Digitale Rechnungsverarbeitung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr Unternehmen

Jeden Monat gehen in Unternehmen Dutzende oder sogar hunderte Rechnungen ein. Oft werden diese noch manuell bearbeitet: Blätter aus Papier werden gescannt, PDF-Dateien per Hand geprüft und dann mühsam weitergeleitet. Diese Vorgehensweise kostet Zeit, ist fehleranfällig und verlangsamt die gesamte Buchhaltung.

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung können Sie diesen gesamten Prozess automatisieren. Von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe und Archivierung übernehmen moderne Technologien wie OCR und intelligente Dokumentenverarbeitung die mühsame Arbeit für Sie.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen

• was digitale Rechnungsverarbeitung ist
• wie der Prozess Schritt für Schritt funktioniert
• welche Vorteile Sie für Ihr Unternehmen nutzen können
• wie Klippa diese Prozesse für Sie optimiert

Digitale Rechnungsverarbeitung ist mehr als nur eine technische Spielerei. Sie ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Finanzprozesse zukunftssicher, effizient und fehlerfrei zu machen. Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Grundlagen und zeigen Ihnen, wie Sie diese Technologie erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

---

Wichtige Erkenntnisse:

• Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig
• Digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert jeden Schritt vom Eingang bis zur Archivierung
• OCR-Technologie erkennt und extrahiert automatisch alle relevanten Informationen wie Beträge, Datum und Rechnungsnummer
• Automatisierte Prüfungen sichern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD und UStG
• Mit digitalen Arbeitsablaufen verkürzen Unternehmen ihre Durchlaufzeiten und erhöhen die Transparenz

---

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Digitale Rechnungsverarbeitung ist der softwaregestützte Prozess, bei dem alle Schritte einer Rechnungsbearbeitung vollständig digital und ohne Medienbrüche ablaufen.

Von der Erfassung einer eingehenden Rechnung über die automatische Datenextraktion bis zur rechtskonformen Archivierung werden sämtliche Arbeitsschritte innerhalb eines zentralen Systems ausgeführt.

Ziel ist es, die manuelle Eingabe und Bearbeitung von Rechnungsdaten zu minimieren und stattdessen moderne Technologien wie opitsche Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) einzusetzen. OCR-Technologie erkennt den Text innerhalb der Rechnung und extrahiert alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Empfänger. IDP sorgt darüber hinaus für die Klassifizierung, Validierung und den Abgleich dieser Daten mit anderen Systemen wie ERP oder Buchhaltungssoftware.

Eine digitale Rechnungsverarbeitung umfasst in der Regel:

• Zentralen Eingang aller Rechnungen, egal ob per Post, E-Mail oder API-Import
• Automatische Erfassung relevanter Daten aus der Rechnung
• Prüfung der Vollständigkeit und inhaltlichen Richtigkeit
• Digitale Freigabeprozesse mit klar definierten Rollen
• GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung

Die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine transparente und gut dokumentierte Buchhaltung, die jederzeit auditierbar ist.

Schritt 1: Rechnungseingang

Der erste Schritt in der digitalen Rechnungsverarbeitung beginnt mit dem zentralen Empfang aller eingehenden Rechnungen, unabhängig davon, aus welchem Kanal sie stammen.

Das Ziel ist, alle Dokumente so zu erfassen, dass sie ohne Umwege in den digitalen Arbeitsprozess überführt werden können.

Rechnungen können in unterschiedlichen Formaten eintreffen:

• Papierrechnungen, die per Post gesendet werden
• PDF-Dokumente oder Bilder per E-Mail
• Elektronische Rechnungen (z. B. EDI, XRechnung)
• Rechnungen, die über API-Schnittstellen aus anderen Systemen importiert werden

Mit einem System wie Klippa DocHorizon werden alle Formate zentral gesammelt und automatisch in ein einheitliches digitales Format umgewandelt.

Papierrechnungen werden gescannt oder fotografiert, digitale Rechnungen werden direkt eingelesen, und in beiden Fällen wird der Inhalt sofort für die weitere Verarbeitung verfügbar.

