Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Pässe verarbeitet, zum Beispiel bei Hotel Check-ins, an Flughafengates, bei der Eröffnung von Bankkonten oder beim Onboarding von Mitarbeitern, wissen Sie, dass manuelle Dateneingabe oft sehr langsam ist.
Jede Minute, die damit verbracht wird, Namen, Daten und Passnummern einzutippen, fehlt für den Kundenservice. Manuelle Eingaben bieten außerdem Raum für kleine Fehler. Solche Fehler können schnell zu großen Problemen werden.
Diese Fehler sind nicht nur ärgerlich. Sie können zu Verstößen gegen Compliance-Vorgaben, zu fehlerhaften Datensätzen, zu verzögerten Genehmigungen und sogar zu einem Reputationsschaden führen. Bereits eine einzige falsche Ziffer in einer Passnummer kann eine KYC-Prüfung behindern, Reisevorbereitungen verlangsamen oder regulatorische Warnsignale auslösen. In Branchen, in denen Genauigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit entscheidend sind, wird die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zunehmend zu einem Risiko.
Dank Fortschritten in der optischen Zeichenerkennung (OCR) und in der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) können Sie Passdaten jetzt automatisch in Sekunden erfassen. KI-gestützte Systeme, die gedruckten Text, mehrere Sprachen und maschinenlesbare Zonen (MRZ) lesen können, machen manuelle Eingaben überflüssig. Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, höhere Genauigkeit und ein reibungsloseres Erlebnis für Ihre Kunden und Ihr Team.
Wichtige Erkenntnisse
- Automatisierte Erfassung von Passdaten nutzt OCR und KI, um Details wie Namen, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit und Passnummern in Sekunden zu erfassen.
- Funktionen zur Betrugserkennung helfen, manipulierte oder gefälschte Dokumente zu erkennen, bevor sie verarbeitet werden.
- Automatisierung verbessert Geschwindigkeit, Genauigkeit, Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Branchen wie Reise, Banken, staatliche Dienstleistungen und Mitarbeiter-Onboarding.
- Integration über API oder SDK ermöglicht es, erfasste Daten direkt in bestehende Systeme wie CRM-Plattformen, Buchungssoftware oder KYC-Tools zu übertragen.
Was versteht man unter dem automatischen Erfassung der Reisepass-Daten?
Das automatische Erfassen von Passdaten ist der Prozess, bei dem OCR und KI genutzt werden, um Informationen aus Pässen ohne manuelle Dateneingabe zu lesen und zu erfassen. Gedruckter Text und die maschinenlesbare Zone (MRZ) auf der Passfoto-Seite werden in strukturierte, nutzbare Daten umgewandelt – in Sekunden.
Diese Technologie ist dafür ausgelegt, mit Pässen aus allen Ländern, in mehreren Sprachen und mit unterschiedlichen Layouts zu arbeiten. KI-gestützte Modelle können Daten mit hoher Genauigkeit erkennen, interpretieren und bereitstellen. Häufig erfasste Felder sind der vollständige Name des Inhabers, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passnummer und Ablaufdatum.
Die erfassten Informationen können automatisch überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen und internen Anforderungen entsprechen. Nach der Prüfung können sie nahtlos in Systeme wie CRM-Software, KYC-Verifizierungsplattformen, Buchungstools oder HR-Datenbanken integriert werden. Dies spart Zeit und stellt zugleich die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit in jedem Schritt sicher.
Wie die Erfassung von Daten aus Reisepässen funktioniert
Die automatisierte Erfassung von Passdaten kombiniert OCR-Technologie mit KI-gestützter intelligenter Dokumentenverarbeitung, um Informationen schnell und genau zu extrahieren. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:
1. Bilderfassung
Der Prozess beginnt mit dem Erfassen eines klaren digitalen Bildes des Passes. Die Bilderfassung kann mit einem Dokumentscanner, einer Smartphone-Kamera oder einem Self-Service-Kiosk erfolgen. Sowohl die Fotoseite des Passes als auch die maschinenlesbare Zone (MRZ) müssen sichtbar sein, um eine vollständige Datenerfassung sicherzustellen.
