Frachtrechnungen stimmen oft nicht mit dem überein, was bestellt oder geliefert wurde. Ladungen ändern sich, Mengen verschieben sich, und Spediteure stellen möglicherweise Routen oder Paletten in Rechnung, die nicht mit den Lageraufzeichnungen übereinstimmen. Die zugehörigen Daten sind über TMS-Exporte, E-Mails, PDFs und ERP-Systeme verteilt, was die Abstimmung langsam und inkonsistent macht.
Das ist echt kein kleines Problem: 57 % der Logistikchefs sagen, dass Lieferverzögerungen durch Fehler in den Unterlagen entstehen, zum Beispiel falsche oder fehlende Daten in Frachtrechnungen. Wenn Ladungen, Bestellungen und Rechnungen nicht zusammenpassen, gibt’s Streit, unerwartete Kosten und vermeidbare Verzögerungen.
Trotzdem verlassen sich viele Logistikunternehmen immer noch auf manuelle Kontrollen, um Ladungen mit Bestellungen abzugleichen und Frachtrechnungen zu überprüfen. Ohne Automatisierung sind Unstimmigkeiten, doppelte Gebühren und Preisabweichungen schwer zu erkennen, vor allem bei großen Mengen.
In diesem Leitfaden erfährst du, was der Abgleich von Ladungen und Bestellungen beinhaltet, warum er für die Genauigkeit von Frachtrechnungen wichtig ist und wie KI den gesamten Prozess automatisieren kann.
Wichtigste Erkenntnisse
- Ladungen, Bestellungen und Frachtrechnungen passen oft nicht zusammen, was zu Verzögerungen, Streitigkeiten und unerwarteten Kosten führt.
- 57 % der Logistikmanager sagen, dass es wegen Fehlern in den Dokumenten, vor allem wegen falscher oder fehlender Rechnungsdaten, zu Lieferverzögerungen kommt.
- Bei der Abstimmung werden Mengen, Gewichte, Routen und Preise überprüft, bevor die Zahlung genehmigt wird.
- Manuelle Überprüfungen sind langsam und unzuverlässig, vor allem wenn die Dokumente aus verschiedenen Systemen und von verschiedenen Spediteuren kommen.
- Die KI-Automatisierung vergleicht sofort die Daten von Bestellungen, Ladungen und Rechnungen und zeigt Unstimmigkeiten sowie doppelte oder falsche Gebühren an.
- Klippa DocHorizon automatisiert die Abstimmung mit einer Genauigkeit von über 99 % bei der Extraktion, Betrugserkennung und Integration mit TMS/ERP/AP-Systemen.
Was heißt es, Lasten und Aufträge abzugleichen?
Beim Abgleich von Ladungen und Bestellungen geht’s darum, zu checken, ob das, was im TMS geplant, bestellt und terminiert wurde, auch wirklich abgeholt, transportiert und geliefert wurde. Das ist ein wichtiger Teil der Betriebskontrolle, der sicherstellt, dass die Versanddaten stimmen, bevor sie zur finanziellen Validierung und Zahlung weitergeleitet werden.
So passt jede Datenquelle in den Prozess:
Bestelldaten (aus ERP oder TMS)
Der Auftrag hat die geplanten Versanddetails, die Anzahl der Paletten, SKUs, Gewichte, Maße, Abhol- und Lieferorte und die vereinbarten Transportkosten drauf. Er zeigt, was verschickt werden soll und zu welchen Kosten.
Daten laden (Ausführungsdetails)
Die Ladungsdaten zeigen, was während des Transports wirklich passiert ist. Dazu gehören normalerweise gescannte Lieferscheine, bestätigte Palettenzahlen, tatsächliche Gewichte, Zeitstempel, Routeninfos und Ausnahmen wie Fehlbestände, Schäden oder Teillieferungen. Das ist die operative Wahrheit der Sendung.
