O aumento da procura de cuidados de saúde devido à pandemia Covid-19 abalou a indústria da saúde.
A escassez de recursos, as longas horas de trabalho, o orçamento operacional reduzido e os enormes custos administrativos exigem que as organizações de saúde transformem e acelerem a transformação digital.
Graças à crescente necessidade de cuidados de saúde, torna-se pouco eficiente, sustentável, ou mesmo possível processar manualmente as admissões, registos, ou outra documentação de pacientes.
A fim de se conseguir adaptar à crise, o setor da saúde começou a adotar diferentes tecnologias. Estas tecnologias incluem a Inteligência Artificial (IA), a telessaúde, e soluções de gestão de documentos.
Entre as diferentes tecnologias, o Processamento Inteligente de Documentos (IDP, nas siglas em inglês) tem assistido a uma adoção generalizada no seio do setor, com o crescimento de 190-200% YoY em 2020.
Neste artigo, vamos analisar como é que o IDP ajuda exatamente a melhorar o setor da saúde.
O que é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP)?
O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) é uma solução de software utilizada para capturar, categorizar, extrair, anonimizar e classificar dados de documentos.
Utiliza tecnologias como o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), Inteligência Artificial (IA), Visão Computacional (CV), Aprendizagem Automática (ML), e Processamento de Linguagem Natural (PNL).
O papel da visão computacional é compreender a estrutura de um documento, enquanto que o OCR é utilizado para capturar e extrair texto de um documento. O PNL é utilizado para compreender o texto em si e identificar pontos de dados individuais.
A IA e a Aprendizagem Automática (Machine Learning) permitem que a solução de IDP automatize estes processos e aumente a precisão da extração de dados, em comparação com uma simples ferramenta de OCR.
Além disso, a IA e a ML acrescentam capacidades de aprendizagem contínua para expandir a cobertura de documentos que podem ser processados.
Para simplificar, as soluções IDP, como a Klippa DocHorizon, permitem às organizações automatizar processos empresariais através da captura de dados, compreensão, anonimização e verificação de documentos.
Vejamos agora os benefícios do IDP.
Os benefícios do IDP no setor da saúde
As organizações de cuidados de saúde que utilizam o Processamento Inteligente de Documentos usufruem de muitos benefícios. Estes benefícios incluem:
- Redução dos custos operacionais
- Prevenção de erros humanos perigosos
- Melhoria do fluxo de trabalho
- Fácil acessibilidade de dados
- Melhoria da segurança de dados
Abaixo, aprofundamos estes cinco benefícios do IDP.
Redução dos custos operacionais
Uma das principais vantagens da automatização de documentos é o facto de reduzir tarefas de back-office e custos operacionais.
Com o IDP, deixa de existir a necessidade de dedicar tempo ao seu pessoal para completar tarefas mundanas, como a introdução manual de dados, arquivamento de documentos e impressão de papéis.
Os custos que as organizações podem cortar com o Processamento Inteligente de Documentos incluem:
- Custos de mão-de-obra
- Custos de impressão
- Custos de processos empresariais (longos)
- Custos de armazenamento de papel
- Custos de erros administrativos
Talvez uma pergunta importante que possa fazer a si mesmo: Prefere pagar a profissionais de saúde por aquilo que fazem de melhor, ajudar no tratamento de doentes, ou pagar para tratarem de papelada?
Prevenção de erros humanos perigosos
Segundo a Organização Mundial de Saúde (OMS), 5% a 50% de todos os erros médicos provêm de erros administrativos. Estes erros administrativos incluem:
- Erros no registo de pacientes
- Erros na identificação de pacientes
- Erros do sistema de acompanhamento
- Erros de comunicação durante as transições de cuidados
- Erros na prescrição
Infelizmente, existem casos em que estes erros causaram danos graves e até morte. Ao utilizar o IDP, as organizações de saúde podem minimizar os riscos e prevenir erros humanos perigosos.
É simplesmente uma solução que não se cansa e que pode funcionar inteligentemente como cérebros humanos.
Melhoria do fluxo de trabalho
A carga administrativa tem sempre tirado tempo aos profissionais de saúde para cuidar dos seus pacientes.
Estas tarefas administrativas incluem a redação de prescrições, revisão, edição, assinatura de notas das visitas de pacientes, e a sua introdução no sistema de Processo Clínico Eletrónico (EHR).
De facto, de acordo com um relatório da Statista, os médicos na Europa gastam 50% do seu tempo em tarefas administrativas e os outros 50% no tratamento de doentes. O mesmo relatório sugere que, com a IA, o tempo gasto em tarefas administrativas foi reduzido para 33%.
Com uma solução de Processamento Inteligente de Documentos e integrações através de APIs, as organizações de saúde podem simplificar os processos empresariais de documentos, libertando tempo para aumentar o fluxo de pacientes.
Fácil acessibilidade de dados
Dados não organizados, especialmente num setor como o da saúde, que tem uma vasta gama de documentos, podem ser insuportáveis. Os profissionais de saúde podem acabar por gastar tempo significativo a procurar informação relevante de pacientes, sobretudo se esta estiver armazenada em arquivos físicos.
Os documentos que são conhecidos no setor da saúde incluem:
- Registos de pacientes
- Formulários de pacientes
- Formulários de doação de sangue
- Encaminhamentos eletrónicos
- Alegações médicas
- Registos de receitas médicas
- Faturas
- Notas do especialista
- Formulários de consentimento
- Documentos de investigação
As organizações de saúde podem assegurar um acesso fácil aos dados relevantes com a integração, sem descontinuidades, entre o IDP e o EHR. Enquanto que o IDP se ocupa da recolha, extração e classificação de dados para a digitalização de documentos, o sistema EHR mantém os dados organizados e acessíveis.
Melhoria da segurança de dados
Uma vez que as organizações do setor da saúde devem cumprir a Informação de Saúde Protegida (PHI), a Informação de Identificação Pessoal (PII), a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), e o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), o armazenamento de ficheiros em papel pode ser questionável.
Porquê? Simplesmente porque a ameaça da informação do paciente ser acedida por pessoal não autorizado e divulgada a estranhos é muito real. Tal como no caso de Beaumont Health, um funcionário divulgou informações de mais de 1,200 pacientes. Foi muitas vezes feito para obter ganhos financeiros.
O IDP permite uma manutenção mais segura de registos, através da extração automática de dados. As corretas integrações com uma base de dados, onde o acesso aos dados está a ser controlado, podem melhorar a segurança geral das informações de privacidade sensível.
Existem até casos em que o IDP está associado a funcionalidades de anonimização de dados para remover e mascarar dados sensíveis em documentos, a fim de cumprir os regulamentos e salvaguardar contra violações.
Agora que já cobrimos os benefícios do IDP no setor da saúde, vejamos, a seguir, as potenciais reduções de custos.
A redução de custos estimada com o Processamento Inteligente de Documentos
Vamos assumir que o seu centro de saúde necessita de processar 100,000 documentos por ano. Vamos também presumir que um assistente médico experiente pode extrair, introduzir e verificar os dados de documentos a uma velocidade de 30 documentos por hora (um a cada dois minutos).
Vamos estimar o custo de mão-de-obra em 20,00 euros por hora (incluindo o seguro, salário por hora, benefícios do funcionário, etc.). Processar 100,000 documentos levaria mais de 3,333 horas para completar e custaria mais de 66,000 euros. O custo poderia ser até 10 vezes maior, se os médicos estivessem a processar estes documentos.
Com uma solução IDP como a Klippa DocHorizon, seria capaz de processar 10,000 documentos por hora. Isto traduz-se em 100,000 documentos em 10 horas, o que é 33,000% mais rápido do que o processamento manual.
Como estimativa, o custo de processamento de 100,000 documentos é de cerca de 10,000 euros (dependendo do tipo e volume de documentos). A redução de custos seria superior a 56,000 euros!
Experimente por si mesmo a nossa calculadora de redução de custos!
Está curioso sobre as aplicações práticas do IDP no setor da saúde? Leia sobre os dois casos de uso mais comuns na secção seguinte.
Casos de utilização do IDP no setor da saúde
Existem muitos casos de utilização do Processamento Inteligente de Documentos na indústria da saúde. Os mais comuns incluem:
- Onboarding automatizado de pacientes
- Extração de dados de registos de pacientes
Abordaremos estes dois casos de utilização com mais detalhe, abaixo.
Onboarding automatizado de pacientes
Embora o avanço da tecnologia tenha proporcionado oportunidades para a digitalização dos cuidados de saúde, existem ainda grandes volumes de documentos em papel que precisam de ser processados.
Muitos documentos devem ser tratados antes da admissão, especialmente no processo de registo do paciente e no procedimento de internamento. Os documentos que frequentemente se deparam com procedimentos de admissão de pacientes incluem:
- Documentos de identificação
- Formulários de admissão de pacientes
- Cartões de seguro de saúde
- Prescrições
- Encaminhamentos
- Formulários de tipo sanguíneo
Tomemos como exemplo a digitalização de cartões de seguro. Com o onboarding automático de pacientes, utilizando o IDP, tanto o paciente como o prestador de cuidados de saúde podem digitalizar o cartão de seguro.
O motor do OCR processa o cartão de seguro digitalizado e extrai os dados relevantes (nome do paciente, fornecedor do seguro, número do cartão de seguro, etc.)
Uma vez extraída a informação, esta é estruturada num formato legível por máquina. Nesta altura, pode ser processada e introduzida no sistema EHR em uso.
O processo administrativo é agora simplificado, e os funcionários de saúde podem concentrar-se no que é verdadeiramente importante: o cuidado do paciente.
De acordo com os cálculos anteriores, os benefícios incluem a redução do custo em 660% e do tempo em 33,000%. Ao reduzir o tempo de hospitalização dos pacientes, as organizações de saúde podem aumentar a satisfação do cliente e as admissões de pacientes.
Extração de dados de registos de pacientes
Atualmente, o processo manual de registos de pacientes para um sistema EHR é moroso e sujeito a erros, o que pode causar processos judiciais indesejados.
Como os formulários em papel ainda estão a ser amplamente utilizados, é essencial encontrar uma solução para classificar, identificar, extrair e combinar automaticamente os dados de documentos, faxes, PDFs, e digitalizações para o EHR de um paciente.
Com o IDP, as organizações de saúde podem melhorar os fluxos de trabalho de EHR sem comprometer a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes. Funcionários podem simplesmente capturar registos de pacientes a partir de e-mails, scanners, faxes, dispositivos móveis, portais, e exportar automaticamente dados relevantes para um sistema EHR existente.
Os campos que podem ser extraídos incluem:
- Número de registo médico
- Data de nascimento
- Número de Segurança Social (NISS)
- Nome do paciente
- Historial médico
- Tipo sanguíneo
- Nome do médico
- Datas
- Prescrições
Os benefícios vão desde um melhor envolvimento dos funcionários até à redução dos custos de mão-de-obra, associados à extração e entrada manual de dados.
Automatização de documentos de saúde com a Klippa DocHorizon
A nossa solução de IDP, Klippa DocHorizon, pode ajudar as organizações de saúde a automatizar a classificação, extração e remoção de dados, e verificação de uma vasta gama de documentos.
O cumprimento das leis e regulamentos sobre privacidade de dados, tais como o HIPAA e o GDPR, é assegurado, uma vez que os dados não são armazenados nos nossos servidores. Além disso, a Klippa DocHorizon está repleta de funcionalidades de anonimização de dados que podem ajudar a manter a conformidade e a salvaguardar contra violações de dados.
Abaixo, pode verificar como o DocHorizon pode anonimizar os registos de saúde dos pacientes.
Com a Klippa DocHorizon, a sua organização pode poupar tempo, reduzir custos operacionais, assegurar o cumprimento, melhorar vários fluxos de trabalho, e prevenir erros administrativos.
Deixe-nos aliviar a sua carga de processamento de documentos, para que possa aumentar a admissão de pacientes e melhorar a qualidade dos cuidados prestados aos mesmos. Adoraríamos trabalhar consigo. Preencha o formulário abaixo ou contacte um dos nossos especialistas para começar!