Wussten Sie, dass die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung zwischen 12 und 30 Dollar pro Rechnung liegen können? Kein Wunder, dass in den letzten Jahren Rechnungsautomatisierung und digitale Rechnungsfreigabesoftware stark an Popularität gewonnen haben.
Unternehmen, die Kosten einsparen und die Effizienz ihrer Verwaltungsabläufe steigern wollen, werden schnell feststellen, dass ihre Kreditorenbuchhaltung der beste Kandidat für Effizienzsteigerungen ist.
Jedes Unternehmen muss Rechnungen bearbeiten, in der Regel sind viele Personen an dem Prozess beteiligt, und das Volumen ist oftmals recht hoch. Es sind also alle Merkmale vorhanden, die Raum für Verbesserungen lassen. In den letzten Jahren ist der Markt für Rechnungsautomatisierung und digitale Rechnungsfreigabesoftware sprunghaft angestiegen: 38 % der Unternehmen haben sich im Jahre 2021 für die Umstellung entschieden, verglichen mit nur 24 % im Jahr zuvor.
Da Sie diesen Blog lesen, sind Sie wahrscheinlich eine der treibenden Kräfte in Ihrem Unternehmen, die eine Lösung zur Rechnungsautomatisierung einführen wollen. Sie sehen die potenziellen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen und möchten Veränderungen umsetzen.
Aber wie viele andere Unternehmen auch, ist Ihr Ansatz für Veränderungen wahrscheinlich geschäftsorientiert. Das bedeutet, dass Sie Ihr Bauchgefühl mit einem Business Case untermauern müssen, um Führungskräfte, IT-Mitarbeiter und andere Teammitglieder an Bord zu holen. In diesem Blog stellen wir Ihnen alle Richtlinien für die Erstellung eines Business Case für die Rechnungsautomatisierung zur Verfügung.
Wo Sie anfangen sollten
Ein guter Business Case beginnt mit einer soliden Recherche. Wir können diese Recherchen in drei Kategorien unterteilen: sachliche Recherchen zur aktuellen Situation Ihrer Rechnungsverarbeitung und Ihres Genehmigungsprozesses (dies schafft eine Basislinie), Recherchen zu den erwarteten Gewinnen und eine Analyse dessen, was die Entscheidungsträger innerhalb Ihrer Organisation bewegt.
Schritt 1: Identifizieren Sie die derzeitige Situation in Ihrer Organisation
Lassen Sie uns also mit dem ersten Teil beginnen. Um einen guten Überblick über die aktuelle Situation zu erhalten, müssen Sie den aktuellen Prozess und die aktuellen Kennzahlen ermitteln. Sie können dies auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher oder jährlicher Ebene tun. Sie können je nach persönlicher Vorliebe wählen, aber die monatliche und die jährliche Ebene werden am häufigsten verwendet. Es besteht die Möglichkeit, die folgenden Themen in Ihrem Business Case zu diskutieren:
1.1 Beschreibung des aktuellen Prozesses zur Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen
Bestimmen Sie die aktuellen Schritte des Arbeitsablaufs. Erstellen Sie eine Art Flussdiagramm, um einen umfassenden Überblick zu erhalten. Möglicherweise müssen Sie mehrere Flussdiagramme erstellen, wenn Sie große Unterschiede zwischen beispielsweise Papierrechnungen und digitalen Rechnungen feststellen. Ein Beispiel für ein Flussdiagramm finden Sie unten:
Beziehen Sie Ihr Team ein und fragen Sie es, worin es die größten Herausforderungen bei den derzeitigen Verfahren sieht. Versuchen Sie, mit verschiedenen Interessengruppen zu sprechen und organisatorische Probleme zu ermitteln. Sie können dies mit Hilfe von Interviews oder einem Fragebogen tun. Wenn Sie Letzteres tun, können Sie vielleicht ein paar schöne Diagramme einfügen, wie das untenstehende:
Gut, jetzt sind Ihnen die aktuellen Verfahren und Probleme bekannt. Sie haben gerade den ersten Teil Ihres Business Case abgeschlossen! Gehen wir nun zur Definition der aktuellen Metriken über.
