Mussten Sie schon einmal einen Stapel von PDF-Dateien anhand ihres Inhalts umbenennen? Den Inhalt prüfen, sie umbenennen und die Dateien neu organisieren? Wenn ja, haben Sie sich wahrscheinlich gefragt, ob es Möglichkeiten gibt, diesen Prozess einfacher und schneller zu gestalten.
Heutzutage sind PDF-Dateien eine der am häufigsten verwendeten Dateien für den Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Oft steht der Dateiname in keinem Zusammenhang mit dem Inhalt des Dokuments. Dies macht es sehr schwierig, Ihre Dokumente zu organisieren und bestimmte Dokumente zu identifizieren.
Zum Glück haben wir hier die perfekte Lösung für Sie. Mit einer Intelligent Document Processing Software (IDP-Software) können Sie Dateien auf der Grundlage ihres Inhalts umbenennen, Dateien schneller identifizieren und die benötigten Einblicke erhalten, ohne die Dateien überhaupt öffnen zu müssen.
Sind Sie gespannt, wie das funktioniert? Wir erklären Ihnen, warum es sinnvoll ist, PDF-Dateien umzubenennen, welche Herausforderungen die manuelle Umbenennung mit sich bringt und wie Klippa DocHorizon als echter “Datei Umbenenner”, diese mühsamen Aufgaben automatisieren kann.
Warum PDF-Dateien überhaupt umbenennen?
In der heutigen Geschäftswelt sind PDFs für die meisten Unternehmen das Dokumentformat der Wahl, da sie nicht bearbeitet werden können und praktisch sind.
Die Organisation einer großen Anzahl von PDF-Dateien in den Archiven Ihres Unternehmens oder in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann jedoch eine echte Herausforderung sein. Denn meist haben die Dateinamen nichts mit dem Inhalt des Dokuments zu tun.
Nehmen wir das Beispiel eines Kunden, der eine Rechnung im PDF-Format verschickt. Jede Organisation folgt einer anderen Vorgehensweise bei der Dateibenennung. Daher könnte der Kunde eine Rechnung mit dem Namen “Organisation A” senden, aber Organisation A möchte die Rechnung in “Rechnung – Organisation A – Oktober 2022” umbenennen.
Ein anderes Beispiel ist, wenn ein Unternehmen Ingenieure im Außendienst beschäftigt. Sie schicken oft Bilder oder Dokumente an die Zentrale, aber die Ingenieure haben keine Zeit, sich um die Dateinamen zu kümmern. In der Zentrale möchte man jedoch leicht erkennen können, worum es sich bei den Dateien handelt, also muss jemand im Backoffice die Dateien umbenennen. In der Regel geschieht dies auf der Grundlage einer bestimmten Dateibenennungskonvention.
Die Bedeutung klarer Dateibenennungskonventionen im Unternehmen
Eine ordentliche Dateibenennungskonvention sorgt für Struktur und hilft auch anderen, sich in Ihrer Arbeit zurechtzufinden und sie besser zu verstehen. Hier sind einige Beispiele für den Unterschied zwischen einer klaren Dateibenennungskonvention und einer nicht vorhandenen oder unklaren Dateibenennungskonvention:
Dateien, die eine einheitliche und klare Dateibenennungskonvention verwenden:
- 20220108_ABCProject_Designsheet_Johnson.pdf
- 20220110_ABCProject_Minutes_Sales_Meeting.pdf
- 20220202_ABCProject_Data_Sheet_Employee_Survey.pdf
- 20220227_ABCProject_DataAnalysis_John.pdf
- 20220420_ABCProject_Advisoryreport_Final.pdf
Dateien ohne Verwendung einer eindeutigen Dateibenennungskonvention:
- Data_sheet_2022
- Data_analysis
- Project design.pdf
- Advisory_report_Emma
- Minutes meeting Jan 22
Wenn Sie Ihre Dateien einheitlich benennen, verschaffen Sie sich einen Überblick über den Inhalt der Datei. Außerdem werden alle Dateien logisch organisiert.
