Comment renommer les fichiers PDF en fonction de leur contenu de façon automatique

Avez-vous déjà eu à renommer un lot de fichiers PDF en fonction de leur contenu ? Vérifier le contenu à l’intérieur, les renommer et réorganiser les fichiers ? Si c’est le cas, vous vous êtes probablement demandé s’il existait des moyens de rendre ce processus plus facile et plus rapide.

De nos jours, les PDF sont l’un des fichiers les plus utilisés pour partager des informations entre organisations. Souvent, le nom du fichier n’a aucun rapport avec le contenu du document. Il est donc très difficile de les organiser et d’en identifier des spécifiques.

Heureusement, nous sommes ici pour vous dire que nous avons la solution parfaite pour vous. Avec un logiciel de traitement intelligent des documents (logiciel IDP), vous pourrez renommer les fichiers en fonction de leur contenu, identifier les fichiers plus rapidement et obtenir les informations dont vous avez besoin sans jamais avoir à ouvrir les fichiers.

Vous êtes curieux de savoir comment cela fonctionne ? Dans ce blog, nous vous expliquons pourquoi vous devez renommer les fichiers PDF, les difficultés de le faire manuellement et comment Klippa DocHorizon peut automatiser ces tâches fastidieuses.

Pourquoi avez-vous besoin de renommer les fichiers PDF en premier lieu ?

Les fichiers PDF sont là pour rester. Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, ils constituent le format de document de prédilection de la plupart des entreprises en raison de leur caractère non modifiable et de leur commodité.

Toutefois, l’organisation d’un grand nombre de fichiers PDF dans les archives ou le système de gestion des documents (SGD) de votre entreprise peut constituer un véritable défi. La plupart du temps, les noms de fichiers n’ont rien à voir avec le contenu du document.

Prenons l’exemple d’un client qui envoie une facture au format PDF. Chaque organisation suit une convention de dénomination de fichier différente. Par conséquent, le client peut envoyer une facture nommée “Organisation A”, mais l’Organisation A veut renommer la facture en “Facture – Organisation A – Octobre 2022”.

Un autre exemple est celui d’une entreprise dont les ingénieurs travaillent sur le terrain. Ils envoient souvent des photos ou des documents au siège social, mais les ingénieurs n’ont pas le temps de prêter attention aux noms des fichiers. Au siège social, cependant, on veut pouvoir identifier facilement le contenu des fichiers, et quelqu’un dans le back-office doit donc renommer les fichiers. En général, cette opération est basée sur une certaine convention de dénomination des fichiers (FNC).

Une FNC appropriée fournit une structure et aide également les autres à naviguer dans votre travail et à mieux le comprendre. Voici quelques exemples de la différence entre une FNC claire et une FNC inexistante ou peu claire :

Les dossiers qui emploient un FNC cohérent et clair :

• 20220108_ABCProject_Designsheet_Johnson.pdf
• 20220110_ABCProject_Minutes_Sales_Meeting.pdf
• 20220202_ABCProject_Data_Sheet_Employee_Survey.pdf
• 20220227_ABCProject_DataAnalysis_John.pdf
• 20220420_ABCProject_Advisoryreport_Final.pdf

Fichiers sans utiliser un FNC clair :

• Fiche_données_2022
• Analyse_données
• Projet design.pdf
• Rapport_consultatif_Emma
• Compte rendu réunion Jan 22

Lorsque vous nommez vos fichiers de manière cohérente, cela vous donne un aperçu du contenu du fichier. De plus, tous les fichiers sont organisés de manière logique.

La FNC doit inclure certaines directives strictes qui doivent être convenues au sein de l’équipe qui emploie la FNC. Il existe quelques directives de base qui peuvent être suivies, comme l’utilisation d’abréviations conséquentes, l’accord sur les éléments à inclure et la documentation de ces décisions.

Cependant, s’il n’est pas suivi correctement, la FNC peut se fissurer et ne plus fonctionner très rapidement.

Si cela se produit, vous devrez renommer un grand nombre de fichiers pour réparer la structure de nommage et l’organisation des fichiers. Dans la section suivante, nous examinerons les deux façons dont vous pouvez le faire.

