Die Verbringung von Waren in die EU ist aufgrund des Import Control System 2 (ICS2) komplex. Dieses Zoll-Sicherheitsprogramm verlangt von Logistikdienstleistern, dass sie vor dem Laden oder der Ankunft der Fracht genaue Entry Summary Declarations (ENS) übermitteln. Die Herausforderung besteht darin, dass die von den Zollbehörden geforderten Informationen oft auf mehrere Dokumente verteilt sind, was die Datenerfassung erschwert.
Der Versuch, all diese Angaben manuell einzugeben, während gleichzeitig enge Fristen vor dem Laden eingehalten werden müssen, erhöht den Druck auf bereits ausgelastete Abläufe. Bereits ein falscher oder fehlender Datenpunkt kann dazu führen, dass Sendungen verzögert werden, beim Zoll festgehalten oder mit einer Geldstrafe belegt werden. Solche Rückschläge schaden dem Vertrauen der Kunden und erhöhen die Kosten für Ihr Unternehmen.
Die Automatisierung dieses Prozesses beseitigt den Engpass. Optical Character Recognition (OCR) und Intelligent Document Processing (IDP) erfassen und strukturieren jeden erforderlichen Datenpunkt aus Versanddokumenten in Sekunden und mit einer Genauigkeit von bis zu 99 Prozent. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre ENS-Einreichungen die ICS2-Anforderungen schnell und zuverlässig erfüllen, sodass Waren ohne Compliance-Probleme weitertransportiert werden können.
In diesem Blog werden wir erläutern, was ICS2 ist, welche Datenherausforderungen es mit sich bringt, warum manuelle Verarbeitung nicht mehr funktioniert und wie Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen kann, konform zu bleiben und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.
Wichtige Erkenntnisse
- Die erforderlichen ENS-Daten umfassen HS-Codes, präzise Produktbeschreibungen, Brutto- und Nettogewichte, EORI-Nummern sowie vollständige Angaben zu Versender und Empfänger.
- Diese Datenpunkte sind oft in unstrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Luftfrachtbriefen, Konnossementen und Packlisten verborgen.
- Die manuelle Eingabe ist langsam, fehleranfällig und nicht mit den strengen Fristen vor dem Laden im Rahmen von ICS2 kompatibel.
- OCR und IDP können die Extraktion, Validierung und Strukturierung der ENS-Daten in Sekunden automatisieren, während gleichzeitig das Risiko von Compliance-Verstößen und Verzögerungen verringert und die betriebliche Effizienz erhöht wird.
Was ist ICS2 und warum ist es für Ihr Unternehmen wichtig
ICS2, oder Import Control System 2, ist das fortschrittliche Zoll-Sicherheitsprogramm der Europäischen Union. Es verpflichtet alle Logistikdienstleister, detaillierte Entry Summary Declarations (ENS) einzureichen, bevor Waren verladen werden oder an den EU-Grenzen eintreffen. Ziel ist es, die Sicherheit der Lieferketten zu stärken, indem Zollbehörden genaue Sendungsdaten im Voraus erhalten.
Das System wurde schrittweise eingeführt. Phase 1 galt für Luftfracht, gefolgt von Phase 2, das die Anforderungen auf Luftfracht im Zusammenhang mit Post- und Expressdiensten ausweitete. Phase 3, die derzeit eingeführt wird, umfasst den See-, Straßen- und Schienenverkehr. Jede Phase hat die Datenanforderungen verschärft und den Umfang der betroffenen Waren erweitert.
Im Rahmen von ICS2 verlangen die Zollbehörden sehr spezifische Informationen, darunter:
- Mindestens einen sechsstelligen HS-Code für jeden Artikel
- Detaillierte Produktbeschreibungen, die vage Formulierungen vermeiden
- Brutto- und Nettogewicht pro Sendung oder Position
- EORI-Nummern für alle beteiligten Parteien
- Vollständige Angaben zu Versender und Empfänger
- Informationen zur Transportroute
Das Versäumnis, vollständige und genaue Daten bereitzustellen, kann zu Verzögerungen bei Sendungen, zur Zurückhaltung von Fracht an der Grenze oder zu finanziellen Strafen führen. Für Logistikdienstleister und Frachtführer ist die Anpassung an diese Anforderungen nicht optional. Der Aufbau eines effizienten, fehlerfreien Datenprozesses wird zunehmend zu einem zentralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit auf dem EU-Markt.