1.2 Definition der aktuellen Metriken
Wenn Sie einen guten Business Case für die Rechnungsautomatisierung erstellen und Amortisationszeiten und ROI für Softwareinvestitionen berechnen wollen, benötigen Sie Kennzahlen. Metriken sind in diesem Fall harte Zahlen, die die Menge der Rechnungen, die Kosten, die beteiligten Vollzeitstellen und mehr quantifizieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen faktischen Überblick über die aktuelle Situation im Bereich der Metriken.
Anhand dieser Kennzahlen können Sie später Ihre Kosten- und Zeiteinsparungen nach der Einführung einer Softwarelösung zur Rechnungsautomatisierung berechnen. Im Folgenden führen wir alle Kennzahlen auf, die relevant sein können. Je mehr spezifische Informationen Sie finden können, desto besser wird Ihr Business Case sein. Machen Sie sich keinen Stress, wenn Sie nicht alle Informationen finden können, Sie können höchst wahrscheinlich immer noch einen Business Case erstellen, nur weniger spezifisch. Die meisten dieser Daten werden aus Ihrer Finanzabteilung oder Ihrer Buchhaltungssoftware bzw. Ihrem ERP-System stammen, beginnen Sie also dort.
- Wie viele Rechnungen bearbeitet Ihr Unternehmen (pro Tag, Woche, Monat, Jahr)?
- Legen Sie nach Möglichkeit fest, wie viele Rechnungen in Papierform und wie viele als digitale Rechnung eingehen.
- Arbeitet Ihr Unternehmen mit Bestellscheinen? Wenn ja, trennen Sie die Rechnungen, die einen Bestellschein haben, von den Rechnungen, die keinen haben.
Dies könnte zu einer Übersicht wie der folgenden führen:
- Wie viel Zeit vergeht durchschnittlich zwischen dem Erhalt und der Bezahlung einer Rechnung?
- Ist dies bei Rechnungen mit oder ohne Bestellschein anders?
- Ist dies bei Rechnungen auf Papier anders als bei digitalen Rechnungen?
Dies könnte zu einer Übersicht wie der folgenden führen:
- Wie viel Prozent Ihrer Rechnungen sind mit Frühzahlerrabatten versehen?
- Bei wie viel Prozent Ihrer Rechnungen kommen Sie tatsächlich in den Genuss von Frühzahlerrabatten?
- Wie hoch ist die durchschnittliche Höhe der Rabatte?
Dies könnte zu einer Übersicht wie der folgenden führen:
- Wie viel Prozent der Rechnungen werden verspätet bezahlt?
- Wie viel Prozent der verspäteten Rechnungen führen zu einem Bußgeld aufgrund eines Zahlungsverzugs?
- Wie hoch ist die durchschnittliche Geldstrafe im Falle eines Zahlungsverzugs?
Dies könnte zu einer Übersicht wie der folgenden führen:
- Wie viele Vollzeitkräfte sind derzeit mit der Rechnungsbearbeitung beschäftigt?
- An wie vielen verschiedenen Standorten befinden sie sich?
- An wie vielen verschiedenen Standorten befinden sie sich?
- Wie viele Vollzeitkräfte sind am derzeitigen Rechnungsgenehmigungsverfahren beteiligt?
- An wie vielen verschiedenen Standorten befinden sie sich?
- An wie vielen verschiedenen Standorten befinden sie sich?
- Wie viele Mitarbeiter genehmigen im Durchschnitt eine einzelne Rechnung?
- Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Vollzeitkraft für die an der Rechnungsbearbeitung und -genehmigung beteiligten Personen?
