Das Gesundheitswesen ist mit den Herausforderungen der Verwaltung großer Patientenaktenmengen bestens vertraut. Traditionelle Papierakten sind voller Ineffizienzen, bieten mehr Fehlerquellen und verursachen hohe Kosten für die Speicherung und Suche von Akten. Wenn schnelle und fundierte Entscheidungen entscheidend sind, kann die Abhängigkeit von solchen veralteten Methoden die Patientenversorgung und den betrieblichen Erfolg behindern.
Digitale Patientenakten verändern das Gesundheitswesen, doch nur 15 Länder haben vollständig vereinheitlichte elektronische Gesundheitsakten (EHR) Systeme. Dies unterstreicht den Bedarf an besserer Interoperabilität, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen. Darüber hinaus zeigte die COVID-19-Pandemie, wie EHRs die Impfstoffverfolgung und -überwachung beschleunigen können, was ihre entscheidende Rolle im Krisenmanagement hervorhebt.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Digitalisierung von Patientenakten und zeigt, wie Technologie das Gesundheitswesen vereinfacht und die Patientenergebnisse verbessert. Erfahren Sie, warum die Digitalisierung der Schlüssel zur Transformation des modernen Gesundheitswesens ist.
Wichtige Erkenntnisse:
- Digitale Patientenakten ersetzen Papierdokumente und speichern Gesundheitsinformationen zentral, sicher und zugänglich.
- Steigern Effizienz, Datenzugriff und Patientensicherheit, senken Kosten und fördern Zusammenarbeit.
- Rechtliche Grundlage in Deutschland: § 630f BGB, § 10 MBO‑Ä und DSGVO – bei Einhaltung von Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitspflichten.
- Beweiswert: QES‑signierte digitale Originale voll beweiskräftig; eingescannte Akten meist nur Anscheinsbeweis – wichtige Originale aufbewahren.
- Externe Dienstleister: DSGVO‑Auftragsverarbeitungsvertrag, zertifizierte Anbieter wählen, eigene Backups sichern.
- Technische Standards: mind. 300 dpi, PDF/A‑Langzeitformat, Integritätsprüfung und Audit‑Trail.
- Klippa DocHorizon bietet OCR-/KI‑gestützte Erfassung, DSGVO‑konforme Speicherung und sichere Archivierung mit Integration in EPA/EHR-Systeme.
Was sind digitale Patientenakten?
Digitale Patientenakten, auch bekannt als elektronische Patientenakten (EPAs) oder elektronische Gesundheitsakten (EHRs), sind digitale Versionen der traditionellen papierbasierten Patientenakten. Sie dienen als zentrales, digitalisiertes Archiv zur Speicherung wichtiger Gesundheitsinformationen, wie beispielsweise: medizinische Vorgeschichte, Diagnosen, Medikamente, Behandlungspläne, Impfdaten, Testergebnisse und mehr.
Im Gegensatz zu Papierakten sind digitale Patientenakten so konzipiert, dass sie einfach zugänglich, sicher gespeichert und unter autorisierten Gesundheitsdienstleistern teilbar sind. Sie ermöglichen es medizinischen Fachkräften, die vollständige Krankengeschichte eines Patienten in Echtzeit abzurufen, unabhängig vom Standort, und sorgen so für eine bessere Koordination der Versorgung.
Hauptmerkmale digitaler Patientenakten
- Analysefähigkeiten: Digitale Akten können für Datenanalysen genutzt werden, um Trends zu erkennen und die Gesundheitsversorgung zu verbessern.
- Zentralisierte Speicherung: Alle Patienteninformationen werden auf einer digitalen Plattform gespeichert, wodurch das Durchsuchen mehrerer Papierakten entfällt.
- Interoperabilität: Moderne EHR-Systeme können mit anderen Gesundheitssystemen integriert werden, was einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Anbietern ermöglicht.
- Sicherheit und Datenschutz: Digitale Akten sind oft mit robuster Verschlüsselung und Zugriffskontrollen ausgestattet, um sensible Patienteninformationen zu schützen.
- Echtzeit-Updates: Medizinische Daten können sofort aktualisiert werden, sodass Gesundheitsdienstleister immer auf die neuesten Patienteninformationen zugreifen können.
