Buchhaltungssoftware im Vergleich: Die besten 5 Tools für Ihr Unternehmen

Bis heute verbringen viele Buchhalter enorme Mengen an Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen, der Erfassung von Steuern oder der Aktualisierung ihrer Bücher. Dieser Prozess ist langwierig und mühsam – genau deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung der Buchhaltung.

Durch Automatisierung können Buchhalter bis zu 52 Arbeitstage pro Jahr einsparen, indem wiederkehrende Aufgaben wie Steuerverarbeitung, Rechnungsmanagement und Buchführung automatisiert werden. Egal, ob Sie eine umfassende Buchhaltungsplattform mit Automatisierungsfunktionen suchen oder ein Tool, das Ihre bestehende Software ergänzt – Automatisierung kann einen enormen Unterschied machen.

In diesem Blog erklären wir, was Buchhaltungsautomatisierungssoftware ist, welche Vorteile sie bietet und stellen Ihnen einige der effizientesten Lösungen auf dem Markt vor.

Kurzübersicht

Die 6 besten Automatisierungssoftwares für die Buchhaltung für 2025 sind:

1. Klippa SpendControl
2. FreshBooks
3. Xero
4. SAP S/4HANA
5. Quickbooks Online
6. Netsuite

Vergleich der besten Softwares im Jahr 2025:

Was ist automatisierte Buchhaltungssoftware?

Automatisierte Buchhaltungssoftware ist eine digitale Lösung, mit der Unternehmen verschiedene Buchhaltungsprozesse effizient automatisieren können. Sie übernimmt Aufgaben wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, laufende Buchführung sowie Steuerbearbeitung – und entlastet so Ihre Teams spürbar. Doch Achtung: Automatisierung ist nicht gleich Automatisierung.

Manche Lösungen sind komplette Buchhaltungsplattformen, die klassische manuelle Prozesse vollständig ersetzen. Andere Tools, oft als „Pre-Accounting-Software“ bezeichnet, ergänzen Ihre bestehende Buchhaltungsumgebung. Sie erweitern Ihr vertrautes System um smarte Automatisierungsfunktionen – ganz ohne aufwendige Systemwechsel oder komplizierte Neuanpassungen.

Anstatt Finanzdaten mühsam per Hand einzupflegen oder Bücher manuell zu aktualisieren, können Buchhaltungsprofis lästige Routineaufgaben gezielt auslagern. Mit bewährten Best Practices im Bereich Kreditorenbuchhaltung (AP) lässt sich der Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren: Papierberge werden digitalisiert, Betrugsrisiken bei Rechnungen minimiert und die Prozesskosten deutlich gesenkt.

Ob komplette Plattform oder gezielte Erweiterung: Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, profitieren von weniger manuellen Eingriffen, weniger Fehlern – und deutlich schlankeren Finanzprozessen.

Die 6 besten Softwares zur Automatisierung der Buchhaltung

Klippa SpendControl

Klippa SpendControl ist die All-in-One-Lösung für die digitale Vorkontierung – mit integrierter Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement und Firmenkreditkarten-Modul.

Dank moderner OCR-Technologie erfasst unsere Software alle Daten zuverlässig und ermöglicht das einfache Scannen, Freigeben, Archivieren und Buchen von Belegen – direkt in Ihre Finanzbuchhaltung.

Vorteile

• Verwalten Sie Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Geschäftskreditkarten zentral auf einer Plattform
• Scannen, einreichen, verarbeiten und freigeben – bequem über Web oder Mobile App
• Erzielen Sie eine Dokumentendaten-Erkennungsrate von 99 % dank Klippa’s leistungsstarker OCR-Technologie
  Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen – mit intuitiven Dashboards
• Gestalten Sie Ihr Freigabemanagement flexibel – mit individuell anpassbaren Genehmigungsworkflows auf mehreren Ebenen
• Stimmen Sie Kreditkartentransaktionen automatisch ab – ohne Mehraufwand
• Erfüllen Sie mühelos Steuer- und Datenschutzvorgaben – mit unserer ISO27001-zertifizierten und DSGVO-konformen Lösung
• Verlassen Sie sich auf automatische Mehrwährungsunterstützung für internationale Zahlungen
• Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Betrugsfällen – durch integrierte Duplikat- und Betrugserkennung
• Integrieren Sie SpendControl nahtlos in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software, z. B. SAP, Netsuite oder QuickBooks