Die endgültige Übersicht über alle aktuellen Metriken könnte dann wie die folgende aussehen:
- Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Vollzeitkraft für die an der Rechnungsbearbeitung und -genehmigung beteiligten Personen?
1.3 Berechnung der laufenden Kosten
Nachdem Sie nun Ihre Recherche durchgeführt haben und wissen, wie viele Vollzeitkräfte beteiligt sind, wie hoch die durchschnittlichen Kosten für eine Vollzeitkraft sind und wie viele Rechnungen Sie bearbeiten, sollten Sie in der Lage sein, die aktuellen Basiskosten zu berechnen. Es ist sehr wichtig, dass Sie dies präzise tun, da der gesamte Business Case auf dieser Grundlage beruht. Wie weit Sie dabei gehen wollen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im Folgenden finden Sie einige Berechnungen, die in der Regel relevant sind.
Dies mag auf den ersten Blick etwas schwierig erscheinen, aber es handelt sich dabei um eine einfache mathematische Aufgabe:
*Wenn Sie derzeit eine Rechnungsverarbeitungssoftware verwenden, die Sie ersetzen möchten, können Sie diese (und möglicherweise andere) Kosten ebenfalls zu den gesamten AP-Kosten hinzufügen.
Tipp: Vergleichen Sie sich mit Marktdurchschnittswerten, um Ihren Business Case zu untermauern!
Schritt 2: Identifizieren Sie Marktlösungen, deren Nutzen und Kosten
Nachdem Sie nun einen klaren Überblick über die aktuellen Zahlen in Ihrem Unternehmen haben, ist es an der Zeit, die potenziellen Lösungen zu untersuchen, an denen Sie interessiert sind. Vielleicht haben Sie dies bereits getan, aber im Allgemeinen ist es am besten, zuerst alle Zahlen zu sammeln und dann nach Marktlösungen zu suchen. Jede Lösung ist anders, und man kann sich mehr auf bestimmte Aspekte konzentrieren als auf andere. Wenn Sie wissen, wo Ihre Probleme liegen und wo die meisten Kosten anfallen, können Sie die Anbieter finden, die am besten zu Ihnen passen.
Wenn Sie die Lösungen gefunden haben, müssen Sie deren Vorteile und Kosten ermitteln. Um sich einen Überblick über die Kosten zu verschaffen, müssen Sie nur ein paar Angebote von Anbietern einholen. Einen Überblick über die Vorteile zu bekommen, kann etwas schwieriger sein. Natürlich werden die Anbieter alle möglichen Versprechungen machen, aber der Beweis liegt in der Praxis. Sie können also Marktforschung betreiben oder mit Kunden bestimmter Anbieter sprechen, um herauszufinden, welche Einsparungen sie erzielt haben. Sie suchen nach Zahlen wie:
- Kosten der Lösung pro Jahr
- Durchschnittliche Zeitersparnis pro Rechnung
- Durchschnittliche Kosteneinsparung pro Rechnung
- Durchschnittlicher Vollzeitstellenabbau
- Durchschnittliche Verringerung der Zahl der verspäteten Rechnungszahlungen (und damit auch der Geldstrafen)
- Durchschnittliche Verbesserung der Rechnungszahlungen innerhalb der Rabattdauer (und damit der Rabatte)
Anhand dieser Zahlen können Sie berechnen, wie hoch die zu erwartenden Einsparungen sind. Sie können eine ähnliche Formel wie die folgende verwenden (je nach den Anforderungen Ihres Geschäftsfalls können Sie diese komplizierter oder einfacher gestalten):
Auf diese Weise können Sie schließlich Ihren ROI berechnen. Dies ist eine gängige Kennzahl, die die Geschäftsleitung gerne in Geschäftsberichten sieht. Der ROI ist der Return On Investment. Das heißt, um wie viel höher wird der Nutzen sein als die Investitionskosten. Normalerweise wollen sie auch die Rentabilitätsdauer wissen. Das ist die Zeit, z. B. in Jahren, die benötigt wird, um die ursprüngliche Investition zurückzuverdienen. Wenn Ihre Kapitalrendite 5 beträgt, bedeutet dies, dass Sie fünfmal mehr Kosteneinsparungen erzielen als die Investitionskosten. Wenn Ihre Amortisationszeit 2 beträgt, bedeutet dies, dass es 2 Jahre dauert, bis die Kosteneinsparungen die Anfangsinvestition ausgleichen.
