a las organizaciones de todo el mundo digitalizar y automatizar los flujos de trabajo del procesamiento de documentos.
Las soluciones IDP automatizan el procesamiento de documentos utilizando diversos componentes tecnológicos.
Las tecnologías que pueden incorporarse son:
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
- Inteligencia Artificial (IA)
- Computer Vision (visión artificial)
- Machine Learning (ML)
- Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP)
- Automatización Robótica de Procesos (RPA)
Ahora que sabemos qué es el IDP, veamos para qué se utiliza en la industria de viajes y turismo.
¿Para qué sirve el Procesamiento Inteligente de Documentos en la industria de viajes y turismo?
Las soluciones de IDP ayudan al sector de viajes y turismo a automatizar los procesos relacionados a los documentos. Tradicionalmente, el procesamiento de documentos se realizaba de forma manual. Esto requería muchas horas de trabajo de los empleados y errores humanos en la introducción manual de datos, lo que lo convertía en un proceso muy costoso.
Procesar pasaportes, por ejemplo, puede ser un reto si se hace a mano. Tienes que conseguir el pasaporte, verificar los datos (por ejemplo, nombre, nacionalidad, datos de vencimiento, número de pasaporte), volver a escribirlos en un formulario o programa, y luego volver a verificarlos para asegurarte de que no has cometido un error tipográfico. Y eso sin mencionar la verificación de la autenticidad del pasaporte.
Sin embargo, con una solución IDP, puedes automáticamente verificar si se trata de un pasaporte real, extraer los datos requeridos, procesarlos en otras aplicaciones o programas, verificar la identidad de una persona y, opcionalmente, anonimizar la información sensible. Todo ello en cuestión de segundos.
Las soluciones IDP suelen tener múltiples funcionalidades que pueden utilizarse juntas o por separado, según el caso de uso específico.
Echemos un vistazo a las funcionalidades que puede ofrecer una solución IDP:
Captura de datos
El software IDP captura datos de diversas fuentes en un sistema informático para su procesamiento posterior. Esto suele hacerse con un dispositivo móvil, que puede utilizarse para escanear y capturar datos de documentos como documentos de identidad y pasaportes.
Extracción de datos
Tras recibir una imagen escaneada o capturada de un documento de viaje, el software IDP extrae los datos relevantes del documento mediante algoritmos OCR y de IA.
Clasificación
A continuación, las soluciones IDP utilizan algoritmos de IA combinados con NLP para identificar los tipos de documentos haciendo coincidir los documentos desconocidos con las categorías existentes.
Las características se extraen y se introducen en los algoritmos, que calculan una puntuación de similitud. ¿Es un documento de identidad o un pasaporte? ¿En qué idioma está? ¿De qué país es? El documento se clasifica automáticamente.
Verificación
Tras los pasos anteriores, las soluciones IDP pueden verificar la identidad de una persona y la autenticidad de sus documentos. Esto se hace para evitar intentos de fraude y reducir al mínimo los riesgos de recibir documentos falsos.
Anonimización
Algunas soluciones IDP pueden anonimizar automáticamente la información sensible de los documentos de viaje. Consiste en eliminar o encriptar datos sensibles, como los números del seguro social, para cumplir con el GDPR y otras regulaciones de privacidad.
Conversión de archivos
Como último paso, las soluciones IDP convierten los datos extraídos a resultados estructurados y legibles de forma digital y los envían al destino deseado, como una base de datos, un programa informático u otra aplicación.
Ahora que sabemos de qué es capaz una solución IDP, echemos un vistazo a las 4 ventajas principales.
4 Ventajas de implementar una solución IDP en la industria de viajes y turismo
Las organizaciones de la industria de viajes y turismo que utilizan soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos disfrutan de múltiples ventajas.
Veamos algunas de las ventajas más importantes:
- Reduce los costos operativos en un 70%.
- Mejora la seguridad de los datos y el cumplimiento
- Evita el 99% de los errores administrativos cometidos por humanos
- Mejora la experiencia del usuario
Reduce los costos operativos en un 70%.
Con una solución IDP, ya no tendrás que preocuparte de que tu equipo dedique una gran cantidad de tiempo a realizar tareas como la introducción de datos, el archivado de documentos y la verificación de documentos.
Una de las principales ventajas de una solución de procesamiento automatizado de documentos es que reduce las tareas administrativas y los costos operativos.