Die Dateibenennungskonvention muss einige strenge Richtlinien enthalten, die innerhalb des genutzten Teams, vereinbart werden müssen. Es gibt einige grundlegende Richtlinien, die befolgt werden können, wie z. B. die Verwendung konsequenter Abkürzungen, die Vereinbarung, welche Komponenten enthalten sein müssen, und die Dokumentation dieser Entscheidungen.
Wenn sie jedoch nicht korrekt befolgt wird, kann die Konvention sehr schnell versagen und nicht mehr funktionieren.
Wenn das passiert, müssen Sie viele Dateien umbenennen, um die Namensstruktur und die Organisation der Dateien zu korrigieren. Im nächsten Abschnitt werden wir die beiden Möglichkeiten erörtern, wie Sie dies tun können.
Zwei Möglichkeiten zum Umbenennen von PDF-Dateien
Für die Umbenennung von PDF-Dateien haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Manuelles Umbenennen von PDFs
- Automatisches Umbenennen von PDFs
PDF-Dateien manuell umbenennen
Wenn Sie nur einige wenige PDF-Dateien haben, können Sie dies problemlos manuell erledigen. Und so funktioniert es:
1 – Suchen und wählen Sie die Ziel-PDF oder den Zielordner aus
2 – Prüfen Sie den Inhalt
3 – Klicken Sie auf das Symbol “Umbenennen” in der oberen rechten Ecke des PDF-Fensters.
4 – Geben Sie den neuen Namen ein und tippen Sie auf die Schaltfläche “Ändern”.
Dies scheint zwar die einfachste und leichteste Option zu sein, aber wenn Sie jede Woche Hunderte von Dateien umbenennen müssen, wird dies zu Ihrem schlimmsten Albtraum.
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit damit verschwendet wird, die Dokumente durchzugehen und sie einzeln zu prüfen. Jemand im Backoffice muss jede Datei öffnen, den Inhalt lesen, sie umbenennen und schließlich das Dokument in Ihrem DMS neu organisieren.
Außerdem ist die manuelle Umbenennung von PDF-Dateien fehleranfällig. Jemand könnte die vereinbarte Dateibenennungskonvention nicht richtig verwenden, was wiederum zu einer suboptimalen Organisation Ihres DMS führt.
PDF-Dateien automatisch umbenennen
Es ist sicher, dass die manuelle Umbenennung von PDFs nicht der ideale Weg ist, vor allem, wenn Sie viele Dokumente umbenennen müssen.
In diesem Fall ist der effizienteste Weg, PDFs umzubenennen und zu organisieren, die Verwendung einer IDP-Software.
Eine IDP-Lösung kann PDF-Dateien automatisch nach Inhalt umbenennen und bietet mit Hilfe von OCR- (Optical Character Recognition) und KI-Technologien eine Vielzahl weiterer Vorteile.
Mit IDP-Software können Sie Text in Dokumenten identifizieren und in maschinenlesbare Daten umwandeln. Diese Daten können dann zur Umbenennung der Datei verwendet werden. Die Software kann zum Beispiel das Datum, den Kundennamen und die Dokumentennummer auf dem Dokument erkennen und dem Dateinamen hinzufügen.
Darüber hinaus ist die IDP-Software in der Lage, große Mengen an nativen und nicht-nativen PDF-Dateien (z. B. gescannte PDF-Dateien) zu verarbeiten, was ein Zeitersparnis von bis zu 70 % bedeutet.
Die IDP-Software ist zweifelsohne die beste Option, wenn Sie viele PDF-Dateien in großen Mengen umbenennen müssen. Im nächsten Abschnitt werden wir die Funktionsweise der Software näher erläutern.
PDFs mit einer IDP-Lösung inhaltsbezogen umbenennen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wie bereits erwähnt, können IDP-Lösungen Ihnen dabei helfen, den Prozess der Umbenennung von PDF-Dateien auf der Grundlage des Inhalts zu automatisieren. Die wesentlichen Vorteile dieser Lösungen sind, dass sie schnell, genau und sicher sind.