Frachtrechnung (Spediteurabrechnung)
Sobald eine Lieferung fertig ist, schickt der Spediteur eine Rechnung für den Transport. Darin stehen die berechneten Paletten, Gewichte, Zuschläge, Strecken- oder Entfernungsgebühren, Treibstoffanpassungen und der Gesamtbetrag.
Warum sie vergleichen?
Alle drei sollten dieselbe Sendung beschreiben, aber in der Praxis ist das selten der Fall. Wenn man Bestellungen, Ladungen und Frachtrechnungen vergleicht, kann man sicherstellen, dass:
- Die in Rechnung gestellten Waren stimmen mit den tatsächlich gelieferten überein
- Gewichte und Palettenanzahlen passen zusammen
- Preise und Zuschläge entsprechen den Vertragsbedingungen
- Es gibt keine doppelten oder falschen Gebühren
Wenn ein Spediteur 14 Paletten in Rechnung stellt, das Lager bei der Ankunft aber nur 12 gescannt hat, wird die Diskrepanz sofort bemerkt. Wenn eine Routenabweichung die in Rechnung gestellte Entfernung erhöht, kann das vor der Zahlung anhand der Ladungsdaten überprüft werden.
Dieser Abgleich schafft eine zuverlässige, überprüfbare Kette von Auftrag → Ausführung → Rechnung und ist wichtig, um Überzahlungen, Streitigkeiten und Betrug in der Logistik zu vermeiden.
Warum Abgleich wichtig ist
Das Abgleichen von Bestellungen, Ladungen und Frachtrechnungen ist mehr als nur eine Routine-Kontrolle. Es ist eine Schutzmaßnahme, die Logistikunternehmen vor unnötigen Transportkosten, Streitigkeiten bei Lieferungen, falschen Abrechnungen und Compliance-Risiken bewahrt.
Lieferungen laufen oft nicht genau wie geplant, und selbst kleine Abweichungen können zu finanziellen Unstimmigkeiten führen. Häufige Gründe, warum diese Aufzeichnungen nicht übereinstimmen, sind:
- Mengenabweichungen wegen Lieferengpässen, Fehlern beim Beladen oder Teillieferungen
- Gewichts- oder Palettenabweichungen, die sich auf die Abrechnungspreise auswirken
- Ungeplante Routenänderungen, die die entfernungsabhängige Preisgestaltung beeinflussen
- Zuschläge ohne Belege, wie z. B. Gebühren für Hebebühnen oder Wartezeiten
- Falsche oder fehlende Sendungsreferenzen, die die Zuordnung erschweren
- Zeitliche Probleme, wenn Rechnungen eintreffen, bevor Lieferbestätigungen erfasst wurden
- Menschliche Fehler beim Scannen der Ladung, bei der Dateneingabe oder in den Unterlagen des Spediteurs
Ohne einen regelmäßigen Abgleich bleiben diese Abweichungen oft bis nach der Zahlung unbemerkt, was die Rückforderung erschwert und die Rentabilität beeinträchtigt.
Was Logistikteams normalerweise beim Abgleichen vergleichen
Um zu checken, ob die Lieferung und die Rechnung stimmen, vergleichen die Teams:
- Paletten- oder Paketanzahl
- Gesamt- und Nettogewicht
- SKUs oder Artikel-IDs (falls zutreffend)
- Geplante vs. tatsächliche Routen- oder Entfernungsinfos
- Vertraglich vereinbarte vs. in Rechnung gestellte Transportkosten
- Zuschläge (Kraftstoff, Maut, Standzeiten, Wartezeiten)
- Lieferzeitstempel und Liefernachweise
- Transportunternehmensreferenzen und Ladungs-IDs
- Zeilensummen und Rechnungssummen
Jede Diskrepanz kann auf ein mögliches Abrechnungsproblem, einen Prozessfehler oder sogar den Versuch hinweisen, doppelte oder falsche Gebühren durchzusetzen.
