Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach bestätigt jetzt die Bundesregierung!
Bevor Sie Ihr E-Mail-Postfach GoBD-konform einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Lieferanten und Dienstleister überhaupt E‑Rechnungen per E‑Mail versenden.
Damit Sie überhaupt E‑Rechnungen in Ihrem Postfach empfangen können, müssen Sie diese zuerst bei Ihren Lieferanten und Dienstleistern aktivieren.
Schritt 1: Rechnungssteller kontaktieren
Prüfen Sie zunächst, von welchen Unternehmen, Lieferanten oder Dienstleistern Sie künftig E‑Rechnungen empfangen möchten. Kontaktieren Sie diese direkt – telefonisch, per E‑Mail oder über deren Kundenservice –, um zu klären, ob und wie Sie den Rechnungsversand auf ein elektronisches Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) umstellen können.
Schritt 2: Umstellung im Kundenportal
Melden Sie sich im Onlineportal oder Kundenkonto des jeweiligen Rechnungsstellers an. Wechseln Sie zu den Einstellungen für „Rechnungsstellung“, „Benachrichtigungen“ oder „Mein Profil“.
Dort finden Sie meist die Option, von „Papierrechnung“ auf „E‑Mail-Rechnung“ oder „E‑Rechnung“ umzuschalten. Aktivieren Sie diese Einstellung, damit Ihre Rechnungen künftig elektronisch versendet werden.
Schritt 3: Korrekte E‑Mail-Adresse hinterlegen
Prüfen Sie, ob die hinterlegte Adresse im Kundenportal aktuell und korrekt ist.
Optimal ist eine dedizierte Rechnungsadresse nur für Rechnungseingänge, z. B. [email protected]. Das erleichtert die Verwaltung und verhindert, dass wichtige Rechnungen in einem überfüllten Sammelpostfach untergehen.
Schritt 4: Umstellung bestätigen
Viele Anbieter senden nach dem Ändern der Rechnungsoptionen eine Bestätigung – entweder per Klick auf einen Link in einer E‑Mail oder direkt im Kundenportal.
Führen Sie diesen Schritt unbedingt aus, um sicherzustellen, dass ab jetzt nur noch elektronische Rechnungen versendet werden.
Doch wie lässt sich ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen so einrichten, dass es den Anforderungen der GoBD entspricht? Und welche Rolle spielen E-Rechnung-Software oder ein E-Rechnungsportal dabei?
Mit der zunehmenden Digitalisierung und der E-Rechnungen-Pflicht für viele Unternehmen wird die korrekte Verarbeitung und Archivierung von elektronischen Rechnungen immer wichtiger. Wer E-Rechnungen empfängt, muss sicherstellen, dass sie GoBD-konform gespeichert werden, um den steuerrechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen revisionssicher speichern und welche Schritte Sie beachten sollten, um 2026 und darüber hinaus auf der sicheren Seite zu sein.
Wichtige Erkenntnisse:
So halten Sie Ihr E-Mail-Postfach GoBD-konform: Mit diesen Punkten stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen den Anforderungen der E-Rechnung 2026 gerecht wird und rechtlich bestens aufgestellt ist:
- E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten
- Automatische Archivierung aktivieren
- Unveränderbare Speicherung sicherstellen
- Zugriffskontrollen definieren
- Regelmäßige Backups durchführen
Vorbereitung: E-Rechnungsversand aktivieren
GoBD & E-Rechnungen: Was ist wichtig?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen fest, dass digitale Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und revisionssicher gespeichert werden müssen. Für E-Rechnungen bedeutet das:
- Sie dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden.
- Sie müssen für die gesamte Aufbewahrungsfrist (mindestens 10 Jahre) verfügbar bleiben.
- Sie müssen bei einer Steuerprüfung schnell abrufbar sein.
Eine einfache Ablage in einem E-Mail-Postfach reicht demnach nicht aus – es muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen nicht versehentlich gelöscht oder unbemerkt verändert werden.
Anforderungen an ein GoBD-konformes E-Mail-Postfach
Damit Ihr Unternehmen die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 problemlos erfüllt, sollte Ihre Lösung also folgende Kriterien abdecken:
- Backup-Strategie: Sicherung und Langzeitarchivierung.
- Automatische Erfassung: Rechnungen müssen aus dem E-Mail-Postfach direkt ins System überführt werden.
- Revisionssichere Archivierung: Keine Änderungen oder Löschungen möglich.
- GoBD-konformes Speichern: Mindestens 10 Jahre Aufbewahrungspflicht.
- Integrierte Freigabeprozesse: Rechnungen müssen schnell bearbeitet und freigegeben werden.
- Zentrale Verwaltung: Alle E-Rechnungen an einem Ort, mit intelligenter Suchfunktion.
