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Wie Modifi die Verarbeitung von Multi-Entity-Rechnungen mit Klippa automatisierte
Erfahren Sie, wie Modifi mit Klippa die Rechnungsverarbeitung, Freigaben & Reporting über mehrere Gesellschaften automatisierte – weniger manueller Aufwand, höhere Genauigkeit & vereinfachte Finanzabläufe.
Über Modifi
Modifi ist ein globales Fintech-Unternehmen, das Exporteure und Importeure mit digitalen Trade-Finance-Lösungen unterstützt. Mit Aktivitäten in mehreren Ländern, darunter Deutschland und die Niederlande, bietet Modifi Unternehmen Betriebskapital und Risikoschutz, um effizientes Wachstum zu ermöglichen.
Durch die internationale Präsenz und die Multi-Entity-Struktur verarbeitet Modifi monatlich eine Vielzahl an Lieferantenrechnungen mit dem Anspruch auf konsistente, regelkonforme und effiziente Finanzprozesse.
Die Herausforderungen manueller Rechnungsverarbeitung im Fintech-Bereich
Bevor Modifi Klippa einführte, nutzte das Unternehmen ein gemeinsames Gmail-Postfach für den Rechnungseingang. Die Finanzabteilung prüfte und verarbeitete die Belege manuell. Dieser Ablauf führte oft zu Verzögerungen, Unstimmigkeiten und Eingabefehlern, besonders angesichts der vielen rechtlichen Einheiten bei Modifi, jeweils mit eigenen MwSt.-Regeln, Kostenstellen und Freigabeprozessen.
Da keine Integration mit der Buchhaltungsplattform Xero bestand, war es schwierig, Buchungsprozesse zu zentralisieren und zu automatisieren. Zudem benötigte Modifi gesellschaftsspezifische Reports und monatliche Rechnungsübersichten in einem strukturierten, exportierbaren Format, deren manuelle Erstellung war aufwendig und zeitintensiv.
Modifi steigert die Effizienz mit Klippas Lösung zur Rechnungsverarbeitung
Mit Klippa wandelte Modifi die Rechnungsverarbeitung in einen schlanken, automatisierten Workflow um. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch aus Gmail an Klippa weitergeleitet, wo die OCR-Technologie wichtige Daten wie Lieferanten, Rechnungsnummern, MwSt.-Codes und Kostenstellen extrahiert. Dank der tiefen Integration mit Xero erfolgt ein entitätsspezifisches Syncing, sodass für jede Gesellschaft nur die relevanten MwSt.-Codes und Finanzdaten genutzt werden.
Eine besonders große Verbesserung erzielte Modifi mit den kompensationsbasierten Freigabeworkflows von Klippa: Rechnungen können nun dynamisch nach Schwellenwerten gesteuert werden (z. B. unter 10.000 €, über 10.000 € oder über 50.000 €), sodass auf jeder Ebene der finanziellen Verantwortung die richtigen Beteiligten eingebunden sind. Genehmigende Personen erhalten automatische Benachrichtigungen mit nur den relevanten Rechnungsdetails und Entscheidungsprozesse verlaufen reibungsloser.
Zusätzlich erstellt Klippa monatliche Excel-Übersichten mit allen extrahierten Rechnungsdaten und direkten PDF-Links (je Gesellschaft getrennt). So kann das Finanzteam von Modifi das Reporting erledigen – ganz ohne manuellen Aufwand oder externen Plattformzugriff.
Wieso Klippa
Modifi entschied sich für Klippa wegen der fortschrittlichen Automatisierung, der flexiblen Multi-Entity-Unterstützung und der intelligenten Freigabesteuerung. Die Möglichkeit der Plattform, entitätsspezifische Integrationen mit Xero einzurichten, dynamische Betragsregeln für Rechnungsfreigaben durchzusetzen und exportfertige Reports bereitzustellen, passte ideal zur operativen Komplexität von Modifi.
Klippa bot eine Lösung, die zugleich leistungsstark und einfach war – weniger manueller Aufwand bei mehr Kontrolle.
Die Vorteile für Modifi
Beschleunigte Rechnungsverarbeitung
Klippas Automatisierung ersetzte die manuelle Dateneingabe, indem Rechnungen direkt aus Gmail weitergeleitet und per OCR die wichtigsten Informationen extrahiert wurden. Das senkte Fehlerquoten und beschleunigte die Verarbeitung in allen Einheiten.
Nahtlose Xero-Integration pro Gesellschaft
Mit synchronisierten Lieferanten, MwSt.-Codes und Kostenstellen werden Rechnungen direkt in der richtigen Xero-Instanz verbucht. Klippa stellt sicher, dass nur relevante Finanzdaten genutzt werden – so bleiben Multi-Entity-Workflows sauber und regelkonform.
Flexible, rollenbasierte Freigaben
Die Freigabeprozesse sind auf die interne Struktur von Modifi zugeschnitten und leiten Rechnungen nach Betragsgrenzen und Abteilungen weiter. Genehmigende erhalten klare Benachrichtigungen und sehen nur die Informationen, die sie für schnelle, fundierte Entscheidungen brauchen.
Automatisiertes Reporting pro Einheit
Klippa erstellt monatliche Excel-Reports mit allen Rechnungsmetadaten und PDF-Links, je Gesellschaft getrennt. So erhält Modifi vollständige Übersicht – ohne manuelle Zusammenstellung oder externen Plattformzugriff.