Warum das für die Logistik wichtig ist
1. Verhindert falsche Zahlungen
Durch die Abstimmung wird sichergestellt, dass Spediteure nur für tatsächlich gelieferte Sendungen bezahlt werden, und zwar mit den richtigen Mengen, Gewichten und vereinbarten Preisstrukturen. So wird eine Überberechnung verhindert und es wird vermieden, dass für unvollständige oder falsche Ladungen bezahlt wird.
2. Verringert das Betrugsrisiko
Betrügerische oder doppelte Rechnungen haben oft Unstimmigkeiten, die man erst sieht, wenn man sie mit den zugrunde liegenden Bestell- und Ladungsdaten vergleicht. Durch regelmäßige Abgleiche kann man Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungsstellung leichter erkennen, bevor die Zahlung geht.
3. Streitigkeiten schneller lösen
Wenn man Probleme früh erkennt, können Logistik, Kreditorenbuchhaltung und Spediteure sie lösen, bevor sie größer werden. Klare Beweise aus den Ladungsdaten machen langes Hin und Her überflüssig und verkürzen die Zeit bis zur Lösung.
4. Verbessert die Beziehungen zu den Transportunternehmen
Pünktliche und korrekte Zahlungen schaffen Vertrauen. Indem sie Probleme direkt angehen, vermeiden Unternehmen Zahlungsverzögerungen, reduzieren Spannungen und pflegen bessere Beziehungen zu ihren Transportdienstleistern.
5. Verbessert die Compliance und die Bereitschaft für Audits
Eine dokumentierte Kette von der Bestellung über die Ladung bis zur Rechnung macht die Finanzen übersichtlicher. Sie sorgt für einen klaren Prüfpfad und hilft dabei, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, vor allem in regulierten Branchen.
Für Logistikteams, die viele Sendungen abwickeln, ist die systematische Abstimmung ein wichtiger Kontrollschritt. Sie sorgt für finanzielle Genauigkeit, reduziert Probleme im Betrieb und schützt die Margen.
Manueller vs. automatisierter Abgleich
Einige Logistikteams machen immer noch viel von manuellen Checks bei der Abstimmung von Bestellungen, Ladungen und Frachtrechnungen. Bei kleinen Versandmengen oder wenigen Spediteuren kann das funktionieren, aber wenn der Betrieb wächst, wird es langsam, unzuverlässig und fehleranfällig. Durch Automatisierung werden sich wiederholende Datenchecks durch schnelle, strukturierte Überprüfungen ersetzt, sodass sich die Teams auf die wichtigen Ausnahmen konzentrieren können.
Manuelle Abstimmung
Bei einem manuellen Ablauf sammeln die Logistik- und Kreditorenbuchhaltungsteams Rechnungen von Spediteuren, Lieferscheine und TMS- oder ERP-Aufzeichnungen und vergleichen sie dann Zeile für Zeile. Sie wechseln zwischen PDFs, Tabellenkalkulationen, TMS-Bildschirmen, Ladungsberichten und E-Mail-Verläufen hin und her, um sicherzustellen, dass Mengen, Gewichte, Routen und Preise übereinstimmen.
Häufige Herausforderungen:
- Manuelles Abgleichen von Palettenzahlen oder Gewichtstabellen über mehrere Dokumente hinweg
- Hin und her wechseln zwischen TMS, WMS, ERP, gescannten PDFs und E-Mail-Anhängen
- Rechnungen von Spediteuren, die in unterschiedlichen Formaten ankommen (PDF, Foto, gescanntes Bild)
- Fehlende oder falsche Sendungsreferenzen, die den Abgleich verlangsamen
- Hin und her mit der Kommunikation, um Fehlbestände oder Routenabweichungen zu klären
- Kein standardisierter Workflow, um Unstimmigkeiten zu klären
- Höheres Risiko, zu viel zu bezahlen oder doppelte Rechnungen zu übersehen
Wo es am besten funktioniert:
Bei kleinen Mengen mit vorhersehbaren Sendungen, zuverlässigen Transportunternehmen und einheitlichen Unterlagen.
Automatischer Abgleich
Die automatische Abstimmung bringt alle Dokumente an einem Ort zusammen, holt Daten mit OCR und KI raus und vergleicht Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen automatisch. Das System merkt sofort, wenn was nicht passt, und leitet nur die Ausnahmen an das richtige Team weiter.
Wichtigste Vorteile:
- Schnellere Überprüfung: Sendungen und Rechnungen werden in Sekundenschnelle gecheckt
- Höhere Genauigkeit: KI überprüft Daten zuverlässig, ohne dass manuelle Fehler passieren
- Skalierbare Abläufe: Tausende von Sendungen werden abgewickelt, ohne dass mehr Leute gebraucht werden
- Betrugsprävention: Doppelte oder gefälschte Rechnungen werden automatisch erkannt
- Standardisierte Arbeitsabläufe: Ausnahmen werden an die Teams für Lager, Logistik oder Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet
- Prüfungsfähige Dokumentation: Jeder Check und jeder Lösungsschritt wird protokolliert
Wo es am besten funktioniert:
In der Logistik, wo es um mittlere bis große Frachtmengen, mehrere Spediteure oder unterschiedliche Rechnungsformate geht.
Wie man Ladungen, Bestellungen und Frachtrechnungen automatisch abgleicht
Der manuelle Abgleich dieser Dokumente ist langsam und ungenau, vor allem wenn die Versandmengen steigen oder Spediteure Rechnungen in unterschiedlichen Formaten schicken. Durch die Automatisierung des Prozesses wird sichergestellt, dass jede Frachtrechnung mit den richtigen Versanddaten abgeglichen wird, ohne dass deine Logistik- oder Kreditorenbuchhaltungsteams dadurch ausgebremst werden.
Im Folgenden findest du einen praktischen, schrittweisen Workflow für den automatisierten Abgleich.
Schritt 1: Zentralisieren und importieren Sie Ihre Dokumente
Alle relevanten Versanddokumente in einem System sammeln:
- Frachtrechnungen von Spediteuren
- Geplante Auftragsdaten aus TMS oder ERP
- Ladeausführungsdaten aus WMS, Scannern oder Lieferscheinen
- Begleitdokumente wie PODs oder Wiegebrückenbelege
Das System sollte verschiedene Eingabequellen wie E-Mail, SFTP, Carrier-Portale, APIs oder Cloud-Speicher unterstützen. Durch die Zentralisierung dieser Dokumente muss man vor dem Abgleich nicht mehr Infos aus verschiedenen Tools sammeln.
Schritt 2: Wichtige Daten mit OCR und KI extrahieren
Nutzen Sie intelligente OCR, um den Inhalt von Rechnungen zu lesen und Dokumente zu laden, auch wenn diese gescannt oder fotografiert wurden.
Das System zieht relevante Felder heraus, wie zum Beispiel:
- SKUs oder Artikel-IDs (falls zutreffend)
- Vertraglich vereinbarte und in Rechnung gestellte Transportkosten
- Angaben zum Spediteur und Ladungs-IDs
- Daten, Zeitstempel und Lieferorte
Die KI macht dann die Formate einheitlich, zum Beispiel Maßeinheiten, Währungen, Zeitstempel und Entfernungseinheiten, um die Daten für den Vergleich vorzubereiten.
Schritt 3: Ladungen mit Aufträgen abgleichen
Bevor eine Rechnung bestätigt werden kann, muss das System herausfinden, was geplant war und was tatsächlich gemacht wurde.
Der automatische Abgleich vergleicht:
- Bestellte vs. gelieferte Mengen
- Geplante vs. tatsächliche Gewichte
- Erwartete vs. tatsächliche Routen oder Entfernungen
- Geplante vs. tatsächliche Abhol- und Lieferzeiten
- Fehlende oder zusätzliche Paletten
- Fehlmengen, Schäden oder Teillieferungen
Alle Abweichungen zwischen der Bestellung und der tatsächlichen Ladung werden automatisch in den Schritt der finanziellen Validierung übernommen.