Ein zentraler Rechnungseingang hat mehrere Vorteile:

• Keine verlorenen Rechnungen durch verstreute Posteingänge oder E-Mail-Postfächer
• Direkte Überführung in den automatisierten Arbeitsablauf
• Schneller Zugriff für alle relevanten Abteilungen
• Saubere Dokumentation des Eingangsdatums und der Quelle

Mit diesem ersten Schritt stellen Sie sicher, dass alle eingehenden Rechnungen sofort im System verfügbar sind und ohne Verzögerung weiter verarbeitet werden können.

Schritt 2: Rechnungserfassung

Nachdem eine Rechnung digital erfasst wurde, folgt die automatische Extraktion aller relevanten Informationen.

An dieser Stelle kommt die Kerntechnologie der digitalen Rechnungsverarbeitung ins Spiel: optische Zeichenerkennung (OCR) und Intelligente Dokumentenverarbeitung.

OCR-Technologie erkennt den Inhalt einer digitalen oder gescannten Rechnung und wandelt alle sichtbaren Zeichen wie Text, Zahlen und Tabellen in durchsuchbare Daten um.

Intelligente Dokumentenverarbeitung geht einen Schritt weiter: Sie identifiziert nicht nur die Textinhalte, sondern versteht auch die Struktur des Dokuments, klassifiziert sie als Rechnung und ordnet die erkannten Daten den passenden Feldern zu.

Typische Daten, die automatisch aus einer Rechnung extrahiert werden, sind:

• Name und Adresse des Lieferanten
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Einzelpreise und Gesamtsumme
• Steuerinformationen und Mehrwertsteuerbetrag

Manuell müssten diese Informationen abgetippt werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Mit moderner Software erfolgt die Erfassung in Sekunden und reduziert die Fehlerquote erheblich.

Ein effizienter Rechnungserfassungsprozess sorgt für:

• Zeitgewinn durch Wegfall manueller Dateneingabe
• Einheitliche und vollständige Daten für alle Systeme
• Sofortige Verfügbarkeit der Informationen für Prüfungen und Freigaben

Zudem können die ausgelesenen Daten sofort für die nächsten Schritte im Arbeitsablauf, wie Validierung oder Freigabe, genutzt werden.

Schritt 3: Rechnungsprüfung

Die automatische Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass jede eingegangene Rechnung sowohl formal als auch inhaltlich korrekt ist, bevor sie weiterverarbeitet wird.

In einem manuellen Prozess würde dies bedeuten, dass ein Mitarbeiter jede einzelne Rechnung prüft, Pflichtangaben kontrolliert und diese mit Bestellungen oder Lieferbelegen abgleicht.

Digitale Systeme wie Klippa DocHorizon übernehmen diese Arbeit in Sekunden.

Formale Prüfung

Hier wird kontrolliert, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben vorhanden sind, etwa nach den Richtlinien des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und den GoBD-Vorgaben.

Typische Pflichtangaben sind:

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Empfängers
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Einzel- und Gesamtbeträge
• Ausgewiesene Steuer und Steuersatz

Die Software erkennt automatisch fehlende oder fehlerhafte Angaben und markiert diese für die Bearbeitung.

Sachliche Prüfung

Neben der formalen Prüfung wird auch der Inhalt auf Richtigkeit überprüft.

Hier werden die Rechnungsdaten mit vorhandenen Informationen aus anderen Systemen wie dem ERP oder der Buchhaltungssoftware abgeglichen.

So kann eine Rechnung automatisch mit dem jeweiligen Bestell- oder Lieferdokument verknüpft werden, um sicherzustellen, dass alle Positionen korrekt abgerechnet wurden.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

• Sofortige Fehlererkennung ohne manuelle Kontrolle
• Vermeidung von Doppelzahlungen oder falschen Beträgen
• Höhere Prozesssicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Klare Rückverfolgbarkeit aller Prüfungen innerhalb des Systems

Mit der automatisierten Rechnungsprüfung schaffen Unternehmen die Grundlage für schnellere Freigaben, weniger Rückfragen und fehlerfreie Buchhaltung.

Schritt 4: Rechnungsbearbeitung

Nachdem eine Rechnung erfasst und geprüft wurde, folgt die eigentliche Bearbeitung.

In einem manuellen Prozess bedeutet das oft, dass Dokumente per E-Mail hin und her geschickt werden, Notizen in verschiedenen Programmen liegen und Informationen schnell verloren gehen.

Digitale Rechnungsverarbeitung macht diesen Prozess transparent und effizient.

