Die 10 besten Apps zum Scannen von Belegen im Jahr 2025

Haben Sie auch genug von endlosen Stapeln von Quittungen? Bearbeiten Sie sie immer noch von Hand? Und machen Sie sich auch Gedanken über Betrug?

Wenn ja, sind Sie nicht allein – viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung, Quittungen zu verarbeiten. Vielleicht verwalten Sie ein Treueprogramm für ein kürzlich auf den Markt gebrachtes Produkt, oder Sie erhalten regelmäßig Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern, die ihre Ausgaben geltend machen wollen.

Zu den Herausforderungen, die mit dieser Art von Prozessen oft verbunden sind, gehören lange Bearbeitungszeiten, die sich sowohl auf die Kundenerfahrung als auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit negativ auswirken. Außerdem erhöht sich dadurch das Betrugsrisiko, was sich nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Die große Menge an zu verarbeitenden Belegen ist oft das größte Problem.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Scan & Recognise-Lösungen, die diese Herausforderungen meistern und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

In diesem Artikel erklären wir, was Scan & Recognise-Software für Belege ist, wie automatisiertes Scannen funktioniert und stellen die 10 besten Apps zum Scannen von Belegen im Jahr 2025 vor.

Kurzübersicht: Die besten Belegscanner-Apps für Unternehmen 2025

• Klippa SpendControl: Die führende All-in-One-Lösung für intelligentes Ausgabenmanagement – mit automatischer Belegerfassung, KI-gestützter Dublettenerkennung, individuellen Genehmigungsworkflows und vollständiger Integration in Buchhaltungssysteme. Ideal für mittelständische und international tätige Unternehmen. 🏆
• Klippa DocHorizon: Leistungsstarke OCR- und Dokumentenverarbeitungsplattform mit flexibler API, automatischer Klassifizierung, Datenextraktion und Anonymisierung – perfekt für Unternehmen, die Beleg- und Dokumentenprozesse skalierbar automatisieren möchten.
• Zoho Expense: Intuitive Cloudlösung für Reisekosten- und Spesenmanagement mit automatischer Belegerfassung, mobilen Genehmigungen und Integration ins Zoho-Ökosystem – ideal für KMU mit bestehender Zoho-Infrastruktur.
• Expensify: Etablierte Lösung zur Verwaltung von Spesen, Belegen und Geschäftsreisen – mit präziser SmartScan-OCR, mobilen Apps und Firmenkartenintegration. Besonders geeignet für wachstumsstarke Unternehmen mit hohem Spesenvolumen.
• QuickBooks Self-Employed: Kompakte Lösung für Selbstständige mit integrierter Belegerfassung, Buchhaltung und Steuerberechnung – ideal für Freiberufler und Einzelunternehmer, die alles in einem System verwalten möchten.
• Wave Receipts: Kostenlose Belegscanner-App mit Integration in Wave Accounting – ideal für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen mit begrenztem Budget und einfachen Anforderungen.
• Neat: Benutzerfreundliche Lösung zur digitalen Erfassung und Organisation von Belegen mit Cloudspeicherung und OCR – geeignet für kleine Teams, die einfache Belegstrukturen benötigen.
• Dext Prepare: Professionelle Plattform für Steuerberater und KMU mit umfangreicher Buchhaltungsintegration, leistungsstarker OCR und automatisierten Freigabeprozessen – ideal bei hohem Belegvolumen und Mandantenstruktur.
• Evernote Scannable: App, die die Funktionalität von Evernote erweitert und sich auf das Digitalisieren von Dokumenten, einschließlich Quittungen, mit der Kamera eines Smartphones konzentriert.

Belegscanner erklärt: So funktioniert die automatisierte Erkennung von Kassenbons

Scan- & Erkennungssoftware für Kassenbons liest, scannt und extrahiert Daten aus Belegen – mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI).

OCR ist eine Technologie, die Text in Bildern oder gescannten Dokumenten erkennt, indem sie einzelne Zeichen identifiziert. KI geht noch einen Schritt weiter: Sie interpretiert den Kontext des Textes und erkennt, was die einzelnen Bestandteile des Belegs bedeuten – etwa den Gesamtbetrag, den Namen des Geschäfts, den Mehrwertsteuersatz oder die gekauften Artikel.

Der gesamte Prozess – vom Empfang des Dokuments bis zur Datenextraktion und -klassifizierung – dauert nur wenige Sekunden.

Was ist eine Belegscanner-App und wofür wird sie im Unternehmen eingesetzt?