Durch den Ersatz veralteter Papiersysteme steigern digitale Patientenakten die Effizienz, verringern das Fehlerpotenzial und bieten eine solide Grundlage für fortschrittliche Gesundheitstechnologien. Sie sind nicht nur eine Verbesserung, sondern ein entscheidender Schritt zur Modernisierung des Gesundheitswesens, zum Vorteil sowohl der Patienten als auch der Anbieter.
Die Vorteile der strukturierten Digitalisierung von Patientenakten
Die Umstellung auf digitalisierte Patientenakten bringt erhebliche Verbesserungen in der Gesundheitsversorgung. Die Kategorisierung von Patientenakten nach der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) ist ein wichtiger Schritt, um eine effiziente und einheitliche Ablage sicherzustellen. Mit einer standardisierten Klassifizierung können Gesundheitsdienstleister schnell und gezielt auf benötigte Informationen zugreifen.
Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile der Digitalisierung medizinischer Dokumente.
- Verbesserte Effizienz: Digitalisierte Akten reduzieren den Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich. Gesundheitsdienstleister können Patienteninformationen schnell suchen, sammeln und aktualisieren, sodass sie sich stärker auf die Patientenversorgung konzentrieren können statt auf Papierkram.
- Bessere Datenzugänglichkeit: Autorisierte Gesundheitsfachkräfte können in Echtzeit auf medizinische Akten zugreifen – unabhängig von ihrem Standort. Dies ist besonders vorteilhaft für die Notfallversorgung, Telemedizin oder wenn Patienten an Spezialisten überwiesen werden.
- Erhöhte Patientensicherheit: Digitale Systeme helfen, Fehler zu minimieren, indem sie Prozesse wie das Medikationsmanagement und Allergiewarnungen automatisieren. Zum Beispiel können sie potenzielle Wechselwirkungen zwischen Medikamenten kennzeichnen oder sicherstellen, dass Gesundheitsdienstleister wichtige Patientendetails, wie frühere Diagnosen oder Behandlungen, kennen.
- Kostenersparnis: Obwohl die Digitalisierung anfänglich Investitionen erfordert, entfallen fortlaufende Kosten wie physische Speicherung und Dokumentendruck. Auf lange Sicht sparen Gesundheitseinrichtungen erheblich bei den Betriebskosten.
- Nahtlose Zusammenarbeit: Vernetzte Systeme ermöglichen den reibungslosen Austausch von medizinischen Informationen zwischen verschiedenen Gesundheitsdienstleistern. Dies sorgt für eine bessere Koordination der Versorgung, insbesondere bei Patienten mit chronischen Erkrankungen, die mehrere Spezialisten konsultieren müssen.
Rechtliche Anforderungen bei der Digitalisierung von Patientenakten
In Deutschland ist die elektronische Führung von Patientenakten ausdrücklich zulässig (§ 630f Abs. 1 BGB), sofern gewährleistet ist, dass nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleiben und chronologisch nachvollzogen werden können.
Berufsrechtlich erlaubt § 10 Abs. 5 der Musterberufsordnung für Ärzte (MBO‑Ä) die Speicherung in elektronischer Form, vorausgesetzt, die Arztpraxis trifft besondere Sicherungsmaßnahmen gegen unbefugtes Verändern, Vernichten oder Verwenden dieser Daten. Auch im Vertragsarztrecht ist die elektronische Dokumentation vorgesehen (§ 57 Abs. 2 BMV‑Ä).
Bei der Digitalisierung bestehender Papierakten ist zu beachten, dass eine Vernichtung der Originale in Einklang mit der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und gegebenenfalls der Technischen Richtlinie TR‑RESISCAN (BSI‑TR‑03138) erfolgen sollte, um beweiskräftige elektronische Dokumente zu erzeugen. Wird unsachgemäß verfahren, kann dies als Urkundenunterdrückung gemäß § 274 Strafgesetzbuch gewertet werden.
Beweiswert digitalisierter Patientenakten
Aus zivilprozessualer Sicht haben von vornherein elektronisch geführte Patientenakten einen anderen Beweisstatus als nachträglich eingescannte Dokumente. Originale Papierdokumente mit Unterschriften bieten vollen Urkundsbeweis (§ 416 ZPO), während eingescannte Versionen häufig nur als „Anscheinsbeweis“ gelten.