Das bedeutet, dass alle relevanten Kommentare, Anpassungen und Freigaben innerhalb eines zentralen Arbeitsprozesses erfolgen.

So entfällt das mühsame Zusammensuchen von Dateien und E-Mail-Verläufen.

Typische Funktionen der digitalen Rechnungsbearbeitung:

• Hinzufügen von Kommentaren oder Anmerkungen direkt am Dokument
• Markieren wichtiger Informationen für andere Teammitglieder
• Zuweisung von Aufgaben oder Freigaben an die zuständigen Personen
• Automatische Eskalation, wenn Fristen oder Zuständigkeiten überschritten werden
• Benutzer- und rollenbasierte Zugriffskontrolle

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Teams im Vier-Augen-Prinzip arbeiten können, ohne dass physische Dokumente ausgetauscht werden müssen.

Alle Änderungen sind im System nachvollziehbar, was die Auditfähigkeit und Transparenz deutlich erhöht.

Nutzen für Unternehmen:

• Schnellere Abstimmungen zwischen Abteilungen
• Weniger Fehler durch klare Aufgabenverteilung
• Vollständige Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
• Ortsunabhängige Zusammenarbeit, auch im Homeoffice

Die digitale Rechnungsbearbeitung sorgt dafür, dass keine Rechnung liegenbleibt und jeder Bearbeitungsschritt klar dokumentiert ist. Das ist ein entscheidender Faktor für Effizienz und Compliance.

Schritt 5: Rechnungsfreigabe

Sobald eine Rechnung vollständig erfasst, geprüft und bearbeitet wurde, folgt die Freigabe.

In traditionellen Prozessen bedeutet dies oft, dass Dokumente ausgedruckt und zur Unterschrift weitergereicht werden oder genehmigende Personen lange warten müssen, bis sie alle Informationen erhalten.

Ein solcher Ablauf ist langsam, unflexibel und birgt das Risiko, dass Rechnungen liegenbleiben und Zahlungsfristen verpasst werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung schafft hier Abhilfe.

Mit einem System wie Klippa DocHorizon werden Rechnungen direkt nach Abschluss der Bearbeitung automatisch an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet.

Diese erhalten sofort eine Benachrichtigung und können die Genehmigung ortsunabhängig vornehmen, ganz egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Eigenschaften eines effizienten digitalen Freigabeprozesses

• Rollenbasiertes Freigabesystem, das festlegt, wer Rechnungen genehmigen darf
• Möglichkeit zur mehrstufigen Genehmigung nach internem Vier-Augen-Prinzip
• Automatische Weiterleitung an die Buchhaltung/Finanzabteilung nach der Freigabe
• Klare Protokollierung aller Genehmigungsentscheidungen
• Benachrichtigungen und Erinnerungen, um Verzögerungen zu vermeiden

Vorteile für Unternehmen

• Schnellere Freigaben ohne Papier- oder Postwege
• Vermeidung von Zahlungsfristenüberschreitungen
• Höhere Transparenz über den Status jeder Rechnung
• Verbesserte Kontrolle durch lückenlose Dokumentation

Mit automatisierten Freigabeprozessen können Unternehmen sicherstellen, dass auch bei Abwesenheiten oder Urlaubszeiten kein Vorgang ins Stocken gerät. Alle Schritte sind nachvollziehbar, was die Prozesssicherheit erheblich steigert.

Schritt 6: Buchung

Nach der Freigabe gelangt die Rechnung automatisch in die Buchhaltung. In einem manuellen Prozess müsste ein Mitarbeiter die Daten erneut eingeben, um sie in das Buchhaltungssystem zu übertragen.

Dieser zusätzliche Arbeitsschritt kostet Zeit und erhöht das Risiko für Tippfehler oder doppelte Erfassungen.

Digitale Rechnungsverarbeitung eliminiert diesen Aufwand.

Alle erfassten und geprüften Daten werden direkt an die Buchhaltungssoftware oder das ERP-System übergeben.

Dank Schnittstellen zu gängigen Lösungen wie DATEV, SAP oder Exact Online erfolgt diese Übertragung vollständig automatisiert und sicher.

