Heutzutage haben zahlreiche Unternehmen mit großen Mengen an Rechnungen zu tun. Viele dieser Unternehmen haben bereits digitale Rechnungsverwaltungsprozesse in ihrer Organisation eingeführt.
Eine große Anzahl von Unternehmen, vor allem im KMU-Segment, hat jedoch immer noch Schwierigkeiten aufgrund mangelnder Automatisierung. Untersuchungen zeigen zum Beispiel, dass 89 % der KMU immer noch Rechnungen auf Papier erhalten. Außerdem verwenden 86 % immer noch manuelle Verfahren für die Eingabe von Rechnungsdaten.
Diese Statistiken zeigen, dass es noch viel Raum für Verbesserungen gibt, den Unternehmen nutzen können. Eine ausgefeilte Rechnungsverwaltung kann diesen Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugutekommen.
In diesem Blog werden wir uns ausführlich mit der Rechnungsverwaltung selbst befassen und erörtern, warum es so wichtig ist und welche Bedeutung und Möglichkeiten die Automatisierung Ihrer Rechnungsmanagementprozesse hat.
Schließlich stellen wir Ihnen unsere Lösung zur Verfügung, mit der Sie Ihre Rechnungsverwaltungsprozesse problemlos automatisieren und sich von den übrigen 86 % der Unternehmen abheben können, die keine modernen Dateneingabetechniken nutzen.
Rechnungsverwaltung, was ist das?
Kurz gesagt, umfasst die Rechnungsverwaltung den gesamten Prozess der Verfolgung und Bezahlung von Rechnungen, die von Lieferanten eingehen. Manchmal wird auch der Begriff “Rechnungsverarbeitung” für die Rechnungsverwaltung verwendet.
Der traditionelle Prozess der Rechnungsverwaltung besteht aus einigen wenigen Schritten:
- Eine Rechnung wird empfangen
- Die Angaben auf der Rechnung werden zur Genehmigung geprüft
- Nach der Genehmigung wird der ausstehende Rechnungsbetrag an den Lieferanten gezahlt
- Die Zahlung wird für Buchhaltungszwecke erfasst
In der Theorie scheint der Prozess relativ einfach zu sein, in der Praxis ist dies jedoch nicht der Fall. So kommt es beispielsweise häufig vor, dass Rechnungen nicht direkt an die Finanz- oder Kreditorenabteilung des Unternehmens geschickt werden. Ein beliebiger Mitarbeiter im Unternehmen erhält eine Rechnung und leitet sie zur Prüfung an die Finanz- oder Kreditorenabteilung weiter.
Während des Validierungsprozesses kann ein Mitarbeiter des Rechnungsprüfungsteams dann Fehler in der eingereichten Rechnung entdecken. In diesem Fall schickt er die Rechnung an die zuständige Person im Unternehmen zurück. Dieser Mitarbeiter sendet die Rechnung dann an den Lieferanten zurück und weist auf die zu verbessernden Punkte hin. Der Lieferant legt dann eine überarbeitete Rechnung vor, die wiederum zur Prüfung an die Finanzabteilung weitergeleitet wird.
In anderen Fällen könnten Unternehmen eine zusätzliche Validierung durch ein Mitglied der Geschäftsleitung verlangen. Die Rechnung sollte dann weitergeleitet und von einer weiteren Person validiert werden (z. B. weil der Rechnungsbetrag einen bestimmten Schwellenwert überschreitet), wodurch der Prozess um eine zusätzliche Autorisierungsebene erweitert wird.
Wenn eine Rechnung keine Fehler enthält, wird sie ohne Probleme an den Auszahlungsprozess weitergeleitet. Die Zahlung muss jedoch noch vorgenommen und in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens eingegeben werden. Dieser Vorgang kann je nach Buchhaltungsverfahren des Unternehmens manuell oder automatisch durchgeführt werden.
Diese zusätzlichen Schritte können den Prozess der Rechnungsverwaltung in der Praxis viel schwieriger machen, als er in der Theorie erscheint. Daher ist ein ausgeklügeltes Verfahren zur Rechnungsverwaltung erforderlich, um den Prozess zu erleichtern.