Esto significa que una solución IDP requerirá un 70% menos de tu tiempo y el de tus empleados para tareas tediosas y repetitivas. Como resultado, reducirás significativamente tus gastos generales.
Mejora la seguridad de los datos y el cumplimiento
Las organizaciones de la industria de viajes y turismo deben cumplir con la Información de Identificación Personal (PII), la Información de Tarjetas de Pago (PCI) y el Reglamento General de Privacidad de Datos (GDPR), por nombrar algunos.
La amenaza de que personal no autorizado acceda a la información de los clientes y la filtre a terceros es muy real. Recientemente, EasyJet sufrió una filtración de datos importante que dio lugar a la revelación de información confidencial de unos 9 millones de clientes. A más de 2.000 de ellos también les robaron los datos de sus tarjetas de pago, incluido el código de seguridad de la tarjeta.
Algunos de los mejores proveedores de IDP pueden proporcionarte funciones de enmascaramiento de datos, en caso de que sea necesario anonimizar los datos sensibles para cumplir con las regulaciones. El enmascaramiento de datos también reduce los daños en caso de que se produzca una filtración de datos.
Evita el 99% de los errores administrativos cometidos por humanos
Todo el mundo comete errores, y esto ocurre habitualmente en el campo de la introducción manual de datos. Estos errores incluyen cosas tan simples como escribir mal una letra o un número. Suelen ser causados por distracciones, tareas repetitivas y cansancio físico.
Errores como éstos pueden costarle mucho dinero a tu empresa. Una de las claves para tener éxito en los negocios es identificar y eliminar tantos errores humanos como sea posible.
Con la ayuda de una solución de IDP, puedes liberar el tiempo de tu equipo para que se concentren en las tareas principales que importan y dejen de lado el papeleo aburrido y repetitivo. Si implementas una solución inteligente, eliminarás el 99% de los errores humanos y pondrás miles de dólares de vuelta en tu bolsillo.
Mejora la experiencia del usuario
El grado de satisfacción y la experiencia de usuario de los trabajadores de primera línea y los clientes pueden impactar directamente a las operaciones clave de tu organización.
Las empresas que han implementado una solución IDP pueden acceder y buscar fácilmente los datos necesarios de los clientes para procesar solicitudes y resolver problemas rápidamente, independientemente del canal de entrada. Esto acelera los tiempos de respuesta y aumenta la satisfacción y retención de los clientes.
La reducción del elemento humano en las etapas de procesamiento de documentos, entrada de datos y validación de la información minimizará el tiempo de procesamiento de documentos, lo que a su vez mejora la experiencia del usuario.
Casos de uso de IDP en la industria de viajes y turismo
Existen varios casos de uso de IDP en la industria de viajes y turismo. Para ilustrar cómo pueden mejorar las operaciones comerciales e inspirarte a pensar en su uso en tu propia organización, echaremos un vistazo a los siguientes casos:
- Check-in remoto para hoteles
- Verificación de identidad digital para el alquiler de vehículos
- Procesamiento automatizado de solicitudes de compensación para aerolíneas
Check-in remoto para hoteles
Tradicionalmente, los clientes se registran en la recepción del hotel. Hacen cola para que se verifiquen sus documentos de identidad y se introduzcan sus datos en el sistema del hotel, sólo para recibir las llaves de su habitación.
¿Cómo puede hacerse esto a distancia? ¿Cómo puedes seguir validando la identidad de tus huéspedes y registrarlos correctamente?
Con una solución IDP, los clientes pueden hacerlo desde la comodidad de su casa.
Funciona de la siguiente manera:
- Captura de una imagen del documento de identidad
- Valida los datos extraídos
- Toma un selfie para la verificación biométrica
- Firma en un dispositivo móvil
En sólo unos pasos, los clientes del hotel pueden verificar su identidad para realizar el check-in en línea, de forma totalmente autónoma. El proceso puede empezar de forma tan sencilla como enviando un enlace a los clientes a través de un correo electrónico de confirmación que pueden utilizar para realizar el check-in de forma remota.
El proceso puede consistir en los pasos que se indican a continuación:
Aprende más sobre el check-in remoto para hoteles en otro de nuestros blogs.