Nachteile

• Keine Integrationsmöglichkeiten für Reise- oder Produktivitätssysteme
• Derzeit kein 2-Wege-Matching (kommt in 2025)

Preise

• Effective: 95 €/Monat (bis 4.000 Rechnungen/Jahr, 10 Nutzer)
• Premium: 275 €/Monat (bis 12.000 Rechnungen/Jahr, 30 Nutzer)
• Custom: auf Anfrage

Ideal für: Klippa SpendControl eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die von der Rechnungs-, Spesen- und Kreditkartentransaktionsverarbeitung in einer zentralen Lösung profitieren wollen.

FreshBooks

FreshBooks ist eine Buchhaltungsplattform, die alle Buchhaltungsprozesse innerhalb eines Unternehmens automatisiert. Von der Bilanz bis zur Kreditorenbuchhaltung behält FreshBooks den Überblick über alle Finanzprozesse.

Trotz ihres Schwerpunkts auf Buchhaltung und Finanzberichterstattung kann diese digitale Lösung nicht in ein bereits bestehendes Buchhaltungssystem integriert werden.

Vorteile

• Anpassbarer Kontenplan
• Ermöglicht die Verfolgung von Ausgaben und Vermögenswerten
• Scannt Finanzdokumente und extrahiert wichtige Daten
• Automatisierter Bankabgleich
• Rechnungsstellung und Zahlungseinzug

Nachteile

• Führt keinen 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich durch
• Laut Rezensionen ist die Software nicht für große Unternehmen geeignet (Forbes)
• Keine Kreditorenbuchhaltungsfunktion außerhalb des Premium-Plans

Preise

• Lite-Plan: Unbegrenzte Ausgaben mit Performance-Dashboards, $7,60/Monat
• Plus-Abo: Doppelte Buchhaltungsberichte und Bankabstimmung, $13,20/Monat
• Premium-Abo: Kreditorenbuchhaltung und Projektrentabilitätsfunktion, $24/Monat
• Select-Tarif: Dedizierter Kundenbetreuer und individuelles Onboarding, Preis auf Anfrage

Ideal für: Freshbooks eignet sich am besten für kleine Unternehmen, die sich auf die Erfassung von Zahlungen und die Rechnungsstellung konzentrieren.

Xero

Xero ist eine Software für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen Finanzdokumente digital verarbeiten und verwalten können – ganz ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Der Schwerpunkt von Xero liegt auf der Automatisierung von Rechnungsprozessen und der Verwaltung von Beständen. So erleichtert die Lösung nicht nur Transaktionen, sondern sorgt auch für eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten.

Vorteile

• Behält den Überblick über den Zahlungsstatus
• Stapelzahlung an mehrere Lieferanten
• Überwacht die Ausgaben der Mitarbeiter
• Auftragsverfolgungstools für Projektplanung, Budgetierung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung
• Ermöglicht Bankabstimmungsfunktion

Nachteile

• Xero erlaubt nicht die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten
• Laut Kundenrezensionen haben Benutzer Schwierigkeiten, den Kundensupport zu erreichen (TrustRadius)
• Kein eingebauter 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich
• Benutzer müssen zusätzliche Softwareintegrationen erwerben, um auf Funktionen wie Genehmigungsworkflows zuzugreifen

Preise

• Starter-Plan: Upload von 5 Rechnungen und Abgleich von Banktransaktionen, $29/Monat
• Standard-Abo: Abgleich von Banktransaktionen in großen Mengen, $46/Monat
• Premium-Abo: Zusätzliche Unterstützung für mehrere Währungen, $62/Monat

Ideal für: Xero eignet sich am besten für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit nicht allzu komplexen Buchhaltungsanforderungen.

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist eine cloudbasierte ERP- und Buchhaltungslösung von SAP, die sämtliche Finanzprozesse zentralisiert abbildet. Die Plattform deckt neben der klassischen Finanzbuchhaltung auch Funktionen wie Anlagenmanagement, Controlling, Beschaffung, Lagerhaltung und Vertrieb ab. Sie ist besonders für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen geeignet.

Vorteile

• Vollständig integriertes ERP-System mit Finanzmodulen
• Echtzeit-Datenanalyse und Reporting durch In-Memory-Technologie
• Automatisierte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Multi-Entity- und Mehrwährungsfähigkeit
• Hohe Anpassbarkeit für branchenspezifische Anforderungen
• Tiefe Integration mit SAP Concur, SuccessFactors und weiteren SAP-Produkten

Nachteile

• Sehr komplexe Implementierung mit langen Projektlaufzeiten
• Hohe Lizenz- und Betriebskosten
• Einarbeitung erfordert spezialisiertes Know-how
• Weniger geeignet für kleine Unternehmen

Preise

• Die Kosten für SAP S/4HANA variieren stark je nach Unternehmensgröße, Nutzungsumfang und Hosting-Modell (Cloud oder On-Premises).
• Einstiegspreis (Cloud): Ab ca. 1.600 €/Monat für kleinere Szenarien, individuelle Angebote üblich.

Ideal für

• Mittelständische bis große Unternehmen mit komplexen oder internationalen Buchhaltungs- und ERP-Anforderungen
• Organisationen, die eine hochintegrierte Lösung mit Finanz-, Logistik- und Personalmodulen suchen

QuickBooks Online

QuickBooks Online ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Sie bietet Funktionen wie Ausgabenverfolgung, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung.

Vorteile

• Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
• Automatische Bank-Feeds und Transaktionskategorisierung
• Umfangreiche Integration mit Drittanbieter-Apps
• Anpassbare Berichte und Dashboards
• Cloudbasierter Zugriff von überall

Nachteile

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für spezifische Geschäftsanforderungen (G2)
• Nicht alle Funktionen der Desktop-Version sind verfügbar (Capterra)
• Keine Unterstützung für deutsche Standards wie ELSTER (trusted)
• Preissteigerungen können für kleine Unternehmen belastend sein

Preise

• Simple Start: 35 $/Monat – Grundlegende Buchhaltungsfunktionen für Einzelunternehmer
• Essentials: 65 $/Monat – Zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung und mehrere Nutzer
• Plus: 99 $/Monat – Erweiterte Funktionen wie Bestandsverfolgung und Projektverfolgung
• Advanced: 235 $/Monat – Für größere Unternehmen mit erweiterten Berichts- und Automatisierungsfunktionen

Ideal für

• Kleine bis mittelständische Unternehmen, die eine kostengünstige und benutzerfreundliche Buchhaltungslösung suchen
• Unternehmen, die eine schnelle Implementierung und einfache Bedienung priorisieren

Oracle Netsuite

Oracle NetSuite ist eine umfassende cloudbasierte ERP-Lösung, die verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzmanagement, CRM, E-Commerce und Lagerverwaltung integriert. Sie richtet sich vor allem an mittelständische bis große Unternehmen.

Vorteile

• Umfassende ERP-Funktionalitäten in einer Plattform
• Hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Geschäftsprozesse
• Echtzeit-Dashboards und Berichte für fundierte Entscheidungen
• Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
• Integration mit zahlreichen Drittanbieter-Apps​

Nachteile

• Komplexe Implementierung und längere Einführungszeiten (Capterra)
• Hohe Kosten, insbesondere für kleinere Unternehmen (Capterra)
• Benutzeroberfläche kann für neue Nutzer herausfordernd sein
• Anpassungen erfordern oft technisches Know-how oder externe Unterstützung

Preise

• Die Preisgestaltung von Oracle NetSuite beginnt bei etwa 475 € pro Jahr, kann jedoch je nach gewählten Modulen und Unternehmensgröße variieren.
• Individuelle Angebote sind direkt beim Anbieter erhältlich.​

Ideal für

• Mittelständische bis große Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen
• Unternehmen, die eine skalierbare und anpassbare ERP-Lösung suchen
• Organisationen mit internationalen Niederlassungen und Bedarf an mehrsprachiger Unterstützung

Warum sollten Sie eine Buchhaltungssoftware nutzen?

Gerade in arbeitsintensiven Zeiten wie dem Monats- oder Jahresabschluss stoßen Finanzabteilungen schnell an ihre Grenzen. Rechnungen hinterherlaufen, Konten abstimmen, manuelle Prozesse bewältigen – selbst erfahrene Fachkräfte geraten dabei leicht unter Druck.

Buchhaltungsautomatisierung bietet hier eine echte Entlastung: Sie sorgt für reibungslosere Abläufe im Alltag und macht Abschlussphasen deutlich stressfreier. Warum sich der Umstieg lohnt, erfahren Sie hier:

Zeitersparnis bei Routineaufgaben

Finanzteams verbringen oft unzählige Stunden mit repetitiven Aufgaben wie Datenerfassung, Rechnungsabgleich und Kontenabstimmung.

Mit Pre-Accounting-Software und anderen Automatisierungstools lassen sich diese Prozesse nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren. So übernimmt die Technologie die Routinearbeiten – und Ihr Team gewinnt Freiraum für strategisch wichtige Aufgaben wie Finanzanalysen und Zukunftsprognosen.

Fehlerhafte Finanzdaten reduzieren

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig, und selbst kleine Fehler können große Folgen haben, insbesondere bei Prüfungen oder der Finanzberichterstattung. Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass die Daten in allen Systemen konsistent und genau sind, wodurch das Risiko von Fehlern, die zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen könnten, verringert wird.

Regelkonformität & Vorschriften gewährleisten

Neue Vorschriften, wie z. B. die elektronische Rechnungsstellung oder die Nachhaltigkeits-berichterstattung (wie CSRD), verändern die Finanzberichterstattung. Automatisierungs-software hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Ihre Berichte korrekt und vorschriftsmäßig sind, ohne dass Sie sie ständig manuell aktualisieren müssen. Ob es um die Einhaltung von Steuervorschriften oder die ESG-Berichterstattung geht, die Software hält Sie auf dem Laufenden.

Reduzierte Betriebskosten

Je mehr Sie automatisieren, desto weniger Zeit verbringt Ihr Team mit Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe oder der Ablage von Rechnungen. So bleibt mehr Zeit für wertvollere Aufgaben wie Finanzanalysen oder strategische Planung. Die Automatisierung dieser Prozesse steigert nicht nur die Produktivität, sondern hilft auch, die zusätzlichen Kosten für Zeitarbeitskräfte in stressigen Zeiten wie dem Jahresabschluss zu vermeiden.

Stressfreies Skalieren

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Komplexität der Finanzdatenverwaltung. Automatisierte Software skaliert mit Ihnen und erleichtert die Bewältigung steigender Transaktionsvolumina, zusätzlicher Berichtsanforderungen und komplexerer Finanzstrukturen – ohne Ihr Team zu überfordern.

Betrug erkennen und reduzieren

Die Automatisierung kann unregelmäßige Muster in Ihren Finanzdaten schnell aufdecken und so potenziellen Betrug erkennen, bevor er eskaliert. Mithilfe intelligenter Algorithmen kennzeichnet das System Anomalien zur Überprüfung und gibt Ihnen in Zeiten erhöhter Aktivität oder bei der Verarbeitung eines hohen Transaktionsvolumens Sicherheit.

