Kreditorenbuchhaltung (AP) in der Fertigungsindustrie: Manuelle Rechnungsbearbeitung eliminieren

Ihre Kreditorenbuchhaltung steckt bis zum Hals in Rechnungen. Jede Bestellung, jede Lieferung von Rohmaterialien, jede Zahlung an Ihren MRO-Lieferanten muss von Hand in Ihr ERP-System eingegeben werden. Die Daten werden mit dem Bestellauftrag abgeglichen, Genehmigungen werden eingeholt, und die Fehler, die dabei unvermeidlich entstehen, müssen aufwendig korrigiert werden.

In der Fertigungsindustrie, wo das Lieferantenvolumen hoch ist und sich die Rechnungsformate stark unterscheiden, summiert sich dieser manuelle Aufwand schnell zu einem erheblichen Problem.

Laut dem Handwerksblatt (2026) liegen die Kosten für eine Papierrechnung bei etwa 7,00€ pro Rechnung. Ebenfalls dauert der Abrechnungsprozess länger, da man erst die Rechnung abholen muss, den Eingangsstempel drauf setzen muss usw. Dies verlangsamt den Gesamten Prozess.

AP-Automatisierung in der Fertigungsindustrie beseitigt diesen Prozess.

Dieser Leitfaden zeigt, wie AP-Automatisierung in einer Fertigungsumgebung aussieht, warum die einzigartigen Herausforderungen der Branche mehr als eine generische Lösung erfordern und wie Sie den Schritt von manueller Dateneingabe zu automatisierter Rechnungsverarbeitung schaffen.

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Wichtige Erkenntnisse

• AP-Automatisierung in der Fertigungsindustrie ersetzt die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten, den Abgleich mit Bestellaufträgen und die Buchung im ERP-System durch KI-gestützte Workflows, die die Verarbeitungskosten um bis zu 80% reduzieren können
• Die Rechnungsverarbeitung in der Fertigung ist besonders anspruchsvoll, da Rechnungen in Dutzenden unterschiedlicher Formate von einem großen Lieferantenstamm eingehen und Bestellnummern oft in den Positionen verborgen sind statt im Kopfbereich
• Automatisierung beginnt mit präziser Datenerfassung: Abgleich und Genehmigungsweiterleitung funktionieren nur, wenn Rechnungsdaten von Anfang an in strukturierter Form vorliegen
• Intelligent Document Processing (IDP)-Software erfasst Kopf- und Positionsdaten aus jedem Rechnungsformat, einschließlich gescannter PDFs, E-Mail-Anhänge und Bilddateien
• Die richtige AP-Automatisierungssoftware wandelt die erfassten Rechnungsdaten in das vom ERP-System benötigte Format wie XML, JSON oder CSV um und bucht diese ohne manuelles Eingreifen
• Hersteller, die ihre AP-Prozesse automatisieren, berichten von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern, stärkeren Lieferantenbeziehungen und erheblichen Kosteneinsparungen pro Rechnung

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Was ist AP Automatisierung in der Fertigung?

AP-Automatisierung in der Fertigungsindustrie bedeutet den Einsatz von Software, um den gesamten Accounts-Payable-Workflow abzuwickeln, von der Erfassung und Datenauslesung der Rechnungen, über den Abgleich mit Bestellaufträgen, die Genehmigungsweiterleitung bis hin zur Buchung im ERP-System, ganz ohne manuelle Dateneingabe. Dabei werden papierbasierte und halbmanuelle Prozesse durch digitale Workflows ersetzt, die mit Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Document Processing (IDP) und maschinellem Lernen arbeiten.

Im Gegensatz zu generischer AP-Automatisierung muss eine fertigungsspezifische AP-Automatisierung hohe Rechnungsvolumen aus vielfältigen Lieferantenstämmen verarbeiten, Bestellnummern aus den Rechnungspositionen für Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleiche extrahieren und strukturierte Daten genau in dem Format ausgeben, das Ihr ERP-System benötigt.