So funktioniert die Buchung im digitalen Arbeitsanlauf:

• Automatische Übergabe aller relevanten Felder aus der Rechnung an das Buchhaltungssystem
• Abgleich mit Kontenplänen und Kostenstellen
• Direkte Vorbereitung für den Zahlungslauf
• Optional: Übertragung an externe Steuerberatung, ohne manuelle Eingaben

Vorteile der digitalen Buchung

• Wegfall doppelter Datenerfassung
• Minimierung von Buchungsfehlern
• Schnellere Zahlungsabwicklung
• Einheitliche Datenbasis in allen Finanzsystemen

Durch die automatisierte Buchung sparen Unternehmen wertvolle Zeit und stellen sicher, dass alle Daten exakt und vollständig weitergegeben werden.

Das schafft eine stabile Grundlage für Analyse, Controlling und Berichterstattung.

Schritt 7: Archivierung

Der letzte Schritt in der digitalen Rechnungsverarbeitung ist die revisionssichere Archivierung.

Während Rechnungen in traditionellen Prozessen oft in Ordnern oder externen Aktenlagern aufbewahrt werden, sorgt ein digitaler Arbeitsablauf dafür, dass jedes Dokument sicher und jederzeit zugänglich gespeichert wird.

Mit einer Lösung wie Klippa DocHorizon werden genehmigte und gebuchte Rechnungen automatisch im System archiviert.

Die Archivierung erfolgt GoBD-konform, das heißt sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und sicheren Zugriff.

Bestandteile einer effizienten digitalen Archivierung:

• Zentrale Ablage aller Rechnungen in einem dokumentierten Archiv
• Volltextsuche für schnelle Auffindbarkeit nach beliebigen Kriterien
• Zugriffskontrolle basierend auf Rollen und Berechtigungen
• Speicherung in sicheren Cloud-Umgebungen oder auf internen Servern
• Sicherungskopien zur Vermeidung von Datenverlust

Vorteile für Unternehmen:

• Rechtskonforme Aufbewahrung aller Belege
• Sofortiger Zugriff auf vergangene Rechnungen für Audits oder Prüfungen
• Enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche
• Entfall physischer Lagerflächen und Papierarchive
• Mit einer digitalen Archivierung können Unternehmen nicht nur die Compliance sicherstellen, sondern auch im Tagesgeschäft erheblich schneller arbeiten.
  

Alle Dokumente sind jederzeit an einem zentralen Ort verfügbar, sodass selbst mehrjährige Rechnungen innerhalb von Sekunden gefunden und geprüft werden können.

Allgemeine Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Rechnungsverarbeitung bringt Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die sich direkt in Zeit- und Kosteneinsparungen, höhere Genauigkeit und bessere Compliance übersetzen lassen.

1. Deutliche Zeitersparnis

Automatisierte Erfassung und Prüfung verkürzen die Bearbeitungsdauer einer Rechnung von durchschnittlich 30 Minuten auf wenige Minuten. Dadurch können Mitarbeitende ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben nutzen.

2. Reduzierte Fehlerquote

Durch OCR und IDP werden Dateneingabefehler vermieden. Fehlerhafte Positionen oder fehlende Pflichtangaben werden sofort erkannt und können direkt korrigiert werden.

3. Höhere Transparenz

Jeder Schritt im Arbeitsprozess ist im System dokumentiert und nachvollziehbar. So kann jederzeit geprüft werden, welche Person eine Rechnung bearbeitet oder freigegeben hat.

4. Ortsunabhängige Bearbeitung

Mitarbeitende können Rechnungen von jedem Standort aus prüfen und freigeben, sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

5. Verbesserte Zusammenarbeit

Zentralisierte Daten und klare Aufgabenverteilung sorgen für reibungslose Abstimmungen zwischen Abteilungen. E-Mail-Chaos und unübersichtliche Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an.

6. Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

GoBD-konforme Archivierung und automatische Einhaltung der UStG-Pflichtangaben stellen sicher, dass Sie jederzeit auditbereit sind.

7. Skalierbarkeit

Auch bei wachsender Anzahl von Rechnungen bleibt der Arebitsablauf stabil.

