Automatisierte Vertragsdatenextraktion: Wie man Daten aus Verträgen extrahiert

Verträge sind das Rückgrat jeder Geschäftsbeziehung, insbesondere für Ihre internen Rechtsabteilungen und Anwälte, die für deren Verwaltung verantwortlich sind. Von der Festlegung von Bedingungen bis zur Wahrung rechtlicher Interessen enthalten sie entscheidende Daten, die das operative Geschäft steuern.

Angesichts des hohen Dokumentenvolumens und Verträgen, mit denen Ihre Rechtsteams konfrontiert sind, ist es essenziell, den effizientesten Weg zu finden, um Informationen schnell und präzise zu extrahieren. Genau hier kommt die automatisierte Extraktion von Vertragsdaten ins Spiel: Sie hilft Ihren Rechtsteams dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Risiken zu minimieren. Aber wie gestalten Sie diesen Prozess effizienter?

In diesem Blog beleuchten wir, was automatisierte Datenextraktion ist, warum sie ein Gamechanger für die Verwaltung von Rechtsdokumenten ist und wie Sie diese implementieren können, um die Genauigkeit zu verbessern und manuelle Arbeit zu reduzieren. Los geht’s!

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Wichtige Erkenntnisse

• Automatisiertes Extrahieren spart Zeit und reduziert Fehler: Anstatt Dokumente manuell zu durchforsten, extrahiert die Automatisierung wichtige Daten wie Termine, Fristen und Klauseln schnell und präzise.

• Die Extraktion von Vertragsdaten minimiert Geschäftsrisiken: Kritische Details wie Fristen, Verpflichtungen und Kündigungsklauseln werden automatisch hervorgehoben, um kostspielige Versäumnisse zu vermeiden.

• Sie können den gesamten Prozess in fünf einfachen Schritten automatisieren: Vom Hochladen der Verträge bis zum Export strukturierter Daten macht Klippa DocHorizon die Einrichtung von Workflows intuitiv und wiederholbar.

• Sie können es kostenlos ausprobieren: Mit einem Guthaben von 25 € können Sie die Plattform risikofrei testen und automatisierte Vertrags-Workflows aus erster Hand erleben.

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Was ist Extrahieren von Vertragsdaten?

Die Vertragsdatenextraktion bezeichnet den Prozess der Identifizierung und Extraktion wichtiger Informationen aus Verträgen, wie beispielsweise Fristen, Bedingungen und Klauseln, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Diese Daten können gespeichert und leicht wieder abgerufen werden.

Dies erfolgt typischerweise entweder durch manuelle Überprüfung der Verträge, bei der wichtige Metadaten identifiziert und nach Bedarf erfasst werden. Alternativ kann die Automatisierung über eine Dokumentenverarbeitungsplattform genutzt werden, die entsprechende Datenextraktionsdienste anbietet.

Warum ist das Extrahieren von Vertragsdaten wichtig?

Abgesehen von den Vorteilen in der Effizienz und Produktivität, ist das extrahieren von Daten wichtiger als sie es sich vorstellen. Hier sind drei essenzielle Gründe:

1. Milderung von Risiken: Verträge enthalten häufig Klauseln und Verpflichtungen, deren Nichteinhaltung zu kostspieligen Streitigkeiten führen kann. Durch die Extraktion kritischer Daten wie Fristen und Verantwortlichkeiten können Unternehmen rechtliche Risiken vermeiden und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
2. Optimierte Arbeitsabläufe: Viele Organisationen verwalten Verträge immer noch manuell, was zu Ineffizienzen führt. Unternehmen können ihre Vertragsmanagementprozesse durch die Automatisierung der Vertragsdatenextraktion optimieren, sodass sich ihre Teams auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
3. Entscheidungsfindung: Aus Verträgen extrahierte Daten geben Entscheidungsträgern einen klareren Überblick über vertragliche Verpflichtungen, was Verhandlungen, Verlängerungen und Partnerschaften beeinflussen kann.

