Immer mehr Unternehmen automatisieren täglich ihre Geschäftsprozesse, insbesondere ihr Ausgabenmanagement. Und das sollten sie auch. Laut unserer eigenen Studie, die von einem externen Forschungsinstitut durchgeführt wurde, halten 38 % der Mitarbeiter die manuelle Eingabe und Bearbeitung von Ausgaben für langweilig.
Mehr als jeder Sechste gibt an, dass er sich davor scheut, dies tun zu müssen. Mitarbeiterzufriedenheit hat jedoch einen direkten Einfluss auf die Leistung der Mitarbeiter und damit auf die Leistung des Unternehmens.
Hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt zu einem höheren Produktivitätsniveau. Wenn es Ihnen also wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und die Produktivität hoch bleibt, sollten Sie eine Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung in Betracht ziehen. Aber wie funktioniert dieser Prozess?
Der traditionelle Prozess
Spesenabrechnungen sind im Wesentlichen von Arbeitnehmern vorgestreckte Betriebsausgaben. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter Geld schuldet. Bedeutet dies nicht auch, dass der Erstattungsprozess so reibungslos wie möglich ablaufen sollte?
Wenn Sie ausgehen und die Getränke Ihrer Freunde bezahlen, wollen Sie doch auch nicht einen Monat warten, bis sie Ihnen das Geld zurückzahlen, oder? Warum also warten Arbeitgeber oft einen Monat oder manchmal sogar länger? Unseren eigenen Daten zufolge erhält fast jeder fünfte niederländische Arbeitnehmer nicht einmal eine Rückerstattung.
Beim herkömmlichen Spesenmanagement sind physische Belege (Quittungen) für Ausgaben erforderlich. Mitarbeiter müssen sich die Zeit nehmen, ein Formular auszufüllen und den Ort, den Händler, die Transaktion und den ausgegebenen Betrag zu notieren.
Die Anträge müssen dann von einem oder mehreren Managern genehmigt und von einem Mitarbeiter der Finanzabteilung bearbeitet werden.
Stellen Sie sich die unzähligen Stunden vor, die für diesen Papierkram aufgewendet werden, und wie fehleranfällig es ist. Formulare bleiben auf dem Schreibtisch liegen, gehen verloren oder werden falsch ausgefüllt.
Vorteile einer digitalen Kostenlösung
Zum Glück gibt es automatisierte Lösungen für die Spesenabrechnung. Durch die Automatisierung der Spesenabrechnungen können Sie die lästigsten Aspekte der Bearbeitung von Spesenabrechnungen eliminieren.
Die Papierabrechnung wird durch eine App ersetzt, die den Benutzer durch jeden einzelnen Antrag führt. Mit Apps können Mitarbeiter und Finanzteams in der Regel bis zu 70 % der Bearbeitungszeit einsparen – und so geht’s.
Mitarbeiter können die gescannten Belege direkt mit ihren Smartphones hochladen, während die Software zur Verwaltung der Ausgaben automatisch Daten daraus extrahiert (z. B. Händler, Betrag und Mehrwertsteuer).
Die Vorgesetzten werden sofort benachrichtigt und können die neue Ausgabe genehmigen oder ablehnen. Wenn sie genehmigt sind, werden die Ausgaben an den Finanzkontrolleur weitergeleitet. Dieser prüft lediglich, ob die Angaben korrekt sind, stimmt sie mit der Quittung ab und bearbeitet sie dann mit einem Klick. Es gibt nichts hinzuzufügen, und es ist keine Dateneingabe erforderlich!
Werden Unstimmigkeiten oder Betrug festgestellt, wird der zuständige Vorgesetzte automatisch benachrichtigt. Sobald alle Belege eingereicht sind, können Mitarbeiter innerhalb weniger Minuten direkt einen Kostenerstattungsantrag erstellen.
Was sonst stundenlanges Zusammenstellen und Einreichen erfordert hätte, ist nun mit wenigen Klicks erledigt. Und das mit deutlich weniger Fehlern.
Etwa eins von fünf manuellen Spesenabrechnungen wird mit Fehlern eingereicht. Falls Sie die Fehler überhaupt bemerken, wird ihre Behebung Ihr Unternehmen eine Menge Geld kosten.
Da Automatisierungssoftware Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Kostenabrechnung führt, ist es viel schwieriger, Fehler zu übersehen. Diese Software basieren auf OCR-Technologie, die Daten von Quittungen liest und sicherstellt, dass sie mit den Abrechnungen übereinstimmen.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung ist der Echtzeit-Überblick, den sie Unternehmen bietet. 57 % der Unternehmen vermissen einen Überblick über die Unternehmensausgaben. Das liegt zum Teil daran, dass sich die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter nur schwer vorhersagen lassen – man weiß nicht, was sie ausgegeben haben, bis die Abrechnungen eintreffen.
Mit Automatisierungssoftware können Mitarbeiter ihre Ausgaben jedoch in Echtzeit übermitteln, sodass die Finanzabteilung ein genaueres Bild erhält.
Was zu berücksichtigen ist
Natürlich beruhen Ausgabenprozesse auf Geschäftsregeln und Sie müssen Prüfprotokolle berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, um Ihren automatisierten Prozess richtig einzurichten.
Zuallererst ist es wichtig, Kostenrichtlinien oder eine Infrastruktur zu erstellen, damit der Prozess reibungslos funktioniert. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen, die Ihnen bei der Erstellung solider Richtlinien helfen.
- Können Sie die Ausgabenmanagement-Software in Ihr bestehendes ERP-System (Enterprise Resource Planning) integrieren? Wenn ja, wählen Sie einen Anbieter, der sich mit Ihrem ERP-Anbieter synchronisieren lässt.
- Möchten Sie Ausgaben mit einer Firmenkreditkarte integrieren?
- Wie viele Standorte hat Ihr Unternehmen und in welchem Umfang fließen Spesenabrechnungen über verschiedene Standorte?
- Wie viele Ebenen möchten Sie für die Genehmigung und Bearbeitung von Kosten verwenden?
- Wem möchten Sie welche Berechtigungsstufen erteilen? Wer ist in den Genehmigungsprozess einbezogen?
- Möchten Sie Ausgabenlimits für bestimmte Ausgaben festlegen?
- Welche Einzelposten sind für welche Ausgaben wichtig?
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Sobald Sie einen geeigneten Softwareanbieter gefunden haben und bereit sind, das System zu implementieren, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in die neue Arbeitsweise einführen und die Führungskräfte ermutigen, nicht konforme Ausgabenanträge zurückzuschieben.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die neue Software optimal nutzen, indem Sie die Daten regelmäßig analysieren, um ein Gefühl für Ausgabentrends zu bekommen und Möglichkeiten für weitere Kosteneinsparungen zu finden.
Wenn Sie auf der Suche nach einem Softwareanbieter für das Ausgabenmanagement sind, müssen Sie nicht lange suchen. Wir haben unsere eigene Kostenverwaltungslösung entwickelt, die derzeit mehr als 1000 Unternehmen dabei hilft, viel Zeit und Geld zu sparen.
Das Einreichen von Spesenabrechnungen dauert nur drei Sekunden, das Genehmigen weitere zehn – rechnen Sie also mit enormen Einsparungen!
Wenn Sie weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie gerne einen unserer Experten oder vereinbaren Sie unten eine kostenlose Demo.