Scan- & Erkennungssoftware ist das Herzstück der digitalen Verarbeitung von Kassabon-Daten – und eine App bringt diese Technologie direkt auf Ihr Smartphone. Speziell für mobile Nutzung und maximalen Komfort entwickelt, ermöglichen solche Apps das einfache Erfassen von Belegen mit der Handy-Kamera.

Die integrierte Scansoftware verarbeitet die Informationen anschließend automatisch. So können Unternehmen ihre Ausgaben effizient verwalten – ganz ohne manuelle Eingaben oder das Aufbewahren von Papierbelegen.

Wie funktioniert ein Belegscanner?

Wie bereits erwähnt, erleichtert eine App zum Scannen von Kassenbons das Ausgabenmanagement für Unternehmen. Sie digitalisiert Belege mithilfe der Smartphone-Kamera. Hier ein kurzer Überblick, wie die Scansoftware funktioniert:

1. Erfassung: Der Nutzer fotografiert den Beleg mit dem Smartphone.
2. Extraktion: Die App nutzt OCR (Optical Character Recognition), um den Text auf dem Bon zu erkennen. Die gedruckten Informationen werden in digitale Texte umgewandelt.
3. Interpretation: Anschließend analysiert die KI (künstliche Intelligenz) die erfassten Daten. Sie erkennt, welche Informationen welchen Bedeutungen zugeordnet sind – etwa Gesamtbetrag, Datum, Mehrwertsteuer oder Name des Händlers.
4. Kategorisierung: Die App ordnet die Daten automatisch den passenden Kategorien zu, zum Beispiel Verpflegung oder Unterkunft – abhängig vom Händler oder der Art der Ausgabe.
5. Integration: Abschließend können die digitalisierten Daten direkt in Buchhaltungssoftware oder Spesenberichte übernommen werden. So entsteht ein Echtzeit-Überblick über Ausgaben und ein effizienteres Finanzmanagement.

Die besten Belegscanner-Apps 2025: ein Vergleich

Apps zum Scannen und Organisieren von Kassenbons bieten zahlreiche Vorteile für das Finanzmanagement Ihres Unternehmens. Entscheidend ist jedoch, die Funktionen der Software genau zu prüfen und auf die individuellen Anforderungen Ihres Betriebs abzustimmen.

Die folgende Vergleichstabelle zeigt einen Überblick über die wichtigsten Belegscanner – bewertet nach ihren zentralen Funktionen. Weitere Details zu Preisen pro Modul, spezifischen Features und den Möglichkeiten kostenloser Abonnements finden Sie im nächsten Abschnitt.

Tool	Startpreis	Ausgabenmanagement	Mobile App	Gratis Testversion
Klippa SpendControl	ab 5 €/Nutzer/Monat	Ja	Ja	Ja, Demo verfügbar
Klippa DocHorizon	Auf Anfrage	Nein	Nein	25 € Testguthaben
Zoho Expense	ab 0 €/Nutzer/Monat	Ja	Ja	Ja, bis 3 Nutzer kostenlos
Expensify	ab 5 €/Nutzer/Monat	Ja	Ja	Ja
QuickBooks Self-Employed	ab 18 €/Monat	Begrenzt	Ja	Ja
Wave Receipts	Kostenlos	Begrenzt	Ja	Ja
Neat	ca. 200 €/Jahr	Begrenzt	Ja	14 Tage
Dext Prepare	ab 199,99 €/Monat	Ja	Ja	14 Tage

Die 10 besten Belegscanner-Apps im Jahr 2025

1. Klippa SpendControl

Klippa SpendControl ist eine leistungsstarke Pre-Accounting-Software, die Spesenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Geschäftskreditkarten in einer Plattform vereint. Die Lösung hilft Finanzteams, manuelle Arbeit zu minimieren, Belege automatisch zu erfassen, zu verarbeiten und zur Genehmigung weiterzuleiten.

Vorteile

• Bis zu 99 % Genauigkeit bei der Belegerfassung dank KI-gestützter OCR
• Belege einreichen, prüfen und freigeben per E-Mail, Web oder App (iOS & Android)
• Vollständig anpassbares Genehmigungsmanagement mit intelligenten Regeln
• Erkennung doppelter Belege und Betrug durch Machine Learning
• Kilometererfassung über Google Maps-Integration
• Kostenkontrolle und Ausgabenlimits mit Firmenkarten
• Intuitives Dashboard für zentrale Finanztransparenz
• Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Transaktionen
• Konformität mit internationalen Datenschutz- und Steuervorgaben
• Integrierbar mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie DATEV, SAP, NetSuite und viele mehr

Nachteile

• Keine Integration mit Reise- oder Produktivitätstools
• Kein 3-Way-Matching (in Planung)

Preise

• Effective: 5 €/Nutzer/Monat
• Premium: 6 €/Nutzer/Monat
• Custom: Preis auf Anfrage

Die aktuellsten Preispläne und eine vollständige Liste der Funktionen finden Sie auf unserer Preisseite.

2. Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon ist eine KI-gestützte Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). Sie automatisiert die gesamte Dokumentenverarbeitung – von der Klassifizierung über die Extraktion bis zur Überprüfung und Anonymisierung.

Vorteile

• Schnelle und präzise Datenextraktion mit hauseigener OCR-Technologie
• Betrugserkennung und Dokumentenprüfung integriert
• Cross-Checking zwischen Belegen und Datenpunkten
• Authentizitätsprüfung von Dokumenten
• Automatische Klassifizierung, Labeling und Sortierung
• Anonymisierung sensibler Daten
• Dokumentenkonvertierung in und aus Formaten wie JSON, XML, PDF, XLSX und CSV
• Flexibel anpassbar an verschiedene Anforderungen

Nachteile

• Keine Unterstützung nicht-lateinischer Sprachen
• Keine integrierte Dokumentenspeicherung
• Keine Komplettlösung für Finanzprozesse

Preise 

• Maßgeschneiderter Preis: Der Preis ist maßgeschneidert und hängt von den Bedürfnissen und dem spezifischen Fall des jeweiligen Unternehmens ab. Füllen Sie eine Preisanfrage aus und erhalten Sie eine maßgeschneiderte Beratung. Wenn Sie unsere Plattform zunächst ausprobieren möchten, können Sie ein Konto erstellen und erhalten 25 € an kostenlosen Credits.

Geeignet für: Kleine, mittlere und große Unternehmen in z. B. Finanz-, Einzelhandels- und Identitätsprüfungsmärkten

3. Zoho Expense

Zoho Expense ist Teil der Zoho Business Suite und bietet umfassende Funktionen rund um Belegerfassung, Ausgabenmanagement und Reiseabrechnung.

Vorteile

• Kostenloses Einsteigerpaket für bis zu 3 Nutzer
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Automatische Belegerkennung mit OCR
• Unterstützung mehrerer Währungen in allen Plänen
• Integration mit Kreditkartenanbietern
• Automatisierte Tagespauschalen und Genehmigungsprozesse (ab Premium)
• Nahtlose Verbindung zu Zoho Books und anderen Zoho-Apps

Nachteile

• Probleme beim Hochladen aus der Galerie und beim Scannen
• Begrenzte Lieferantendatenbank in den USA
• ERP-Integration nur in höheren Plänen

Pricing

• Kostenloser Plan: Für bis zu 3 Benutzer mit Basisfunktionen
• Standard-Tarif: 5 € pro aktivem Benutzer pro Monat, bietet unbegrenzte Belegspeicherung und zusätzliche Funktionen wie Reiseanträge und erweiterte Genehmigung
• Premium-Tarif: 8 € pro aktivem Benutzer und Monat, mit ERP-Integration und anderen erweiterten Funktionen
• Enterprise-Tarif: 12 € pro aktivem Nutzer und Monat für große Unternehmen, mit speziellem Support wie einem zugewiesenen Account Manager und erweiterten Prüfpfaden

Die aktuellsten Preispläne finden Sie auf der offiziellen Website von Zoho.

Geeignet für: Kleine bis mittelgroße Unternehmen, insbesondere mit bestehendem Zoho-Ökosystem

4. Expensify

Expensify ist eine bekannte All-in-One-Lösung für Spesenabrechnung, Reisebuchung und Firmenkarten mit automatisierter Belegerfassung.

Vorteile:

• Sehr präzise SmartScan-OCR
• Automatisierte Genehmigungsprozesse und Policen
• Firmenkartenintegration
• Mobile App für iOS und Android mit einfacher Bedienung

Nachteile:

• Höherpreisig im Vergleich zu anderen Lösungen
• Begrenzte Individualisierung bei komplexen Workflows

Preise:

Ab 5 € bis 36 € pro Nutzer/Monat (je nach Funktionsumfang)

5. Wave Accounting

Wave Accounting ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware, die mit einer Reihe von optionalen, kostenpflichtigen Diensten für erweiterte Funktionen kombiniert wird. Diese Plattform bietet verschiedene Funktionen, die die Rechnungsstellung, das Ausgabenmanagement und die Finanzverwaltung erleichtern.