Anwendungsfälle der Vertragsdatenextraktion

• Rechtsabteilungen: Reduzieren Sie die Zeit für Vertragsprüfung und -analyse, indem Sie wichtige Bedingungen, Compliance-Daten und Verpflichtungen automatisch extrahieren, um Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen.
• Einkaufsteams: Extrahieren Sie mühelos Preisbedingungen, Zahlungspläne und Lieferantenpflichten, um Lieferantenverträge einfacher zu vergleichen und günstige Konditionen sicherzustellen.
• Vertriebsteams: Extrahieren Sie Verlängerungsdaten, Provisionsstrukturen und Kündigungsklauseln, um Beziehungen zu managen und Umsatzverluste zu vermeiden.

Die Risiken, die mit einer ungenauen Datenextraktion verbunden sind, können schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Lassen Sie uns daher genau betrachten, wie dieser Prozess am Beispiel unserer Lösung aussehen kann.

Wie man Datenextraktion aus Verträgen automatisiert

Klippa DocHorizon ist eine Plattform für Intelligente Dokumentenverarbeitung, die erlaubt alle Arten von Dokumentenworkflows zu automatisieren, von der Extraktion bis zur Konvertierung. In nur wenigen Schritten können Sie Workflows konfigurieren, um wichtige Details wie Vertragsdaten, Parteien und Verpflichtungen zu extrahieren.

Und das Beste daran? Sie können es kostenlos testen! Interesse?

Schritt 1: Bei der Plattform anmelden

Der erste Schritt ist sich bei der DocHorizon Plattform anzumelden. Tragen Sie dafür einfach Ihren Namen und E-mail ein.

Sie bekommen dann 25€ Guthaben um die Plattform auszuprobieren.

Erstellen Sie eine Organisation und richten Sie ein Projekt ein, um auf die Dienste zuzugreifen.

Wählen Sie nun die Dienste Document Capturing – Prompt Builder und Flow Builder aus, wie unten in der Abbildung zu sehen. Und schon sind Sie bereit!

Schritt 2: Prompt erstellen

Da es verschiedene Arten von Verträgen gibt, die unterschiedliche Detail- und Informationsebenen enthalten, wäre es schwierig, einen Standardsatz von Anweisungen für alle zu haben. Deshalb haben wir den Prompt Builder entwickelt.

In der Benutzeroberfläche des Prompt Builders können Sie eine bestehende Vorlage auswählen, um Daten aus Ihrem ausgewählten Dokument zu extrahieren, Ihre eigene Vorlage von Grund auf erstellen oder den Prompt Builder bitten, das Dokument zu scannen und Prompts basierend auf dem Gelesenen zu erstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Video, das die Funktionsweise erklärt.

Zurück zu Ihrem Fall: Wir haben ein Vertragsmuster hochgeladen und die Funktion Generate configuration from the document function, verwendet, bei der unsere KI automatisch die Felder im Vertrag identifiziert.

Vergessen Sie nicht, diese zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Falls nicht, löschen Sie einfach Felder oder fügen Sie weitere hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche + Add Fields klicken. Wenn alles passt, speichern Sie den Prompt einfach ab.

Schritt 3: Wählen Sie die Eingangsquelle

Wenn Ihre Verträge bereits digitalisiert sind, können Sie direkt loslegen. Andernfalls können Sie Ihre Dokumente mit unserem mobilen Scanning-SDK scannen oder sie in Formaten wie JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, DOCX, XLSX, HEIC und WebP auf die Plattform hochladen.

Sobald Ihre Vertragsdokumente bereit sind, können Sie Ihre Eingangsquelle auswählen. In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Google-Drive-Ordner als Eingabeort auswählen.

Um diese Eingangsquelle hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld „1. Select Trigger“ (Auslöser wählen) und suchen Sie nach Google Drive. Der Auslöser für diesen Workflow kann eine neue Datei oder ein neuer Ordner sein. In unserem Beispiel wählen wir eine neue Datei als Auslöser, wie im Bild unten zu sehen.

Verbinden Sie als Nächstes Ihr Google Drive auf der rechten Seite des Bildschirms mit unserer Plattform und wählen Sie einen übergeordneten Ordner aus. Nehmen wir beispielsweise einen Ordner namens Input. Jede neue Datei, die in den ‚Input‘-Ordner auf Google Drive hochgeladen wird, startet diesen Workflow

Achten Sie darauf, das Kästchen ‚Include File Content‘ (Dateiinhalte einbeziehen) anzukreuzen, um sicherzustellen, dass das System die Daten der Datei verarbeitet.

Vergessen Sie nicht, diesen Schritt und die folgenden mit Beispieldaten zu testen! Wenn der Test erfolgreich ist, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Schritt 4: Extrahieren Sie Vertragsmetadaten

Fahren Sie mit der Erstellung des Workflows fort, indem Sie auf die + button unter 1. New File – Google Drive klicken und Document Capture: Prompt Builder als Datenerfassungsmodel wählen.

Erstellen Sie eine Verbindung mit der Default-DocHorizon-Plattform und wählen Sie das Preset aus, das wir in Schritt 2 erstellt haben, damit der Builder die benötigten Daten basierend auf Ihren zuvor festgelegten Prompts extrahieren kann

Verwenden Sie schließlich das Data Selector Menü im Bereich File and URL und wählen New File -> content.  

Die Ausgabe unserer Vertragsdatenextraktion erfolgt standardmäßig im JSON-Format. Wenn Sie diese Daten jedoch in einem anderen Format extrahieren oder in einem anderen Format weitersenden müssen, können Sie sie problemlos in verschiedene strukturierte Formate wie XLSX, CSV, HTML und andere konvertieren. XLSX eignet sich beispielsweise hervorragend, um die Unternehmen, mit denen Sie Verträge unterzeichnet haben, sowie deren Ablaufdaten in einer übersichtlichen Tabelle zusammenzustellen.

Schritt 5: Wählen Sie ihr Ausgabeziel

Großartig! Ihre wichtigsten Daten wurden konvertiert und können nun direkt an Ihren gewünschten Zielort exportiert werden. Dies kann eine Excel-Tabelle, Google Drive, SharePoint oder jeder andere beliebige Ort sein.

Das ist ideal, um die extrahierten Daten effizient zu organisieren, zu analysieren und zu speichern.

Der Einfachheit halber haben wir uns wieder für Google Drive entschieden, und zwar für die Option Create New File, damit nach dem Erfassungsprozess eine neue Datei angelegt wird. Bitte konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

• Für Connection (Verbindung): Default DocHorizon Platform
• Für File Name (Dateiname): New File -> name
• Für Text: Document Capture: Prompt builder -> components -> prompt_builder
• Für Content type (Inhaltstyp): Text
• Für Parent Folder (Übergeordeneter Ordner): Output (oder jeder andere Ordner)

Testen Sie schließlich den gesamten Workflow, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Und das war’s! In nur wenigen einfachen Schritten können Sie Ihre Vertragsabläufe automatisieren und die Vorteile und Bequemlichkeit der Automatisierung genießen.

Jetzt sind Sie an der Reihe: Erstellen Sie einen Workflow, der genau auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten ist. Wenn Sie Hilfe benötigen, schauen Sie sich unsere Dokumentation oder unsere Video-Tutorials an für zusätzliche Anleitungen.

Und denken Sie daran: Wenn sie ein hohes Dokumentenvolumen verarbeiten wollen, können Sie uns gerne kontaktieren, so müssen Sie den Workflow nicht selber aufbauen!

Welche Arten von Vertragsmetadaten können erfasst werden?

Je nach Bedarf können verschiedene Schlüsselmetadaten aus Verträgen erfasst und extrahiert werden. Im Folgenden sind 6 der wichtigsten Metadatentypen aufgeführt, die unsere Lösung extrahieren kann:

1. Beteiligte Parteien

Hierbei handelt es sich um Standardinformationen, die jeder Vertrag enthalten sollte, nämlich die beteiligten Parteien und Angaben zu deren Rollen im Vertrag. Dazu gehören typischerweise:

• Name der Geschäftseinheit
• Name der Gegenpartei
• Rollen von Geschäftseinheit und Gegenpartei
• Kontaktinformationen
• Angaben zu den Unterzeichnern

2. Daten zum Vertragslebenszyklus

Hierbei handelt es sich um Standardinformationen zum Lebenszyklus und zur Laufzeit des Vertrags sowie zur Vereinbarung zwischen den beteiligten Parteien. Dazu gehören üblicherweise:

