Datenerfassung: Wie OCR wertvolle Zeit einspart

Datenerfassung: Wie OCR wertvolle Zeit einspart

In der täglichen Unternehmensführung gibt es einige Routineaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir beziehen uns in diesem Blog auf sich wiederholende Tätigkeiten in der Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement. Noch heutzutage füllen sich die Schreibtische und Büroregale in der Einkaufs, Buchhaltung und Verwaltungsabteilung mit Papierrechnungen, Belegen, Lieferscheine, und eingehende Bestellungen. Die chronologische Organisation all dieser Dokumente nimmt viel Zeit in Anspruch. Eine weitere Aufgabe, die sogar noch zeitintensiver ist, ist die Datenerfassung der relevanten Information der Dokumente in die ERP- und Buchhaltungssoftware der Firma. Erfahrungsgemäss dauert die Bearbeitung eines physischen Dokumentes bis zu 5 Minuten. Diese 5 Minuten, multipliziert durch die gewaltige Anzahl an eingehenden Rechnungen, führt zu einem massiven Zeitaufwand, der Sie nicht nur die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter kostet, sondern auch fehleranfällig ist.

Warum Zeitersparnis für Ihr Unternehmen relevant ist

Wenn Sie denken, dass es garnicht mal so schlimm ist, Zeit für die manuelle Datenerfassung zu verwenden, dann verpassen Sie einige wichtige Punkte, die für die Führung eines Unternehmens erforderlich sind. Es stimmt, dass einige Mitarbeiter hauptsächlich für solch administrative Aufgaben eingesetzt werden und diese Arbeit excellent ausführen. Aber wieviele Dokumente kann der Mitarbeiter pro Tag bearbeiten, bevor der erste Fehler auftaucht oder der Kopf qualmt? Fakt ist, dass der Einsatz einer Software in der Lage ist den Prozess fast komplett zu automatisieren und somit die Bearbeitungszeit um bis zu 80% reduzieren kann. Nicht nur prozesstechnisch profitieren Sie, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter wird sich langfristig steigern.

Darüber hinaus geht es nicht nur darum, wie viele Rechnungen an einem Tag verarbeitet werden können. Die Zeitersparnis bei dieser speziellen Aufgabe kann es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, die für das Wachstum des Unternehmens relevant sind. Die Buchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, aber ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass sie am Wachstum des Unternehmens arbeiten.

Um sich auf diese relevanten Aufgaben konzentrieren zu können, ist Zeitmanagement für das Unternehmen von zentraler Bedeutung. Jeder Arbeitgeber wird nach dem besten Weg suchen, um zu verhindern, dass seine Mitarbeiter Zeit verschwenden. Wie bereits erwähnt, ist die Zeiteinsparung bei der Dokumentenverarbeitung eine Möglichkeit, die Produktivität zu erhöhen. Eine höhere Produktivität führt zu besseren Ergebnissen. Und das ist es schließlich, was ein Unternehmen braucht: gute Ergebnisse, um das Unternehmen an die Spitze zu bringen.

Wie Sie das Beste aus Ihrer Zeit herausholen können

Im vorigen Absatz ging es darum, warum es wichtig ist Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten zu sparen. Wir gehen noch einen Schritt weiter und erklären, wie Sie dies leicht erreichen können: OCR. Die optische Zeichenerkennung ist eine Technologie, die, wie der Name schon sagt, den in einem Dokument enthaltenen Text automatisch erkennt. Der Mitarbeiter wird eine Rechnung oder einen Beleg in wenigen Sekunden bearbeiten! Alle relevanten Daten, die zuvor manuell eingegeben wurden, werden dank OCR automatisch extrahiert.

Wir gehen noch einen Schritt weiter und erklären Ihnen, wo Sie diese Lösung finden können. Heutzutage gewinnen Digitalisierung und Automatisierung immer mehr an Aufmerksamkeit, so dass der Markt diese Lösungen anbietet. Bei Klippa haben wir dies bereits vor 5 Jahren erkannt. Wir sind schon lange genug auf dem Markt, um zu Experten für die Erkennung aller Daten geworden zu sein, die Sie aus Ihren Dokumenten extrahieren müssen. Nicht nur unsere OCR als Service ist wertvoll, sondern auch die Lösungen für das Spesenmanagement und die Rechnungsverarbeitung, mit denen Sie Ihre Ausgaben und Kosten einfach verarbeiten und abrechnen können. Klippa bietet Ihnen verschiedene Lösungen an. Erfahren Sie hier mehr über die automatisierte Datenerfassung für Finanzdokumente und Ausweisdokumente.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie die OCR in der Praxis funktioniert, weil wir glauben, dass Sie auf diese Weise am besten verstehen können, ob dies eine Lösung ist, die zu Ihrem Fall passt. Einer unserer Experten ist bereit, die Funktionsweise in einer kostenlosen Online-Demo zu demonstrieren, in der wir auf alle Ihre Fragen antworten und eine ideale Lösung für Ihren Use Case finden. Sie können uns unter support@klippa.com oder +31 50 211631 kontaktieren.

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