Warum manuelle AP-Verarbeitungen in der Fertigungsindustrie ein größeres Problem sind

Jede Branche kämpft mit manuellen AP-Prozessen, doch die Fertigungsindustrie steht vor einer Reihe von Herausforderungen, die das Problem deutlich verschärfen. Hier erfahren Sie, was Ihr AP-Team einzigartig macht.

Hohe Rechnungsvolumen aus vielfältigen Lieferantenstämmen

Ein einzelnes Fertigungsprodukt erfordert Dutzende von Lieferanten: Rohmaterialien, Verpackungen, Komponenten, MRO-Bedarf, Logistikdienstleister und Vertragsfertiger. Jeder Lieferant sendet seine Rechnungen zu einem eigenen Zeitpunkt, in einem eigenen Format und über seinen eigenen Kanal. Ihr AP-Team erhält monatlich Hunderte oder sogar Tausende von Rechnungen, und jede einzelne muss manuell bearbeitet werden.

Laut dem Accounts Payable Automation Trends Report 2025 des IFOL verbringen 63% der AP-Teams mehr als zehn Stunden pro Woche ausschließlich mit der Rechnungsverarbeitung. In Fertigungsumgebungen mit einer hohen Anzahl an Lieferanten ist dieser Wert sogar noch höher.

Rechnungen kommen in allen erdenklichen Formaten an

Ihre Lieferanten nutzen nicht alle dieselbe Rechnungssoftware und sie senden auch nicht alle strukturierte elektronische Rechnungen. Sie erhalten PDFs per E-Mail, gescannte Papierrechnungen, Bilddateien und Rechnungen, die direkt in den Text einer E-Mail eingebettet sind. Jedes Format erfordert eine eigene Bearbeitung, und keines davon ist ohne vorherige Datenerfassung und Umformatierung bereit für die Buchung in Ihrem ERP-System.

Diese Formatvielfalt ist die Hauptursache für die meisten Hürden in der Rechnungsverarbeitung der Fertigungsindustrie. Wenn Ihr Team jede Rechnung manuell lesen und die Daten in Ihr System eingeben muss, verlangsamt jede Formatabweichung den Prozess und erhöht das Risiko von Fehlern. Für Hersteller, die neben Rechnungen auch mit Lieferscheinen, Bestellaufträgen und Packlisten arbeiten, zieht sich diese Herausforderung durch den gesamten Dokumentenverarbeitungs-Workflow.

PO-Abgleich funktioniert nicht ohne präzise Datenerfassung

Der Zwei-Wege-Abgleich (Rechnung mit Bestellauftrag) und der Drei-Wege-Abgleich (Rechnung mit Bestellauftrag und Wareneingang) sind wichtige Kontrollmechanismen in der Rechnungsverarbeitung der Fertigungsindustrie. Doch hier liegt das Problem: Bestellnummern befinden sich nicht immer im Kopfbereich einer Rechnung. In vielen Fertigungsrechnungen sind PO-Referenzen in einzelnen Positionen versteckt, über mehrere Zeilen verteilt oder von Lieferant zu Lieferant unterschiedlich formatiert.

Wenn Ihr Team Rechnungen vor der Verarbeitung manuell mit Bestellaufträgen abgleicht, wird dies schnell zu einer zeitaufwendigen Aufgabe. Wird die Bestellnummer falsch oder gar nicht ausgelesen, schlägt der Abgleich fehl. Die Rechnung landet in einer Ausnahme-Warteschlange. Jemand muss den Vorgang prüfen, korrigieren und erneut verarbeiten. Genau hier scheitern die meisten AP-Automatisierungslösungen: Sie gehen davon aus, dass die Daten bereits sauber und strukturiert vorliegen. In der Realität ist jedoch der Ausleseschritt der Punkt, an dem alles ins Stocken gerät.

ERP-Integration erfordert strukturierte und präzise Daten

Fertigungsunternehmen nutzen ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder branchenspezifische Plattformen, um ihre Geschäftsprozesse zu steuern. Diese Systeme akzeptieren Rechnungsdaten in bestimmten Formaten, meist XML, aber auch JSON, CSV oder EDI. Das Buchen einer Rechnung in Ihr ERP-System setzt voraus, dass jedes Feld, von der Lieferanten-ID über den Steuercode bis hin zu den Belegzeilen, exakt dem erwarteten Schema entspricht.