Neue Prozesse oder Schnittstellen können problemlos integriert werden.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternhemen

Mit der Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen können Sie:

• Ihre gesamten Rechnungsprozesse optimieren
• Dokumentenzentrierte Arbeitsabläufe verbessern
• Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften wie GoBD und UStG sicherstellen
• Relevante Rechnungsinformationen automatisch erfassen und nutzbar machen
• Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sofort identifizieren
• Einen sicheren Cloud-Speicherort oder internes System für alle Rechnungen nutzen
• Die Produktivität Ihrer Finanz- und Buchhaltungsteams steigern
• Laufende Betriebskosten durch Automatisierung senken
• Die Bearbeitungszeit pro Rechnung von Minuten auf Sekunden verkürzen
• Das Risiko menschlicher Fehler deutlich verringern
• Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern
• Den Bedarf an zusätzlichen Tools und manuellen Arbeitsschritten verringern
• Die digitale Verarbeitung nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren
• Einen transparenten und auditfähigen Arbeitsprozess schaffen

Fazit: Digitale Rechnungsverarbeitung für Ihre Branche

Digitale Rechnungsverarbeitung ist nicht nur eine technologische Verbesserung, sondern ein strategischer Vorteil für Unternehmen, die Effizienz, Genauigkeit und Compliance in ihren Finanzprozessen anstreben.

Indem Sie auf automatisierte Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung setzen, schaffen Sie einen durchgängigen Arbeitsablauf, der Zeit spart, Fehler reduziert und den Überblick über jede einzelne Rechnung jederzeit sicherstellt.

Mit Klippa DocHorizon profitieren Sie von einer Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert.

Unsere Technologie ist darauf ausgelegt, branchenübergreifend zu arbeiten und adressiert besonders die spezifischen Anforderungen von:

• Logistik: Bearbeiten Sie internationale Rechnungen, Fracht- und Zollkosten automatisiert und beschleunigen Sie Ihre Freigabeprozesse, damit Lieferketten nicht ins Stocken geraten.
• Finanzwesen: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben wie GoBD und UStG, optimieren Sie Genehmigungsketten und stellen Sie sicher, dass Rechnungen jederzeit prüfbar sind.
• Produzierendes Gewerbe: Stimmen Sie eingehende Rechnungen nahtlos mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, vermeiden Sie falsche Zahlungen und steigern Sie Ihre Produktionsfreigaben.

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Vereinbaren Sie eine Demo oder kontaktieren Sie uns, damit unser Team Sie durch reale Szenarien zur Erkennung von Steuerdokumentenbetrug führt, individuell auf Ihre Branche zugeschnitten.

SpendControl – Für Ihre komplette Finanzverwaltung

Klippa SpendControl ist eine Pre-Accounting-Lösung, die Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Verwaltung von Firmenkreditkarten in einer einzigen Plattform vereint. Sie ermöglicht es Ihnen, Rechnungen einfach zu erfassen, zu verarbeiten und zu genehmigen, wodurch die manuelle Eingabe reduziert wird. Sobald die Daten validiert und genehmigt sind, synchronisiert SpendControl sie automatisch mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und vereinfacht so Aufgaben, die früher Stunden dauerten, auf wenige Klicks.

Unsere Lösung vereinfacht den Prozess der Rechnungsfreigabe durch die automatische Weiterleitung von Daten an autorisierte Mitarbeiter auf der Grundlage von benutzerdefinierten Geschäftsregeln. Mit Echtzeit-Updates und Einblicken hält SpendControl alle Ihre Finanzdaten auf dem neuesten Stand und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Monats- und Jahresabschluss.

Mit SpendControl können Sie:

• Verwalten Sie Ihre Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Firmenkreditkarten auf einer einzigen Plattform
• Scannen, Einreichen, Verarbeiten und Genehmigen von Rechnungen über das Internet oder eine mobile App
• Erzielen Sie eine 99%ige Genauigkeit bei der Extraktion von Rechnungsdaten mit der OCR von Klippa
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intuitiven Dashboards
• Passen Sie Ihr Rechnungsfreigabe mit mehrstufigen Autorisierungsabläufen an 
• Halten Sie mit unserer ISO27001-zertifizierten und GDPR-konformen Lösung alle Steuer- und Datenschutzvorschriften ein
• Verlassen Sie sich auf die automatische Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Zahlungen
• Verhindern Sie Rechnungsbetrug mit integrierter Erkennung von Duplikaten und Betrug
• Integrieren Sie SpendControl mit Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Software, wie DATEV, Netsuite oder SAP

FAQ – Häufig gestellte Fragen