Vorteile

• Kostenlose Buchhaltungssoftware auf Lebenszeit
• Unbegrenzte Abrechnungsoptionen
• Unbegrenzte Anzahl von fakturierbaren Kunden
• Einfache Einrichtung des Kontos
• Der kostenlose Plan umfasst Ausgabenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, grundlegende Inventarisierung und verschiedene Berichte
• Auswahl an optionalen kostenpflichtigen Diensten wie Gehaltsabrechnung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltungssupport

Nachteile

• Die Fähigkeit der Software, wachsende Unternehmen aufzunehmen, ist durch die begrenzte Skalierbarkeit eingeschränkt
• Benutzer, die Wave mit anderen Business-Management-Anwendungen integrieren möchten, müssen sich auf Drittanbieter wie Zapier verlassen, was zu zusätzlichen Kosten und Komplexität führen kann

Preise

• Kostenloser Plan: 0 €, deckt die meisten grundlegenden Buchhaltungsanforderungen ab
• Wave Payroll Plan: Beginnt bei 20 € pro Monat plus 6 € pro Monat pro Mitarbeiter, bietet Lohnabrechnungsdienste
• Wave Payments-Tarif: Bearbeitungsgebühren ab 2,9 % + 0,60 € pro Transaktion für Kreditkarten und ACH-Gebühren von 1 % pro Transaktion

Die aktuellsten Preispläne finden Sie auf der offiziellen Website von Wave Accounting.

Ideale Unternehmensart und -größe: Wave eignet sich am besten für kleine Unternehmen und Freiberufler, die Wert auf erschwingliche Preise statt auf umfangreiche Funktionen oder tiefgreifende Integrationen von Drittanbietern legen.

6. Quickbooks Online

QuickBooks Online (QBO) ist eine umfassende Buchhaltungslösung mit integrierten Funktionen zum Scannen von Belegen. Die Plattform bietet Werkzeuge für die Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben, die Rechnungsstellung und die Finanzberichterstattung, wobei das Scannen von Belegen nur eine von vielen nützlichen Funktionen ist.

Vorteile

• Automatisches Scannen von Quittungen über die App
• Hochladen von Quittungen über Computer, Mobilgerät oder E-Mail
• Unterstützung mehrerer Währungen für Ausgaben in Fremdwährung
• Echtzeitberechnungen für mehrwertsteuerrelevante Transaktionen
• Berichte über Gewinn und Verlust, Ausgaben und Salden
• Intelligente Synchronisierung mit Bankkonten für Ausgabenmanagement in Echtzeit
• Benutzerdefinierte Kategorisierung von Ausgaben 

Nachteile

• Die App kann für kleine Unternehmen teuer sein
• Nutzer haben von Schwierigkeiten berichtet, den Kundendienst zu erreichen

Preise

• Kostenlose Testversion: 30-tägige Testversion des Belegescanners
• Einfacher Startplan: 18 € pro Monat für 1 Benutzer und einen Buchhalter. Zum Erfassen, Verfolgen und Organisieren von Dokumenten.
• Essentials-Tarif: 27 € pro Monat für 3 Benutzer und einen Buchhalter. Für die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungen in mehreren Währungen und die Zeiterfassung der Mitarbeiter.
• Plus-Tarif: 38 € pro Monat für 5 Benutzer und einen Buchhalter. Für die Bestandsverwaltung, die Verwaltung der Projektrentabilität und die Budgetverwaltung.

Die aktuellsten Preispläne finden Sie auf der offiziellen Website von QuickBooks.

Ideale Art und Größe des Unternehmens: QuickBooks Online eignet sich für Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen, die eine detaillierte Finanzverfolgung und -berichterstattung benötigen. Die folgende App ist der beste Quittungsscanner für bestehende QuickBooks-Benutzer.

7. Neat

Neat ist eine einfach zu bedienende Software zum Scannen von Quittungen, die Unternehmen bei der Vereinfachung ihrer Ausgabenverwaltung und Dokumentenorganisation unterstützt. Neat extrahiert nicht nur automatisch Daten aus hochgeladenen Quittungen, sondern synchronisiert sich auch mit Dokumentenscannern, um physische Dokumente zu digitalisieren.

Vorteile

• Erfassen von Belegdaten über die mobile App, per E-Mail, durch Ziehen und Ablegen von Dokumenten oder durch Import mit einem kompatiblen Dokumentenscanner
• Patentierte OCR-Technologie für präzise Datenausgabe aus Belegen
• Organisation von Belegen basierend auf Ausgabentyp, Steuerkategorie, etc.
• Zusammenarbeit zwischen Nutzern durch gemeinsame Nutzung von Dateien und Ordnern, auch mit Nicht-Neat-Nutzern
• Teamnutzung eines einzigen Neat-Kontos
• Integration in gängige Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware wie QuickBooks, H&R Block, Quicken und Intuit TurboTax