Im nächsten Teil werden wir die Bedeutung der Rechnungsverwaltung erörtern und die wichtigsten Vorteile hervorheben.
Warum ist die Rechnungsverwaltung wichtig?
Die Rechnungsverwaltung ist für Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechnungen pünktlich und korrekt bezahlen. Eine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung kann aus verschiedenen Gründen wichtig sein, unter anderem:
- Einblicke gewähren – Heutzutage erhalten Unternehmen eine große Anzahl von Rechnungen. Das macht es schwer, den Überblick über deren Herkunft, Status und Genehmigungen zu behalten. Eine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung verbessert daher den Rechnungsprozess und bietet mehr Einblick in den aktuellen Rechnungsstatus. Außerdem kann die Rechnungsverwaltung dabei helfen, Daten zu sammeln und zu nutzen, um das Geschäft zu analysieren.
- Verbesserung des Cashflows – Eine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung verbessert den Cashflow, indem sie sicherstellt, dass Zahlungen pünktlich erfolgen, was dazu beitragen kann, Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden und den Ruf des Unternehmens bei den Verkäufern zu verbessern.
- Erleichterung des Steuerverfahrens – Die Rechnungsverwaltung trägt zu einem reibungslosen Steuerverfahren bei. So kann es beispielsweise die Dokumentation und Archivierung von Rechnungen korrekt abbilden, was für die ordnungsgemäße Durchführung von Steuerverfahren und die Aufrechterhaltung der Kontrolle wichtig ist.
- Verbesserung der Bestandsverwaltung – Neben den steuerlichen Verfahren kommt die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Rechnungen auch der Regulierung Ihres Bestands zugute. Dadurch wird sichergestellt, dass alle bestellten Produkte oder Dienstleistungen mit den Rechnungen im Verwaltungssystem übereinstimmen.
Warum sollten Sie Ihre Rechnungsverwaltung automatisieren?
Herkömmliche Methoden der Rechnungsverwaltung können mühsam sein und bringen verschiedene Nachteile mit sich, z. B. Fehler bei der Dateneingabe, lange Bearbeitungszeiten und mangelnde Konformität. Seitdem die Rechnungsverwaltung automatisiert ist, profitieren Unternehmen von den damit verbundenen Vorteilen hinsichtlich Effizienz und Effektivität.
Die Automatisierung der Rechnungsverwaltung bezieht sich auf die Verfolgung, Verwaltung und Verarbeitung Ihrer Rechnungen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. Die Rechnungsdaten werden automatisch aus den Rechnungen extrahiert und mit Ihrem bestehenden ERP-System synchronisiert.
Die Automatisierung der Rechnungsverwaltung bringt verschiedene Vorteile für ein Unternehmen mit sich, darunter:
- Schnellere Bearbeitung von Rechnungen
- Niedrigere Betriebskosten
- Verringerung von Fehlern
- Verbesserte Kontrolle und Einhaltung von Vorschriften
- Verhinderung von Betrug
- Verbesserte Archivverwaltung
- Erhöhte Umweltfreundlichkeit
- Unterstützung der Finanz- und Leistungsberichterstattung
Schnellere Bearbeitung von Rechnungen
Wie bereits erwähnt, kann der Genehmigungsprozess von Rechnungen viele Schritte umfassen, insbesondere wenn man bedenkt, dass der Empfänger der Rechnung oft nicht die Person ist, die sie prüft. Eine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung kann die Dauer des Genehmigungsprozesses minimieren und seine Effizienz verbessern. Durch die Automatisierung der Rechnungsverwaltung kann die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich verkürzt werden.
Darüber hinaus beschleunigt die Automatisierung auch den Dateneingabeprozess, indem sie Daten automatisch aus Rechnungen extrahiert und in die entsprechenden Felder des Buchhaltungssystems einträgt. Dies kann Zeit sparen, die sonst für die manuelle Dateneingabe verwendet werden müsste.
