Die Entgegennahme und Bezahlung von Lieferantenrechnungen ist ein üblicher und wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, können kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten für die erhaltenen Waren und Dienstleistungen eingehen.
Diese eingehenden Rechnungen und Abrechnungen, die sogenannte Kreditorenbuchhaltung, müssen aufbewahrt, geprüft, verifiziert und verarbeitet werden, damit das Unternehmen die Waren und Dienstleistungen rechtzeitig bezahlen und seine finanzielle Gesundheit bewahren kann.
Wenn Sie für die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen zuständig sind, wissen Sie, wie zeitaufwändig und stressig diese Aufgaben sein können.
Von der Eingabe von Daten und der Bearbeitung von Rechnungen bis hin zur Erstellung von Bestellungen und der Durchführung von Zahlungen – die Verantwortung für die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung kann überwältigend sein. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen und besseren Lieferantenbeziehungen führen können.
Aus diesem Grund stellen wir Ihnen in diesem Blog die 10 besten Praktiken für die Kreditorenbuchhaltung vor, die Ihnen helfen kann, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu optimieren.
Fangen wir an!
Wichtige Erkenntnisse:
- Richten Sie ein System zur Verfolgung Ihres AP-Prozesses ein
- Erstellen Sie einen Zahlungsplan
- Bezahlen Sie Lieferanten frühzeitig (schauen Sie sich nach Rabatten um)
- Überwachen und überprüfen Sie die Daten regelmäßig
- Kommunizieren Sie mit Lieferanten
- Beseitigen Sie AP-Betrug
- Prüfen Sie auf Fehler und Duplikate
- Behalten Sie den Überblick über Streitfälle und Lösungen
- Zugangsbeschränkungen und interne Kontrollen einrichten
- AP-Automatisierung nutzen
#1. Richten Sie ein System zur Verfolgung Ihres Kreditorenprozesses ein
Eines der Schlüsselelemente bei der Verwaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist die Einrichtung eines Systems zur Verfolgung, Überprüfung, Priorisierung und Organisation aller Rechnungen, die das Unternehmen schuldet.
Dazu können Sie eine Tabellenkalkulation oder eine Software für die Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen verwenden, um Fälligkeitstermine, geschuldete Beträge und Zahlungsstände zu verfolgen. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Rechnungen zuerst bezahlen.
Ein klares und organisiertes System zur Verfolgung Ihrer Kreditorenbuchhaltung wird Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden und Ihr Unternehmen einen genauen Überblick über seine finanziellen Verpflichtungen hat.
Standardisierung der Arbeitsabläufe:
Neben einem Tracking-System sollten Unternehmen dokumentierte Standardprozesse (Standard Operating Procedures, SOPs) für die Kreditorenbuchhaltung erstellen. Diese beschreiben klar, welche Schritte und Genehmigungen nötig sind, wer verantwortlich ist und wie mit Ausnahmen umgegangen wird.
Einheitliche Workflows verhindern Engpässe, erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und sichern Prozessqualität.
#2. Erstellen Sie einen Zahlungsplan
Eine weitere wichtige Maßnahme zur Verbesserung Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist die Aufstellung eines Zahlungsplans. Darin wird festgelegt, wann Rechnungen fällig sind und wann die Zahlungen an die Lieferanten geleistet werden.
In manchen Fällen können Sie sogar die Zahlungsfristen selbst festlegen. In diesem Fall sollten Sie versuchen, Ihre Lieferanten wöchentlich zu bezahlen, da dies wahrscheinlich mit den meisten Abrechnungszeiträumen übereinstimmt, die in der Regel alle 7, 14, 21 oder 30 Tage stattfinden.
Wenn Sie einen klaren Überblick über Fälligkeitstermine und Zahlungspläne haben, können Sie verpasste Zahlungen oder Gebühren für verspätete Zahlungen vermeiden, die dem Ruf Ihres Unternehmens und den Beziehungen zu Ihren Lieferanten schaden können.
Ein konsistenter Zahlungsplan kann auch dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen und gute Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, da diese wissen, wann sie mit der Zahlung rechnen können.
#3. Bezahlen Sie Lieferanten frühzeitig (suchen Sie nach Rabatten)
Die frühzeitige Bezahlung von Lieferanten kann für das reibungslose Funktionieren des Unternehmens von Vorteil sein. Das bedeutet, dass die vereinbarten Zahlungsbedingungen eingehalten und die Zahlungen pünktlich geleistet werden.
