KUNDENGESCHICHTEN | RGF STAFFING
Wie RGF Staffing die Einarbeitung neuer Mitarbeiter automatisiert
Erfahren Sie, wie RGF Staffing Ausweisdokumente überprüft und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter automatisiert.
Ein Gespräch mit Luc Buntinx, Manager Demand & Delivery bei RGF Staffing Belgium (ehemals USG People).
Über RGF Staffing
RGF Staffing ist einer der größten Personaldienstleister Europas und beschäftigt Hunderttausende von Mitarbeitern in Belgien, den Niederlanden, Deutschland und Frankreich. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, talentierte Fachkräfte mit Unternehmen und Institutionen zu verbinden, die qualifizierte Mitarbeiter suchen, und bietet Personalvermittlungs- und Personaldienstleistungen in einer Vielzahl von Branchen an.
Die Herausforderung: Zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse
RGF Staffing stand vor einer großen Herausforderung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Jeden Monat mussten Tausende neuer Mitarbeiter Formulare und Ausweisdokumente einreichen. Die manuelle Überprüfung war zeitaufwändig, da die Personalabteilung die Angaben der Mitarbeiter mit Dokumenten wie Reisepässen und Personalausweisen abgleichen musste. Dieser Ansatz war nicht nur ineffizient, sondern auch anfällig für menschliche Fehler, was zu Verzögerungen und potenziellen Compliance-Risiken führte.
Die Lösung: Vollständige Automatisierung mit der OCR-API von Klippa
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wandte sich RGF Staffing an Klippa, um eine Lösung zu finden, mit der die Überprüfung der Ausweisdokumente der Mitarbeiter automatisiert werden konnte. Die Klippa’s OCR APIwurde in den Onboarding-Prozess integriert, sodass das System automatisch Daten aus Reisepässen, Ausweisen und anderen offiziellen Dokumenten extrahieren kann. Die extrahierten Daten wurden anschließend mit den Angaben verglichen, die der Mitarbeiter in seinem Anmeldeformular gemacht hatte, und Unstimmigkeiten wurden zur weiteren Überprüfung markiert.
Die Integration verlief nicht ohne Herausforderungen, da die Mitarbeiter häufig schlecht gescannte oder unklare Bilder einreichten. Um dieses Problem zu beheben, arbeitete Klippa eng mit RGF Staffing zusammen, um die Richtlinien für die Einreichung von Dokumenten zu verbessern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstanden, wie sie optimale Bilder für die Verarbeitung aufnehmen können. Darüber hinaus wurde eine maßgeschneiderte Lösung für belgische Rechtsdokumente entwickelt, um sicherzustellen, dass die spezifischen Anforderungen von RGF Staffing erfüllt wurden.
Wieso Klippa gewählt wurde
RGF Staffing entschied sich für Klippa aufgrund der hochwertigen OCR-Technologie und der Fähigkeit, eine Vielzahl von Dokumenttypen zu verarbeiten, selbst solche mit schlechter Scanqualität. Die einfache Implementierung der OCR-API war ein weiterer wichtiger Faktor für die Entscheidung, da dadurch Störungen im vollen Entwicklungsplan minimiert werden konnten. Die Möglichkeit, die Lösung schnell an die gesetzlichen Anforderungen in Belgien anzupassen, machte Klippa zum idealen Partner.
„Die OCR-Technologie von Klippa hat unseren Onboarding-Prozess transformiert, sodass wir uns nun auf das Wesentliche konzentrieren können: die richtigen Talente mit den richtigen Arbeitgebern zusammenzubringen. Dadurch ist unser Team wesentlich effizienter geworden.“
Die Vorteile für RGF Staffing
Reduzierung der Einarbeitungszeit um 81 %
Die Automatisierung der Dokumentenprüfung verkürzt die Einarbeitungszeiten erheblich und ermöglicht eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
92 % weniger manuelle Fehler
Durch die Automatisierung der Datenextraktion und der Gegenprüfung wurde das Risiko menschlicher Fehler erheblich reduziert.
Verbesserte Compliance
Die Fähigkeit des Systems, Ausweisdokumente präzise zu verarbeiten, trug dazu bei, dass RGF Staffing die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einhalten konnte.
Schnellere Skalierung
Mit dem Wachstum des Unternehmens und der steigenden Anzahl neuer Mitarbeiter ließ sich das System problemlos skalieren, sodass RGF ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand hohe Standards aufrechterhalten konnte.