Für Finanzteams, die ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und die Genauigkeit verbessern möchten, bietet die Software zur Automatisierung der Buchhaltung eine praktische Lösung. Ganz gleich, ob Sie sich mit neuen gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen oder einfach nur versuchen, die täglichen Abläufe zu rationalisieren – Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das strategische Finanzmanagement.

Automatisierte Buchhaltung: So treffen Sie die richtige Wahl

Es ist wichtig, eine Software zur Automatisierung der Buchhaltung zu wählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Doch bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen und Ihr Finanzteam den größten Nutzen bringen. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die Sie bei der Bewertung von Automatisierungsprogrammen für die Buchhaltung berücksichtigen sollten:

Automatisierte Dateneingabe

Automatisierte DateneingabeDie manuelle Dateneingabe ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Suchen Sie nach Software, die Daten aus Rechnungen, Quittungen und Kontoauszügen automatisch erfassen und verarbeiten kann. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ist ein Muss, um genaue Daten aus gescannten oder digitalen Dokumenten zu extrahieren.

Echtzeit-Berichterstattung

Mit Echtzeit- Berichterstattungs-Tools können Sie aktuelle Jahresabschlüsse, Bilanzen und Cashflow-Berichte erstellen. Da diese Informationen sofort verfügbar sind, können Sie auch unterwegs fundierte Entscheidungen treffen, insbesondere bei Prüfungen oder Prognosen.

Automatisierter Bankabgleich

Der Bankabgleich kann eine der mühsamsten Aufgaben in der Buchhaltung sein. Die beste Software sollte in der Lage sein, Banktransaktionen automatisch mit Ihren Buchhaltungsunterlagen abzugleichen, um Zeit zu sparen und Genauigkeit zu gewährleisten. Diese Funktion ist besonders für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen nützlich.

Ausgabenmanagement

Die Nachverfolgung von Ausgaben, Quittungen und Erstattungen für Mitarbeiter kann leicht zu einem Problem werden. Eine gute Buchhaltungssoftware verfügt über integrierte Funktionen zur Spesenverwaltung, mit denen Sie Belege digital erfassen, Ausgaben kategorisieren und Genehmigungsabläufe automatisieren können.

Einhaltung der Steuergesetze

Die Einhaltung der lokalen und internationalen Steuervorschriften ist von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach Software, die automatisch Steuern berechnet, konforme elektronische Rechnungen erstellt und sicherstellt, dass Sie für die Steuersaison gerüstet sind, ohne dass umfangreiche manuelle Eingaben erforderlich sind.

Integration mit bestehenden Tools

Um die Effizienz zu maximieren, sollten Sie sicherstellen, dass sich Ihre Software zur Automatisierung der Buchhaltung problemlos in Ihr bestehendes ERP-, CRM-, Gehaltsabrechnungssystem oder andere Unternehmenstools integrieren lässt. Eine nahtlose Integration reduziert den Bedarf an manuellen Datenübertragungen und stellt sicher, dass alle Ihre Systeme synchronisiert sind.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Software zur Automatisierung der Buchhaltung die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie die Dateneingabe rationalisieren, die Berichtsfunktionen verbessern oder die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen möchten – wenn Sie sich auf diese Schlüsselfunktionen konzentrieren, stellen Sie sicher, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die einen langfristigen Nutzen für Ihre Finanzgeschäfte bietet.

Fazit

Die Wahl der richtigen Software für die Automatisierung Ihrer Buchhaltung kann entmutigend sein, besonders wenn Sie einen Wechsel von einer Software erwägen, die Ihr Team bereits gut kennt. Aber mit Klippa SpendControl müssen Sie nicht komplett umsteigen.

Sie können Ihre vorbereitenden Buchhaltungsaufgaben automatisieren und strukturierte, validierte Finanzdaten einfach mit Ihrer aktuellen Buchhaltungssoftware synchronisieren. Keine großen Investitionen. Keine steile Lernkurve. Nur eine unkomplizierte Anwendung, die stundenlange Arbeit in ein paar Klicks verwandelt!

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