¿Tienes que procesar una gran cantidad de recibos? ¿Sigues procesando estos recibos manualmente? ¿Te sientes ahogado bajo un montón de papeleo? ¿Te preocupa el fraude?
Si es así, eres una de las muchas empresas que trabajan con procesos basados en recibos. Puede que tengas un programa de fidelización para el nuevo producto que has lanzado, o que tengas muchos empleados declarando sus gastos de viaje.
Los problemas que suelen surgir de estos procesos son los largos plazos de entrega, que afectan la experiencia del cliente o la satisfacción de los empleados, y la posibilidad de que se produzcan fraudes, que impactan en tu negocio. La cantidad de recibos que hay que procesar representa el mayor obstáculo.
Afortunadamente, existen muchos software de escaneo de recibos que puedes utilizar para superar estos retos y automatizar los procesos de tu empresa.
Este artículo explica qué es el software de escaneo de recibos, cómo funciona el escaneo automatizado de recibos y da las cinco razones más importantes para empezar a utilizar el software de escaneo de recibos.
¿Qué es el software de escaneo de recibos?
El software de escaneo de recibos lee, escanea y extrae los datos de un recibo. Para ello, el software utiliza el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la IA.
El OCR es una tecnología que extrae datos tales como texto de imágenes o documentos escaneados gracias a su capacidad para identificar caracteres individuales. A continuación, la IA extrae el significado del texto y reconoce qué es cada parte del recibo. Por ejemplo, determina qué parte contiene el importe total, el nombre del comerciante, el porcentaje de IVA, las partidas, etc.
El proceso, desde la entrada del documento hasta la extracción y clasificación de los datos, se realiza en cuestión de segundos.
Ahora que ya sabes qué es un software de escaneo de recibos, te presentamos las cinco ventajas más importantes de utilizar uno.
¿Por qué deberías utilizar un software de escaneo de recibos?
Hay muchas razones por las que deberías utilizar un software de escaneo automático de recibos. A continuación, encontrarás las 5 principales ventajas de utilizar una solución de este tipo.
- Minimiza el fraude con la detección automática de fraudes
- Acorta los plazos de entrega
- Reduce al mínimo los errores humanos
- Reduce los costos en hasta un 75%
- Garantiza la seguridad y el cumplimiento de la GDPR
Minimiza el fraude con la detección automática de fraudes
La primera ventaja de utilizar un software de escaneo de recibos es la prevención del fraude y la seguridad. Esto no debe subestimarse. El costo del fraude en los programas de fidelización, por ejemplo, supera el billón de dólares en todo el mundo, según una encuesta del New York Times. Tienes que ser capaz de identificar estos recibos fraudulentos y eliminarlos de tu programa.
Algunos programas de escaneo de recibos detectan automáticamente si un recibo ha sido enviado previamente. Además, el software puede verificar si el recibo ha sido alterado: busca actividad de Photoshop, comprueba los datos Exif en busca de anomalías y puede detectar si se han cambiado elementos, como el importe total.
Si quieres saber más sobre este tema, te recomendamos que leas uno de nuestros últimos blogs sobre la detección del fraude documental.
Acorta los plazos de entrega
En un mundo en el que todo va rápido, tus clientes y empleados esperan que se les reembolse lo antes posible. Una solución de escaneo de recibos ofrece una solución en este caso, ya que ayuda a acortar significativamente los tiempos de entrega.
Con el mejor software de escaneo de recibos, la extracción de datos se realiza en un plazo de 3 a 5 segundos. Compárelo con un proceso manual de clasificación de recibos, lectura y verificación de los datos e introducción de los mismos a un programa. Hay una gran diferencia, ¿verdad?
En el caso de un programa de fidelización, los clientes ya no tienen que esperar semanas para obtener una respuesta sobre la elegibilidad de sus recibos. Por lo tanto, confían más en tu marca y en tu campaña.
Para los procesos de gestión de gastos, también puede representar un gran cambio. Si los empleados tienen que esperar semanas para recuperar sus gastos de viaje, pueden sentirse frustrados. Un tiempo de entrega más rápido elimina esta frustración y ayuda a mejorar la satisfacción de los empleados.
Reduce al mínimo los errores humanos
Todos cometemos errores, nos guste o no. Los porcentajes de error en la introducción manual de datos suelen estar entre el 0,55% y el 3,6%, con valores atípicos de hasta el 26,9%.
Por suerte, el software de escaneo de recibos puede reducir significativamente estos porcentajes de error al eliminar el riesgo de distracciones, errores de tecleo y otros errores habituales en la introducción manual de datos. Esto se traduce en mejores datos, más precisos, que pueden utilizarse para tomar decisiones empresariales bien informadas.
La mayoría de los softwares garantizan un índice de precisión superior al 90%. Si necesitas un índice de precisión lo más cercano posible al 100%, puedes optar por incluir a un empleado en el proceso. Esto se denomina automatización Human-in-the-Loop (HITL).
Con la automatización HITL, la mayor parte del trabajo está automatizado. Basándose en reglas de la empresa, como un límite de confianza (por ejemplo, inferior al 70%) o todos los recibos de una tienda determinada (por ejemplo, porque sabes que son problemáticos), puedes dirigir los documentos a un empleado para que los revise manualmente.
De este modo, combinas lo mejor de la inteligencia humana con la potencia de la IA y consigues un nivel de precisión aún mayor.
Reduce los costos en hasta un 75%
Al liberar el tiempo de tus equipos con un software de escaneo de recibos, puedes reducir los costos en hasta un 75%. ¿Cómo? Porque tus empleados ahorran tiempo en las tediosas tareas de introducción de datos y tienen más tiempo para centrarse en las operaciones principales.
No existe una fórmula mágica para esto, pero los estudios demuestran que la automatización inteligente suele suponer un ahorro de costos de entre el 40% y el 75%, con un periodo de recuperación de la inversión que varía entre varios meses y varios años.
Como ejemplo, considera el tiempo necesario para procesar manualmente un solo recibo. En promedio, los empleados con experiencia procesan 50 recibos por hora (es decir, 1,2 minutos por recibo). Con un salario de aproximadamente 35 euros por hora, esto significa que procesar un solo recibo cuesta aproximadamente 0,70 euros.
Con el software de escaneo de recibos, ese mismo empleado puede procesar al menos 200 recibos por hora (≈ 18 segundos por recibo). Esto supone un costo de procesamiento de aproximadamente 0,18 euros por recibo. Si añadimos el precio del software, de 0,05 euros por recibo, obtenemos un costo total de 0,23 euros por recibo. Es una mejora directa de más del 60%.
Garantiza la seguridad y el cumplimiento de la GDPR
En ciertos tipos de recibos, puedes tener datos sensibles de tus clientes, como un extracto de los números de tarjeta. También puedes tener nombres o direcciones postales.
Al procesar estos datos sensibles, tienes que cumplir el GDPR. En caso de infracción en el procesamiento y gestión de datos personales, puedes enfrentarte a una multa de hasta el 2% de tus ingresos anuales.
Las infracciones pueden adoptar muchas formas diferentes. Almacenar datos personales que no necesitas utilizar o conservar, por ejemplo. Esto está relacionado con el derecho al olvido que le debes a tus clientes.
El software de escaneo de recibos puede definir los campos de datos sensibles, como los que contienen información de identificación personal (PII), y utilizar el enmascaramiento de datos para redactarlos o anonimizarlos. Esto ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos como el GDPR o HIPAA.
Gracias a estas cinco ventajas, ¡el procesamiento de recibos nunca volverá a ser lo mismo!
El mejor software de escaneo de recibos
El mejor software de escaneo de recibos para ti puede ser diferente del software para otra empresa. Puede que estés buscando una aplicación que escanee tus recibos. O tal vez ya tienes una aplicación que quieres mejorar con funciones de OCR y escaneo de recibos.
En ese caso, Klippa tiene la solución ideal para ti. El software de escaneo de recibos de Klippa se encarga del escaneo de recibos y te permite extraer, validar y procesar todos los datos que necesites. Se puede integrar fácilmente a tu software existente a través de la API o SDK de Klippa.
¿Cuál es la diferencia entre las APIs y los SDKs de Klippa?
Nuestra API es el servicio de enviar un documento a nuestro software de OCR y recibir de vuelta un formato de datos estructurados en cuestión de segundos. Está bien documentada, por lo que no es muy complicado para un desarrollador implementarla. Es necesario disponer de una solución de captura de recibos, como una aplicación móvil, que pueda capturar el recibo.
Nuestros SDK son una mejor opción si buscas una solución integral para escanear recibos. Nuestro SDK de cámara, por ejemplo, es un módulo de cámara completo que garantiza la captura de una buena imagen. Proporciona información en tiempo real al usuario, mejora la calidad de la imagen (por ejemplo, optimizando el brillo) y, por tanto, mejora la precisión del reconocimiento.
Es posible vincular el SDK de la cámara Klippa a nuestra API de OCR. Tras escanear el documento, se gestiona automáticamente una solicitud a través de la API y se devuelven datos estructurados a la aplicación.
La principal ventaja del SDK es que tus programadores no tienen que construir todos los componentes ellos mismos. Pueden “utilizar” fácilmente el trabajo de otras personas. Esto ahorra mucho tiempo y reduce enormemente el costo de desarrollo.
¿Cómo funciona?
El siguiente vídeo muestra cómo funciona el escaneo de recibos con Klippa:
Automatiza tu escaneo de recibos con Klippa
Automatiza tu escaneo de recibos con Klippa
A lo largo de este artículo, hemos hablado de las ventajas y funcionalidades del software de escaneo de recibos. Pero entender cómo puede adaptarse a tu caso de uso específico e integrarse sin problemas en las operaciones existentes es otra cosa.
Aquí es donde podemos ayudarte. Nuestros especialistas de producto estarán encantados de pensar contigo y responder todas tus preguntas. Ponte en contacto con nosotros completando el formulario de demostración que aparece a continuación o ponte en contacto directamente.