KUNDENGESCHICHTEN | PENNYLANE
Wie Pennylane Klippa DocHorizon für die Extraktion von Rechnungsdaten einsetzt
Erfahren Sie, wie Pennylane seinen Nutzern durch die Extraktion von Rechnungsdaten zu mehr Effizienz verhilft.
Ein Gespräch mit Thomas Cassou, Leiter der Datenabteilung bei Pennylane.
Sektor
Finanzen & Buchhaltung
Team
300+ Mitarbeiter
Lösung
Anwendung
Was macht Pennylane?
Pennylane ist eine umfassende Buchhaltungsplattform für Unternehmer und Buchhalter. Sie unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung aller Buchhaltungsaufgaben, von der Rechnungsstellung über die Buchhaltung bis hin zum Zahlungs- und Ausgabenmanagement.
„Wir beschreiben unsere Tätigkeit gerne als Buchhaltungs- und Finanzplattform. Wir bieten sowohl Geschäftsinhabern als auch ihren Buchhaltern Echtzeit-Zugriff auf zuverlässige und verwertbare Daten“, erklärt Thomas, Leiter der Datenabteilung bei Pennylane.
Die Rolle von OCR
Eine der Funktionen von Pennylane ist die automatisierte Datenextraktion. Mithilfe der OCR-Software von Klippawerden Finanzdaten automatisch aus Dokumenten (z. B. Rechnungen und Belegen) extrahiert und in die Plattform vorausgefüllt.
Für Pennylane gibt es zwei wichtige Informationsquellen. Die erste ist das Bankkonto des Unternehmens, auf dem alle eingehenden und ausgehenden Transaktionen erfasst werden. Die zweite Quelle sind Rechnungen, die an Kunden versandt oder von Lieferanten erhalten werden. Klippa kommt im Zusammenhang mit den Rechnungen zum Einsatz.
„Wir erhalten Rechnungen in vielen verschiedenen Formaten und Dateiformaten. Sobald wir eine Rechnung erhalten, können wir alle relevanten Informationen daraus extrahieren und die Daten strukturiert in unserer Datenbank speichern. Auf diese Weise können wir nachvollziehen, welche Rechnungen mit welchen Banktransaktionen verbunden sind, und die Buchhalter können mit der Buchhaltung beginnen.“
Warum mit einem Partner zusammenarbeiten?
Wenn Sie OCR-Technologie in eine Buchhaltungssoftware integrieren möchten, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie entwickeln sie selbst oder integrieren eine bereits vorhandene Lösung in Ihre Software.
Die Entwicklung einer OCR-Lösung von Grund auf erfordert viel Zeit für Forschung und Tests, finanzielle Mittel für Mitarbeiter und Büroräume und vor allem eine Verlagerung des Fokus von den üblichen Aufgaben Ihres Unternehmens. Daher ist dies ein recht kostspieliges und komplexes Unterfangen.
Stattdessen suchte Pennylane nach einer bereits vorhandenen OCR-Lösung, die in ihre Buchhaltungsplattform integriert werden konnte.
„Wenn wir unsere OCR-Software intern entwickeln und aufbauen wollten, wären die Kosten sehr hoch gewesen und die Markteinführung hätte sich verzögert. Wir waren uns bewusst, dass wir einen zuverlässigen Partner finden mussten“, erklärt Cassou.
Die Suche nach einem Anbieter für OCR-Software
Die richtige OCR-Lösung zu finden, ist nicht einfach und erfordert umfangreiche Recherchen, Vergleiche und Gespräche.
Thomas erläutert, wie Pennylane mit der Suche nach einem OCR-Anbieter begann: „Es gibt viele Softwareanbieter auf dem Markt. Nicht jeder Anbieter bietet genau die gleichen Dienstleistungen und Konnektivität. Zu diesem Zeitpunkt führten wir einen Vergleichstest mit verschiedenen Dateitypen, Dokumenttypen, Komplexitätsgraden und Sprachen durch, an dem fünf Anbieter beteiligt waren.
Einige Anbieter forderten einen ersten Datensatz zum Trainieren spezifischer Machine-Learning-Modelle an, was jedoch Wochen oder sogar Monate in Anspruch genommen hätte. Wir wollten eine Plug-and-Play-Lösung. Aus Entwicklungssicht ist dies der beste Weg, um schnell auf den Markt zu kommen.”
Nach dem Benchmark entschied sich Pennylane für die Implementierung der OCR-API DocHorizon von Klippa DocHorizon. Die Funktionen, das Frontend und das Backend sind integriert und an die Plattform von Pennylane angepasst. Es handelt sich um eine Kombination aus beiden Softwarepaketen, um den Anforderungen des Unternehmens bestmöglich gerecht zu werden.
„Die Entscheidung fiel uns leicht, und wir haben viel Zeit eingespart. Und Entwicklungszeit ist sehr kostspielig.“
The reasons why Pennylane chose Klippa
Pennylane’s benchmark proved that Klippa was the best solution for their needs. But what are the keypoints?
The choice to partner with Klippa was based on 4 distinguishing factors:
A true plug-and-play experience
Easy to integrate
Best-in-class performance
Great support and collaboration
A true plug-and-play experience
One of the decisive factors for choosing Klippa was that it’s a true plug-and-play solution. Klippa DocHorizon is a light-weight but powerful document scanning solution, requiring no training or expensive setup.
“Without high set-up costs and nothing specific to do, we could start sending invoices right away. It worked out of the box, which really shortened our time to market.”
Easy to integrate
Another big plus for Pennylane was the ease of integration: “Nowadays, almost every company uses multiple software solutions. Services should be able to integrate with each other to be able to make the most out of it. The API solution works great for us. It was well documented so it was easy to integrate.”
Since Klippa was built by developers, for developers, we know the importance of good documentation. Both our API and SDK solutions have the right documentation to easily implement them in mobile and web applications.
Best-in-class performance
“The good trade-off between pure performance and ease of implementation was why we decided to go for Klippa”, says Thomas. “As the volume of the invoices we sent grew, everything kept running smoothly. Even when we send invoices to be parsed synchronously, we get the correct answer in a matter of seconds. That’s really fast!”
Klippa DocHorizon converts invoices and receipts into structured data and does it fast and accurately. For the greater part of our applications, the conversion speed is between 1 and 5 seconds per document.
Great support and collaboration
When selecting an OCR solution, you naturally want a future-proof solution that stays up to date with the latest developments. Or even better, a solution that gets better and better on your data as it goes along.
And that’s exactly what Pennylane found in Klippa: “The few times we experience issues, for example with new, uncommon templates, we get a lot of help and usually it gets fixed quite quickly with a few tweaks to your systems. We also have a shared Slack channel with your team, which is a very convenient way to communicate.”
Final thoughts
All in all, Pennylane managed to easily integrate OCR technology into their accounting platform by making use of Klippa DocHorizon. This saved the company a lot of development time and money, and shortened their time-to-market.
At the same time, users of the platform save a lot of time as they are freed from repetitive tasks and can spend their time on more valuable tasks.
This gives Pennylane a significant edge over their competitors, making them one of the most innovative platforms in the accounting space.
Warum Pennylane sich für die Zusammenarbeit mit einem OCR-Partner entschieden hat
Die gewünschte Lösung
Pennylane suchte nach einer OCR-Lösung, um ihre Buchhaltungssoftware zu erweitern. Was benötigten sie?
Warum Klippa DocHorizon?
Die Ergebnisse
“Klippa provides the best solution for Pennylane. The good trade off between pure performance and easiness to implement was why we decided to go for Klippa.”