ICS2-Datenanforderungen und warum sie eine Herausforderung sind
Die Einhaltung der ICS2-Standards bedeutet, den Zollbehörden umfassende und präzise Daten für jede Sendung, die in die EU gelangt, bereitzustellen. Dies beschränkt sich nicht auf allgemeine Sendungsdetails, sondern erfordert auch eine genaue Erfassung auf Positionsebene sowie die eindeutige Identifizierung der beteiligten Parteien.
Die wichtigsten erforderlichen Datenpunkte umfassen:
- HS-Codes mit mindestens sechs Ziffern für jede Position
- Klare und spezifische Produktbeschreibungen (keine Begriffe wie „Teile“ oder „Waren“)
- Brutto- und Nettogewicht für jede Sendung
- EORI-Nummern für alle beteiligten Parteien, einschließlich Versender, Empfänger und Frachtführer
- Vollständige Adressangaben für Verkäufer, Käufer und Frachtführer
- Angaben zur Transportroute wie Transportart, Häfen und Zielorte
Diese Datenpunkte befinden sich oft in verschiedenen unstrukturierten und nicht standardisierten Logistikdokumenten, wie zum Beispiel:
- PDF-Handelsrechnungen
- Gescannte Luftfrachtbriefe (AWB)
- Papier-Frachtbriefe (BoL)
- Packlisten und Gefahrgutdeklarationen
Die manuelle Erfassung dieser Informationen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. In Logistikabläufen mit hohen Volumina wird dieser Engpass durch die strengen Fristen vor dem Laden im Rahmen von ICS2 noch verstärkt. Ein fehlender HS-Code oder eine falsche EORI-Nummer kann zu einer Zurückhaltung durch den Zoll führen und Verzögerungen verursachen, die sich auf die gesamte Lieferkette auswirken.
Der Engpass: Manuelle Dateneingabe in einer Welt vor dem Laden
Die Umstellung auf die Einreichung von Daten vor dem Laden im Rahmen von ICS2 hat die manuelle Dateneingabe problematischer denn je gemacht. Früher konnten Logistikdienstleister die erforderlichen Zolldaten oft sammeln und übermitteln, nachdem die Waren bereits unterwegs waren. Jetzt muss jeder Datenpunkt bereitstehen, bevor die Fracht verladen wird, sei es im Luft-, See-, Straßen- oder Schienentransport.
Dies führt zu mehreren Herausforderungen für Logistikdienstleister:
- Engere Übermittlungsfristen lassen wenig Spielraum für Fehler oder Nacharbeit
- Steigende Sendungsvolumina erfordern eine schnellere Datenverarbeitung, ohne zusätzliches Personal einzustellen
- Hohes Compliance-Risiko, da bereits geringfügige Fehler zu Zollprüfungen und Verzögerungen führen können
- Betriebliche Belastung für Mitarbeitende, die unterschiedliche Dokumentformate und Sprachen interpretieren müssen
- Höhere Kosten durch Überstunden, Nacharbeit und Strafen für verpasste Fristen
Die Komplexität steigt zusätzlich dadurch, dass Dokumente aus verschiedenen Quellen verarbeitet werden müssen. Eine einzelne Sendung kann mehrere Handelsrechnungen, Luftfrachtbriefe oder Konnossemente enthalten, die jeweils wichtige Details für die ENS-Einreichung liefern.
Die ausschließliche Nutzung manueller Dateneingabe zur Erfüllung dieser Anforderungen erhöht nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern setzt die Teams auch unter ständigen Zeitdruck. In einer Umgebung mit Vorab-Ladeanforderungen können Verzögerungen zu Beginn zu deutlich größeren Störungen in der gesamten Lieferkette führen.
Die Lösung: Automatisierung des Workflows von Dokumenten zu ENS
Die Bewältigung der ICS2-Compliance-Herausforderung beginnt mit der Beseitigung des Engpasses bei der manuellen Dateneingabe. Durch die schnelle Digitalisierung und Strukturierung aller erforderlichen Sendungsdetails können Sie Übermittlungsfristen mit Genauigkeit und Sicherheit einhalten.
Klippa DocHorizon kombiniert OCR mit IDP, um zollfertige Daten aus Rechnungen, Frachtbriefen und anderen Logistikdokumenten zu extrahieren, zu validieren und bereitzustellen. Der Prozess ist schnell, präzise und für Arbeitsabläufe mit hohen Volumina ausgelegt.