Wenn Rechnungen manuell verarbeitet werden, wird Ihr AP-Sachbearbeiter zum Übersetzer zwischen dem Format des Lieferanten und den Anforderungen Ihres ERP-Systems. Dieser Prozess ist langsam, fehleranfällig und nicht skalierbar. Jeder Tastenschlag kann zu einer fehlerhaften Übereinstimmung führen. Einen detaillierten Einblick in die Möglichkeiten, diesen manuellen Schritt zu eliminieren, finden Sie in unserem Leitfaden zur ERP-Rechnungsverarbeitung.

Wie sieht AP-Automatisierung in der Fertigungsindustrie in der Praxis aus?

Der Übergang von manueller Rechnungsverarbeitung zu einem automatisierten Workflow erfolgt nicht in einem einzigen Schritt. So läuft der Prozess ab; von der Rechnungserfassung bis zur Buchung im ERP-System.

Schritt 1: Erfassen Sie Rechnungen aus jeder Quelle und in jedem Format

Rechnungen erreichen Ihren AP-Workflow über viele verschiedene Kanäle: E-Mail-Postfächer, Lieferantenportale, eingescannte Post und gemeinsame Netzlaufwerke. AP-Automatisierungssoftware fasst all diese Quellen zu einem zentralen Eingangspunkt zusammen, ganz gleich ob eine Rechnung als strukturiertes PDF, als fotografiertes Bild oder als E-Mail-Anhang eingeht. Das System erfasst sie und bereitet sie für die Verarbeitung vor.

Dieser erste Schritt eliminiert das manuelle Sortieren und Ablegen, das wertvolle Zeit Ihres Teams beansprucht. Anstatt E-Mails einzeln zu öffnen, Anhänge herunterzuladen und Dateien zu organisieren, übernimmt die Software diesen Prozess automatisch. Für Hersteller, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten, beschleunigt die Stapelverarbeitung diesen Arbeitsschritt zusätzlich.

Schritt 2: Daten mit IDP extrahieren und strukturieren

Dies ist der Schritt, der wirksame AP-Automatisierung von allen anderen Lösungen unterscheidet. Intelligent Document Processing (IDP)-Software nutzt OCR und maschinelles Lernen, um die Rechnung auszulesen, relevante Felder zu identifizieren und strukturierte Daten zu extrahieren: Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuern und besonders wichtig: Bestellnummern auf Positionsebene.

IDP bewältigt die Formatvielfalt, die die Rechnungsverarbeitung in der Fertigungsindustrie so anspruchsvoll macht. Es benötigt keine Vorlagen für jeden Lieferanten. Stattdessen lernt es, Rechnungslayouts zu erkennen und Daten unabhängig vom Format präzise zu extrahieren. Das Ergebnis sind saubere, strukturierte Daten, die sofort für den Abgleich und die Buchung im ERP-System bereitstehen.

Ohne diesen Schritt scheitert alles, was danach folgt. Ist die Bestellnummer falsch, bricht der Abgleich zusammen. Werden Beträge fehlerhaft ausgelesen, lehnt Ihr ERP-System die Buchung ab. Präzise Datenerfassung ist das Fundament des gesamten automatisierten Workflows.

Schritt 3: Automatischer PO-Abgleich auf Positionsebene

Mit strukturierten Daten im System gleicht die Software Rechnungspositionen automatisch mit Ihren Bestellaufträgen ab. Beim Zwei-Wege-Abgleich werden die Rechnungsdaten mit dem PO verglichen. Beim Drei-Wege-Abgleich wird zusätzlich der Wareneingang in den Vergleich einbezogen. Das System markiert Abweichungen wie Mengenunterschiede, Preisabweichungen oder fehlende PO-Referenzen und leitet nur die Ausnahmen an einen menschlichen Prüfer weiter.

