KUNDENGESCHICHTEN | NATIONALE LOTTERIE
Nationale Lotterie vereinheitlicht Kreditkarten-Management mit Klippa
Erfahren Sie, wie eine nationale Lotterie mit Klippa SpendControl die Übersicht über Kreditkartentransaktionen vereinheitlicht – für mehr Transparenz, bessere Compliance und effizientere Freigaben.
Über die Organisation
Diese nationale Lotterie ist eine regulierte Organisation der Glücksspielbranche und verantwortet den Betrieb staatlicher Glücksspiele – mit klarem Fokus auf Integrität, Transparenz und Compliance. Da zahlreiche Mitarbeitende mit Firmenkreditkarten dienstliche Ausgaben tätigen, stand die Organisation vor der Herausforderung, den Überblick zu behalten und alle Ausgaben strukturiert zu prüfen und korrekt einzuordnen.
Herausforderungen der Kreditkartenkontrolle außerhalb des eigenen ERP-Systems
Bevor Klippa eingeführt wurde, verfügte die Organisation über keine klar strukturierten Prozesse zur Verwaltung von Kreditkartenausgaben. Die Transaktionen liefen außerhalb des bestehenden ERP-Systems Unit4 Coda, was zu eingeschränkter Transparenz, erhöhten Compliance-Risiken und fehlenden Freigabeabläufen führte. Auch die Zuordnung zu Abteilungen oder Kostenstellen erfolgte uneinheitlich, was die Auswertung und Prüfung deutlich erschwerte.
Die Organisation etabliert einen strukturierten Freigabeprozess mit Klippa SpendControl
Mit der Einführung von Klippa SpendControl hat die Lotterieorganisation eine schlanke, speziell entwickelte Lösung zur Verwaltung von Kreditkartentransaktionen geschaffen. Die Software ermöglicht es, Ausgaben zu kennzeichnen, zu kategorisieren und basierend auf vordefinierten Regeln wie Karteninhaber oder Kostenstellenbegrenzungen zur Freigabe weiterzuleiten.
Die neue Lösung schafft eine klare Prüfbarkeit und einen strukturierten Freigabeprozess – ohne das zentrale ERP-System zu verändern. Der schlanke Ansatz, der sich auf die Verwaltung von Kreditkartenabrechnungen innerhalb einer Verwaltungseinheit beschränkt, ermöglicht eine schnelle Einführung und einen gezielten Rollout.
Implementierung auf einen Blick:
Wieso Klippa
Die Organisation entschied sich für Klippa, da die Lösung als einzige detaillierte Kontrolle und Transparenz über Kreditkartentransaktionen aus finanzfachlicher Sicht bieten konnte – etwas, das im bestehenden ERP-System Unit4 Coda nicht möglich war. Obwohl keine direkte Integration mit dem ERP besteht, wurde eine individuelle Exportschnittstelle entwickelt, um die Kompatibilität sicherzustellen.
So erhielt das Finanzteam die nötige Kontrolle über Kreditkartenausgaben, ohne auf lange Integrationsprozesse warten zu müssen. Klippa erwies sich damit als die überzeugendste Lösung für eine schnelle Umsetzung und messbare Steuerung.
Die Vorteile
Zentrale Nachverfolgung & Compliance
Kreditkartenausgaben werden zentral erfasst und freigegeben, was die Einhaltung von Richtlinien stärkt und die Prüfbereitschaft verbessert.
Regelbasierte Kostenstellenzuordnung
Kostenstellen und Ausgabenlimits werden anhand fester Regeln zugewiesen, sodass eine einheitliche Kategorisierung über alle Abteilungen hinweg gewährleistet ist.
Einfache Einführung ohne ERP-Anpassungen
Die schlanke Implementierung kommt ohne Änderungen am ERP-System oder bestehenden Rechnungsprozessen aus.
Mehr Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Strukturierte Freigabeprozesse sorgen für klare Verantwortlichkeiten und bessere Übersicht bei der Nutzung von Firmenkreditkarten.