OCR in der Buchhaltung: Ein Leitfaden um Finanzabläufe zu optimieren

Laut dem Bericht „2025 Accounts Payable Insights“ von Ardent Partners benötigt eine durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung 9,2 Tage, um eine einzelne Rechnung zu bearbeiten. Das sind mehr als eine Woche vom Eingang bis zur Genehmigung, was viel Raum für Verbesserungen lässt. Langsame Bearbeitungszyklen verzögern nicht nur Zahlungen, sondern können auch dazu führen, dass Skonti für vorzeitige Zahlungen verpasst werden, die Beziehungen zu Lieferanten belastet werden und die Betriebskosten steigen.

Die Herausforderung liegt in der Komplexität. Rechnungen kommen in allen möglichen Formen und Formaten: als Ausdruck, als PDF-Datei per E-Mail, als Word-Dokument oder als gescanntes Bild. Die einzelnen Posten müssen korrekt erfasst, die Summen genau übertragen und die Daten in das Buchhaltungssystem hochgeladen werden. Jeder zusätzliche Schritt bedeutet mehr Zeitaufwand, ein höheres Potenzial für menschliche Fehler und größere Schwierigkeiten, die Unterlagen vollständig und sicher zu führen.

Es ist keine Überraschung, dass die traditionelle Rechnungsbearbeitung oft zu einem Engpass wird. Dennoch ist eine genaue und aktuelle Buchhaltung für jedes Unternehmen unverzichtbar.

Hier bietet die optische Zeichenerkennung (OCR) für die Buchhaltung eine bessere Lösung. Durch die automatische Extraktion von Finanzdaten aus Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen und deren direkte Integration in die Buchhaltungssoftware reduziert OCR den manuellen Aufwand, verbessert die Genauigkeit und hält die Arbeitsabläufe am Laufen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Vorteile der Verwendung von OCR-Software für die Buchhaltung, wie sie funktioniert und wie sie die Art und Weise verändern kann, wie Sie Ihre Buchhaltung verwalten.

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Wichtige Erkenntnisse

• OCR automatisiert die Extraktion von Daten aus Rechnungen, Belegen und anderen Buchhaltungsdokumenten, wodurch manuelle Eingaben entfallen und Fehler reduziert werden.
• Hauptvorteile: schnellere Verarbeitung, geringere Kosten, höhere Genauigkeit, Skalierbarkeit und Betrugsprävention.
• Sie suchen einen OCR-Anbieter? Achten Sie vor allem auf Preisgestaltung, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Support und Compliance.
• Klippa DocHorizon zeichnet sich durch Echtzeitverarbeitung, außergewöhnliche KI-Genauigkeit, flexible Integrationsmöglichkeiten und die Zertifizierung nach ISO 27001 und ISAE 3000 Typ II aus.

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Was ist OCR in der Buchhaltung?

Optical Character Recognition (OCR) in der Buchhaltung bezeichnet den Einsatz von Software, die Texte aus Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und anderen Finanzdokumenten scannen und lesen und anschließend in strukturierte, durchsuchbare und bearbeitbare digitale Daten umwandeln kann.

Anstatt Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten oder Beträge manuell einzugeben, verarbeitet OCR diese Details automatisch – oft innerhalb von Sekunden. Dadurch werden Engpässe bei der manuellen Dateneingabe beseitigt, kostspielige Fehler reduziert und die allgemeine Genauigkeit in der Buchhaltung und Berichterstattung verbessert.

In modernen Buchhaltungsabläufen fungiert OCR als Brücke zwischen papier- oder bildbasierten Finanzdokumenten und den digitalen Systemen, auf die sich Ihr Team für Genehmigungen, Zahlungen und Analysen stützt.

Was ist das Problem der traditionellen Buchführung?

Buchhaltungsteams müssen sich ständig mit Rechnungen, Belegen, Bestellungen und anderen Finanzunterlagen befassen. Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen sowohl das Volumen als auch die Komplexität dieser Dokumente – und damit auch die operativen Herausforderungen.

Lange Bearbeitungszeiten

Wie bereits erwähnt, kann die manuelle Rechnungsbearbeitung vom Eingang bis zur Genehmigung mehr als eine Woche dauern. Dies verlangsamt Zahlungen, birgt das Risiko von Verzugsgebühren und belastet die Beziehungen zu Lieferanten. Lange Zyklen binden Ihr Team außerdem mit sich wiederholenden Aufgaben, anstatt sich auf hochwertige Aktivitäten wie Finanzanalysen oder Prozessverbesserungen zu konzentrieren.

Hohe betriebliche Kosten

Studien von ResearchGate schätzen die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung auf etwa 14 € pro Rechnung. Für ein Unternehmen, das monatlich Tausende von Rechnungen bearbeitet, summieren sich diese Kosten schnell und zehren an den Margen und dem Budget.

Erhöhtes Fehlerrisiko

Die manuelle Dateneingabe ist repetitiv und zeitaufwändig, wodurch sie anfällig für Fehler ist. Diese Fehler können zu falschen Steuererklärungen, falschen Finanzberichten oder Zahlungsverzögerungen führen. Ablenkung und Ermüdung spielen bei diesen Fehlern eine große Rolle.

Verlorene oder verlegte Dokumente

Durch den ständigen Austausch zwischen den Abteilungen können Rechnungen leicht verlegt werden. Das IOFM hat herausgefunden, dass 39,5 % der Mitarbeiter verlorene Rechnungen als ihre größte Herausforderung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung angeben. Diese fehlenden Dokumente tauchen oft erst wieder auf, wenn ein Lieferant eine Mahnung schickt – bis dahin sind Verzugsgebühren und beschädigte Beziehungen an der Tagesordnung.

Außerdem ist es Zeit, die Ihre Teams von Aufgaben und Maßnahmen ablenkt, die eher auf die finanzielle oder kreative Entwicklung Ihres Unternehmens ausgerichtet sind.

Anfälligkeit für Betrug

Bei der Bearbeitung großer Rechnungsmengen ist es schwieriger, Duplikate oder subtile Änderungen zu erkennen. Betrüger können Bankdaten oder Beträge mit für das menschliche Auge kaum erkennbaren Änderungen manipulieren, was zu doppelten Zahlungen oder finanziellen Verlusten führt – ein Risiko, das allgemein als Rechnungsbetrug bekannt ist.

All diese Probleme verlangsamen die Abläufe, bergen finanzielle Risiken und machen das Rechnungsmanagement zu einer ständigen Herausforderung. Im nächsten Abschnitt werden wir sehen, wie die OCR-Technologie diese Herausforderungen direkt angehen kann, indem sie manuelle Schwachstellen durch automatisierte Präzision ersetzt.

Wie OCR in der Buchhaltung funktioniert

OCR wird in der Buchhaltung am häufigsten für die automatisierte Rechnungsbearbeitung verwendet, die manchmal auch als Rechnungsscannen bezeichnet wird. Dieser Anwendungsfall veranschaulicht perfekt, wie OCR die Dokumentenverarbeitung von manuell zu automatisiert umwandelt.

So funktioniert es Schritt für Schritt:

1. Erfassen und Hochladen der Rechnung

Eine Rechnung, egal ob in Papierform, als PDF oder als Bild, wird über eine Web- oder Mobil-App auf die OCR-Plattform hochgeladen. Wenn das Bild einen zusätzlichen Hintergrund enthält, kann das System diesen automatisch ausschneiden. Hochwertige Bilder sind für die Genauigkeit wichtig, daher verwenden viele Teams mobile Scan-SDKs, um die Klarheit vor dem Hochladen zu verbessern.

2. Bild in Text umwandeln

Die OCR-Engine erkennt und extrahiert alle sichtbaren Zeichen, Zahlen und Symbole aus der Rechnung und wandelt das Bild in unstrukturierten Text (TXT) um. In dieser Phase haben Sie den Inhalt, aber er ist noch nicht in sinnvolle Felder gegliedert.

3. Daten erkennen und strukturieren

Nun wendet die Software Mustererkennung und maschinelles Lernen an, um wichtige Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten und Gesamtbeträge zu identifizieren. Diese Informationen werden dann in ein strukturiertes Format wie JSON konvertiert, das häufig für die Übertragung von Daten zwischen Anwendungen verwendet wird.

Einmal in JSON, können die Rechnungsdaten nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem integriert werden, um sie mit Bestellungen abzugleichen, Genehmigungswege zu durchlaufen oder Finanzanalysen durchzuführen – ganz ohne manuelle Eingabe.

Die Vorteile von OCR in der Buchhaltung

OCR-Software automatisiert das Lesen und Digitalisieren von Rechnungen, Belegen und anderen Finanzdokumenten, wodurch die langsame und fehleranfällige manuelle Eingabe entfällt und die Arbeitsabläufe reibungslos weiterlaufen.