Nachteile

• Kann für kleine Unternehmen und Freiberufler aufgrund des hohen jährlichen Abrechnungsmodells eine unerschwingliche Option sein
• Fehlt eine Funktion zur Nachverfolgung von Kilometern für die Erstattung von Reisekosten
• Bietet keine mehrstufigen Genehmigungsworkflows
• Benutzer haben von Problemen während des Installationsprozesses und mit der Scanner-Konnektivität berichtet

Preise

• Kostenlose Testversion: 14-tägige Testversion des Belegescanners
• Basisplan: 200 € pro Jahr. Der VIP-Service kostet zusätzlich 50 € pro Jahr und bietet persönliche Schulungen und speziellen Support. Automatisierte Einblicke kosten zusätzlich 150 € pro Jahr und umfassen Funktionen wie das Versenden individueller Rechnungen und den Empfang von Online-Zahlungen.

Die aktuellsten Preispläne finden Sie auf der offiziellen Website von Neat.

Ideale Unternehmensart und -größe: Neat eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die von einfachen Funktionen zum Scannen und Organisieren von Dokumenten profitieren, ohne dass erweiterte Funktionen erforderlich sind.

8. Dext Prepare

Dext Prepare, früher bekannt als Receipt Bank, ist eine umfassende Software zum Scannen von Quittungen und zur Verwaltung von Dokumenten, die den gesamten Papierkram in ein einheitliches digitales Format konsolidiert.

Vorteile

• Hochladen von Ausgaben und Rechnungen über die mobile App, E-Mail oder automatische Rechnungserfassung
• Fortschrittliche OCR-Technologie für präzise Datenausgabe
• Automatisiertes System zur Meldung von Ausgaben in der App
• Automatisierte Genehmigungsworkflows
• Erstellung von Bankregeln für Cash-Coding-Kunden (bestimmte Kategorien für Transaktionen)
• Integration mit gängigen Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks, Xero und Sage

Nachteile

• Die Notwendigkeit separater Konten für jedes Unternehmen und zusätzliche Kosten für zusätzliche Nutzer
• Beschränkungen bei der Extraktion von Kontoauszügen für alle Pläne
• Kann für kleine Unternehmen und Freiberufler kostspielig sein

Preise

• Kostenlose Testversion: 14-tägige Testversion des Quittungsscanners
• Essentials-Tarif: 199,99 € pro Monat für 10 Clients, unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Deckt die Grundbedürfnisse der Buchhaltung ab
• Erweitertes Paket: 214,99 € pro Monat für 10 Kunden, unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Beinhaltet automatisierte Genehmigungsprozesse, erweiterte Spesenberichte und Einblicke in die Ausgaben

Die aktuellsten Preispläne finden Sie auf der offiziellen Website von Dext.

Ideale Unternehmensart und -größe: Dext Prepare ist am besten für kleine bis mittlere Unternehmen und Buchhaltungsfirmen geeignet.

9. Evernote Scannable

Evernote Scannable ist eine App, die die Funktionalität von Evernote erweitert und sich auf das Digitalisieren von Dokumenten, einschließlich Quittungen, mit der Kamera eines Smartphones konzentriert. Sie ist Teil des größeren Evernote-Ökosystems, das für seine Notizen und Organisationsfunktionen bekannt ist.

Vorteile

• Apps für iOS, Android, Web, Windows, Mac und Linux (Beta)
• OCR-gesteuerter Scanner für Quittungen, handschriftliche Notizen, Whiteboards und mehr
• Synchronisierung über eine unbegrenzte Anzahl von Geräten
• Verbindung zu Google Drive zum Hinzufügen von Dateien für schnellen Zugriff und Bearbeitung
• Zweistufige Verifizierung für zusätzliche Datensicherheit
• Zentrale Kontoverwaltung und Nutzerverwaltung
• Schnelle Anmeldung mit Single Sign On (SSO)
• Ermöglicht die PDF-Konvertierung direkt aus Scans

Nachteile

• Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems
• Keine Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen
• Bietet keine mehrstufigen Genehmigungsworkflows

Preise

• Kostenloses Abo: 0 € pro Monat für 50 Notizen und 1 Notizbuch
• Persönliches Paket: 12,99 € pro Monat oder 99,99 € pro Jahr für 100.000 Notizen und 1.000 Notizbücher
• Professional-Tarif: 14,99 € pro Monat oder 129,99 € pro Jahr für 100.000 Notizen und 1.000 Notizbücher + Aufgabenverwaltung
• Team-Tarif: 19,99 € pro Nutzer und Monat oder 199,99 € pro Jahr für 500.000 Notizen und 10.000 Notizbücher

Die aktuellsten Preisinformationen finden Sie auf der offiziellen Website von Evernote.