Niedrigere Betriebskosten
Die Rechnungsverwaltung sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter ihr Potenzial voll ausschöpfen können. So müssen Mitarbeiter weniger sich wiederholende Aufgaben bei der Rechnungsbearbeitung übernehmen, da diese Prozesse häufig durch moderne Datenextraktionstechnologien gesteuert werden. Mühsame Dateneingaben gehören damit der Vergangenheit an, und die Kosten werden deutlich gesenkt.
Reduzierung von Fehlern
Ein weiterer Nachteil der herkömmlichen Rechnungsverwaltung sind menschliche Fehler. Wie bereits erwähnt, können Fehler in Rechnungen den Rechnungsprozess erheblich verlängern, da die Rechnung im Validierungsprozess zurückgesetzt werden muss.
Durch die Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses werden menschliche Fehler durch manuelle Dateneingabe minimiert. Dadurch verringert sich das Risiko falscher Daten und von Fehlern im Zahlungsprozess. Auf diese Weise vermeiden Sie, zu spät oder an den falschen Lieferanten zu zahlen.
Verbesserte Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften
Eine automatisierte Rechnungsverwaltung verbessert auch die Kontrolle und die Einhaltung der Vorschriften, da sie Ihrem Unternehmen eine sichere Aufbewahrung der Rechnungen ermöglicht. Für eine ordnungsgemäße Rechnungsverwaltung ist es wichtig, dass Ihre Dateien nicht beschädigt oder auf andere Weise gefährdet werden. Die Automatisierung des Prozesses und damit die digitale Speicherung Ihrer Daten schützt Sie vor diesen potenziellen Gefahren.
Betrugsvermeidung
Außerdem können Sie durch die digitale Verarbeitung von Rechnungen Finanzbetrug aufdecken. Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Betrüger die Zahlungsangaben auf einer Rechnung ändert, um Unternehmen zur Überweisung von Geld zu verleiten. Diese Art von Betrug kostet Unternehmen weltweit jährlich 42 Milliarden US-Dollar. Moderne Lösungen können dabei helfen, Betrug zu erkennen und zu verhindern und das Risiko, betrogen zu werden, zu minimieren.
Verbesserung der Archivverwaltung
Durch die Automatisierung der Rechnungsverwaltung wird nicht nur Betrug verhindert, sondern auch das Archivmanagement erheblich verbessert, da alle Rechnungen digital gespeichert werden und leicht zugänglich sind. Es besteht keine Notwendigkeit mehr für Stapel von Papierrechnungen und große Aktenschränke.
Erhöhte Umweltfreundlichkeit
Durch die Verringerung des Bedarfs an Papierrechnungen und traditionellen Archiven wird die Automatisierung der Rechnungsverwaltung auch zu einer umweltfreundlichen Lösung, da die Papierrechnungen durch digitale Dateien ersetzt werden.
Unterstützung der Finanz- und Leistungsberichterstattung
Wenn Sie alle Ihre Rechnungen an einem speziellen digitalen Ort aufbewahren, können Sie auch die Technologie nutzen, um Finanzdaten aus Rechnungen abzuleiten. Die Daten können zur Erstellung leistungsbezogener Berichte verwendet werden, die einen Einblick in die finanzielle Lage und Leistung Ihres Unternehmens geben.
Wie können Sie Ihre Rechnungsverwaltung automatisieren?
Nachdem wir die Hauptvorteile der Automatisierung Ihrer Rechnungsverwaltung erörtert haben, möchten Sie möglicherweise wissen, wie Sie Ihre eigenen Rechnungsverwaltungsprozesse automatisieren können.
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass es verschiedene Prozesse innerhalb der Rechnungsverwaltung gibt, die automatisiert werden können. Zum Beispiel können Sie den Prozess der Einreichung Ihrer Rechnungen, Rechnungsdatenerfassung und vieles mehr automatisieren.
Die Rechnungsdatenerfassung ist ein gängiger Prozess zur Automatisierung, der Ihrem Unternehmen viel Zeit und Kosten sparen kann. Dieser Prozess wird durch OCR-Technologie gesteuert. OCR ist eine Abkürzung für Optical Character Recognition, eine Technik, die Text in maschinenlesbare Daten umwandelt, indem sie Zeichen erkennt.