Automatisierte Positionserfassung für HS-Codes
ICS2 erfordert genaue Daten auf Positionsebene und keine zusammengefassten Gesamtsummen.
So hilft Klippa:
- Erkennt und erfasst einzelne Positionen aus Handelsrechnungen und Packlisten
- Extrahiert sechsstellige HS-Codes, detaillierte Warenbeschreibungen und Nettogewichte
- Stellt sicher, dass jeder Artikel die spezifischen Anforderungen der Zollbehörden erfüllt
Dies verhindert abgelehnte Einreichungen, die durch unklare Beschreibungen oder unvollständige Codes verursacht werden.
Sofortige Digitalisierung von Transportdokumenten
Luftfrachtbriefe (AWB), Konnossemente (BoL) und andere Transportdokumente enthalten wichtige ENS-Details.
So hilft Klippa:
- Analysiert gescannte Transportdokumente innerhalb von Sekunden
- Extrahiert Daten zu Versender und Empfänger, Bruttogewichten und Transportrouten
- Bereitet Daten für sowohl Master- als auch House-ENS-Einreichungen vor
Dies beschleunigt die Datenerfassung, um die Fristen vor dem Laden einzuhalten, und verhindert das Zurückhalten von Sendungen.
Datenvalidierung und Parteienidentifikation
Genaue EORI-Nummern und Adressen sind entscheidend für die Einhaltung der ICS2-Vorgaben.
So hilft Klippa:
- Extrahiert Adressdaten und prüft Formate anhand offizieller Aufzeichnungen
- Ordnet EORI-Nummern den richtigen Parteien in der Sendung zu
- Kennzeichnet Unstimmigkeiten vor der Einreichung
Dies verringert Zollprüfungen, die durch falsche oder unvollständige Angaben zu Parteien verursacht werden.
Unterstützte Dokumenttypen für ICS2-Workflows
Die Einhaltung der ICS2-Vorgaben erfordert Daten, die oft auf verschiedene Transport- und Versanddokumente verteilt sind. Jede Automatisierungslösung muss in der Lage sein, die unterschiedlichen Formate zu verarbeiten, die in der globalen Logistik verwendet werden. Die wichtigsten Dokumenttypen umfassen:
- Handelsrechnungen: Enthalten detaillierte Listen mit Mengen, Werten, HS-Codes und Beschreibungen. Diese sind entscheidend für die präzise Extraktion auf Positionsebene.
- Luftfrachtbriefe (AWB): Geben Informationen zu Versender und Empfänger, Transportrouten, Flugdetails und Frachtgewicht an.
- Papier-Frachtbriefe (BoL): Werden in der Seefracht genutzt und enthalten Angaben zu Sendungskennungen, Herkunfts- und Bestimmungshäfen sowie zu Frachtführern.
- Packlisten: Zeigen Artikelbeschreibungen, Mengen und Gewichte, die präzise ENS-Daten unterstützen.
- Gefahrgutdeklarationen: Bestätigen gefährliche Fracht und enthalten detaillierte Produktkennungen, um Zoll- und Transportvorschriften einzuhalten.
Die effiziente Verarbeitung dieser Dokumente stellt sicher, dass alle ICS2-Datenpunkte wie HS-Codes, EORI-Nummern und Routing-Details vor dem Verladen der Fracht zur Einreichung bereitstehen.
Warum Sie jetzt automatisieren sollten
Die Sicherheits- und Schutzmeldungen im Rahmen von ICS2 gelten bereits für mehrere Transportarten, und die Einführung wird weiter ausgeweitet. Die Zollbehörden erwarten, dass alle erforderlichen Daten korrekt und fristgerecht eingereicht werden, und sie haben die Befugnis, Fracht zurückzuhalten oder Strafen zu verhängen, wenn diese Standards nicht erfüllt werden.
Das Warten auf die Anpassung Ihrer Prozesse erhöht das Risiko von:
- Verzögerungen der Fracht an der Grenze
- Strafen für verspätete oder fehlerhafte Einreichungen
- Unterbrochenen Lieferplänen, die die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen
- Steigenden Betriebskosten durch Überstunden oder Nacharbeit
Wenn Sie jetzt handeln, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten-Workflows bereit sind, bevor Fristen keinen Spielraum für Fehler lassen. Automatisierung sorgt nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften, sondern verbessert auch die Effizienz. Mit schnellerer Verarbeitung und weniger manuellen Aufgaben kann Ihr Team höhere Sendungsvolumina bewältigen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Eine frühzeitige Einführung verschafft Ihrem Unternehmen zudem einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die Schwierigkeiten haben, mit den sich weiterentwickelnden Zollanforderungen Schritt zu halten.
