Manuelle Freigabeprozesse bremsen Ihr Unternehmen? Sie sind nicht allein. Digitale Rechnungsfreigabe ist längst ein Muss für Unternehmen, die Kosten reduzieren, Fehlerquellen eliminieren und regulatorische Risiken vermeiden wollen.
In einem früheren Beitrag haben wir die Vorteile digitaler Rechnungsfreigabe beleuchtet. Heute gehen wir einen Schritt weiter: Wir vergleichen die führenden Rechnungsfreigabe-Softwares für 2025, damit Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Kurzübersicht
- Digitale Rechnungsfreigabe ist heute Pflicht, und kein Nice-to-have: Sie senkt Kosten, minimiert Fehler und steigert Compliance.
- Wichtige Auswahlkriterien: Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Integrationen, Datenschutz.
- Klippa SpendControl überzeugt mit flexiblen Workflows, OCR-Genauigkeit und schneller Implementierung.
- Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen gibt es spezialisierte Alternativen am Markt.
Hier sind die 6 besten Softwarelösungen für die digitale Rechnungsfreigabe auf einen Blick:
Was macht eine gute Rechnungsfreigabe-Software aus?
Vor dem Einstieg in den Vergleich empfiehlt sich ein Blick auf die wichtigsten Auswahlkriterien:
- Automatisierungspotenzial: Vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Archivierung
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung für alle Beteiligten im Workflow
- Flexibilität der Workflows: Anpassbarkeit an interne Prozesse und Genehmigungsstufen
- Integrationen: Kompatibilität mit ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen
- Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-Konformität, Zertifizierungen und Audit-Trails
Vergleich: Die 6 besten Rechnungsfreigabe-Softwares 2025
Im Folgenden sind die 6 besten Rechnungsfreigabe-Softwares für Sie im Jahr 2025 aufgelistet:
Klippa SpendControl
SpendControl ist eine cloudbasierte Software zur Automatisierung von Rechnungsfreigabeprozessen. Die Lösung kombiniert eine leistungsstarke OCR, flexible Workflows und umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit gängigen ERP-Systemen.
Hauptfunktionen:
- Automatisierte Datenerfassung per OCR
- Mehrstufige, rollenbasierte Freigabeprozesse
- Intelligente Benachrichtigungen
- Übersichtliches Dashboard für Echtzeit-Überblick
- ISO27001-Zertifizierung und DSGVO-Konformität
- Nahtlose Integrationen u. a. mit DATEV, SAP, Exact, Microsoft Dynamics
Vorteile:
- Mitarbeiterausgaben, Kreditorenrechnungen und Firmenkreditkarten
- Hohe OCR-Genauigkeit
- Kurze Implementierungsdauer
- Mobile Freigabeoptionen per App
Preise:
- Effective: 95 €/Monat (bis 4.000 Rechnungen/Jahr, 10 Nutzer)
- Premium: 275 €/Monat (bis 12.000 Rechnungen/Jahr, 30 Nutzer)
- Custom: auf Anfrage
Geeignet für:
Mittelständische Unternehmen mit dynamischen Freigabeprozessen
sevDesk
sevDesk ist eine smarte Buchhaltungslösung für Freelancer, Selbstständige und Kleinstunternehmen. Die Software bietet grundlegende Funktionen zur Belegerfassung und Rechnungsfreigabe – ideal für einfache Workflows mit wenigen Beteiligten.
Haupteigenschaften:
- Intuitive Oberfläche, besonders für Einsteiger geeignet
- Belegerfassung via App inkl. OCR-Funktion
- Anbindung ans Online-Banking zur Zahlungskontrolle
- Cloudbasiert und von überall zugänglich
Einschränkungen:
Komplexe Freigabeprozesse mit mehreren Genehmigungsstufen oder systemübergreifender Integration sind nicht vorgesehen. Auch Rollenrechte, Eskalationen oder API-basierte Workflows fehlen.
Preise:
- Ab 8,90 €/Monat
- 6 Monate kostenlos für Gründer:innen
Geeignet für:
Freiberufler, Solo-Selbstständige, kleine Unternehmen
Lexware
Lexware bietet klassische Buchhaltungsfunktionen und ist vor allem im KMU-Segment weit verbreitet. Für die digitale Rechnungsfreigabe setzt Lexware auf die Zusatzlösung Flowers, die vorgeschaltet werden muss.
Hauptfunktionen:
- Solide Buchhaltung mit DATEV-Export
- Integration von E-Rechnungsstandards wie ZUGFeRD und XRechnung
- Keine Nutzerbegrenzung in der Basisversion
Einschränkungen:
Die Freigabe erfolgt außerhalb von Lexware in einem externen Tool. Das macht Prozesse unnötig komplex. Eine mobile App oder flexible Freigaberegeln stehen nicht zur Verfügung.
Preise:
- Ab 6,90 €/Monat (Basisversion)
- Keine integrierte Demo für den Freigabeprozess
Geeignet für:
Kleine Kapitalgesellschaften, Personenhandelsgesellschaften, GbR, Freiberufler, Solo-Gewerbetreibende
GetmyInvoices
GetMyInvoices ist eine spezialisierte Lösung zur automatisierten Sammlung von Rechnungen und Belegen aus unterschiedlichsten Quellen.
Hauptfunktionen:
- Automatisierte Belegerfassung und Rechnungseingang – spart manuellen Aufwand
- Verbindet sich mit über 10.000 Portalen und E-Mail-Postfächern für maximale Datenquelle-Abdeckung
Einschränkungen:
- Keine eigenen Freigabe-Workflows, nur Übergabe an Drittsysteme
Preise:
- Ab 19 €/Monat
Geeignet für:
Unternehmen, die den Fokus auf die zentrale Sammlung und Weiterleitung von Rechnungen legen
Buchhaltungsbutler
BuchhaltungsButler ist eine smarte Buchhaltungssoftware für kleinere Unternehmen, die Abläufe vereinfachen und teilautomatisieren möchten.
Stärken:
- Bietet einfache Workflows, ideal für kleinere Buchhaltungsabteilungen
- Integrierte DATEV-Schnittstelle und automatische Buchungsvorschläge erleichtern die Arbeit
Einschränkungen:
- Begrenzte Prozessautomatisierung – eher als Einstiegs- oder Basic-Lösung geeignet
Preise:
- Vorbucher: 24,95 €/Monat
- Selbstbucher: 29,95 €/Monat
- Premium & Teams: 49,95 €/Monat
Geeignet für:
Kleine Unternehmen und Steuerkanzleien, die unkomplizierte Buchhaltungsprozesse wünschen.
Candis
Candis bietet eine schlanke Lösung für digitale Rechnungsfreigabe mit klarer Fokussierung auf deutsche KMUs. Die Benutzeroberfläche ist funktional und auf Buchhaltungsprozesse zugeschnitten.
Hauptfunktionen:
- Digitale Workflows für Eingangsrechnungen
- Integration mit DATEV Unternehmen Online
- Automatische Belegerkennung und Zuordnung
Vorteile:
- Einfache Bedienbarkeit
- Optimierung für den deutschen Markt
Preise:
- Ab 369 €/Monat (abhängig von Funktionsumfang und Belegvolumen)
Geeignet für:
Kleine und schnell wachsende Unternehmen, die ihre Finanzprozesse digitalisieren und automatisieren möchten
Fazit: Welche Lösung passt zu welchem Unternehmen?
Welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt maßgeblich von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrer Unternehmensgröße und dem Stand Ihrer digitalen Transformation ab.
Für große mittelständische Unternehmen mit komplexen Freigabe- und Buchhaltungsprozessen empfiehlt sich Klippa SpendControl. Die Lösung überzeugt durch höchste OCR-Genauigkeit, flexibel anpassbare Workflows, einfache Integration in bestehende Systeme und eine schnelle Implementierung.
Candis ist eine gute Wahl für kleinere Unternehmen und Startups, die Wert auf eine intuitive Bedienung sowie eine effiziente Rechnungsfreigabe legen. Lexware eignet sich besonders für kleine bis mittlere Unternehmen, die eine umfassende Lösung für Buchhaltung, Lohnabrechnung und Warenwirtschaft aus einer Hand suchen.
BuchhaltungsButler bietet vor allem für kleinere Unternehmen und digitale Buchhaltungsprozesse einen hohen Automatisierungsgrad bei der Belegerfassung und Kontierung, was Zeit und Aufwand spart. Für Freelancer und Kleinunternehmer ist sevDesk ideal: eine kompakte, benutzerfreundliche Lösung zur Rechnungserstellung und Buchhaltung, die schnell einsatzbereit ist.
Wenn es primär um das schnelle Sammeln und Importieren von Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen geht, ohne dass eine Freigabe notwendig ist, genügt oft eine spezialisierte Lösung wie GetMyInvoices.
Tipp: Lassen Sie sich nicht nur vom Preis leiten! Prüfen Sie genau, wie viel Automatisierung, Compliance und Integrationsfähigkeit Ihr Unternehmen wirklich benötigt.
FAQ: Digitale Rechnungsfreigabe-Software (2025)
Digitale Rechnungsfreigabe bezeichnet den automatisierten Prozess, bei dem eingehende Rechnungen digital erfasst, geprüft, freigegeben und zur Zahlung vorbereitet werden. Ziel ist es, manuelle Arbeit zu minimieren, Fehler zu vermeiden und Compliance sicherzustellen.
Das hängt von Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen ab. Klippa SpendControl eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die Wert auf hohe OCR-Genauigkeit, flexible Freigabeworkflows und schnelle Implementierung legen. Kleinere Unternehmen oder Startups finden in Candis oder sevDesk passende Alternativen.
Klippa SpendControl kombiniert intelligente Belegerfassung, mehrstufige Freigabeprozesse, mobile App-Nutzung und nahtlose ERP-Integrationen in einer Plattform. Zudem punktet Klippa mit höchster Datensicherheit (DSGVO, GoBD) und einer extrem schnellen Einführung im Vergleich zu traditionellen Anbietern.
Ja. Klippa erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und der GoBD. Das bedeutet: Ihre Rechnungsprozesse sind revisionssicher und rechtlich auf der sicheren Seite.
Dank intuitiver Benutzeroberfläche und cloudbasierter Technologie ist die Implementierung von Klippa SpendControl meist in wenigen Wochen abgeschlossen – deutlich schneller als bei klassischen Systemen.
Ja. Sie können eine kostenlose Demo anfordern und sich unverbindlich selbst von den Vorteilen überzeugen.
Ja. Mit der Klippa-App können Sie Rechnungen auch unterwegs prüfen, kommentieren und freigeben – ideal für hybride oder dezentrale Teams.