Schritt 4: Ladedaten mit der Frachtrechnung checken
Dann checkt das System, ob die Rechnung die ausgeführte Ladung richtig wiedergibt.
Beispiele für automatische Checks:
- Der Spediteur hat 14 Paletten in Rechnung gestellt → die Ladungsdaten zeigen aber nur 12
- Die Rechnung hat einen Treibstoffzuschlag → der fehlt aber in den Ladungsunterlagen
- Die abgerechnete Entfernung passt nicht zu den GPS-/TMS-Routeninfos
- Die Preise für die Gewichtsklasse stimmen nicht mit dem aufgezeichneten Gewicht überein
- Eine Rechnung mit dem gleichen Gesamtbetrag und der gleichen Referenz sieht aus wie ein Duplikat
Mit Toleranzeinstellungen können Sie akzeptable Abweichungen festlegen, z. B. ±1 Palette oder ±2 % Preisabweichung.
Schritt 5: Unstimmigkeiten identifizieren und markieren
Das System zeigt Unstimmigkeiten sofort an und stellt sie übersichtlich dar.
Dazu gehören:
- Mengenabweichungen
- Gewichtsunterschiede, die sich auf die Preisstufen auswirken
- Falsche oder fehlende Zuschläge
- Doppelte oder schon bearbeitete Rechnungen
- Unterschiede bei der Route oder Entfernung
- Nicht genehmigte Tarifänderungen
Unterschiede werden automatisch aufgezeichnet und der richtigen Benutzergruppe gezeigt.
Schritt 6: Ausnahmen zur Überprüfung weiterleiten
Nicht jede Unstimmigkeit sollte den ganzen Prozess aufhalten. Automatisierte Abläufe leiten Probleme an das richtige Team weiter:
- Lager oder Logistik: Probleme mit Mengen oder Gewichten
- Beschaffung: Probleme mit Preisen oder Verträgen
- Kreditorenbuchhaltung: doppelte Rechnungen, Betrugsverdacht oder unklare Kosten
Mit einer nebeneinander angeordneten Vergleichsansicht können Prüfer Probleme schnell lösen, ohne zwischen mehreren Systemen hin- und herwechseln zu müssen.
Schritt 7: Abgeglichene Rechnungen genehmigen und bearbeiten
Sobald alle Felder übereinstimmen oder genehmigte Abweichungen innerhalb der festgelegten Toleranzen liegen, werden die Rechnungen automatisch zur Zahlung weitergeleitet.
Es wird ein vollständiger Prüfpfad gespeichert, der Folgendes enthält:
- die extrahierten Daten
- alle durchgeführten Vergleiche
- festgestellte Unstimmigkeiten
- ergriffene Maßnahmen
- und die endgültige Genehmigung
Das macht die Logistik- und Finanzabläufe übersichtlicher und hilft dabei, die Vorschriften einzuhalten.
Automatisierung der Abstimmung von Ladungen, Bestellungen und Frachtrechnungen mit Klippa DocHorizon
Die automatische Abstimmung klappt am besten, wenn Ihre Technologie verschiedene Spediteurformate, Versanddokumente und Rechnungslayouts mit gleichbleibender Genauigkeit verarbeiten kann. Klippa DocHorizon vereint diese Funktionen auf einer einzigen Plattform.
Mit Klippa DocHorizon können Sie:
- Lesen und verarbeiten Sie Frachtrechnungen, Lieferscheine und Ladungsdokumente in PDF-, Bild-, Tabellenkalkulations- und EDI-Formaten.
- Extrahieren Sie wichtige Versand- und Rechnungsdaten mit einer Genauigkeit von über 99 %, selbst aus unstrukturierten Transportdokumenten.
- Vergleichen Sie die in Rechnung gestellten Kosten mit den Auftragsdetails, den Daten zur Ladungsausführung und den vertraglich vereinbarten Tarifen im Rahmen eines geführten Workflows.