2. Optische Zeichenerkennung (OCR)
OCR-Software scannt das Bild und wandelt sichtbaren Text in digitale Zeichen um. Im Gegensatz zu standardmäßiger OCR sind passspezifische Systeme darauf trainiert, spezielle Schriftarten, mehrere Sprachen und den zweizeiligen MRZ-Code am unteren Rand der Passfoto-Seite zu verarbeiten.
3. Datenanalyse und Strukturierung
Der extrahierte Text wird in strukturierte Felder aufgeteilt, wie Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Passnummer und Ablaufdatum. Die Formatierung wird standardisiert, sodass die Daten sofort für nachgelagerte Prozesse nutzbar sind.
4. Betrugserkennung und Dokumentenprüfung
Fortschrittliche Systeme können Anzeichen von Fälschung, Manipulation oder abgelaufenen Dokumenten erkennen. Dazu gehört die Überprüfung der Konsistenz des MRZ-Codes, das Erkennen von Abweichungen zwischen gedruckten und codierten Daten sowie das Feststellen verdächtiger Bildänderungen. KI-Algorithmen können möglichen Betrug kennzeichnen, der manuell überprüft wird, um vor der Freigabe eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.
5. Validierung und Genauigkeitsprüfung
Automatisierte Validierungsalgorithmen stellen sicher, dass Datenfelder korrekt und logisch sind. Beispiele sind die Überprüfung, ob das Ablaufdatum in der Zukunft liegt, ob die Passnummer den erwarteten Mustern entspricht und ob MRZ-Codes die Prüfsummen bestehen.
6. Systemintegration
Nach der Validierung können die Passdaten per API direkt in Geschäftssysteme wie CRM-Plattformen, Buchungssysteme, HR-Software oder KYC-Prüfungstools übertragen werden. So ist die Information sofort dort verfügbar, wo sie benötigt wird.
Das bringt die automatisierte Datenerfassung aus Reisepässen
Die Einführung der automatisierten Erfassung von Reisepässen und Personalausweisen bietet Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile, die über reine Zeitersparnis hinausgehen. Durch den Einsatz von OCR und KI-gestützter intelligenter Dokumentenverarbeitung können Sie gleichzeitig die betriebliche Effizienz, die Sicherheit und die Compliance verbessern.
- Schnellere Verarbeitung: Automatisierte Systeme können Passdaten in Sekunden erfassen und strukturieren. So kann sich das Personal auf kundenorientierte Aufgaben statt auf wiederholte manuelle Eingaben konzentrieren. Dies ist besonders wertvoll in Umgebungen mit hohem Volumen wie Flughäfen, Hotels und bei Online-KYC-Prozessen.
- Höhere Genauigkeit: KI-gestützte OCR liest gedruckten und maschinenlesbaren Text präzise und minimiert Fehler durch menschliche Eingabe. So werden Angaben wie Namen, Daten und Passnummern genau so erfasst, wie sie im Dokument stehen.
- Verringertes Betrugsrisiko: Eingebaute Funktionen zur Betrugserkennung prüfen auf Anzeichen von Manipulation, gefälschte MRZ-Codes oder abweichende Datenfelder. Diese automatischen Prüfungen helfen dabei, verdächtige Dokumente zu erkennen, bevor sie in Ihren Arbeitsablauf gelangen, und fügen eine starke Sicherheitsebene hinzu.
- Sicherstellung der Compliance: Wenn Daten von Anfang an korrekt erfasst und validiert werden, können Sie gesetzliche Vorgaben wie KYC (Know Your Customer), AML (Anti-Money Laundering) und DSGVO einhalten. Dies senkt das Risiko von Geldstrafen oder Betriebsausfällen.