Ideale Unternehmensart und -größe: Evernote Scannable eignet sich am besten für bestehende Evernote-Benutzer, die eine einfache Lösung für die Erfassung von Notizen, die Projektplanung und das Scannen von Dokumenten suchen.

Wie wählt man die beste App zum Scannen von Belegen?

Die Nachverfolgung finanzieller Transaktionen ist nicht nur notwendig, sondern verschafft Unternehmen auch einen strategischen Vorteil. Während wir die besten Belegscanner-Apps für 2025 vorgestellt haben, ist es wichtig zu verstehen, welche Funktionen wirklich entscheidend sind – denn genau diese Merkmale unterscheiden Top-Lösungen von einfachen Scan-Apps.

Belege scannen und automatische Datenerfassung

Mit dieser Funktion kannst du einfach ein Foto deines Belegs aufnehmen – alle relevanten Informationen wie Datum, Händler, Betrag und mehr werden automatisch extrahiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler und sorgt für eine deutlich genauere und verlässlichere Spesenverwaltung.

Module: Achte auf fortschrittliche OCR-Technologie, die Text aus allen Bereichen eines Kassenbons erkennt – einschließlich Einzelposten und Steuerdetails. Idealerweise unterstützt die Software die Batch-Verarbeitung, sodass mehrere Belege gleichzeitig verarbeitet werden können.

Funktionen: Automatische Kategorisierung nach Händler, Datum und Ausgabentyp; Währungsumrechnung bei internationalen Transaktionen; sowie Dublettenerkennung zur Vermeidung doppelter Einträge.

Goedkeuringsworkflows

Gerade in größeren Teams sind strukturierte Genehmigungsprozesse essenziell. Sie ermöglichen es Führungskräften, Ausgaben schnell zu prüfen und freizugeben. Diese Funktion sorgt für mehr Transparenz, Verantwortlichkeit und einen reibungslosen Ablauf im Ausgabenmanagement – ohne Verzögerungen im Arbeitsfluss.

Module: Anpassbare Geschäftsregeln, in denen Ausgaben nach vordefinierten Regeln – etwa Betrag, Kategorie oder Abteilung – automatisch an die richtigen Personen zur Freigabe weitergeleitet werden.

Funktionen: Echtzeitbenachrichtigungen an Genehmiger, Statusverfolgung für Einreicher sowie mobile Freigabemöglichkeiten, damit Prozesse auch unterwegs ohne Unterbrechung fortgesetzt werden können.

Echtzeit-Überwachung von Ausgaben

Zu wissen, wo sich die Unternehmensfinanzen in jedem Moment befinden, ist entscheidend für schnelle und fundierte Entscheidungen. Die Echtzeit-Überwachung liefert ein aktuelles Ausgabenbild, hilft dabei, Trends frühzeitig zu erkennen und Budgets gezielt zu steuern.

Module: Intelligente Dashboards mit sofortigem Überblick über laufende Genehmigungen, erstattete Spesen und allgemeine Ausgabentrends.

Funktionen: Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen, um Überausgaben zu vermeiden, sowie die Möglichkeit, einzelne Ausgaben bis ins Detail zu analysieren.

Kilometererfassung

Für Unternehmen, die mit Reisekosten und Mobilitätsausgaben arbeiten, ist eine präzise Kilometererfassung unverzichtbar. Diese Funktion automatisiert die Dokumentation zurückgelegter Strecken, gewährleistet Genauigkeit und Compliance mit unternehmensinternen Richtlinien – und erleichtert die Abrechnung erheblich.

Module: GPS-gestützte Nachverfolgung, die Start- und Zielorte automatisch erkennt und die zurückgelegte Distanz erfasst.

Funktionen: Möglichkeit zur Kennzeichnung von Fahrten als geschäftlich oder privat, Integration mit Kartendiensten zur Routenoptimierung und automatische Berechnung der Erstattung gemäß hinterlegten Pauschalen oder Steuersätzen.

Ausgabenberichte und -analysen

Die Möglichkeit, detaillierte und individuell anpassbare Spesenberichte zu erstellen, ermöglicht es Unternehmen, Ausgabedaten gezielt zu analysieren. So lassen sich Einsparpotenziale erkennen und Budgets effizienter steuern.

Module: Dynamische Reporting-Tools zur Erstellung individueller Berichte nach Kriterien wie Zeitraum, Projekt oder Abteilung.

Funktionen: Export in verschiedene Formate (z. B. PDF, Excel), einfache Weitergabe an relevante Stakeholder sowie Planung und automatische Generierung periodischer Berichte.

Plattformübergreifender Zugriff

Egal ob am Schreibtisch im Büro oder unterwegs per Smartphone – nahtloser Zugriff ist entscheidend, damit Ausgaben jederzeit und überall effizient verwaltet werden können.