Verbesserte Effizienz

Durch das sofortige Scannen und Extrahieren von Daten reduziert OCR die Bearbeitungszeit drastisch. Untersuchungen von Ardent Partners zeigen, dass die Automatisierung Rechnungen dreimal schneller bearbeiten kann als manuelle Methoden, wodurch AP-Teams Zahlungsfristen einhalten und Verzugsgebühren vermeiden können.

Erhebliche Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können die Betriebskosten um bis zu 75 % gesenkt werden. Die Einsparungen ergeben sich aus einem geringeren Personalbedarf für Routineaufgaben, einem geringeren Speicherbedarf und weniger Zeitaufwand für die Korrektur von Eingabefehlern.

Hohe Genauigkeit

KI-gestützte OCR erreicht oft eine Genauigkeit von über 90 %. Bei kritischen Dokumenten oder Extraktionen mit geringer Zuverlässigkeit kann eine Überprüfung durch einen Menschen die Genauigkeit auf nahezu 100 % erhöhen und so zuverlässige Buchhaltungsunterlagen gewährleisten.

Skalierbare Verarbeitung

Moderne OCR-Plattformen können Tausende von Rechnungen ohne zusätzliche Einstellungen oder Infrastruktur-Upgrades verarbeiten. Die Kapazität kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden, sodass die Durchlaufzeiten konstant bleiben.

Starke Betrugsprävention

OCR-Systeme können doppelte oder verdächtige Rechnungen in Echtzeit erkennen und geänderte Bankdaten oder Summen vor der Zahlungsabwicklung kennzeichnen, wodurch sowohl der Cashflow als auch das Vertrauen der Lieferanten geschützt werden.

Durch die Bewältigung von Herausforderungen in Bezug auf Geschwindigkeit, Genauigkeit und Kosten entlastet OCR die Buchhaltungsteams, sodass sie sich auf höherwertige Aufgaben wie Trendanalysen, Compliance-Strategien und Finanzplanung konzentrieren können.

Wie implementieren Sie OCR in Ihre Buchhaltung

Der Wechsel von der manuellen Dokumentenbearbeitung zur automatisierten OCR kann Ihre Buchhaltungsabläufe grundlegend verändern, aber der Erfolg hängt vom richtigen Ansatz ab. Hier ist ein praktischer Fahrplan:

1. Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse und Schwachstellen

Beginnen Sie damit, die aktuelle Dokumentenauslastung Ihres Teams zu erfassen. Treten die meisten Verzögerungen in der Kreditorenbuchhaltung auf? Werden Spesenabrechnungen nur langsam bearbeitet? Die Quantifizierung des Zeitaufwands, der Kosten pro Dokument und der Fehlerhäufigkeit hilft Ihnen dabei, klare Prioritäten zu setzen.

Zu vermeidende Falle: Sich direkt auf die Technologie stürzen, ohne zuvor zu verstehen, wo die Engpässe liegen.

2. Wählen Sie den richtigen OCR-Anbieter

Wählen Sie eine Lösung, die Ihren Anforderungen in Bezug auf Dokumenttypen, Integrationsoptionen, Sprachabdeckung und Compliance-Standards entspricht. Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwenden, stellen Sie die Kompatibilität sicher – die SER Group bietet starke Integrationsmöglichkeiten mit OCR-Anbietern wie Klippa.

Zu vermeidende Falle: Sich nur auf die Kosten zu konzentrieren; das billigste Tool verfügt möglicherweise nicht über die erforderliche Genauigkeit oder Integrationsmöglichkeiten.

3. Integration in Ihr Buchhaltungssystem

Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um die OCR-Plattform mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware zu verbinden. Viele moderne Lösungen, wie Klippa DocHorizon, unterstützen die API- und SDK-Integration für eine schnelle Einrichtung.

Zu vermeidende Falle: Die Integration als Nebensache betrachten. Ohne einen nahtlosen Datenfluss müssen Sie möglicherweise weiterhin manuelle Importe durchführen.

4. Schulen Sie Ihr Team

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie Dokumente hochladen, Extraktionsergebnisse überprüfen und markierte Felder bearbeiten können. Eine effektive Einarbeitung gewährleistet die Akzeptanz und minimiert den Widerstand gegen neue Prozesse.

Zu vermeidende Falle: Anzunehmen, dass Technologie allein den Erfolg garantiert; die Zustimmung des Teams ist entscheidend.

5. Überwachen, messen und verbessern

Verfolgen Sie die Bearbeitungszeiten, Genauigkeitsraten und Fehlerbehebungsgeschwindigkeit vor und nach der Implementierung. Nutzen Sie diese Daten, um Workflows zu optimieren und die Kapazität an Veränderungen Ihres Rechnungsvolumens anzupassen.