Für Hersteller ist der Abgleich auf Positionsebene unverzichtbar. Eine einzige Rechnung eines Lieferanten kann mehrere POs aus unterschiedlichen Produktionsaufträgen referenzieren. Automatisierter Abgleich auf Positionsebene bewältigt diese Komplexität, ohne dass Ihr Team manuell Tabellen und PO-Datenbestände abgleichen muss.

Schritt 4: Genehmigung weiterleiten und ins ERP buchen

Rechnungen, die die Abgleichsregeln erfüllen, gelangen automatisch in Ihren Genehmigungs-Workflow. Die Software leitet jede Rechnung anhand vordefinierter Regeln an den richtigen Genehmiger weiter, zum Beispiel nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle oder Projektcode. Genehmiger können die Rechnung bequem am Desktop oder über ihr mobiles Endgerät prüfen und freigeben.

Nach der Genehmigung wandelt das System die Rechnungsdaten exakt in das Format um, welches Ihr ERP-System benötigt und bucht sie direkt ein. Keine manuelle Dateneingabe. Keine Umformatierung. Kein Copy-and-Paste von einem System ins andere. Die Rechnung gelangt vom Eingang bis ins ERP in einem Bruchteil der bisherigen Zeit, mit vollständigem Audit-Trail in jedem Schritt.

Vorteile der AP-Automatisierung für Hersteller

Die Automatisierung Ihres AP-Workflows bringt messbare Verbesserungen in Ihrer gesamten Finanzabteilung:

• Niedrigere Verarbeitungskosten: Laut dem Handwerksblatt kostet die Verarbeitung von Papierrechnungen etwa 7,00€. Die Verarbeitung von digitalen Rechnungen dagegen kostet nur etwa 1,50€-2,00€.

• Weniger Fehler und Ausnahmen: Manuelle Dateneingabe führt in jedem Verarbeitungsschritt zu Fehlern. Automatisierte Auslese- und Abgleichprozesse senken die Fehlerquote deutlich, halten Rechnungen aus Ausnahme-Warteschlangen heraus und lassen sie ohne Unterbrechung durch den Workflow laufen.

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Wenn Sie Lieferanten pünktlich bezahlen und Streitfälle schneller klären, stärken Sie Partnerschaften, die für Ihren Produktionsplan entscheidend sind. Verspätete Zahlungen und häufige Fehler untergraben das Vertrauen und stören Ihre Lieferkette.

• Bessere Transparenz und Kontrolle: Automatisierung bietet Ihrem Finanzteam eine Echtzeitansicht über den Status von Rechnungen, Genehmigungsengpässe und Ausgabentrends. Diese Transparenz unterstützt eine intelligentere Liquiditätssteuerung und genauere Prognosen.

• Skalierbarkeit ohne zusätzlichen Personalaufbau: Mit wachsendem Rechnungsvolumen bewältigt die Automatisierung die zusätzliche Belastung, ohne dass Sie weitere AP-Mitarbeiter einstellen müssen.

Worauf Sie bei AP-Automatisierungssoftware für die Fertigungsindustrie achten sollten

Nicht jede AP-Automatisierungslösung ist für die Komplexität der Fertigungsprozesse ausgelegt. Bei der Bewertung von Software sollten Sie diese Fähigkeiten besonders berücksichtigen:

Präzise Datenerfassung aus jedem Format

Ihre Software muss PDFs, gescannte Dokumente, Bilddateien und E-Mail-Anhänge verarbeiten können, ohne lieferantenspezifische Vorlagen zu benötigen. Suchen Sie nach einer IDP-gestützten Datenerfassung, die Positionen, Bestellnummern, Steuercodes und Beträge mit hoher Genauigkeit ausliest, ganz unabhängig vom Layout.

PO-Abgleich auf Positionsebene

Ein Abgleich nur auf Kopfebene reicht für die Fertigungsindustrie nicht aus. Sie benötigen Software, die Daten auf Positionsebene extrahiert und abgleicht, sowohl für den Zwei-Wege- als auch für den Drei-Wege-Abgleich bei komplexen, mehrfache POs umfassenden Rechnungen.