- Kosteneinsparungen: Weniger manuelle Dateneingabe reduziert Personalkosten und verringert Verluste durch falsche oder fehlende Informationen. Langfristig macht dies die Automatisierung zu einer kosteneffizienten Investition.
- Nahtlose Integration: Lösungen zur automatisierten Erfassung von Passdaten verfügen oft über leicht nutzbare APIs, die sich mit Buchungssystemen, CRM-Plattformen, HR-Software oder Verifizierungstools verbinden. So fließen die erfassten Daten direkt in Ihre bestehenden Prozesse, ohne zusätzlichen Aufwand.
Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen
Das automatisierte Erfassen von Daten ist nicht auf einen bestimmten Geschäftstyp beschränkt. Die Flexibilität von OCR und KI-gestützter Dokumentenverarbeitung ermöglicht den Einsatz in vielen Branchen, in denen eine Identitätsprüfung oder ein Kunden-Onboarding erforderlich ist.
Reise und Gastgewerbe
Hotels, Resorts und Kreuzfahrtlinien können den Check-in beschleunigen, indem sie Gästedaten aus Pässen sofort erfassen. Dies verkürzt die Wartezeiten an der Rezeption und verbessert die Kundenerfahrung. In Flughäfen können automatisierte Passerfassungskioske für schnelleres Boarding und zügigere Abfertigung in der Einreise sorgen.
Bankwesen und Finanzdienstleistungen
Banken und Fintech-Unternehmen benötigen eine präzise Identitätsprüfung, um KYC- und AML-Vorgaben einzuhalten. Automatisierte Passverarbeitung ermöglicht ihnen, neue Kunden schnell zu registrieren, während sichere und konforme Datensätze erhalten bleiben.
Behördliche Dienstleistungen
Abteilungen, die Visumanträge, Aufenthaltstitel oder Staatsbürgerschaftsanträge bearbeiten, können Dokumente schneller und mit weniger Fehlern verarbeiten. Die automatisierte Erfassung unterstützt zudem den sicheren Umgang mit sensiblen Daten in Übereinstimmung mit nationalen Vorschriften.
Personalwesen und Mitarbeiter-Onboarding
Unternehmen, die internationale Mitarbeiter einstellen, können die Passdatenerfassung in ihre Onboardingprozesse integrieren. Dies hilft, Identitäten zu prüfen, die Arbeitsberechtigung zu bestätigen und Mitarbeiterakten korrekt in HR-Systemen zu speichern.
Autovermietung und Mobilitätsdienste
Fahrzeugvermieter und Plattformen für geteilte Mobilität können die automatisierte Passdatenerfassung nutzen, um die Identitätsprüfung ihrer Kunden zu vereinfachen. Das macht den Mietprozess reibungsloser und sicherer.
So setzen Sie automatisierte Reisepassdatenerfassung in Ihrem Unternehmen um
Die Einführung einer automatisierten Erfassung in Ihren Betrieb ist einfach, wenn Sie die richtigen Schritte befolgen. Hier ist ein Ansatz, der sicherstellt, dass Sie volle Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit erhalten.
1. Anforderungen festlegen
Listen Sie die Felder und Datenpunkte auf, die Sie aus Reisepässen oder Personalausweisen erfassen müssen. Überlegen Sie, ob Sie OCR-Unterstützung für mehrere Sprachen benötigen und ob das MRZ-Auslesen für Ihre Arbeitsabläufe entscheidend ist.
2. Zuverlässige OCR- und IDP-Lösung auswählen
Wählen Sie eine passspezifische OCR-Engine mit nachgewiesener Genauigkeit für gedruckten Text und MRZ-Codes. Achten Sie auf Lösungen mit Betrugserkennung, integrierten Compliance-Prüfungen und einfachen Integrationsmöglichkeiten.
3. Datenfluss planen
Legen Sie fest, wie die erfassten Daten in Ihre bestehenden Systeme übertragen werden, zum Beispiel in CRM-Plattformen, HR-Software, Buchungstools oder KYC-Verifizierungsdienste.