Zu vermeidende Falle: Versäumnis, die Leistung zu überprüfen; die Automatisierung sollte kontinuierlich optimiert werden, um einen maximalen ROI zu erzielen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, kann Ihre Buchhaltungsabteilung von manuellen Engpässen zu einer optimierten, KI-gestützten Effizienz übergehen, ohne dabei an Genauigkeit oder Compliance einzubüßen.

Top-OCR-Anwendungsfälle in der Buchhaltung

OCR spielt eine zentrale Rolle bei der Automatisierung dokumentenintensiver Prozesse in Buchhaltungsabteilungen. Hier sind die derzeit wirkungsvollsten Anwendungsbereiche:

1. Rechnungsbearbeitung (Kreditorenbuchhaltung): OCR extrahiert automatisch wichtige Details wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag. Diese Felder werden mit den Bestellungen in Ihrem Buchhaltungssystem abgeglichen, was die Genehmigungen beschleunigt und eine pünktliche Zahlung gewährleistet.
2. Ausgaben- und Belegverwaltung: Mitarbeiter können mit einer mobilen App ein Foto eines Belegs machen. OCR erfasst die Angaben zum Händler, Beträge, Daten und Steuersätze und lädt die Daten dann zur Erstattungsbearbeitung oder Spesenabrechnung hoch.
3. Kontoauszugs- und Hauptbuchabgleich: OCR liest Kontoauszüge und gleicht Transaktionen mit internen Hauptbüchern ab. Dies reduziert den Zeitaufwand für den Kontenabgleich erheblich und macht frühzeitig auf Unstimmigkeiten aufmerksam.
4. Forensische Buchhaltung und Prüfungsvorbereitung: Bei der Untersuchung von Unregelmäßigkeiten hilft OCR dabei, große Mengen historischer Finanzdokumente in wenigen Minuten zu durchsuchen und nach Mustern oder Anomalien zu suchen.
5. Dokumentenprüfung und Compliance: OCR gleicht extrahierte Daten mit externen Datenbanken oder internen Aufzeichnungen ab, um ihre Gültigkeit zu bestätigen. Dies ist nützlich für die Einbindung von Lieferanten, behördliche Meldungen oder Due-Diligence-Prüfungen.

Von Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnungen bis hin zu Betrugsfällen

Die besten OCR Tools in der Buchhaltung für 2026

Die Auswahl der richtigen OCR-Plattform bedeutet, Faktoren wie Genauigkeit, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Compliance und Support gegeneinander abzuwägen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über bemerkenswerte Optionen, mit besonderem Augenmerk auf Lösungen, die sich in Buchhaltungs-Workflows und Unternehmensumgebungen besonders auszeichnen.

1. Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon bietet schnelle, KI‑gestützte OCR, optimiert für höchste Genauigkeit und nahtlose Automatisierung. Die Cloud‑native Architektur verarbeitet innerhalb von Sekunden Tausende von Dokumenten, und die Integration in Buchhaltungs‑ und ERP‑Plattformen lässt sich schnell umsetzen. Sicherheit ist von Anfang an integriert und durch ISO 27001 sowie ISAE 3000 Typ II‑Zertifizierungen bestätigt.

Wichtige Funktionen:

• KI trainiert auf Millionen von Finanz- und Geschäftsdokumenten
• Echtzeit‑Verarbeitung großer Datenmengen
• REST‑API, SDK und direkte Schnittstellen zu Buchhaltungs‑/ERP‑Systemen
• Optionaler Human‑in‑the‑Loop für nahezu perfekte Genauigkeit
• ISO 27001‑konform und ausgestattet mit Funktionen zur Betrugserkennung

2. Doxis

Doxis von der SER Gruppe ist Teil des unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) und ermöglicht zentralisierte, gesetzeskonforme und skalierbare Workflows. Für Organisationen, die SER‑Lösungen einsetzen, unterstützt die enge Integration von DMS und OCR eine reibungslose Verarbeitung großer Mengen an Buchhaltungsdokumenten.

Wichtige Funktionen:

• Kundenservice auf Enterprise‑Niveau
• OCR direkt im DMS der SER Group integriert
• Nahtlose ERP‑ und DMS‑Integration
• Präzise Verarbeitung unterschiedlichster Dokumenttypen
• DSGVO‑ und ISO 27001‑konform

3. ABBYY FlexiCapture

ABBYY FlexiCapture bietet OCR-Funktionen, die verschiedene Sprachen und Dokumentstrukturen verarbeiten können. Es lässt sich in Geschäftssysteme integrieren und bietet Standard-Compliance-Funktionen für die Datenverwaltung.