Deux façons de renommer des fichiers PDF

Lorsqu’il s’agit de renommer des fichiers PDF, vous avez deux possibilités :

• Renommer automatiquement les fichiers PDF
• Renommer manuellement des fichiers PDF

Renommer automatiquement les fichiers PDF

Si vous n’avez que quelques fichiers PDF, vous pouvez facilement le faire manuellement. Voici comment procéder :

1 – Trouver et sélectionner le PDF ou le dossier cible.

2 – Vérifier le contenu interne

3 – Appuyer sur l’icône “Renommer” dans le coin supérieur droit de la fenêtre du PDF.

4 – Entrer le nouveau nom et appuyer sur le bouton ”Modifier”.

Bien que cela semble être l’option la plus simple et la plus facile, lorsque vous devrez renommer des centaines de fichiers chaque semaine, cela deviendra votre pire cauchemar.

Imaginez le temps perdu rien qu’à essayer de parcourir les documents et à devoir les vérifier un par un. Quelqu’un dans le back-office doit ouvrir chaque fichier, lire le contenu interne, le renommer, et enfin réorganiser le document dans votre GED.

En outre, le renommage manuel des fichiers PDF est sujet à des erreurs. Il se peut que quelqu’un n’utilise pas le FNC convenu de la bonne manière, ce qui entraîne une organisation sous-optimale de votre GED.

Renommer automatiquement les PDF

On peut aisément conclure que le renommage manuel des PDF n’est pas la méthode idéale, surtout lorsque vous avez beaucoup de documents à renommer.

Dans ce cas, le moyen le plus efficace de renommer et d’organiser les PDF est d’utiliser un logiciel de traitement intelligent des documents (logiciel IDP).

Une solution IDP renomme automatiquement les fichiers PDF en fonction de leur contenu et offre un large éventail d’autres avantages grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) et d’intelligence artificielle (IA).

Avec un logiciel IDP, vous pouvez identifier le texte dans les documents et le convertir en données lisibles par machine. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour renommer le fichier. Par exemple, le logiciel peut identifier la date, le nom du client et le numéro du document sur le document et les ajouter au nom du fichier.

En outre, le logiciel IDP est capable de traiter de grands volumes de PDF natifs et non natifs (par exemple, des PDF scannés), ce qui permet d’économiser jusqu’à 70 % du temps de traitement.

Le logiciel IDP est sans aucun doute la meilleure option si vous devez renommer de nombreux fichiers PDF en masse. Dans la prochaine section, nous allons nous plonger dans son fonctionnement de manière plus détaillée.

Comment renommer des PDF en fonction de leur contenu avec une solution IDP ?

Comme indiqué ci-dessus, les solutions IDP vous aident à automatiser le processus de renommage des PDF en fonction du contenu. Les avantages les plus importants de ces solutions sont qu’elles sont rapides, précises et sécurisées.

Klippa DocHorizon est un exemple de solution IDP capable de renommer des fichiers PDF. Voyons comment cette solution fonctionne :

1. Soumission du PDF – Dans un premier temps, les fichiers PDF doivent être soumis à notre plateforme. Pour ce faire, vous pouvez nous fournir un dossier Google Drive ou nous envoyer les fichiers par courriel. Vous pouvez même accorder à Klippa l’accès à un serveur où se trouvent les fichiers, et nous nous occupons du reste.
2. Numérisation du PDF – Lorsque le logiciel numérise le PDF, la qualité du document est améliorée. La luminosité de l’image est optimisée et les contrastes sont améliorés afin d’augmenter la précision de la reconnaissance.
3. Extraction des informations – À ce stade, toutes les données du PDF sont extraites. En fonction du cas d’utilisation spécifique, notre solution peut reconnaître quelle partie du PDF est en fait la bonne. S’il s’agit d’une facture, par exemple, elle déterminera quelle partie correspond au montant total, quelle partie correspond à l’adresse ou à la date d’échéance.
4. Fourniture de la copie renommée – Sur la base des critères que vous définissez au préalable, le fichier PDF sera renommé. Cela peut se faire sur la base de numéros (par exemple, des numéros de factures), de noms de clients, de dates, etc. Tout cela se passe en un clin d’œil.
5. Sauvegarde du document – Le fichier est sauvegardé et réorganisé dans vos archives ou sur toute autre plateforme que vous utilisez, sans aucun travail manuel.