4. Integration über API oder SDK
Nutzen Sie sichere APIs oder Software Development Kits, um die OCR-Lösung mit Ihren Geschäftsanwendungen zu verbinden. So wird der Datentransfer nahtlos und automatisiert, ohne manuelles Eingreifen.
5. Tests unter realen Bedingungen durchführen
Führen Sie Tests mit Pässen aus verschiedenen Ländern, in verschiedenen Sprachen und bei unterschiedlicher Beleuchtung durch. So können Sie die Systemleistung bestätigen, bevor Sie vollständig starten.
6. Team schulen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie verstehen, wie der Erfassungsprozess abläuft, wie wichtig Betrugsprüfungen sind und wie Ausnahmen oder Fehler behandelt werden.
7. Laufende Compliance sicherstellen
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse, um auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze wie der DSGVO oder landesspezifischer Vorschriften zur Identitätsprüfung zu bleiben.
Erfolgsgeschichte eines Kunden: Wie SeedBlink die Passverarbeitung für KYC automatisierte
SeedBlink (ehemals Symbid) ist eine führende europäische Investmentplattform, die Start-ups mit Investoren verbindet. Im Rahmen seiner Geschäftsabläufe muss SeedBlink strenge KYC-Prüfungen durchführen, um die Einhaltung von Finanzvorschriften sicherzustellen. Dazu gehört die Verarbeitung einer großen Anzahl von Ausweisdokumenten.
Während einer großen Finanzierungskampagne für eine Gesundheitseinrichtung führte ein Anstieg an Pass-Einreichungen dazu, dass die manuelle Verarbeitung langsam, ressourcenintensiv und fehleranfällig wurde. Die IT-Abteilung von SeedBlink erinnert sich:
„Die Lösung von Klippa war genau das, was wir brauchten, um unsere KYC-Prozesse zu skalieren, ohne bei Geschwindigkeit oder Sicherheit Kompromisse einzugehen. Sie hat dafür gesorgt, dass unsere Finanzierungskampagnen reibungsloser und effizienter ablaufen.“
Durch die Integration von Klippa DocHorizon über eine RESTful API konnte SeedBlink innerhalb von Sekunden wichtige Passdetails erfassen und die Dokumente im gleichen Arbeitsablauf verarbeiten – ganz ohne manuelle Eingabe. Das System von Klippa stellte sicher, dass keine sensiblen Daten gespeichert wurden. Alle Eingaben und Ausgaben wurden sofort nach der Verarbeitung gelöscht, um die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen.
Messbare Ergebnisse:
- 80 % schnellere Passverarbeitung, wodurch Mitarbeiter für Aufgaben mit höherem Wert verfügbar werden
- Verbesserte Compliance und Sicherheit, Erfüllung strenger KYC-Anforderungen ohne Speicherung personenbezogener Daten
- Verbesserte Kundenerfahrung, sodass Investoren ohne Verzögerungen aufgenommen werden können
- Betriebskosteneinsparungen durch weniger manuelle Dateneingabe
Die vollständige SeedBlink-Fallstudie können Sie hier lesen, um zu erfahren, wie die Technologie von Klippa ihre KYC-Arbeitsabläufe verändert hat.
Optimieren Sie die Erfassung aus Ausweisdokumenten mit Klippa
Manuelle Dateneingabe aus Ausweisdokumenten verlangsamt Ihre Abläufe, erhöht das Fehlerrisiko und setzt Sie möglichen Compliance-Problemen aus. Mit automatisierter Datenerfassung aus Ausweisdokumenten können Sie Dokumente in Sekunden verarbeiten, die Echtheit prüfen und Ihr Unternehmen absichern, während Sie Ihren Kunden ein reibungsloses Erlebnis bieten.
