Cada año, el fraude de facturas y recibos representa casi $3.6 billones, según un informe de la ACFE del 2020. Estos fraudes van desde alterar el número de compras o las fechas de compra hasta presentar el mismo recibo dos veces.
Los programas de fidelización se ven afectados por ello debido al número de documentos relacionados con las compras que hay que procesar. Si estás dirigiendo tú mismo una campaña de fidelización, es tu peor pesadilla que haya personas que se aprovechen de ello. Esto se aplica aún más a las situaciones en las que los justificantes de compra, como los recibos, se siguen procesando manualmente.
A simple vista, es casi imposible detectar un recibo que se ha presentado dos veces, y mucho menos detectar recibos falsificados, por ejemplo, mediante un hábil retoque con Photoshop. En combinación con los largos plazos de entrega y la mala experiencia del cliente, esto supone una verdadera carga para ti y tu equipo.
Como ocurre con muchos retos empresariales, la solución está en la automatización. Una solución automatizada de compensación de recibos puede eliminar de tus manos gran parte del proceso: desde la entrega del recibo hasta la emisión de la recompensa o el reembolso. Empresas como Nivea o Krombacher han decidido dar el paso y automatizar el procesamiento de documentos de sus campañas de fidelización.
Este artículo te presentará tres casos de uso de la compensación automatizada de recibos con los que podrás identificarte. A medida que avances, descubrirás qué es la compensación automatizada de recibos y cómo puede aplicarse y beneficiar a tu empresa.
¿Qué es la compensación de recibos?
La compensación de recibos consiste en todas las acciones realizadas para procesar un recibo en una campaña de fidelización. Incluye todos los pasos desde la recepción del recibo hasta la entrega de la recompensa o el reembolso.
También incluye la verificación del correcto cumplimiento de los términos y condiciones de la campaña de fidelización, como la fecha y el lugar de la compra, y el producto o productos adquiridos.
Pero, ¿cómo funciona esto exactamente? En la siguiente sección encontrarás la respuesta y dos posibles formas de compensar tus recibos.
¿Cómo funciona la compensación de recibos?
El primer paso en el proceso de compensación de recibos es la extracción de la información seleccionada. Puede ser la fecha, el lugar, el importe total o los detalles de un producto específico. Se verifica cualquier información que se considere necesaria para establecer la autenticidad de la prueba de compra. Como resultado, se verifican los datos del recibo y se garantiza que se cumplen los requisitos de la campaña de fidelización.
Veamos más de cerca el proceso tradicional de compensación de un recibo.
Compensación de recibos manual
En la mayoría de los casos, la compensación de recibos se sigue realizando manualmente. Este proceso lleva mucho tiempo y consta de varias tareas tediosas. Estos son los pasos que se suelen seguir para compensar un recibo manualmente.
- Tu cliente envía un recibo.
- Una vez recibido, extraes manualmente la información necesaria: fecha, lugar, precios, producto de la campaña, lo que sea.
- Tienes que verificar si se cumplen las condiciones de la campaña y el recibo es elegible para la campaña. En el caso de una reclamación de garantía, tienes que verificar si el periodo de garantía sigue siendo válido.
- Si se cumplen todas las condiciones, puedes añadir la información extraída al software de tu empresa. Este paso incluye la introducción manual de datos, que puede sustituirse fácilmente por la IA.
- Una vez que estás seguro de que la información se ha introducido correctamente, puedes calcular el número de puntos, cashback o reembolso al que da derecho el recibo.
- En el último paso, se otorga la recompensa o el reembolso al cliente. Uno de tus empleados puede iniciar el proceso de transferencia de dinero, puntos de fidelidad o envío de un nuevo producto.
Las desventajas de la compensación manual de recibos
Debido a varias desventajas, la compensación manual de recibos no es la solución ideal para tu campaña de fidelización. De hecho, crea varias brechas. A continuación enumeramos las razones principales.
- El fraude es casi imposible de detectar por el ojo humano. Es probable que un recibo enviado dos veces o un recibo con información alterada sea utilizado y procesado por tus equipos.
- La compensación de recibos puede ocupar hasta el 30% del tiempo de tus equipos. Eso supone casi un tercio de su tiempo dedicado a una tarea repetitiva.
- Además de consumir una cantidad considerable de tiempo y ser menos fiable, el procesamiento manual de recibos es muy costoso.
Al automatizar el proceso de compensación de recibos, puedes fácilmente dejar atrás estos obstáculos y ganar eficiencia. Sólo se necesitan los recursos para procesar los documentos relacionados con tu campaña.
Compensación de recibos automatizada
La compensación de recibos es la base de cualquier programa de fidelización. Por eso debes hacerlo de la forma más eficaz y precisa posible con una solución automatizada de compensación de recibos.
Estas soluciones funcionan con una tecnología denominada OCR, abreviatura de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Esta tecnología convierte las imágenes a texto y, a continuación, a datos estructurados.
Con una solución automatizada de compensación de recibos, puedes:
- verificar la autenticidad de un recibo
- extraer y clasificar la información: fechas, importe total, presencia o ausencia del producto de la campaña
- evaluar el número de puntos, devoluciones o reembolsos que debes emitir
La compensación automatizada de recibos es una forma rápida, fiable y precisa de procesar tus recibos. Echa un vistazo a los pasos que hay que seguir:
- Tu cliente envía su recibo. Para ello, el cliente utiliza su teléfono para escanear el recibo o envía un archivo PDF.
- Una vez recibido por el software, se mejoran las características del documento para aumentar la precisión del reconocimiento. Por ejemplo, se mejora el brillo del escaneado o la escala de grises del documento.
- A continuación, el software convierte el documento escaneado o PDF a un documento de texto. A continuación, se extraen los datos del recibo y el software verifica automáticamente si el recibo cumple los términos y condiciones de la campaña.
- En el paso final, el software convierte el archivo de texto a datos estructurados. A partir de este momento, puedes fácilmente procesar los datos en una base de datos u otra aplicación.
Las ventajas de la compensación automatizada de recibos
Con cada paso del proceso automatizado se ahorra tiempo y dinero. Pero, ¿cuáles son las cuatro ventajas principales de utilizar una solución automatizada de compensación de recibos? Las enumeramos a continuación:
- Detección automatizada del fraude → El software detecta automáticamente si un recibo se ha presentado antes. Además, verifica si el recibo ha sido alterado: busca actividad de Photoshop, revisa los datos Exif en busca de anomalías y puede detectar si se han modificado elementos, como el importe total.
- Reconocimiento de elementos de línea → Se extrae y verifica cada elemento de línea del recibo. De este modo, el software puede verificar si el producto promocional forma parte del recibo presentado.
- Verificación de los términos de la campaña → En cuestión de segundos, el software verifica si se cumplen los términos de la campaña o del uso de la garantía. Ya sea en términos de fecha o importe, el software verifica los criterios que te permiten aprobar o rechazar la solicitud de recompensa o el uso de una garantía.
- Procesamiento más rápido para mejorar la experiencia del cliente → El proceso de compensación de un recibo, desde su envío hasta la extracción de toda la información, tarda menos de 5 segundos. De este modo, podrás responder más rápido (y con mayor precisión) a tus clientes. Reduce los plazos de entrega y, por tanto, los tiempos de respuesta. Mejora la relación con tus clientes.
Para ayudarte a entender mejor cómo funciona la compensación automatizada de recibos, puedes encontrar tres casos de uso diferentes a continuación. Descubre cómo la compensación automatizada de recibos puede agilizar tus procesos de negocio y ayudarte a ganar eficiencia.
Compensación automática de recibos para procesos de garantía
Imagina que eres el propietario de una gran empresa de electrónica con varias tiendas. Cada día, tus trabajadores tienen que procesar los recibos de los clientes que quieren hacer uso de su garantía. Veamos cómo funciona esto con una solución automatizada.
Uno de tus clientes quiere hacer uso de la garantía de una tableta que compró hace tres semanas. Te envían el recibo y tú tienes que verificar su validez.
- Recibes el recibo por correo electrónico o escaneas el recibo del cliente directamente en la tienda.
- El software de compensación de recibos detecta los bordes del documento y optimiza su calidad y brillo para una extracción más precisa.
- El software extrae automáticamente toda la información para integrarla en tu base de datos.
- La información se verifica: ¿Es auténtico el recibo escaneado? ¿Corresponden las fechas a los límites de la garantía?
- Si todo está en orden, se confirma la autenticidad del recibo y se devuelve el producto nuevo dentro de los límites de la garantía. También es posible devolver el dinero.
Todo el proceso está automatizado y sólo le llevará unos segundos. La precisión, rapidez y eficacia ganadas con una solución automatizada de compensación de recibos te permite ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
Compensación automática de recibos para campañas de reembolso
Supongamos que eres un supermercado que ofrece reembolsos en una gama de productos de protección solar. A cada cliente que compre un producto de la línea se le reembolsa un porcentaje determinado, por ejemplo el 5%. Para hacer uso de la promoción, los clientes deben enviar su prueba de compra, en este caso los recibos, a través de tu aplicación móvil o web.
- El cliente escanea su recibo a través del smartphone dentro del app del supermercado. También pueden subir sus recibos a través de varios formatos por Internet, por ejemplo, en un archivo PDF.
- Se detectan los bordes del recibo y se optimiza el documento. El software confirma automáticamente la autenticidad del recibo en unos segundos.
- Se extrae toda la información: fecha, lugar, productos comprados y precios.
- El software detecta el número de productos de la campaña y los precios.
¿Está todo controlado y verificado? Entonces puedes otorgar la recompensa. Es un proceso rápido y fiable. Mejoras la experiencia de tus clientes al proporcionarles una respuesta y entregarles la recompensa rápidamente.
Compensación automática de recibos para campañas basadas en puntos
El programa de fidelización basado en puntos le permite a las empresas fidelizar a sus clientes a la vez que aumentan sus ventas. Con cada compra, tus clientes acumulan puntos.
Veamos un caso real de uno de nuestros clientes: Krombacher. No están directamente en contacto con sus usuarios finales y quieren obtener información sobre los clientes, por lo que decidieron poner en marcha un programa de fidelización a base de puntos. Por cada producto Krombacher adquirido, la marca le ofrece a sus clientes recibir puntos de fidelidad: 1 euro gastado equivale a 10 puntos que pueden utilizarse para descuentos o productos gratuitos.
Para automatizar la compensación de sus recibos, Krombacher utiliza Klippa DocHorizon. Su proceso consta de los siguientes pasos.
- En la aplicación de Krombacher, los clientes pueden tomar una foto de su recibo que contenga un producto Krombacher comprado, o subir una foto.
- Los duplicados se detectan inmediatamente mediante el hash de imágenes. Los posibles fraudes se controlan mediante la detección de Photoshop y el análisis EXIF.
- Si no se detecta ningún intento de fraude, el recibo pasa al siguiente paso del proceso.
- Se verifica si la fecha de compra entra dentro del intervalo de validez de la campaña y se identifican los productos Krombacher comprados. Se evalúa el importe total de los productos Krombacher comprados y se convierte a puntos, como se ha explicado anteriormente.
En la siguiente animación, puedes ver cómo el software escanea automáticamente el recibo, identifica la fecha de compra y el producto Krombacher, y confirma su elegibilidad para la campaña.
Con los tres casos de uso anteriores queríamos enseñarte cómo puedes utilizar una solución de compensación automatizada de recibos. ¿Tu caso de uso es diferente a los descritos? No hay problema, en la siguiente sección encontrarás toda la información que necesitas para avanzar.
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La automatización de los procesos de compensación de recibos mejora drásticamente la eficacia operativa y la experiencia del cliente. Ponle fin a los largos tiempos de respuesta, reduce el riesgo de fraude y aumenta tu productividad. Todo ello con un software que extrae la información en segundos con una tasa de precisión superior al 90%.
Klippa ha desarrollado una solución de procesamiento inteligente de documentos, DocHorizon, que puede compensar recibos automáticamente. Extrae información de cualquier documento, manuscrito o digital, y la convierte a datos estructurados. El índice de precisión y la velocidad de extracción hacen de esta solución un poderoso aliado para todos tus procesos documentales. La implementación y el uso de DocHorizon son sencillos e instintivos.
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