Aus praktischer Sicht kann OCR bei der Automatisierung der Rechnungsverwaltung eingesetzt werden, zum Beispiel durch die Digitalisierung von Papierrechnungen. Mit OCR-Technologie können Sie Ihre Papierrechnungen einfach in maschinenlesbare Daten umwandeln, zum Beispiel in strukturiertes CSV, XLSX oder JSON.
Wenn Sie von den Vorteilen der Automatisierung Ihrer Rechnungsverwaltung profitieren möchten, sind Sie bei uns genau richtig! Wir bieten ein All-in-One-Rechnungsverwaltungssystem namens Klippa SpendControl. SpendControl verwendet OCR zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen auf einfache Weise genau zu übermitteln, zu genehmigen und zu verarbeiten.
Darüber hinaus können Sie mit SpendControl Ihre Rechnungsverwaltung mit Ihrem bevorzugten Buchhaltungs- oder ERP-System synchronisieren. Auf diese Weise werden alle Rechnungsdaten automatisch extrahiert und in intelligente Buchungsvorschläge umgewandelt, die zum Versand bereit sind und Ihnen einige manuelle Arbeit ersparen.
Im nächsten Abschnitt werden wir näher auf die Lösungen eingehen, die wir anbieten, um Ihren Rechnungsmanagementprozess mit Klippa auf ein neues Level zu bringen!
Software zur Rechnungsverwaltung – Klippa SpendControl
Mit Klippa SpendControl können Sie Ihr Rechnungsverwaltungsprozess erheblich verbessern. Der einfache Workflow der Rechnungsbearbeitung mit SpendControl sieht wie folgt aus:
- Senden Sie die Rechnung über eine automatische Weiterleitung an Ihr Klippa-Postfach, laden Sie die Rechnung von Ihrem Desktop hoch oder scannen Sie Ihre Rechnung mit der Klippa-App von Ihrem mobilen Gerät aus.
- Unsere integrierte OCR-Technologie erkennt die Informationen auf Ihrer Rechnung und überträgt diese in Daten und passende Kategorien wie Betrag, Mehrwertsteuer usw.
- Nach der Einreichung wird die Rechnung an das entsprechende Firmenmitglied zur Genehmigung weitergeleitet, angetrieben von einem ausgeklügelten mehrstufigen Genehmigungsworkflow.
- Die Rechnung kann einfach über die mobile oder Webanwendung freigegeben werden.
- Die genehmigte Rechnung enthält alle Daten, die in Ihrem digitalen Buchhaltungsordner verarbeitet werden. Klippa bietet einen Buchhaltungsvorschlag für den Lieferanten, einschließlich eines Hauptbuchkontos, Mehrwertsteuercode, Betrag(e), Kostenstelle und Projekt.
Durch die Implementierung einer automatisierten Rechnungsverwaltung über Klippa SpendControl kann Ihr Unternehmen auf verschiedene Weise profitieren:
- Einfaches Einreichen und Genehmigen von Rechnungen über Web oder mobile Anwendung
- Eliminieren Sie manuelle Dateneingabeaufgaben dank der integrierten OCR-Technologie von Klippa
- Zeit und Kosten sparen dank OCR-Technologie
- Speichern Sie Ihre Rechnungen in einer sicheren, digitalen Umgebung, die Ihnen den Zugriff auf Ihre Rechnung von überall aus ermöglicht
- OCR-Technologie minimiert Fehler bei der Dateneingabe erheblich
- Betrugsprävention und Verbesserung Ihrer Konformität
- Implementieren Sie Ihre Rechnungsverwaltungsrichtlinie mithilfe intelligenter Geschäftsregeln und automatisieren Sie den Genehmigungsprozess
Die Automatisierung Ihrer Rechnungsverwaltungsprozesse kann ein enormes Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter darstellen und Ihnen einen erheblichen Geldbetrag sparen. Viele globale Unternehmen haben ihre Rechnungsverwaltung bereits über SpendControl automatisiert. Sie verarbeiten ihre Rechnungen jetzt bis zu 70 % schneller, senken die Fehlerquote um bis zu 95 % und haben die volle Kontrolle über ihre Verwaltung.
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