• Vertragsbeginn
• Vertragsende
• Verlängerungsdaten
• Zahlungsfristen
• Leistungs- oder Lieferfristen

3. Zahlungsbedingungen

Diese Informationen umfassen die finanziellen Bedingungen, die von den beteiligten Parteien vereinbart und im Vertrag festgelegt wurden. Dazu gehören typischerweise:

• Zahlungsplan (z. B. monatlich, vierteljährlich)
• Zahlungsbeträge
• Verzugszinsen oder Strafen für verspätete Zahlungen
• Angebote oder Rabatte
• Währung

4. Haftung und Freistellung

Dies sind Standardinformationen in einem Vertrag, die die beteiligten Parteien absichern und zukünftige Risiken mindern. Dazu gehören üblicherweise:

• Kündigungsgründe
• Erforderliche Kündigungsfristen
• Strafen bei vorzeitiger Kündigung
• Zeitfenster für die Kündigung bei automatischer Verlängerung
• Bedingungen für die Auslösung einer Kündigung

5. Verpflichtungen und Leistungen

Diese Daten decken die spezifischen Verpflichtungen ab, die jede Partei zu erfüllen hat. Dazu können gehören:

• Leistungen
• Leistungskennzahlen (KPIs)
• Berichtspflichten
• Fristen für die Erfüllung von Verpflichtungen

6. Konfliktlösung

Diese Daten sind in puncto Sicherheit wahrscheinlich am wichtigsten, da alles, was für die Konfliktlösung relevant ist, entscheidend für das Risiko- und Compliance-Management ist. Dazu gehören üblicherweise:

• Geltendes Recht
• Zuständigkeit

Wie Sie sehen, sind all dies wichtige Informationen, die weitreichende Konsequenzen haben können, wenn sie nicht ordnungsgemäß erfasst und genau aufgezeichnet werden. Der Einsatz automatisierter Tools zur Vertragsdatenextraktion, wie Klippa DocHorizon, kann dazu beitragen den Prozess so sicher und effizient wie möglich zu gestalten.

Automatisiert aus Verträgen Extrahieren mit Klippa

Klippa DocHorizon ist eine ISO-zertifizierte und DSGVO-konforme Plattform, mit der Sie jeden Ihrer Dokumenten-Workflows sicher und zuverlässig automatisieren können. Mit unserer Lösung zur Vertragsdatenextraktion profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Erstellen Sie individuelle Dokumenten-Workflows und übernehmen Sie die volle Kontrolle über die Verarbeitung Ihrer Vertragsdaten. Definieren Sie Ihre Ein- und Ausgabequellen und verbinden Sie unsere Software mit jedem Ihrer bestehenden Systeme (über 50 sofort einsatzbereite Integrationen).
• Nutzen Sie bis zu 99 % Datenextraktionsgenauigkeit und extrahieren Sie automatisch alle relevanten Daten aus Ihren Verträgen, ohne auf manuelle Dateneingabe angewiesen zu sein. Erhalten Sie präzise und handlungsrelevante Daten für fundierte Entscheidungen.
• Verbessern Sie das Datenmanagement, da die automatisierte Verarbeitung eine bessere Organisation der Daten gewährleistet und das Suchen, Abrufen und Analysieren von Informationen erleichtert.
• Ermöglichen Sie eine globale Reichweite und verarbeiten Sie Verträge von Partnern aus der ganzen Welt, da Klippa DocHorizon mehr als 100 Sprachen und diverse Dokumenttypen unterstützt.
• Skalieren Sie Ihr Unternehmen durch Automatisierung in Ihren Dokumenten-Workflows. Die Massen-Upload-Funktionen von Klippa ermöglichen es Ihnen, mehrere Verträge gleichzeitig zu verarbeiten. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Arbeitspensum auch bei wachsendem Geschäftsvolumen problemlos bewältigen können

Mit Klippa DocHorizon ist Automatisierung der Vertragsdatenextraktion so einfach wie noch nie. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und verabschieden Sie aufwendige manuelle Prozesse. Kontaktieren Sie unsere Experten für weitere Informationen oder buchen Sie eine kostenlose Demo!

FAQ – Häufig gestellte Fragen