De acordo com o Instituto de Finanças e Gestão (IOFM), 84% dos funcionarios de Contas a Pagar (AP) estão otimistas sobre o progresso que seu departamento fará nos próximos três anos com a eliminação de faturas em papel e processos de pagamento.
Isso é uma surpresa para você? Bem, não deveria. O entusiasmo em torno da automação de contas a pagar pode não ser tão alto quanto ao marketing ou à automação de vendas, mas seu impacto é igualmente significativo. Um processo de contas a pagar automatizado cria valor ao simplificar processos ineficientes e fornece a você mais controle sobre as faturas e pagamentos de seus fornecedores.
Mas como você pode provar o valor da automação para os principais gerentes da sua empresa? Este blog responderá a todas as suas perguntas e também inclui uma calculadora de ROI gratuita.
Pule para:
O que são contas a pagar?
Quais tarefas estão associadas às contas a pagar?
Quais são as desvantagens de não automatizar o processo de contas a pagar?
O que é automação de contas a pagar?
Quais são os benefícios da automação de contas a pagar?
Quais são os custos da automação de contas a pagar?
Como calcular o ROI do seu investimento em automação de contas a pagar?
Como implementar software de automação de contas a pagar?
O que são contas a pagar?
As contas a pagar podem ser definidas como “uma conta no razão geral que representa a obrigação da empresa de saldar uma dívida de curto prazo com seus credores ou fornecedores”.
Então, basicamente, é todo o dinheiro que você ainda tem para pagar aos seus fornecedores.
Normalmente, um fornecedor fornece um produto, digamos, um robô de coleta de pedidos super legal, e envia uma fatura para sua empresa para o pagamento. Essa fatura resulta em uma conta a pagar no sistema de contabilidade da sua empresa. Os detalhes exatos desse processo podem variar dependendo da natureza do pedido, do setor ou dos protocolos individuais da empresa.
Outro uso comum de contas a pagar refere-se ao departamento ou divisão comercial responsável por fazer os pagamentos pela empresa a fornecedores e outros credores.
Você também deve ter ouvido falar de contas a receber, que é basicamente o processo equivalente, mas para o fornecedor. Quando você paga seu fornecedor, você adiciona uma entrada em suas contas a pagar e o fornecedor adiciona uma entrada semelhante em suas contas a receber.
Quais tarefas estão associadas às contas a pagar?
Simplificando, o fluxo de trabalho de contas a pagar é o processo de aprovação de faturas antes que o pagamento seja processado. Um fluxo de trabalho típico começa com o recebimento da fatura do fornecedor. Esta fatura precisa ser organizada, verificada, corrigida, aprovada por um autorizador, processada, paga e adicionada aos livros da sua empresa.
Esse processo pode parecer simples, mas pode ser muito demorado. Para provar nosso ponto, discutimos algumas tarefas de contas a pagar em mais detalhes abaixo:
- Organizando
Quando você processa contas a pagar manualmente, você precisa abrir envelopes, e-mails, notas fiscais eletrônicas e outros meios de comunicação para fazer upload de notas fiscais. Todos esses documentos precisam ser impressos, classificados, empilhados e organizados antes de serem encaminhados para a próxima etapa do processo. Muitas empresas alocam uma parte substancial dos recursos de sua equipe de finanças para garantir que organizem as faturas corretamente, o que, para ser honesto, é uma perda de tempo. - Validação e verificação de erros
Em seguida, você deve verificar todas as faturas para garantir que não haja inconsistências entre a fatura e os documentos de compra originais. As irregularidades podem incluir inconsistências de preços ou informações ausentes, como um número de confirmação do pedido. Freqüentemente, as faturas também precisam ser verificadas em conjunto com os pedidos de compra pendentes, que são usados para pré-autorizar compras. Esse processo é muito semelhante à correspondência de compras com extratos bancários (ou seja, reconciliação) e pode ser uma tarefa muito tediosa. - Encaminhando para aprovação
Quando você tem outra camada de autorização em seu processo, você deve enviar suas faturas bem organizadas e verificadas para o aprovador junto com os detalhes relevantes mencionados anteriormente. Caso a fatura seja enviada de volta solicitando mais informações, outra tarefa é adicionada ao processo e você deve coletar essas informações primeiro. - A seguir
Em muitos casos, você precisará entrar em contato para garantir que a fatura seja aprovada dentro do prazo. Se não, o pagamento pode ser atrasado, o que por sua vez pode levar a atrasos nas entregas do produto ou multas por atraso no pagamento, o que adicionaria custos desnecessários ao processo. - Efetuando o pagamento e arquivando
Na etapa final do processo, todas as aprovações estão em vigor, o pagamento pode ser feito e a fatura precisa ser arquivada e armazenada, geralmente na contabilidade da sua empresa ou no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Essa etapa não só leva tempo, mas também é essencial para fins de auditoria.