Une solution IDP éprouvée vous fournit un système de gestion des fichiers sécurisé et actualisé. Cela permet non seulement de réaliser un gain de temps considérable, mais aussi d’accroître la satisfaction des employés. Votre personnel aura plus de temps à consacrer à la réflexion stratégique et à d’autres tâches significatives, avec une gratification instantanée.

Cas d’utilisation du renommage des fichiers PDF avec une solution IDP

Vous êtes d’accord pour dire qu’une solution IDP peut apporter beaucoup de bonnes choses à votre entreprise ? Afin de vous permettre de mieux comprendre comment vous pouvez bénéficier d’une telle solution, nous allons vous présenter deux cas d’utilisation :

• Renommer des dossiers pour des projets ou des clients
• Numérisation d’archives anciennes

(Re)nommer des dossiers pour des projets ou des clients

Imaginez avoir des dossiers remplis de documents et de fichiers différents, provenant de divers clients, qui doivent être organisés. Vous commencez à ouvrir tous les documents, à rechercher des informations spécifiques, puis à les renommer de manière cohérente. Par exemple, en fonction de la date, du numéro du document et du nom du projet. Ensuite placez les fichiers dans le dossier souhaité.

Imaginez la quantité de travail et de temps que cela vous demandera et le risque d’erreurs que cette méthode comporte. Peut-être que pour un seul document, cela semble encore faisable. Mais qu’en est-il de milliers de fichiers ? Renommer manuellement les fichiers et les organiser en fonction des projets, des clients ou d’autres caractéristiques prend beaucoup de temps.

Heureusement, il existe des solutions qui peuvent vous aider à automatiser ce type de processus. Avec Klippa DocHorizon, vous pouvez automatiquement lire, comprendre et extraire le contenu des documents. Vous pouvez ainsi ouvrir automatiquement des documents tels que des factures, identifier des points de données spécifiques comme le nom du client, et les utiliser pour modifier le nom du fichier et/ou l’emplacement du dossier.

Toutes les factures du client X vont dans le dossier X et toutes les factures du client A dans le dossier A. En quelques secondes, vos fichiers sont renommés et structurés de manière cohérente, sans aucune erreur, et facilement accessibles pour vous et votre équipe.

Numérisation des archives anciennes

Si vous avez encore des archives anciennes remplies de classeurs et de milliers de documents papier, il est difficile de retrouver un document lorsque vous en avez besoin. Même si vous avez mis en place une structure de nommage logique, il s’agit d’un processus fastidieux et dépassé.

Que se passe-t-il si votre organisation a décidé de déplacer ses anciens fichiers vers un environnement numérique, tel que Google Drive, Dropbox ou peut-être une GED ? Comment allez-vous vous assurer que tout est nommé, étiqueté et organisé correctement ? Ce processus peut être très fastidieux si vous devez le faire à la main.

C’est là qu’une solution IDP s’avère utile. Avec une solution IDP, vous pouvez transformer un scan, une image ou le PDF d’un document en données structurées.

Cela vous permet d’identifier, pour chaque document, l’expéditeur, le client ou le projet concerné, la date d’envoi et bien d’autres choses encore. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour modifier automatiquement les noms de fichiers et les dossiers. Enfin, les documents renommés peuvent être importés dans la base de données ou le GED que vous utilisez.

Renommez automatiquement les fichiers PDF en fonction de leur contenu avec Klippa DocHorizon !

Avec Klippa DocHorizon, vous serez en mesure de renommer les fichiers PDF presque en temps réel, d’identifier les fichiers plus rapidement et d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin sans avoir à ouvrir les fichiers manuellement.

Klippa peut vous aider en traitant vos fichiers PDF sans effort, d’une manière qui profite à la fois à votre entreprise et à vos employés. Nous pouvons vous garantir que vos employés seront reconnaissants d’avoir été libérés de ces tâches fastidieuses.

Si vous êtes curieux de savoir comment Klippa peut vous aider, programmez une démonstration gratuite en utilisant le formulaire ci-dessous, ou contactez-nous pour plus d’informations.

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