ERP-native Ausgabeformate

Ihre AP-Software muss Daten exakt in dem Format generieren, das Ihr ERP-System erwartet, sei es XML, JSON, CSV oder ein anderes Schema. Vermeiden Sie Lösungen, die zusätzliches Middleware oder manuelle Umformatierung erfordern, um Daten zu buchen.

Erfassung von Rechnungen über mehrere Kanäle

Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail, über Portale, per Post oder über gemeinsame Netzlaufwerke. Ihre Software sollte alle Kanäle in einen einzigen automatisierten Eingangs-Workflow zusammenführen.

Konfigurierbare Genehmigungs-Workflows

Fertigungsunternehmen haben komplexe Genehmigungshierarchien, die je nach Betrag, Abteilung, Werk oder Projekt unterschiedlich sind. Ihre Software sollte flexible Weiterleitungsregeln unterstützen, ohne dass eine individuelle Entwicklung erforderlich ist. 

Audit-Trail und Compliance-Funktionen

Regulatorische Anforderungen und interne Kontrollen sind in der Fertigungsindustrie von hoher Bedeutung. Achten Sie auf Software, die jede Aktion vom Erfassen bis zur ERP-Buchung protokolliert und Audit-Trails einfach zugänglich macht.

Wie Doxis AI.dp Herstellern bei der Automatisierung von AP-Prozessen hilft  

Wenn Ihr AP-Team Rechnungen noch manuell verarbeitet, sie von Hand mit Bestellaufträgen abgleicht und Daten für Ihr ERP-System umformatiert, bietet Ihnen Doxis AI.dp einen schnelleren Weg in die Zukunft.

Doxis AI.dp ist eine Intelligent Document Processing-Software, die genau das Problem löst, das vor dem Abgleich und der Genehmigung steht: die präzise Auslesung und Strukturierung von Rechnungsdaten in jedem Format. Während andere AP-Automatisierungslösungen davon ausgehen, dass Ihre Daten bereits sauber vorliegen, setzt Doxis einen Schritt früher an und verwandelt unstrukturierte Rechnungen in ERP-fähige Daten.

Das bietet Doxis AI.dp für die Rechnungsverarbeitung in der Fertigungsindustrie:

• KI-gestützte Datenerfassung: Liest Rechnungen in jedem Format, einschließlich PDFs, Scans und Bilddateien, und extrahiert Kopf- und Positionsdaten mit über 99% Genauigkeit.
• Extraktion von Bestellnummern aus Positionen: Erkennt und extrahiert PO-Referenzen aus einzelnen Positionen und nicht nur aus dem Kopfbereich. Dies ermöglicht so einen zuverlässigen Zwei- und Drei-Wege-Abgleich.
• ERP-fähige Ausgabe in jedem Format: Wandelt die extrahierten Daten in XML, JSON, CSV oder jedes strukturierte Format um, das Ihr ERP-System benötigt, und eliminiert damit die manuelle Umformatierung.
• Mehrkanal-Eingang: Erfasst Rechnungen aus E-Mails, Portalen, gescannten Dokumenten und gemeinsamen Netzlaufwerken in einem einzigen automatisierten Workflow.
• No-Code-Workflow-Konfiguration: Richten Sie Ausleseregeln, Genehmigungs-Weiterleitung und Ausgabeformate ein und passen Sie sie an, ohne IT-Unterstützung oder individuelle Entwicklung.
• Verarbeitung in Sekunden: Erfasst und strukturiert Rechnungsdaten in weniger als fünf Sekunden pro Dokument und ersetzt damit Minuten manueller Arbeit pro Rechnung.

Doxis AI.dp integriert sich über API oder SDK nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Finanzsysteme und fügt sich ohne Unterbrechung in Ihre aktuelle IT-Landschaft ein. Ob Sie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder eine branchenspezifische Plattform einsetzen, Doxis AI.dp liefert strukturierte Rechnungsdaten direkt in Ihr System.

Bereit, die manuelle Rechnungsverarbeitung zu eliminieren? Kontaktieren Sie einen unserer Experten oder buchen Sie unten eine Demo und sehen Sie selbst, wie Doxis AI.dp die AP-Prozesse für Hersteller automatisiert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen