Digitalización de recibos y facturas en Alemania – Así es cómo se hace

Digitalización de recibos y facturas en Alemania – Así es cómo se hace

Como empresa, has tomado la decisión de ahorrar papel y avanzar hacia la digitalización completa de los documentos de tu oficina. Genial, hoy en día muchas facturas ya se envían electrónicamente. Pero, ¿qué hay de las facturas y tickets que recibes del restaurante para la comida de negocios? Buenas noticias: El GOBD aprobó a principios de este año una ley que establece que una versión electrónica de los recibos y facturas físicas es suficiente para fines contables y fiscales. En la siguiente entrada del blog, ¡explicaremos las consideraciones a tomar para dar el salto hacia una oficina digital con éxito!

Cumplir con las reglas de contabilidad de GOBD

Sabemos que Alemania es un país que florece con leyes y reglamentos bien definidos. Para cumplir con las reglas de contabilidad alemanas, una empresa necesita documentar con precisión el proceso que aplica para digitalizar y almacenar los documentos. Esta documentación debe ser totalmente comprensible y sin ambigüedades para las autoridades fiscales y las auditorías anuales.

La “Verfahrensdokumentation” (documentación específica) de la empresa debe cubrir los siguientes aspectos:

  1. En primer lugar, la empresa documenta su método de almacenamiento de recibos y facturas. Aquí, la empresa describe cómo va a garantizar la integridad, el orden y la inalterabilidad de los documentos almacenados, y cómo va a proteger los documentos contra pérdidas. 
  1. A partir de la descripción general, la empresa describe los pasos que toma para garantizar los factores mencionados anteriormente. Las empresas que avanzan hacia la digitalización completa de recibos y facturas registran el procedimiento detallado en el proceso de digitalización de documentos. La empresa también indica las aplicaciones de software que utiliza para escanear, almacenar y digitalizar los documentos. Otra sección esencial son las medidas que la empresa adopta para proteger los documentos contra pérdida o falsificación y quién tendrá acceso a ellos. Debe quedar absolutamente claro que el proceso en curso cumple plenamente las normas del GOBD.

Dado que este artículo trata sobre la supresión del papel, tenemos que hacernos la pregunta clave: ¿puedes deshacerte de recibos y facturas físicas? Si el proceso de escaneo y almacenamiento es compatible con GOBD, entonces sí, ¡puedes! Sin embargo, algunas empresas siguen prefiriendo conservar el comprobante físico de las factura más importantes. Aún así, tirar las pilas de tickets de comidas de negocios y parkings reduce significativamente la cantidad de papel de la oficina. En cualquier caso, asegúrate de que todos los recibos y facturas, electrónicos o físicos, estén disponibles durante 10 años después de la fecha de compra.

Selección de software de escaneado y almacenamiento

Una vez has descrito tu método para cumplir con las reglas de contabilidad de GOBD, probablemente quieras saber qué herramientas y software pueden ayudarte a digitalizar tus recibos y facturas.

Puedes almacenarlos en la nube o en el propio hardware. Muchas herramientas de escaneado y digitalización se basan en la nube, ya que es fácil acceder a los recibos y facturas escaneados en la aplicación móvil o en otros dispositivos. Sin embargo, con las herramientas on-premise, todos los recibos y facturas se almacenan en un servidor local. La elección depende realmente de las preferencias de la empresa. Sin embargo, hoy en día, cada vez son más las empresas las que eligen soluciones basadas en la nube porque el mito de que estas soluciones son inseguras ha sido desacreditado en su mayor parte. Al seleccionar una solución basada en la nube, asegúrate de que el proveedor cuenta con altos estándares de cumplimiento de datos, ya que la protección de datos debe ser una prioridad para todas las empresas. Observa dónde se encuentran los servidores del proveedor de software, qué certificados se están utilizando, qué opciones de copia de seguridad existen y la pista de auditoría de los documentos.

La herramienta que utilices también dependerá de lo que estés haciendo actualmente con la información. Si el único propósito de digitalizar los documentos es deshacerse del papel, un dispositivo de escaneo es suficiente. Sin embargo, rara vez es así porque las empresas deben contabilizar los gastos y facturas por pagar. Si lo que deseas, entonces, es procesar las facturas y recibos con fines contables, un software con una función para digitalizar y almacenar documentos es la mejor opción para tu negocio. La mayoría de los programas de gestión modernos te ayudan a eliminar la carga de papel.

Cómo Klippa puede ayudarte

Aplicaciones, como el Gestor de gastos o el Gestor de facturas de Klippa, pueden ayudarte a dar el salto hacia la transformación digital. La app de Klippa escanea y almacena recibos y facturas, totalmente compatibles con GOBD, durante 10 años. Además, la plataforma Klippa permite a las empresas tener una solución centralizada para contabilizar los gastos de los empleados y las facturas de la empresa. El software se puede integrar completamente en tu software de contabilidad existente, lo que significa que toda la información de recibos y facturas se sincroniza con tu sistema contable. Para una visión general de nuestras integraciones actuales, haz clic aquí. Klippa también ofrece un servicio de API para incluir la captura de recibos en su propio software.

Si tienes alguna pregunta, no dudes en enviarnos un mensaje a support@klippa.com o programa una demostración online para ver cómo podemos ayudarte a avanzar hacia una oficina digital.

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