Module: Cloudbasierte Architektur mit Zugriff über alle Endgeräte – Desktop, Tablet oder Smartphone – sowie Apps für iOS und Android.

Funktionen: Gerätesynchronisation für stets aktuelle Daten, Offline-Modus zur Belegerfassung ohne Internetverbindung und nahtloses Arbeiten über verschiedene Geräte hinweg.

Sicherheit und Datenschutz

Gerade bei sensiblen Finanzdaten ist ein hohes Maß an Sicherheit unverzichtbar. Achte auf Softwarelösungen, die Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Einhaltung relevanter Datenschutzvorgaben bieten – um deine Daten bestmöglich zu schützen.

Module: Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung, Nutzer-Authentifizierungsmechanismen sowie Compliance-Module zur Einhaltung von DSGVO, HIPAA oder vergleichbaren Standards.

Funktionen: Rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit Trails zur Nachverfolgung von Änderungen und Zugriffen sowie sichere Backups zur Vermeidung von Datenverlust.

Integration in die Buchhaltungssoftware

Wähle eine Belegscanner-Lösung, die sich nahtlos in deine bestehende Buchhaltungssoftware integrieren lässt. So vermeidest du manuelle Dateneingaben, reduzierst Fehlerquellen und erhöhst die Effizienz im Finanzmanagement deutlich.

Spezifische Integrationen: Direkte Anbindungen an gängige Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, Xero, Sage oder NetSuite sorgen dafür, dass Ausgabendaten automatisch in deine Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Funktionen: Automatische Zuordnung zu den passenden Sachkonten, Synchronisation von Lieferanten- und Kundendaten sowie Abgleich von Kreditkartentransaktionen direkt in der Buchhaltungsumgebung.

Diese Funktionen verbessern nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern machen Belegscanner-Software zu einem zentralen Baustein moderner Finanzprozesse.

Vorteile der Nutzung eines Belegscanners

Es gibt zahlreiche Gründe, warum automatisierte Belegscanner-Software in keinem modernen Unternehmen fehlen sollte. Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Betrug minimieren durch automatische Erkennung: KI-gestützte Systeme identifizieren Dubletten, verdächtige Muster oder manipulierte Belege zuverlässig.
• Durchlaufzeiten deutlich verkürzen: Automatisierte Workflows sorgen für schnellere Genehmigungen und Abrechnungen – ganz ohne Papierchaos.
• Menschliche Fehler vermeiden: Automatische Datenextraktion reduziert manuelle Eingabefehler und sorgt für konsistente Datensätze.
• Kostenersparnis von bis zu 75 %: Weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen, weniger Fehler – das spart Ressourcen auf allen Ebenen.
• Datenschutz und Compliance sicherstellen: Moderne Softwarelösungen erfüllen höchste Sicherheitsstandards und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO.

Minimierung von Betrug durch automatische Betrugserkennung

Der wohl größte Vorteil von Belegscanner-Software ist ihre Fähigkeit zur Betrugsprävention. Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren Organisationen weltweit jährlich rund 5 % ihres Umsatzes durch Berufsbetrug – das entspricht potenziellen Gesamtschäden von über 3,5 Billionen US-Dollar. Spesenbetrug macht dabei einen erheblichen Anteil dieser Verluste aus.

Moderne Belegscanner erkennen automatisch, ob ein Beleg bereits eingereicht wurde. Darüber hinaus prüfen sie, ob er nachträglich manipuliert wurde – etwa durch den Einsatz von Photoshop. Auch die Exif-Daten eines Fotos werden auf Auffälligkeiten hin analysiert. So lässt sich feststellen, ob zentrale Angaben wie das Gesamtbetragfeld verändert wurden.

Durchlaufzeiten verkürzen

In einer Welt, in der Geschwindigkeit zählt, erwarten sowohl Mitarbeitende als auch Kunden eine zügige Rückerstattung. Genau hier setzt moderne Belegscanner-Software an – sie reduziert die Bearbeitungsdauer deutlich.

Bei hochwertigen Lösungen erfolgt die Datenerfassung innerhalb von nur 3 bis 5 Sekunden. Zum Vergleich: Bei manueller Verarbeitung müssen Belege sortiert, geprüft und in Systeme eingegeben werden – ein zeitaufwändiger Prozess, der leicht vermieden werden kann.

Menschliche Fehler vermeiden

Bei manueller Dateneingabe liegt die Fehlerquote laut Studien zwischen 0,55 % und 3,6 % – in Extremfällen sogar bei bis zu 26,9 %. Durch den Einsatz einer Belegscanner-App lassen sich solche Fehler deutlich reduzieren, da Ablenkungen und Tippfehler systematisch vermieden werden.