Schritt 3: Identifizieren Sie, wie die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen ticken
Jede Führungskraft und jedes Unternehmen ist anders. Wenn Sie also die besten Chancen haben wollen, dass Ihre Pläne genehmigt werden, ist es klug, zu recherchieren und herauszufinden, was Ihren Vorgesetzten oder Ihr Unternehmen am meisten interessiert. Welche KPIs sind für sie wichtig? Sind sie daran interessiert, die Zahl der Vollzeitstellen zu verringern? Sind sie an Kosteneinsparungen interessiert? Möchte man den Prozess beschleunigen, um die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern? Stellen Sie sicher, dass Sie dies wissen und die richtigen Vorteile in Ihrem Business Case hervorheben. Wenn Sie mehrere Interessengruppen haben, können Sie eine kleine Umfrage durchführen und z. B. Ihre Manager ihre wichtigsten Vorteile von oben nach unten bewerten lassen.
Schritt 4: Wandeln Sie die Informationen in einen Business Case um
Jetzt kennen Sie also die aktuelle Situation, Sie kennen die potenziellen Verbesserungen und die Kosten von Lösungen, und Sie wissen, was Ihre Manager am meisten interessiert. Zeit, diese Informationen in einen Business Case für die Rechnungsautomatisierung zu verwandeln!
Ein Business Case kann eine Präsentation sein, es kann ein PDF-Dokument sein und es kann sogar eine Excel-Datei sein. Das hängt wirklich von Ihrer Organisation ab. Normalerweise ist eine Präsentation eine gute Möglichkeit, einen Business Case zu erstellen. In einer Präsentation können Sie Ihre Forschung, die aktuellen Probleme, die aktuellen Kosten, die Lösungen und die erwarteten Vorteile hervorheben. In der Regel enden Sie mit den Vorteilen. Dabei handelt es sich in der Regel um das erforderliche Budget, die Gesamtkosteneinsparung, die Gesamteinsparung an Vollzeitkräften, die Kapitalrückflusszeit und die Kapitalrendite. Sie sollte alle Informationen enthalten, die die Entscheidungsträger benötigen, um Ihnen grünes Licht zu geben.
Wir haben der Berechnung des ROI für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einen ganzen Blog gewidmet und sogar eine Excel-Vorlage für die Berechnung des ROI Ihrer Rechnungsautomatisierung erstellt.
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Wir bei Klippa entwickeln intelligente Softwarelösungen zur Automatisierung und Digitalisierung von dokumentenbezogenen Prozessen in Unternehmen auf internationaler Ebene. Wir haben viel Erfahrung mit Lösungen zur Rechnungsautomatisierung und der Erstellung von Business Cases.
Auf der einen Seite kommt diese Erfahrung aus einer API-Perspektive mit unserer Invoice OCR API-Lösung und Receipt OCR API-Lösung, die zum Beispiel in Ihre RPA-Software (Mendix, UIPath und Automation Anywhere) integriert werden kann. Auf der anderen Seite stammt unsere Erfahrung aus unserer End-to-End-Lösung zur Rechnungsautomatisierung namens Klippa SpendControl. Diese Lösung umfasst eine Web-App und eine mobile App, um die Rechnungsbearbeitung und -freigabe in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren.
Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines soliden Business Case für Rechnungsautomatisierungs- und Rechnungsfreigabesoftware benötigen oder mehr über unsere Produkte erfahren möchten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung oder vereinbaren Sie unten eine kostenlose Online-Demo.