Auf diese Weise können Unternehmen Gebühren und Strafen für Zahlungsverzug vermeiden, solide Lieferantenbeziehungen pflegen und ihren Ruf als zuverlässige Partner verbessern. Darüber hinaus hilft eine frühzeitige Bezahlung von Lieferanten nicht nur dem Unternehmen, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, sondern auch Lieferanten, ihre Liquidität zu erhöhen, da sie schneller bezahlt werden.
Zahlungsbedingungen verhandeln:
Neben dem Nutzen von Skonti kann die aktive Verhandlung von Zahlungszielen mit Lieferanten den Cashflow stark verbessern. Langjährige, zuverlässige Beziehungen, größere Auftragsmengen oder planbare Abnahmevolumen können als Hebel genutzt werden, um längere Zahlungsziele oder bessere Rabattkonditionen zu erreichen.
Bonustipp: Wussten Sie, dass einige Lieferanten Frühzahlerrabatte anbieten? Wird die Rechnung beispielsweise innerhalb von 10 Tagen vollständig bezahlt, kann der Lieferant 2 % Rabatt gewähren. Für pünktliche und vollständige Zahlungen gewähren manche Kreditgeber auch niedrigere Zinssätze.
Durch die Inanspruchnahme von Rabatten, die von Lieferanten und Verkäufern gewährt werden, können Unternehmen ihre Kosten für die Kreditorenbuchhaltung senken und ihren Cashflow verbessern. Unternehmen müssen sich jedoch nach diesen Rabatten selber erkundigen, da sie nicht oft beworben werden.
#4. Überwachen und überprüfen Sie Daten regelmäßig
Um eine effiziente Verwaltung der Verbindlichkeiten zu gewährleisten, ist es unerlässlich, die Verbindlichkeiten des Unternehmens regelmäßig zu überwachen und zu überprüfen. Dies bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass:
- Alle Rechnungen verbucht werden;
- Zahlungen pünktlich geleistet werden;
- Lieferantenvereinbarungen und Zahlungsbedingungen günstig sind und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen;
- Alle potenziellen Probleme erkannt und angegangen werden, bevor sie sich zu einem größeren Problem entwickeln.
Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen:
Neben der regelmäßigen Datenprüfung sollten Unternehmen Kennzahlen wie Bearbeitungszeit pro Rechnung, Kosten pro Rechnung, Skonto-Nutzungsrate und Anteil pünktlich bezahlter Rechnungen erfassen. Diese Werte helfen, Prozesse messbar zu verbessern und Investitionen in Automatisierung oder Schulungen mit Zahlen zu belegen.
Die konsequente Überwachung Ihrer Kreditorendaten hilft Ihnen, Ihre Cashflow-Planung zu verbessern, das Betrugsrisiko zu verringern und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
#5. Kommunizieren Sie mit Lieferanten
Gute Kommunikation mit Lieferanten ist ein Schlüsselfaktor bei der Verwaltung der Kreditoren. Dazu könnte gehören, sie zu benachrichtigen, wenn eine Zahlung erwartet wird, und sie über den Stand einer Zahlung auf dem Laufenden zu halten.
Dies trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und positive Beziehungen zu schaffen sowie Streitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
Wenn beispielsweise die Rechnungen der Lieferanten nicht mit den genehmigten Bestellungen übereinstimmen, sollten Sie sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, um die Differenz zu klären und das Problem vor dem Fälligkeitsdatum zu beheben. Bezahlen Sie niemals eine Rechnung, von der Sie wissen oder vermuten, dass sie falsch ist.
#6. Eliminieren Sie Kreditorenbetrug
Es gibt viele Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Betrug bei der Kreditorenbuchhaltung zu verhindern. Dazu gehören strenge Kontrollen des Zugriffs auf Finanzsysteme, regelmäßige Überprüfung von Lieferantenzahlungen und Rechnungen sowie der Einsatz von Software zur Erkennung von Dokumentenbetrug.
Beachten Sie, dass jeder Ort, an dem mit Geld umgegangen wird, ein erhebliches Risiko für ein Unternehmen darstellen kann. Deshalb ist es wichtig, Richtlinien und Verfahren einzuführen, um dieses Risiko zu minimieren.
Ein guter Ansatzpunkt wäre die Überprüfung auf gefälschte Lieferantenkonten, die von Mitarbeitern für Betrügereien genutzt werden können, und die Festlegung von Systemparametern, die verhindern, dass Mitarbeiter, die Schecks ausstellen, neue Kreditoren anlegen. Überprüfen Sie auch, ob es sich um gefälschte Rechnungen handelt, denn Dokumentenbetrug stellt eine große Gefahr für Unternehmen dar.
Schließlich kann auch der Abgleich von Lieferanteninformationen mit den Daten der Handelskammern (CoC) helfen, betrügerische Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern.
#7. Prüfen Sie auf Fehler und Duplikate
Unabhängig davon, ob Sie eine automatisierte Software für Ihre Kreditorenbuchhaltung verwenden oder diese manuell durchführen, ist es unerlässlich, diese regelmäßig auf Fehler, doppelte Rechnungen und doppelte Zahlungen an Lieferanten zu überprüfen.
Dies kann durch die regelmäßige Überprüfung von Lieferantenrechnungen und Bestellungen sowie durch den Abgleich von Lieferantenauszügen geschehen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt erfasst und verbucht wurden.
Die Kreditorenbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens und sollte sorgfältig darauf achten, Fehler und doppelte Zahlungen zu erkennen und zu vermeiden.
Drei‑Wege‑Abgleich einsetzen:
Anstatt Rechnungen nur mit Bestellungen (2‑Way-Matching) abzugleichen, empfiehlt es sich, zusätzlich den Wareneingangsbericht einzubeziehen. Dieser Drei‑Wege‑Abgleich (Bestellung – Wareneingang – Rechnung) stellt sicher, dass Mengen, Preise und Lieferungen korrekt sind, bevor Zahlungen freigegeben werden. Dies verhindert fehlerhafte Zahlungen und senkt das Betrugsrisiko.
#8. Behalten Sie den Überblick über Streitfälle und Lösungen
Streitigkeiten mit Lieferanten können aus verschiedenen Gründen entstehen, z. B. wegen falscher Rechnungsstellung, Lieferung mangelhafter Waren oder Unstimmigkeiten über den Vertrag.
Das Führen von Aufzeichnungen über diese Streitigkeiten und ihre Beilegung kann zukünftige Probleme mit demselben Lieferanten verhindern und anderen Teammitgliedern als Referenz dienen.
Dies trägt dazu bei, die Einheitlichkeit bei der Behandlung von Streitigkeiten aufrechtzuerhalten, eine eindeutige Aufzeichnung der Vereinbarungen zu erstellen und positive Beziehungen zu den Verkäufern oder Lieferanten zu pflegen.
#9. Zugangsbeschränkungen und interne Kontrollen einrichten
Um Ihr Unternehmen vor internem Betrug zu schützen, ist es wichtig, interne Kontrollen und eine Aufgabentrennung innerhalb des Kreditorenbuchhaltungsprozesses einzuführen.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, den Zugriff auf die Lieferantenstammdatei oder, mit anderen Worten, auf das Lieferantenportfolio auf bestimmte Mitarbeiter zu beschränken. Auf diese Weise können Unternehmen die genehmigten Lieferanten und die Überwachung der Zahlungen besser kontrollieren.
Um das Betrugsrisiko weiter zu verringern, sollten Sie außerdem verschiedene Aufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Scheckgenehmigung verschiedenen Personen zuweisen und diese Aufgaben in regelmäßigen Abständen wechseln. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Team über alle Aktivitäten informiert ist und alle Aufgaben reibungslos erledigen kann.
Regelmäßige Abstimmungen durchführen:
Monatliche Abstimmungen zwischen Kreditorenbuchhaltungskonten und dem Hauptbuch sowie zwischen Lieferantenkonten und deren Abrechnungen helfen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Diese Routine erhöht die Datenintegrität und erleichtert Jahresabschlussprüfungen.
#10. Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzen
Mit der Verlagerung von Unternehmen auf digitale Prozesse im heutigen digitalen Zeitalter werden Papierrechnungen und Papierschecks immer seltener.
Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und Bezahlung mithilfe von Softwarelösungen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, manuelle Arbeit reduzieren und die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung vereinfachen.
Dazu gehört der Einsatz digitaler Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und KI, um manuelle Prozesse zu eliminieren und den Bedarf an Druck und Versand von Papierschecks zu verringern.
Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann auch dazu beitragen, die Rechnungserstellung zu automatisieren, Mahnungen zu versenden und den Zahlungsstatus zu verfolgen. Dadurch werden Fehler reduziert und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessert.
Laut einer Studie von Goldman Sachs können Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, bis zu 16 US-Dollar pro Rechnung und bis zu 80 % ihrer Zeit einsparen. Diese Kosten- und Zeiteinsparungen können zu schnelleren Rechnungszahlungen führen und die Beziehungen zu Lieferanten verbessern.
Digitalisierung & Paperless Office:
Die vollständige Abkehr von Papierrechnungen bietet klare Vorteile: digitale Archivierung schafft sofortigen Zugriff, erzeugt prüfungssichere Audit-Trails, reduziert Lager- und Druckkosten und unterstützt Nachhaltigkeitsziele. Eine paperless-Strategie erleichtert zudem die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
Wie die Zahlen zeigen, kann eine Automatisierungssoftware Ihr Kreditorenmanagement wirklich verändern. Sehen wir uns an, was die Klippa-Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Klippa SpendControl, für Sie tun kann!
Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Klippa SpendControl
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Mit Klippa SpendControl können Sie Rechnungen ganz einfach per E-Mail, Web oder Mobilgerät einreichen und mithilfe einer KI-gestützten Datenextraktionstechnologie alle Zahlungsdaten extrahieren.
Die Rechnung kann dann über einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow dem richtigen Genehmiger in Ihrem Unternehmen zugewiesen werden, was mit nur einem Tastendruck geschehen kann. Nach der Genehmigung enthält das Dokument alle erforderlichen Daten und kann problemlos in Ihr Buchhaltungssystem oder ERP-Programm integriert werden.
Klippa SpendControl bietet Funktionen wie Rechnungsverarbeitung, Abgleich von Kreditkartenabrechnungen mit Zahlungen, Betrugserkennung, Kostenabrechnungen, Synchronisierung von Buchhaltungssystemen und Rechnungsabgleichungen (im englischen „2-way matching”) an.
Die Vorteile der Verwendung von SpendControl umfassen:
- Schnelles und einfaches Kreditorengenehmigungsverfahren
- Rechnungen werden pünktlich bezahlt
- Keine manuelle Dateneingabe mehr mit KI-gestützter OCR
- Erkennung von Duplikaten zur Vermeidung von Doppelzahlungen
- Minimierung von Rechnungsbetrug
- Genaue Übersicht über die Kreditorenbuchhaltung
Mit der Automatisierungssoftware von Klippa können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung einfach verwalten und haben rund um die Uhr einen klaren Überblick über Ihre Zahlungen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Was sind die wichtigsten Best Practices in der Kreditorenbuchhaltung?
Prozesse automatisieren, Arbeitsabläufe standardisieren, interne Kontrollen (Segregation of Duties, Genehmigungsmatrix), digitalisieren / papierlos arbeiten, Rechnungen priorisieren und Cashflow optimieren, Skonti nutzen und Zahlungsbedingungen verhandeln, Drei-Wege-Abgleich durchführen, Leistungskennzahlen (KPIs) verfolgen, Lieferantenbeziehungen aktiv pflegen, Regelmäßige Abstimmungen und Prozessprüfungen durchführen
2. Was bedeutet „Drei-Wege-Abgleich“ und warum ist er wichtig?
1. Bestellung (Purchase Order)
2. Wareneingangsbericht
3. Lieferantenrechnung
Nur wenn alle drei übereinstimmen, wird die Zahlung freigegeben.
Vorteil: Vermeidet Überzahlungen, reduziert Betrugsrisiken und stellt die Datenintegrität sicher.
3. Welche Vorteile bietet ein Paperless Office in der Kreditorenbuchhaltung?
Schnellere Suche und Zugriff auf Dokumente
Vollständige digitale Prüf- und Auditprotokolle
Niedrigere Lager- und Druckkosten
Beitrag zu Nachhaltigkeitszielen
4. Welche KPIs sollte die Kreditorenbuchhaltung überwachen?
Bearbeitungszeit pro Rechnung, Kosten pro Rechnung, Skonto-Nutzungsrate, Anteil pünktlich bezahlter Rechnungen, Anzahl erkannter Doppelzahlungen
5. Wie oft sollte eine Abstimmung der AP-Konten erfolgen?
– Monatlich: Abstimmung AP-Lieferantenkonten mit dem Hauptbuch
– Quartalsweise: Prozess-Review und Audit
So werden Abweichungen früh erkannt und Compliance-Anforderungen erfüllt.
6. Welche Rolle spielt die Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung?
Automatisierung reduziert manuelle Arbeit durch KI und OCR, beschleunigt Freigaben, senkt Fehlerquoten und verkürzt Bearbeitungszeiten. Studien zeigen Einsparungen von bis zu 80 % Zeit und rund 16 US‑Dollar pro Rechnung.