Moderne Software erreicht in der Regel eine Extraktionsgenauigkeit von über 90 %. Diese kann durch „Human-in-the-Loop“-Automatisierung (HITL) weiter verbessert werden: Dabei wird die Ausgabe der Software durch menschliche Kontrolle validiert. Zusätzlich kann die Belegscanner-Software automatische Genehmigungsstufen aktivieren – je nach Benutzer, Händler oder Ausgabenkategorie und basierend auf hinterlegten Unternehmensrichtlinien.

Kosten um bis zu 75 % senken

Mit Belegscanner-Software können Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit sparen, sondern auch die Kosten der Ausgabenverarbeitung um bis zu 75 % reduzieren. Der Grund: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit repetitiver Dateneingabe und können sich stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Zwar gibt es keine universelle Formel, aber Studien zeigen: Intelligente Automatisierung führt im Durchschnitt zu Einsparungen zwischen 40 % und 75 % – mit Amortisationszeiten von nur wenigen Monaten bis maximal einigen Jahren.

Ein Rechenbeispiel: Die manuelle Verarbeitung eines einzelnen Belegs dauert im Schnitt 1,2 Minuten. Bei einem Stundenlohn von 35 € entspricht das rund 0,70 € pro Beleg. Mithilfe von Belegscanner-Software lassen sich hingegen bis zu 200 Belege pro Stunde verarbeiten – das entspricht 18 Sekunden und etwa 0,18 € pro Beleg. Addiert man die Softwarekosten (z. B. 0,05 € pro Beleg), liegt der Gesamtbetrag bei nur 0,23 €. Das bedeutet eine direkte Kostenersparnis von über 60 %.

Sicherheit und Datenschutz gewährleisten

Belege enthalten häufig sensible Kundendaten – etwa Kreditkartennummern, Namen oder Adressen. Bei der Verarbeitung solcher Informationen müssen Unternehmen die Vorgaben der DSGVO einhalten. Andernfalls drohen bei Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen Bußgelder von bis zu 2 % des Jahresumsatzes.

Belegscanner-Software kann sensible Datenfelder wie personenbezogene Informationen (PII) automatisch erkennen und diese per Datenmaskierung ausblenden oder vollständig anonymisieren. So unterstützt sie Unternehmen dabei, geltende Datenschutzanforderungen wie die DSGVO oder HIPAA zuverlässig einzuhalten.

Fazit

Die Auswahl der passenden Belegscanner-Software hängt maßgeblich von den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens ab. Faktoren wie Integrationsfähigkeit, Automatisierungsgrad, Compliance-Anforderungen und Budget spielen dabei eine zentrale Rolle.

Für Unternehmen, die eine ganzheitliche Lösung zur digitalen Verwaltung von Ausgaben, Kreditkarten und Belegen suchen, bietet Klippa SpendControl eine besonders leistungsfähige und zugleich benutzerfreundliche Plattform. Die Kombination aus präziser OCR, intelligenter Dublettenerkennung, individuellen Freigaberegeln und Multi-Währungsunterstützung macht SpendControl zu einer idealen Lösung für wachsende mittelständische Unternehmen sowie international tätige Organisationen.

Wenn der Fokus auf hochperformanter Dokumentenverarbeitung mit KI-gestützter Datenextraktion liegt, ist Klippa DocHorizon eine exzellente Wahl. Die Lösung lässt sich flexibel in bestehende Systeme integrieren und unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung komplexer Dokumentenprozesse.

Zoho Expense und Expensify sind solide Optionen für Unternehmen, die ein Cloud-basiertes Tool für Spesen- und Reisekostenabrechnung mit guter OCR und mobilen Freigabefunktionen benötigen. Besonders geeignet für Organisationen, die bereits Teil des jeweiligen Software-Ökosystems sind.

QuickBooks Self-Employed, Wave Receipts und Neat richten sich primär an Selbstständige und kleine Betriebe mit grundlegenden Anforderungen an Belegerfassung und Kostenmanagement.

Dext Prepare überzeugt durch tiefe Buchhaltungsintegration und eignet sich besonders für Steuerberater und Unternehmen mit hohem Belegvolumen. CamScanner hingegen ist eher als ergänzendes Mobil-Tool zu betrachten, nicht als eigenständige Lösung im B2B-Umfeld.

Unsere Empfehlung:

Wenn Sie Ihre Belegerfassung nicht nur digitalisieren, sondern in einen vollautomatisierten und auditfähigen Finanzprozess überführen möchten, sind Klippa SpendControl und Klippa DocHorizon zwei der leistungsstärksten und flexibelsten Lösungen am Markt.

FAQ