Verificación de identidad digital para el alquiler de vehículos
Cuando se trata de alquilar un vehículo, lo primero en lo que piensa la gente es en largas colas y molesto papeleo, incluidas fotocopias de licencias de conducir o pasaportes. No es una experiencia agradable, pero la mayoría la justifica por el resultado. Sin embargo, en la rápida y moderna era actual, la verificación manual de documentos está siendo sustituida cada vez más por la tecnología.
Las soluciones IDP ayudan a automatizar la entrada de documentos de identidad como licencias de conducir y pasaportes, aceleran el proceso y protegen a las empresas. Basta con escanear un documento de identidad para rellenar automáticamente la información en el sistema CRM y almacenar datos e imágenes del documento (incluso anonimizados, si es necesario).
Con los dispositivos móviles, las empresas pueden ofrecer vehículos de alquiler desde cualquier lugar o incluso conducir el vehículo hasta el cliente.
El proceso de verificación podría ser el siguiente:
- Escanea o sube el documento de identidad
- extrae información del documento de identidad
- Verifica la identidad con un selfie biométrico y un control de firma
En un proceso tan digital y automatizado, la identidad de un cliente puede verificarse casi al instante. El siguiente vídeo resume los pasos de este proceso:
Procesamiento automatizado de solicitudes de compensación para aerolíneas
Hay múltiples razones por las que las aerolíneas retrasan o cancelan vuelos. Hoy en día, una de las principales razones es la falta de empleados en los aeropuertos y las aerolíneas. En caso de retraso o cancelación de vuelos, la regulación internacional les permite a los viajeros solicitar una compensación económica.
Pero para solicitar esta compensación, tienen que presentar todo tipo de documentos relacionados con el vuelo y los gastos que hicieron como consecuencia del retraso o la cancelación (por ejemplo, para comida o ropa).
Verificar y procesar estos documentos a mano es, por supuesto, un proceso tedioso y que lleva mucho tiempo. Por suerte, las soluciones de IDP pueden manejar y extraer datos de diversos documentos, entre ellos:
- Pasaportes
- Documentos de identidad
- Tarjetas de embarque
- Facturas (por ejemplo, de hoteles)
- Recibos
- Y muchos más
Piensa en el gran volumen de documentos que se tramitan en este tipo de solicitudes de compensación. Una solución IDP puede automatizar la extracción de datos de estos documentos y verificar si ya se han presentado antes (es decir, la detección de duplicados). Con el Reconocimiento Óptico de Caracteres y la Inteligencia Artificial, capturar el texto y los campos de los documentos resulta extremadamente fácil.
Una vez procesados y verificados los documentos, las aerolíneas deben pagar la compensación a los clientes de acuerdo con las regulaciones.
Presentando Klippa DocHorizon – Procesamiento automatizado de documentos
Hablamos del uso de soluciones IDP en la industria de viajes y turismo. La implementación de una solución IDP procesará automáticamente los datos de todo tipo de documentos mediante la captura, organización, extracción, anonimización y verificación de los datos utilizando una serie de tecnologías de IA.
Un buen ejemplo de una solución IDP es Klippa DocHorizon. DocHorizon es una solución IDP competitiva para empresas que gestionan grandes volúmenes de pasaportes, documentos de identidad, facturas, códigos QR, códigos de barras y cualquier otro documento que circule por la industria de viajes y turismo.
Esta solución ya agiliza el procesamiento de documentos dentro de tu industria. Consta de varios módulos que pueden utilizarse juntos o de forma independiente. Incluye las siguientes funcionalidades:
- Escáner Móvil: Escanea documentos desde dispositivos móviles en cualquier momento y lugar.
- OCR: Convierte documentos en texto y formatos de datos estructurados.
- Extracción de Datos: Extracción en tiempo real de puntos de datos importantes.
- Clasificación: Ordena y clasifica documentos según tus necesidades.
- Conversión de Documentos: Convierte archivos JPG, PNG y PDF en texto con capacidad de búsqueda y expórtalos a formatos como PDF o CSV, XLSX, XML y JSON estructurados.
- Anonimización: Oculta datos confidenciales, desde su anonimización hasta su eliminación.
- Verificación: Verifica la autenticidad y validez de documentos y datos.
Si quieres saber más sobre nuestra solución DocHorizon, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de responder a todas tus preguntas. También puedes programar una demostración online gratuita a través del siguiente formulario.
¹World Tourism Organization (UNWTO) travel rebound 2022