Die IDP-Lösungen von Klippa kombinieren fortschrittliche OCR-Technologie, Betrugserkennung und compliancegerechte Arbeitsabläufe, um die Datenerfassung aus Ausweisdokumenten mit außergewöhnlicher Genauigkeit zu erledigen. Unsere Systeme können gedruckten Text lesen, MRZ-Codes entschlüsseln und mit mehreren Sprachen arbeiten, alles in einer sicheren, DSGVO-konformen Umgebung.
Die Integration ist dank unserer leistungsstarken API einfach. So können Daten aus Ausweisdokumenten direkt in Ihre bestehenden CRM-Plattformen, Buchungstools, HR-Systeme oder KYC-Prüfsoftware fließen. Das bedeutet, dass Sie nahezu sofort Zeit sparen und Fehler reduzieren können.
Bereit, die manuelle Dateneingabe aus Ausweisdokumenten abzuschaffen? Erfahren Sie, wie Klippa Ihrem Unternehmen hilft, Daten schneller, genauer und sicherer zu erfassen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um unsere Lösungen kennenzulernen und in Aktion zu sehen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Was ist die automatisierte Datenerfassung aus Reisepässen?
Die automatisierte Datenerfassung aus Reisepässen ist der Prozess, bei dem OCR (Optical Character Recognition) und KI genutzt werden, um Informationen aus Pässen ohne manuelle Dateneingabe zu extrahieren. Dabei werden sowohl gedruckte Details als auch die maschinenlesbare Zone (MRZ) gelesen und in strukturierte, nutzbare Daten umgewandelt – in Sekunden.
2. Wie extrahiert OCR Daten aus Reisepässen?
OCR scannt ein digitales Bild und wandelt sichtbaren Text in maschinenlesbare Daten um. Spezielle OCR-Systeme für Reisepässe sind darauf trainiert, unterschiedliche Schriftarten, mehrere Sprachen sowie MRZ-Codes präzise zu erkennen und zu verarbeiten.
3. Welche Datenarten können automatisch aus einem Pass erfasst werden?
Automatisierte Systeme können Felder wie Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Passnummer und Ablaufdatum erfassen. Erweiterte Lösungen beinhalten oft auch eine Betrugserkennung, um die Echtheit des Passes sicherzustellen.
4. Kann die automatische Datenerfassung aus Ausweisdokumenten gefälschte Dokumente erkennen?
Ja, fortschrittliche Lösungen können eine Dokumentenprüfung durchführen, indem sie die Konsistenz des MRZ-Codes mit den gedruckten Angaben prüfen, verdächtige Änderungen erkennen und den Code des Ausstellungslandes verifizieren. So lassen sich potenziell gefälschte Reisepässe identifizieren, bevor sie in den Arbeitsablauf gelangen.
5. Ist die automatische Datenerfassung aus Reisepässen sicher?
Wenn sie korrekt implementiert wird, ist sie sehr sicher. Führende Lösungen wie die von Klippa verarbeiten Passdaten in verschlüsselten Umgebungen, erfüllen die DSGVO und andere relevante Vorschriften und beschränken den Zugriff auf autorisierte Benutzer.
6. Welche Branchen profitieren am meisten von der automatischen Erfassung von Ausweisdokumenten?
Branchen wie Reise, Gastgewerbe, Banken, staatliche Behörden, HR-Onboarding und Mobilitätsdienste profitieren besonders. Jeder Bereich, der viele Ausweisdokumente verarbeitet, kann durch Automatisierung Geschwindigkeit, Genauigkeit und Compliance verbessern.
7. Wie lange dauert die Verarbeitung eines Passes mit Automatisierung?
In den meisten Fällen dauert die Verarbeitung eines einzelnen Reisepasses vom Bild-Scan bis zur Systemintegration nur wenige Sekunden.
8. Wie kann ich die automatische Passdatenerfassung in meine Geschäftssysteme integrieren?
Die Integration erfolgt über sichere APIs oder SDKs der gewählten Lösung. So können Passdaten automatisch in Systeme wie CRM-Plattformen, Buchungstools, HR-Software oder KYC-Prüfdienste übertragen werden, ganz ohne manuelle Eingabe.