Wie Klippa Ihnen helfen kann, ICS2-konform zu bleiben
Die durchgehende Einhaltung der ICS2-Anforderungen erfordert eine Kombination aus Geschwindigkeit, Genauigkeit und zuverlässigen Arbeitsabläufen. Klippa DocHorizon ist genau dafür konzipiert. Durch den Einsatz fortschrittlicher Optical Character Recognition (OCR) und Intelligent Document Processing (IDP) verwandelt Klippa unstrukturierte Logistikdokumente innerhalb von Sekunden in strukturierte, zollfertige Daten.
Wichtige Vorteile der Nutzung von Klippa DocHorizon für die ICS2-Compliance:
- Hohe Genauigkeitsraten von bis zu 99 Prozent bei den extrahierten Daten
- Unterstützung mehrerer Dokumenttypen, darunter Rechnungen, Luftfrachtbriefe, Konnossemente und Packlisten
- Flexible Einsatzmöglichkeiten für Cloud- und On-Premises-Umgebungen
- Validierungsfunktionen, die Daten abgleichen, um Fehler zu minimieren und Zollzurückhaltungen zu vermeiden
- Schnelle Integration in Ihre bestehenden Zoll- oder Logistikabläufe
Mit Klippa können Logistikdienstleister ICS2-Übermittlungsfristen zuverlässig einhalten, Compliance-Risiken verringern und Fracht ohne den Stress manueller Datenverarbeitung bewegen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Klippa Ihrem Unternehmen helfen kann? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem unserer Experten oder buchen Sie unten eine kostenlose Demo.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Was ist ICS2?
ICS2, oder das Import Control System 2, ist das fortschrittliche Zoll-Sicherheitsprogramm der Europäischen Union. Es verpflichtet Logistikdienstleister, detaillierte Entry Summary Declarations (ENS) einzureichen, bevor Waren verladen werden oder an den EU-Grenzen eintreffen. Ziel ist es, die Sicherheit der Lieferkette zu verbessern und sicherzustellen, dass die Zollbehörden im Voraus über genaue Sendungsinformationen verfügen.
2. Wer muss ICS2 einhalten?
Alle Unternehmen, die Waren in die EU versenden, einschließlich Spediteure, Frachtführer, Postbetreiber und Expresskurierdienste, müssen die ICS2-Anforderungen erfüllen.
3. Was passiert, wenn ich die ICS2-Anforderungen nicht erfülle?
Nichteinhaltung kann dazu führen, dass Fracht an der Grenze zurückgehalten, verzögert oder abgelehnt wird. Es kann außerdem zu finanziellen Strafen und erhöhter Kontrolle bei zukünftigen Sendungen kommen.
4. Welche Daten sind für eine ENS-Einreichung unter ICS2 erforderlich?
Es müssen HS-Codes mit mindestens sechs Ziffern, klare Produktbeschreibungen, Brutto- und Nettogewicht, EORI-Nummern für alle beteiligten Parteien, vollständige Angaben zu Versender und Empfänger sowie Informationen zur Transportroute bereitgestellt werden.
5. Wie kann Automatisierung bei der Einhaltung von ICS2 helfen?
Automatisierungslösungen können Daten aus unstrukturierten Dokumenten innerhalb von Sekunden extrahieren, validieren und strukturieren. Dies reduziert menschliche Fehler, verkürzt die Bearbeitungszeit und sorgt für genaue und fristgerechte Einreichungen.
6. Welche Dokumenttypen können für die ICS2-Compliance automatisiert werden?
Handelsrechnungen, Luftfrachtbriefe (AWB), Konnossemente (BoL), Packlisten und Gefahrgutdeklarationen können alle automatisch verarbeitet werden, um die erforderlichen ENS-Daten zu erfassen.
7. Ist Klippa für die Verarbeitung von Sendungen mit hohem Volumen geeignet?
Ja. Die OCR- und IDP-Technologie von Klippa ist darauf ausgelegt, große Mengen an Dokumenten schnell und genau zu verarbeiten und eignet sich daher ideal für Unternehmen mit häufigen oder komplexen Versandanforderungen.