Ein Beispiel für eine IDP-Lösung, die PDF-Dateien umbenennen kann, und dies online, ist Klippa DocHorizon. Schauen wir uns einmal an, wie diese Lösung funktioniert:
- Übermittlung der PDF-Dateien – Im ersten Schritt müssen die PDF-Dateien an unsere Plattform übermittelt werden. Dazu können Sie uns einen Google Drive-Ordner zur Verfügung stellen oder die Dateien per E-Mail an uns senden. Sie können Klippa sogar Zugriff auf einen Server gewähren, auf dem sich die Dateien befinden, und wir erledigen den Rest.
- Scannen des PDFs – Wenn die Software das PDF scannt, wird die Qualität des Dokuments verbessert. Die Helligkeit des Bildes wird optimiert und die Kontraste werden verbessert, um die Erkennungsgenauigkeit zu erhöhen.
- Extraktion der Informationen – In diesem Stadium werden alle Daten aus der PDF-Datei extrahiert. Je nach Anwendungsfall kann unsere Lösung erkennen, welcher Teil des PDF tatsächlich was ist. Handelt es sich zum Beispiel um eine Rechnung, so wird ermittelt, welcher Teil der Gesamtbetrag, welcher die Adresse oder das Zahlungsdatum ist.
- Es wird eine umbenannte Kopie erstellt – Anhand der von Ihnen zuvor festgelegten Kriterien wird die PDF-Datei umbenannt. Dies kann auf der Grundlage von Nummern (z. B. Rechnungsnummern), Kundennamen, Daten usw. geschehen. All dies geschieht im Handumdrehen.
- Das Dokument wird gespeichert – Die Datei wird in Ihrem Archiv oder auf einer anderen von Ihnen verwendeten Plattform gespeichert und neu organisiert, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist.
Eine bewährte IDP-Lösung bietet Ihnen ein sicheres und aktuelles Dateimanagementsystem. Dies führt nicht nur zu enormen Zeitersparnissen, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für strategisches Denken und andere sinnvolle Aufgaben, was sich sofort bezahlt macht.
Anwendungsfälle für die Umbenennung von PDF-Dateien mit einer IDP-Lösung
Sind Sie auch der Meinung, dass eine IDP-Lösung für Ihr Unternehmen viel Gutes bewirken kann? Um Ihnen ein noch besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie Sie von einer solchen Lösung profitieren können, stellen wir Ihnen zwei Anwendungsfälle vor:
- Umbenennung von Falldateien für Projekte oder Kunden
- Digitalisierung von Archiven
(Um-)Benennung von Fallakten für Projekte oder Kunden
Stellen Sie sich vor, Sie haben Ordner voller Dokumente und verschiedener Dateien von verschiedenen Kunden, die geordnet werden müssen. Sie beginnen, alle Dokumente zu öffnen, nach bestimmten Informationen zu suchen und sie dann einheitlich umzubenennen. Zum Beispiel anhand des Datums, der Dokumentennummer und des Projektnamens. Anschließend legen Sie die Dateien in dem gewünschten Ordner ab.
Stellen Sie sich nun vor, wie viel Arbeit und Zeit dies erfordert und wie fehleranfällig diese Methode ist. Für ein Dokument mag das noch machbar sein. Aber was ist mit Tausenden oder Millionen von Dateien? Die manuelle Umbenennung von Dateien und deren Organisation nach Projekten, Kunden oder anderen Merkmalen kann sehr zeitaufwändig sein.
Zum Glück gibt es Lösungen, die Ihnen helfen, Dateien automatisch umzubenennen. Mit Klippa DocHorizon können Sie den Inhalt von Dokumenten automatisch (aus)lesen, verstehen und extrahieren. So können Sie Dokumente wie Rechnungen automatisch öffnen, bestimmte Datenpunkte wie den Namen des Kunden identifizieren und diese nutzen, um den Dateinamen und/oder den Speicherort des Ordners zu ändern.
Alle Rechnungen von Kunde X kommen in den Ordner X und alle Rechnungen von Kunde A in den Ordner A. Innerhalb von Sekunden sind Ihre Dateien umbenannt und einheitlich strukturiert, ohne Fehler und für Sie und Ihr Team leicht zugänglich.
Digitalisierung von Archiven
Wenn Sie noch ein altes Archiv mit Aktenschränken und Tausenden von Papierdokumenten haben, ist es schwierig, ein Dokument zu finden, wenn Sie es brauchen. Selbst wenn Sie eine logische Benennungsstruktur haben, ist das ein zeitraubender und veralteter Prozess.
Was ist, wenn Ihr Unternehmen beschlossen hat, seine alten Dateien in eine digitale Umgebung zu verschieben, wie z. B. Google Drive, Dropbox oder vielleicht ein DMS? Wie stellen Sie sicher, dass alles richtig benannt, gekennzeichnet und organisiert ist? Dies kann ein sehr mühsamer Prozess sein, wenn Sie dies von Hand tun müssen.
An dieser Stelle kommt eine IDP-Lösung ins Spiel. Mit einer IDP-Lösung können Sie einen Scan, ein Bild oder eine PDF-Datei eines Dokuments in strukturierte Daten umwandeln.
So können Sie für jedes Dokument feststellen, wer der Absender war, um welchen Kunden oder welches Projekt es sich handelte, an welchem Tag es gesendet wurde und vieles mehr. Diese Informationen können dann zur automatischen Änderung von Dateinamen und Ordnern verwendet werden. Schließlich können die umbenannten Dokumente in die von Ihnen verwendete Datenbank oder das DMS importiert werden.
Mit Klippa DocHorizon PDF-Dateien automatisch nach Inhalt umbenennen!
Mit Klippa DocHorizon können Sie PDF-Dateien fast in Echtzeit umbenennen, Dateien schneller identifizieren und alle gewünschten Erkenntnisse gewinnen, ohne Dateien manuell öffnen zu müssen.
Klippa kann Ihnen dabei helfen, indem es Ihre PDF-Dateien mühelos verarbeitet und umbenennt, und zwar so, dass sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter davon profitieren. Wir können Ihnen garantieren, dass Ihre Mitarbeiter dankbar sein werden, wenn sie von solch zeitraubenden Aufgaben und Stapelverarbeitung befreit werden.
Falls Sie erfahren möchten, wie Klippa Ihnen helfen kann, vereinbaren Sie gerne einen Termin für eine kostenlose Demo, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen, oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Das Umbenennen von PDF-Dateien hilft Ihnen, Ihre Dokumente besser zu organisieren, erleichtert das Auffinden spezifischer Dateien und verbessert die Übersichtlichkeit in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie “Umbenennen”, geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie “Enter”.
Verwenden Sie einen PDF-Editor (z.B. Adobe Acrobat), um den Inhalt der PDF zu bearbeiten, einschließlich Text, Bilder und Anmerkungen.
Manuelle Umbenennung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Besonders bei großen Mengen von Dateien kann es zu einer inkonsistenten Namensgebung und einem unübersichtlichen DMS führen.
Der PDF-Titel und der Dateiname können unterschiedlich sein, weil sie für verschiedene Zwecke verwendet werden. Der Dateiname wird oft nach internen Regeln oder Ablagesystemen benannt, während der Titel für den Leser verständlicher und aussagekräftiger sein soll.
Eine IDP-Software verwendet Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und künstliche Intelligenz (KI), um den Inhalt von Dokumenten zu erkennen und sie automatisch umzubenennen.
Die IDP-Software scannt und analysiert die PDF-Dateien, extrahiert relevante Informationen (wie Datum, Kundennamen, Dokumentennummern) und benennt die Dateien entsprechend den festgelegten Kriterien um.
Zeitersparnis, Reduzierung von Fehlern, einheitliche und klare Dateibenennung sowie eine verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit durch Entlastung von zeitraubenden Aufgaben.
Ja, eine gute IDP-Software kann sowohl native als auch gescannte PDF-Dokumente verarbeiten und umbenennen.
Klippa DocHorizon kann die Arbeitsbelastung reduzieren, indem es PDF-Dateien in Echtzeit umbenennt, die Dateiidentifikation erleichtert und manuelle Aufgaben automatisiert, was zu mehr Effizienz und Produktivität führt.