Quais são as desvantagens de não automatizar o processo de contas a pagar?
Em uma pesquisa realizada pela PayStream Advisors, que entrevistou mais de 400 funcionários de back-office em vários setores e mercados, os principais problemas que as empresas têm no processo de contas a pagar são o roteamento manual de faturas para aprovação, entrada manual de dados e grandes volumes de faturas em papel. Esses problemas e muitos outros, como faturas perdidas e um grande número de inconsistencias e exceções de faturas, são sintomas comuns de um processo de contas a pagar manual.
Abaixo citamos algumas desvantagens associadas às técnicas de processamento manual de faturas.
- Custa caro
Infelizmente, não há um número exato para os custos de processamento de faturas. Firmas de pesquisa, como o Everest Group, descobriram que o custo médio do processamento manual de uma única fatura pode variar de US$ 12 a US$ 30. Outras empresas conseguiram reduzir essa diferença para US$ 13 a US$ 15. As empresas com um processo mais complexo podem esperar um pico de custos de quase US$ 40 por fatura. Imagine o que isso significa para uma fatura de $10; os custos de processamento transcendem facilmente o valor real da fatura. Multiplique esse número por centenas ou milhares de faturas por mês e você saberá que é uma operação cara para o seu negócio. - É lento e demorado
O processo de contas a pagar manual pode levar dias ou até semanas para ser aprovado e pago. Um processo de aprovação lento pode levar a atrasos no pagamento das faturas, o que pode, por sua vez, resultar em multas por atraso no pagamento, condições de pagamento inadequadas e, em alguns casos, fornecedores de qualidade se recusando a trabalhar com sua empresa. - Está sujeito a erro humano
Quando os processos são realizados por humanos, os erros são inevitáveis. O problema é que um pequeno erro pode levar a problemas maiores, como atrasos, tempo extra e desnecessário gasto na reconciliação. - Faz sua empresa perder dinheiro
Conforme destacamos, os erros de contas a pagar podem ser caros e prejudicar os resultados financeiros de sua empresa. Isso pode levar a impostos mal administrados, pagamentos duplicados e pagamentos indevidos. Problemas de multas por atraso de pagamento, fraude, descontos perdidos e notas de crédito esquecidas também são muito comuns com o processamento manual. Sempre que isso acontece, o dinheiro vaza do seu processo, o que pode ser muito difícil de detectar nas operações existentes. Em empresas com grandes volumes de transações, isso pode somar montantes significativos a cada ano. - Pode ser tedioso
Ninguém quer inserir dados manualmente por horas, certo? Infelizmente, é disso que se trata o processamento manual de faturas. Consiste em tarefas tediosas e repetitivas que, muito provavelmente, levam a uma equipe entediada e ineficiente.
Felizmente, existe uma solução para esses problemas: automação de contas a pagar!
O que é automação de contas a pagar?
A automação se refere à tecnologia usada para agilizar e automatizar os processos de contas a pagar, removendo tarefas manuais e fornecendo mais visibilidade e controle sobre dados financeiros importantes.