Wichtigte Funktionen:

• OCR mit Unterstützung mehrerer Sprachen
• Integration in ERP-, CRM- und ECM-Systeme
• DSGVO- und ISO-konform
• Konfigurierbare Workflows für die Datenerfassung
• Validierungstools auf Feldebene

4. Tungsten (Kofax) OmniPage

Tungsten Automation (Kofax) OmniPage bietet OCR-Funktionen, die sich für die Verarbeitung gängiger Geschäftsdokumente und die Anbindung an Buchhaltungssoftware eignen. Es unterstützt die Einhaltung wichtiger Datenschutzstandards.

Wichtigte Funktionen:

• OCR für verschiedene Dokumentformate
• Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware
• DSGVO- und ISO-konform
• Funktion zur Stapelverarbeitung von Dokumenten
• Standard-Tools zur Genauigkeitsberichterstattung

5. Nanonets

Nanonets bietet OCR über cloudbasierte KI‑Modelle mit Integration über APIs in Geschäftssysteme. Es unterstützt zentrale Compliance‑Anforderungen für die Dokumentenverarbeitung.

Wichtige Funktionen:

• KI‑gestützte OCR‑Engine
• API‑basierte Integration mit Geschäftsplattformen
• DSGVO‑konform
• Flexible Cloud‑Skalierbarkeit
• Kontinuierliche Aktualisierung der KI‑Modelle

Die richtige OCR‑Lösung auswählen

Bei der Bewertung von OCR‑Plattformen für die Buchhaltung sollten Sie diese sechs Faktoren im Auge behalten:

• Preisgestaltung: Prüfen Sie, ob ein Abonnement‑ oder Pay‑per‑Use‑Modell zu Ihrem Dokumentenvolumen passt, und berücksichtigen Sie Integrations‑, Schulungs‑ und laufende Supportkosten.

• Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das System Wachstum bewältigen kann, ohne die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu verlangsamen oder größere Infrastrukturänderungen zu erfordern.

• Integrationen: Wählen Sie Tools, die sich direkt mit Ihrer Buchhaltungs‑ oder ERP‑Software verbinden, entweder über native Schnittstellen oder flexible APIs.

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Workflows, einfache Dokumenten‑Uploads und klare Extraktionsergebnisse erleichtern die Einführung im Team und verkürzen die Schulungszeit.

• Support: Direkter, reaktionsschneller Zugang zu Experten sorgt für eine reibungslose Einarbeitung und eine schnelle Lösung technischer Probleme.

• Compliance: Strikte Einhaltung der DSGVO und ISO 27001 schützt sensible Finanzdaten und stellt die Prüfungsbereitschaft sicher.

Automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse mit Klippa DocHorizon

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Klippa DocHorizon automatisiert Arbeitsabläufe für Finanzdokumente, indem es Rechnungen, Belege, Quittungen und andere Finanzunterlagen erfasst, erkennt und in strukturierte, verwertbare Daten umwandelt. Es eliminiert die manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und gewährleistet die Einhaltung von Compliance‑Vorgaben, wodurch die Verarbeitung von Finanzdokumenten schneller und zuverlässiger wird.

Mit Klippa DocHorizon profitieren Sie von:

• Präziser Datenerfassung: Felder wie Rechnungsnummern, Beträge und Lieferantennamen werden genau erkannt und extrahiert.
• Datenschutzkonformität: Daten und Bilder lassen sich mühelos anonymisieren, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
• Flexible Ausgabeformate: Konvertieren Sie Dokumente in verschiedene Formate wie CSV, XML, JSON oder PDF für eine nahtlose Integration.
• Betrugsprävention: Erkennen Sie doppelte oder manipulierte Rechnungen in Echtzeit, um die finanzielle Integrität zu schützen.
• Effiziente Dokumentenklassifizierung: Klassifizieren und kategorisieren Sie eine Vielzahl von Finanzdokumenten effizient.
• Individuelle Workflows: Legen Sie unternehmensspezifische Regeln fest, um Rechnungen bei Bedarf zur manuellen Prüfung oder Validierung weiterzuleiten.
• Entwicklerfreundliche Integration: Dank umfassender Dokumentation, APIs und SDKs ist die Einbindung in bestehende Systeme schnell und unkompliziert.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen