¿Cuánto tiempo has perdido clasificando documentación? Lo más probable es que muchos se sientan identificados. Según PWC, sólo en Estados Unidos hay más de 4 trillones de documentos en papel, y la cifra crece un 22% cada año. Ahora añade correos electrónicos, imágenes y archivos PDF a la ecuación.
No importa dónde mires, cualquier industria se enfrenta a problemas similares. Con tantos formatos de documentos no estructurados que no pueden ser leídos o procesados automáticamente por un software estándar, da la sensación de que no hay escapatoria a la sobrecarga de datos. Y ni siquiera es la peor parte si piensas en la cantidad de errores que pueden pasar desapercibidos en semejante caos.
Por suerte, cuantas más frustraciones hay, más remedios aparecen. El Procesamiento Inteligente de Documentos es una de esas soluciones de última generación para hacerte la vida más sencilla. Su objetivo no es sólo agilizar el flujo con el procesamiento automatizado de documentos, sino también hacerlo sin errores.
Sigue leyendo para descubrir más cosas sobre el Procesamiento Inteligente de Documentos, sus ventajas y los casos de uso más comunes. Entra en un mundo en el que las tareas mundanas se completan automáticamente mientras tú te centras en el crecimiento de tu negocio.
¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP)?
El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es un tipo de automatización del tratamiento de documentos que emplea la ciencia de datos para ayudar a las computadoras a comprender datos no estructurados.
¿Has visto alguna vez una tecnología sofisticada capaz de entender qué es un documento, qué información contiene, extraer esa información y entregarla donde se necesita? Pues eso es el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) en pocas palabras.
Puede convertir el contenido de los documentos en formatos legibles por máquina como CSV, JSON y XLSM, clasificarlos o verificarlos y enviar los datos extraídos a bases de datos o sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales).
Con las soluciones inteligentes de procesamiento de documentos, en cuestión de segundos los documentos pasan por todo el ciclo de procesamiento. ¿Ya te imaginas cómo te puede cambiar la vida?
¿En qué se diferencian las soluciones IDP de RPA y OCR?
Para entender mejor qué es IDP, comparémoslo con los dos contendientes que con frecuencia se confunden con el Procesamiento Inteligente de Documentos. Se trata de RPA (Automatización Robótica de Procesos) y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
IDP vs RPA
En el contexto del procesamiento de documentos, tanto la Automatización Robótica de Procesos como el Procesamiento Inteligente de Documentos pretenden automatizar procesos como la extracción de datos.
La RPA depende de la automatización basada en reglas y utiliza robots para realizar tareas rutinarias. Las tecnologías IDP, por otro lado, utilizan algoritmos de Machine Learning e IA no sólo para gestionar datos complejos, sino también para mejorar la precisión con el tiempo.
Como resultado, IDP puede manejar datos estructurados y no estructurados (como documentos PDF o cartas comerciales), mientras que RPA es más adecuado para procesar formatos de documentos estructurados ( piensa en bases de datos legibles por máquina).
IDP vs RPA vs OCR
El Reconocimiento Óptico de Caracteres es la tecnología que permite transformar imágenes a texto legible para eliminar la necesidad de introducir datos manualmente. Por lo tanto, ni IDP ni RPA pueden extraer datos sin el uso de OCR.
Además, al igual que la RPA, el OCR carece de inteligencia y sólo puede reconocer texto basándose en patrones predefinidos. Por tanto, el OCR es una herramienta bastante limitada por sí sola.
Aquí es donde entra en juego la IDP. Al combinar OCR y RPA con capacidades de IA, el Procesamiento Inteligente de Documentos permite una extracción de datos de los documentos más sofisticada y consciente del contexto.
¿Cómo Funciona el Procesamiento Inteligente de Documentos?
Ahora que ya sabes en qué se diferencian las tecnologías IDP de las demás, vamos a analizar cómo consiguen lo que se proponen. En pocas palabras, para lograr la automatización del procesamiento de documentos, el software de Inteligente de Documentos utiliza una serie de componentes tecnológicos diferentes:
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
- Inteligencia Artificial (IA)
- Computer Vision (CV)
- Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP)
- Automatización Robótica de Procesos (RPA)
Echemos un vistazo a las funciones que desempeña cada una de estas tecnologías.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
Gracias a su capacidad para detectar caracteres individuales, el OCR es capaz de extraer datos de imágenes o documentos escaneados. Integrado en el sistema IDP, este componente permite convertir el texto extraído en formatos estructurados y legibles por máquina, como JSON.
Inteligencia Artificial (IA)
La IA extrae el significado de imágenes, documentos o textos escritos a mano, detecta tanto patrones como anomalías y realiza predicciones basadas en algoritmos. Por ejemplo, sus capacidades son esenciales cuando se trata de detectar fraudes. Además, el procesamiento de documentos con IA permite que una herramienta de IDP aprenda continuamente y mejore en términos de precisión.
Computer Vision
La Computer Vision permite a las soluciones IDP ver, observar y detectar objetos. Por ejemplo, puede reconocer objetos como etiquetas de precios, matrículas, medidores de servicios públicos, etc.
Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP)
La NLP permite a las soluciones de IDP comprender los datos de forma más rápida e inteligente. El Reconocimiento de Entidades Nombradas (NER) es una técnica de uso frecuente en PNL que consiste en identificar y categorizar palabras o frases concretas en los documentos. Por ejemplo, permite a IDP reconocer que “Jane” es un nombre de mujer y “Amsterdam” una ubicación.
Otro ejemplo de PLN es la coincidencia parcial (Fuzzy Matching). Permite al software de Procesamiento Inteligente de Documentos reconocer y extraer datos que pueden no coincidir exactamente debido a errores o inexactitudes del documento, lo que da lugar a un método más flexible y preciso de extracción de datos.
Automatización Robótica de Procesos (RPA)
El papel de la RPA en un Procesamiento Inteligente de Documentos es hacerlo más escalable automatizando el flujo de procesamiento. Con la ayuda de RPA, una herramienta IDP puede completar automáticamente tareas relevantes o comunicarse con otros sistemas digitales.
Los 7 Procesos Principales a Automatizar con el Software de Procesamiento Inteligente de Documentos
Hemos establecido que, para lograr una automatización avanzada de los flujos de trabajo de documentos, el software de Procesamiento Inteligente de Documentos emplea eficazmente IA, OCR y otras tecnologías. Pero, ¿qué puede hacer exactamente? Veamos las funciones que suele ofrecer el IDP:
- Captura de Datos
- Extracción de Datos
- Conversión de Archivos
- Clasificación
- Anonimización de Datos
- Verificación
- Entrega e Integración
Captura de Datos
Con la ayuda del OCR, las soluciones IDP capturan datos de diversas fuentes en un sistema informático para su procesamiento posterior, a menudo con un dispositivo móvil. Puede utilizarse para escanear y capturar datos de diversos documentos, como recibos, facturas, documentos de identidad, pasaportes, licencias de conducir y muchos otros documentos.
Extracción de Datos
Al recibir una imagen escaneada o capturada de un documento, las soluciones de IDP extraen de forma inteligente los datos pertinentes mediante algoritmos de OCR e IA. Cuanto más avanzados sean los algoritmos, más precisa será la extracción de datos.
Conversión de Archivos
Al mismo tiempo, el software IDP convierte documentos, imágenes o escaneados en formatos legibles por máquina como JSON, haciendo que los datos sean utilizables para su integración posterior en el software ERP o en las bases de datos de la empresa.
Clasificación
Al mismo tiempo, IDP utiliza algoritmos de IA combinados con NLP para identificar los tipos de documentos. Compara los documentos desconocidos con las categorías existentes y calcula una puntuación de similitud. La puntuación de similitud se utiliza entonces para determinar la categoría más precisa para la clasificación del documento. Por ejemplo, puede reconocer si el documento es una factura o un recibo basándose en la ubicación de la información.
Anonimización de Datos
Algunas soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos pueden anonimizar automáticamente la información sensible de los documentos. Lo que implica la eliminación o el encriptado de datos sensibles, como los números de la seguridad social para el cumplimiento del GDPR y otras regulaciones de privacidad.
Verificación
Además, el software de Procesamiento Inteligente de Documentos puede verificar el documento. Puede hacerlo analizando la integridad de los datos, comparando los documentos con la base de datos existente mediante two-way matching o utilizando algoritmos de detección de fraudes.
Entrega e Integración
Una vez completado el procesamiento, las tecnologías IDP entregan el resultado legible por máquina al destino deseado. Esto depende en gran medida de los tipos de integración que ofrezca la solución de procesamiento inteligente de documentos.
¿Estás listo? Es hora de conocer las principales ventajas de implementar este tipo de software en tu flujo de trabajo.
¿Cómo Puedes Beneficiarte Del Uso De Soluciones De Procesamiento Inteligente De Documentos?
Las soluciones IDP son muy eficaces cuando se trata de aumentar la eficiencia general de todos los procesos relacionados con los documentos. Desde el aumento del rendimiento en el lugar de trabajo hasta la escalabilidad, son muchas las ventajas que puedes esperar.
- Aumenta el compromiso en el lugar de trabajo. Con sólo pulsar un botón, IDP puede capturar, convertir, clasificar, verificar y entregar datos al destino adecuado. Piénsalo, la automatización permite a tus empleados realizar tareas que más valen la pena.
- Reduce el tiempo de procesamiento en un 90%. En lugar de 2-3 minutos por documento cuando se procesa manualmente, IDP puede llevar un documento a través de un ciclo de procesamiento completo en hasta 10 segundos.
- Consigue hasta un 99% de precisión en la extracción de datos. Es poco probable que el procesamiento manual de documentos alcance una precisión superior al 95%. En comparación, una solución IDP puede ayudarte a alcanzar una precisión en la extracción de datos cercana al 100%, al tiempo que reduce tus costos.
- Mejora la seguridad y la conformidad. Las tecnologías IDP pueden definir campos con información sensible y utilizar el enmascaramiento de datos para redactarlos o anonimizarlos, haciendo que cumplas con el GDPR o HIPAA. Además, las soluciones de IDP utilizan diversas técnicas para detectar el fraude, lo que permite realizar comprobaciones precisas de Conoce a Tu Cliente (KYC).
- Escala tu empresa. El flujo de trabajo de Procesamiento Inteligente de Documentos forma parte de los procesos escalables. Es decir, si tu empresa crece y el volumen de documentos aumenta, el uso de una herramienta IDP te garantizará que no necesitas contratar a más personal ni gastar más dinero.
- Ahorra hasta un 80% en costos operativos. Normalmente, procesar un documento manualmente puede costar entre 4 y 6 euros. Con IDP, este costo se reduce a menos de 0.50 euros. Pruebe nuestra calculadora de ROI para ver cuánto puedes ahorrar.
¿Cuáles son los Casos de Uso para el Procesamiento Inteligente de Documentos?
A estas alturas debería estar claro que las organizaciones que implementan IDP para automatizar sus flujos de trabajo documentales pueden beneficiarse significativamente de él. Pero, ¿cómo puedes utilizarlo en tu caso de uso?
Las aplicaciones de la automatización inteligente de documentos son infinitas. A continuación, enumeramos los casos de uso que nos encontramos a menudo:
- Automatización de la entrada de datos para un flujo de trabajo simplificado y sin errores
- Enmascaramiento de datos para el cumplimiento de GDPR, HIPAA y otras regulaciones de privacidad de datos
- Procesamiento optimizado de órdenes de compra
- Procesamiento automatizado de facturas para el proceso de cuentas por pagar
- Procesamiento de recibos para declaraciones de gastos
- Prevención automatizada del fraude documental
- Compensación automatizada de recibos para campañas de fidelización
- Captura de datos de productos de las etiquetas de precios para análisis de mercado
- Escaneado de tarjetas de menú para la optimización de menús
- Verificación de identidad sin esfuerzo para prevenir el fraude de identidad
- Verificación de edad fiable para sectores con restricciones relacionadas con la edad
- Proceso KYC automatizado para el cumplimiento de AML (Anti-Lavado de Dinero) y CDD ( Diligencia Debida del Cliente) en finanzas
- Incorporación digital segura 24/7
¿Quieres saber más? Explora nuestro blog sobre casos de uso del Procesamiento Inteligente de Documentos. Si tu caso de uso no se menciona, ¡no te preocupes! El IDP es muy versátil. En la mayoría de los casos, con tiempo y determinación, estas soluciones pueden entrenarse para procesar cualquier documento o idioma. ¡El mundo es tuyo!
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