Normalmente, isso envolve um software dedicado que permite enviar e aprovar faturas digitalmente. Algumas soluções lêem faturas com OCR e IA e extraem informações elas mesmas, o que significa que sua equipe não precisa dar entrada manual de dados.
O processo geralmente começa com a captura de dados da fatura em formato digital. Isso geralmente acontece por meio de uma forma de digitalização ou métodos de captura, como a solução de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) da Klippa.
O software de automação Klippa fará a gestão da codificação e encaminhamento da fatura através do workflow digital, que funciona com base em lógicas específicas configuradas pela própria organização. Em outras palavras, você pode informar ao software quem precisa verificar e aprovar a fatura.
Todo o processo pode ser integrado com o ERP da sua empresa ou sistema de contabilidade, transferindo dados perfeitamente entre os sistemas sem sobrecarregar o ambiente ERP ou os recursos de TI da empresa.
Quais são os benefícios da automação de contas a pagar?
Você deve estar começando perceber a necessidade de automatizar seu processo de aprovação de contas a pagar e faturas. A última questão é se você pode esperar um retorno do seu investimento. Para responder essa pergunta, começaremos com a parte de “retorno” do ROI, seguida dos custos de implementação e uso de uma ferramenta, e terminaremos com uma calculadora de ROI gratuita.
Então, o que você pode obter dessa tecnologia de processamento automatizado?
- Diminui o tempo gasto em 70%
Em média, adotar a automação em um departamento pode reduzir o tempo gasto em um processo manual em até 70%, deixando a equipe com muito mais tempo para lidar com outras responsabilidades. A lógica por trás disso é bastante simples: tecnologias como OCR digitalizam as informações nas faturas quase que instantaneamente. O que antes era um processo lento e repetitivo de entrada de dados, agora é feito em segundos. - Reduz o tempo de resposta de dias para minutos
De acordo com uma pesquisa do The Aberdeen Group, empresas que possuem automação mínima podem levar 16,3 dias para processar uma fatura. Com uma solução sólida de automação, o tempo entre o recebimento de uma fatura e o pagamento pode se tornar muito mais curto, diminuindo o tempo de resposta e otimizando o relacionamento com os fornecedores. Você também terá uma visão mais em tempo real de sua situação financeira e evitará multas por atraso no pagamento. - Leva a 97% menos erros
Todos nós cometemos erros, especialmente em tarefas manuais repetitivas. Os programas de computador, por outro lado, fazem repetições indefinidamente, sem erros. Ao automatizar o processo de contas a pagar, você pode validar os dados da fatura no início do processo, eliminar erros humanos manuais, sinalizar faturas duplicadas e facilitar uma melhor colaboração entre os fornecedores. Nos poucos casos em que o sistema não reconhece dados na fatura, por exemplo, devido a um layout diferente ou uma imagem de baixa qualidade, uma rápida verificação humana resolverá o problema. - Contas a pagar acessível de qualquer lugar
Os processos em papel exigem que o funcionário esteja fisicamente presente no local de trabalho. As faturas devem ser arquivadas no lugar correto. Os processos digitais, no entanto, podem ser feitos de qualquer lugar do mundo com uma conexão à Internet (supondo que sejam baseados em nuvem). Com a solução ideal, os gestores recebem uma notificação no smartphone quando há uma nova fatura para aprovar e autorizam com um toque e pronto! - Leva a uma economia de custos de ate 70%
Deixamos o melhor motivo para o final. Podemos dizer com segurança que a automação de contas a pagar vai economizar muito dinheiro. A automação elimina os processos manuais que aumentam os custos de processamento, incluindo pessoal adicional à medida que o volume de faturas a processar aumenta, inserindo dados de faturas, preenchendo faturas e tudo que abordamos neste blog até agora.
Empresas de pesquisa descobriram que faturas processadas manualmente custam, em média, US $12 a US $30 por fatura para processar, enquanto faturas totalmente automatizadas custam em média apenas US $3,50 por fatura para processar.
Além disso, pense nos custos de envio de faturas a um local central para processamento. Ou os custos de armazenamento de caixas, armários e outras ferramentas de arquivamento cheias de faturas e documentos em papel. Esses são custos reais tangíveis que são eliminados com o software de automação.
Fornecedores oferecem descontos no valor da fatura em troca de pagamentos antecipados? Oitenta por cento das empresas pesquisadas no relatório Benchmarking da IOFM responderam “sim”. Com um sistema automatizado e a capacidade dos gerentes de acessar os status dos pagamentos de qualquer lugar e a qualquer momento, as faturas se movem com eficiência. Ele permite que você capture a maioria, senão todos, os descontos por pagamento antecipado oferecidos a você e reduza ao mínimo as penalidades por atraso de pagamento.
Esses são apenas alguns exemplos dos benefícios que a automação de contas a pagar pode trazer para sua empresa. Temos certeza de que, depois de começar, você encontrará muitos mais!
Quais são os custos da automação de contas a pagar?
Na maioria dos casos, a automação apenas torna a vida de todos mais fácil. Mas ainda é um investimento, então vamos dar uma olhada no lado dos custos da equação.
- Licenças de software
Os provedores de automação de contas a pagar geralmente oferecem um plano de preços de software como serviço (SaaS). Eles oferecem um custo por licença por usuário ou uma taxa de assinatura mensal com base no nível de recursos e no número máximo de documentos e usuários. Normalmente o preço por usuário varia de €4 a €25, às vezes combinado com um preço por fatura que varia de €0,10 a €0,50. - Configuração e implementação
A facilidade de implementação e configuração de uma solução de automação é um fator importante a ser considerado. Seu software exigirá muito tempo para ser configurado ou é simples? Idealmente, você escolhe uma opção de automação baixo código com assistentes para que qualquer pessoa possa usá-la. Também é bastante comum que os fornecedores de software cobrem pacotes de implementação e integração na inscrição, o que pode incluir a configuração de conexões de dados, sessões de treinamento e configurações de painel. Isso realmente depende do tipo de solução que você escolher: os preços variam de solução para solução. - Mudanças de sistema e processo
Ao automatizar seu processo de contas a pagar, ocorrerão mudanças nos sistemas que você usa e nos métodos que você aplica. Seus funcionários precisam se acostumar com a nova forma de trabalhar. - Hardware adicional
A maioria dos fornecedores de software tem aplicativos móveis disponíveis para que você possa digitalizar documentos apenas com seu smartphone. Simples assim! Nesse caso, você não precisa investir em equipamento de digitalização adicional. No entanto, não se esqueça de levar em consideração os custos dos scanners de hardware se você precisar deles.
Como calcular o ROI do seu investimento em automação de contas a pagar?
Agora que discutimos os benefícios e custos de automatizar seu processo de contas a pagar, vamos calcular o retorno do seu investimento.
Para maior clareza, incluímos apenas os resultados tangíveis da automação de contas a pagar, incluindo economia em custos de mão de obra e minimização de erros na fatura. Esses benefícios se traduzem diretamente nos resultados financeiros de sua empresa. Outros resultados, como descontos no pagamento antecipado e economia nos custos de armazenamento, que podem variar muito de um caso para outro, não são levados em consideração.
No processo de cálculo do ROI, consideramos os seguintes parâmetros*:
- Número médio de faturas por mês
Digamos que sua empresa processe manualmente 500 faturas por mês. Parece uma quantia justa, certo? - Tempo médio gasto no processamento de uma fatura
Um funcionário de contas a pagar processa, em geral, 5 faturas manuais por hora (ou seja, 12 minutos por fatura). Isso inclui a entrada de dados, a verificação da entrada manual e o processamento da fatura.
A ferramenta média de automação de contas a pagar permite que o mesmo profissional processe faturas seis vezes mais rápido, o que se traduz em uma média de 30 faturas por hora (ou seja, 2 minutos por fatura). - Tempo médio gasto na aprovação de uma fatura
Além de processar uma fatura, um gerente deve verificar e aprová-la. Suponhamos que um gerente aprove 10 faturas manuais por hora (ou seja, 6 minutos por fatura).