- Erkennen Sie doppelte oder manipulierte Dokumente mithilfe einer mehrschichtigen Betrugserkennung und Anomalieanalyse.
- Verarbeiten Sie große Rechnungsstapel für Logistikvorgänge mit hohem Volumen.
- Integrieren Sie TMS-, ERP-, WMS- und Buchhaltungssysteme über API, um durchgängige Workflows zu unterstützen.
Klippa DocHorizon bietet eine solide Grundlage für die Erstellung von Abstimmungsabläufen, und unser Team kann Ihnen bei der Konfiguration der für Ihre Betriebsumgebung erforderlichen Abgleichlogik und Integrationen helfen. Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht? Buchen Sie eine Demo oder kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten zu erkunden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Bei der Abgleichung der Ladungsreihenfolge wird überprüft, ob die in deinem TMS oder ERP geplante Lieferung (Mengen, Gewichte, Routen, Preise) mit dem übereinstimmt, was tatsächlich abgeholt, transportiert und geliefert wurde. So wird die Richtigkeit der Daten sichergestellt, bevor Frachtrechnungen bestätigt und bezahlt werden.
2. Warum stimmen Frachtrechnungen oft nicht mit den Bestellungen oder Lieferdaten überein?
Ladungen ändern sich oft wegen Lieferengpässen, Teillieferungen, Gewichtsabweichungen, Routenänderungen oder Fehlern beim Beladen. Spediteure können auch unterschiedliche Rechnungsformate verwenden oder Zuschläge berechnen, die nicht in den Ladungsdaten erfasst sind. Diese Unterschiede führen zu Unstimmigkeiten zwischen Bestellungen, Ladungen und Rechnungen.
3. Was führt zu Verzögerungen beim Versand wegen der Frachtpapiere?
Fehler in Dokumenten sind ein großer Grund für Verzögerungen. 57 % der Logistikchefs sagen, dass es zu Verzögerungen kommt, weil Daten in Frachtrechnungen falsch sind oder fehlen. Diese Fehler müssen erst mal untersucht, korrigiert oder Dokumente neu ausgestellt werden, bevor die Zahlung oder der Versand freigegeben werden kann.
4. Warum ist es wichtig, Frachtrechnungen abzugleichen?
Durch die Abstimmung wird sichergestellt, dass die Spediteure korrekt bezahlt werden. So werden überhöhte Rechnungen, doppelte Rechnungen, undokumentierte Zuschläge und routenbasierte Preisunterschiede vermieden. Außerdem wird die Compliance und Audit-Bereitschaft unterstützt, indem ein klarer Nachweis von der Bestellung über die Ausführung bis zur Rechnungsstellung erstellt wird.
5. Was sind die Risiken einer manuellen Abstimmung?
Manuelle Kontrollen sind langsam und unzuverlässig. Die Teams müssen zwischen PDFs, Tabellenkalkulationen, TMS/WMS/ERP-Bildschirmen und E-Mails hin und her wechseln. Das erhöht das Risiko von menschlichen Fehlern, doppelten Zahlungen, übersehenen Unstimmigkeiten und ungelösten Abrechnungsproblemen.
6. Mit welchen Systemen kann Klippa DocHorizon zusammenarbeiten?
Klippa lässt sich über eine API mit den wichtigsten TMS-, ERP-, WMS- und Buchhaltungssystemen verbinden. So können Versand-, Ladungs- und Rechnungsdaten direkt zwischen den Systemen ausgetauscht werden, ohne dass manuelle Uploads nötig sind.
7. Wie kann Klippa unseren Prozess zum Abgleichen von Frachtrechnungen verbessern?
Klippa macht die Dokumentenerfassung, Datenextraktion, Abgleichung, Erkennung von Unstimmigkeiten und Genehmigungsabläufe automatisch. Es spart echt viel manuelle Arbeit, verhindert zu hohe Zahlungen, erkennt Betrug, beschleunigt die Rechnungsfreigabe und bietet vollständige Prüfpfade.