- Automatische Speicherung: Keine manuelle Ablage, keine Löschung.
- Revisionssicherheit: Unveränderbare Archivierung.
- Zugriffsschutz: Nur autorisierte Personen dürfen Rechnungen einsehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richten Sie Ihr Postfach korrekt ein!
Um ein konformes und revisionssicheres E-Mail-Postfach einzurichten, befolgen Sie idealerweise diese Schritte:
1. Automatischen Rechnungseingang aktivieren
Mit Klippa SpendControl werden E-Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach extrahiert und in das System überführt.
Einrichtung:
- Eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse nutzen (z. B. [email protected]).
- Automatische Weiterleitung aktivieren, sodass alle Rechnungen direkt in Klippa SpendControl importiert werden.
2. Digitale Verarbeitung & Freigabe-Workflow einrichten
Klippa SpendControl erkennt automatisch alle relevanten Rechnungsdaten (Absender, Betrag, Fälligkeitsdatum) und startet den Freigabeprozess.
Vorteile:
- Kein Abtippen mehr – intelligente OCR-Technologie extrahiert alle Daten.
- Rechnungen können sofort an die richtigen Personen zur Prüfung weitergeleitet werden.
- Statusübersicht: Nie mehr Fristen verpassen!
3. GoBD-konforme Speicherung sicherstellen
Alle E-Rechnungen werden revisionssicher und unveränderbar archiviert – genau so, wie es die GoBD vorschreibt.
So funktioniert es:
- Rechnungen werden als PDF/A oder XML gespeichert.
- Automatische Archivierung mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist.
- Volltextsuche – jede Rechnung ist sofort auffindbar.
4. Bezahlung & Export in die Buchhaltung automatisieren
Nach der Freigabe können Rechnungen direkt bezahlt oder an Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem weitergeleitet werden.
Integrierte Schnittstellen:
Software-Lösungen zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung
Eine manuelle Speicherung von E-Rechnungen ist fehleranfällig und ineffizient. Unternehmen können von E-Rechnung-Software profitieren, die eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Bekannte Lösungen sind:
- DMS-Systeme zur zentralen Verwaltung digitaler Dokumente.
- E-Rechnungsportale, die Rechnungen in einem geschützten Archiv speichern.
- Automatisierungssoftware wie Klippa SpendControl, die E-Rechnungen verarbeitet und sicher speichert.
So bleibt Ihr E-Mail-Postfach GoBD-konform mit Klippa SpendControl
Warum sich mit manuellen Prozessen aufhalten, wenn es smarter geht? Mit Klippa SpendControl sparen Unternehmen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand – während sie gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
- 100 % digitale Rechnungsverarbeitung – Nie wieder Belege manuell abtippen
- Automatisierte Freigabeprozesse – Rechnungen landen direkt bei den richtigen Personen
- GoBD- und DSGVO-konforme Speicherung – Alle Daten sicher archiviert
- Intelligente Such- und Filterfunktionen – Rechnungen in Sekunden finden
- Nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware – DATEV, SAP, Microsoft Dynamics und weitere
Darüber hinaus unterstützt Sie die Klippa-Lösung bei Folgendem:
- E-Rechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach importieren
- Rechnungsdaten per OCR erfassen & verarbeiten
- Freigabeprozesse automatisieren & Bezahlungen vorbereiten
- Revisionssichere Archivierung für 10 Jahre sicherstellen
- GoBD- und DSGVO-konform arbeiten
Nutzen Sie eine smarte E-Rechnung-Software, um den Archivierungsprozess zu automatisieren und die GoBD-Anforderungen ohne Aufwand zu erfüllen. Jetzt optimieren!
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Warum sollte ich meine PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?
Für zahlreiche Firmen ist die E-Rechnungspflicht seit 2025 in Kraft. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren bereits keine PDF-Rechnungen mehr. E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD sind gesetzlich vorgeschrieben und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist nur ein Bild oder ein statisches Dokument, das manuell verarbeitet werden muss. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vor und kann automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zugelassen?
Die gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und eignet sich sowohl für den B2B- als auch den B2G-Bereich.
Wie kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?
Mit einer automatisierten Lösung wie Klippa SpendControl oder Klippa DocHorizon können Sie eine PDF-Rechnung hochladen. Die Software extrahiert die Rechnungsdaten automatisch und wandelt sie in eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um.
Ist die Umwandlung mit Klippa DocHorizon GoBD- & DSGVO-konform?
Ja, Klippa DocHorizon speichert alle Rechnungen revisionssicher und unveränderbar, sodass sie GoBD-konform archiviert werden. Alle Daten bleiben DSGVO-konform geschützt.