Com uma ferramenta de automação, isso pode ser feito eletronicamente e o gerente deve ser capaz de trabalhar duas vezes mais rápido, o que significa uma média de 20 aprovações por hora (ou seja, 3 minutos por fatura). - Porcentagem de faturas com erros
Conforme discutido, erros acontecem, quer você queira ou não. Supomos que 10% das faturas contenham erros. - Tempo médio gasto para corrigir uma fatura
Detectar o erro, enviar a fatura de volta, solicitar mais informações e corrigir a fatura pode ser um processo demorado. Presumimos que um funcionário corrige 3 faturas manuais por hora (ou seja, 20 minutos por fatura).
Uma solução automatizada não adiciona erros ao processo, então as únicas faturas com defeito que permanecem são as que vêm diretamente do fornecedor. Seu funcionário só precisa de algum tempo para enviar as faturas defeituosas de volta ao fornecedor, opcionalmente com alguns comentários. Cinco minutos por fatura devem ser suficientes. - Salário médio por hora
O custo total de um funcionario de contas a pagar (salário + benefícios) é de cerca de €30 por hora. Não levamos em consideração – presumidos – salário mais altos. - Taxa de configuração e integração
Suponhamos que o fornecedor do software esteja de bom humor e cobra “apenas” € 2.500 pela configuração inicial. Você também deseja que a ferramenta de automação de AP seja integrada ao seu sistema ERP. Isso custa em torno de €100 por mês extra. - Taxa de assinatura mensal
Com 500 faturas por mês, ou seja, 6.000 faturas por ano e até 10 usuários, você acaba no nível premium do provedor de software. Você paga €0,19 por fatura e €5 por usuário. Isso custa €145 por mês.
*Você pode personalizar esses parâmetros de acordo com sua preferência.
Na situação acima, você gastou ~ 167 horas por mês processando, aprovando e corrigindo faturas. Isso resulta em um holerite de 60 mil por ano (166,7 horas x € 30 x 12 meses). Graças aos benefícios da automação, o número de horas gastas pode ser reduzido para ~ 46 horas, resultando em uma economia de custo de trabalho de 43,5 mil por ano!
Pegue este número e divida-o pelo investimento total do primeiro ano (€ 2500 de configuração + € 145 x 12 meses de uso + € 100 x 12 meses de integrações) e aí está: um ROI de 700% (ou seja, fator 7)!
Você quer ver os cálculos exatos? Ou você deseja calcular o ROI para sua situação específica?
Sinta-se à vontade para usar nosso modelo gratuito para cálculo de ROI em automação de contas a pagar. Faça o download.
Também dedicamos um blog inteiro sobre fazer um caso de negócios para automação de contas a pagar e aprovação de fatura digital.
Como implementar software de automação de contas a pagar?
Imaginamos que você está convencido do valor do software de automação de contas a pagar depois de ler este blog? Você pode até provar o ROI para os principais tomadores de decisão em sua empresa! Mas e agora?
Você deve pesquisar diferentes soluções de automação de contas a pagar para garantir o melhor encaixe para sua empresa. É crucial que o software de automação selecionado possa oferecer suporte a todos os cenários de processamento de faturas para obter um processo verdadeiramente automatizado e economia ideal de tempo e custos.
Além disso, é importante entender como a nova solução de automação de contas a pagar se integra ao seu ERP ou sistema de contabilidade existente para garantir a sincronização de dados e um processo simplificado. A Klippa, por exemplo, possui integrações com grandes parceiros, como SAP, NetSuite, Xero e muitos mais.
Nossos especialistas em produtos ficarão mais que satisfeitos em orientá-lo neste processo. Eles podem lhe dizer tudo sobre o que a automação de contas a pagar pode fazer pela sua empresa e como você pode integrá-la perfeitamente aos sistemas e operações existentes.
Você pode entrar em contato conosco diretamente ou planejar uma demonstração gratuita de 30 minutos abaixo, na qual mostramos como nosso software funciona e como ele beneficiará sua empresa!