Besonders im Bereich Einverständniserklärungen oder Aufklärungsbögen ist es ratsam, die Originale bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu behalten, da graphologische Gutachten nur auf handschriftliche Originale angewendet werden können.
Eine Möglichkeit, den Beweiswert auch in digitaler Form zu sichern, besteht in der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gemäß § 371a ZPO für Dokumente, die nativ digital erstellt und signiert werden.
Auslagerung und externe Speicherung von Patientendaten
Erfolgt die Digitalisierung nicht in der eigenen Praxis, sondern bei einem externen Anbieter, gelten besondere Vorgaben. Die DSGVO (Art. 28, 29) schreibt hier den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags vor. Dieser Vertrag regelt genau, wie die Patientendaten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden.
Empfehlenswert ist die Zusammenarbeit mit zertifizierten Dienstleistern, die eine belastbare IT‑Sicherheitsinfrastruktur und ein etabliertes IT‑Sicherheitsmanagement nachweisen können. Zusätzlich sollten Praxen eigene Backups im Zugriffsbereich der Praxis aufbewahren, um jederzeit schnell auf Daten zugreifen zu können.
Nach der DSGVO müssen Gesundheitsdaten auch bei physischen oder technischen Zwischenfällen zeitnah wiederhergestellt und für die Patienten verfügbar sein.
Technische Standards für ersetzendes Scannen
Damit digitalisierte Patientenakten langfristig nutzbar und rechtskonform bleiben, sollten sie nach einheitlichen Standards erstellt werden. Die Technische Richtlinie TR‑RESISCAN (BSI‑TR‑03138) empfiehlt unter anderem:
- eine Scanauflösung von mindestens 300 dpi (Graustufen oder Farbe, je nach Dokumenttyp)
- die Speicherung in Langzeitformaten wie PDF/A zur Sicherung der Lesbarkeit
- Prüfsummen- bzw. Hash‑Verfahren zur Sicherstellung der Unverändertheit
- Protokollierung aller Verarbeitungsschritte (Audit Trail)
Solche Standards gewährleisten, dass die digitale Version dem Original in Beweiswert und technischer Integrität so nah wie möglich kommt.
Wichtige Funktionen für eine effektive Digitalisierung von Patientenakten
Die Wahl der richtigen Lösung zur Digitalisierung von Patientenakten ist entscheidend für die Optimierung der Gesundheitsprozesse. Entdecken Sie die wesentlichen Funktionen, die ein ideales Tool zur Digitalisierung von Patientenakten bieten sollte.
OCR und Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Optische Zeichenerkennung (OCR) und Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) wandeln physische und unstrukturierte digitale Dokumente in durchsuchbare elektronische Archive um, indem sie die Datenerfassung automatisieren, einschließlich Patientendaten und Terminen. Diese Technologien digitalisieren sogar handschriftliche Notizen mit hoher Genauigkeit, verbessern die Zugänglichkeit und minimieren Fehler.
Integration mit EHR-Systemen
Die Lösung sollte nahtlos in bestehende EHR-Plattformen integriert werden, sodass die digitalisierten Daten problemlos in das übergeordnete Gesundheitssystem aufgenommen werden. Dies zentralisiert die Patienteninformationen und ermöglicht schnellere sowie fundiertere Entscheidungen, ohne doppelte Aufwände.
Datensicherheit und Compliance
Eine zuverlässige Digitalisierungslösung muss die Datensicherheit durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audits gewährleisten, während sie gleichzeitig Vorschriften wie HIPAA oder die DSGVO einhält, um das Vertrauen der Patienten zu schützen und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Eine skalierbare und anpassbare Lösung unterstützt die wachsenden Bedürfnisse des Gesundheitswesens, indem sie größere Mengen an Akten verarbeitet und Arbeitsabläufe an spezifische Anforderungen anpasst, um Effizienz und langfristige Nutzbarkeit zu gewährleisten.
Wie Klippa bei der Digitalisierung von Patientenakten helfen kann
Die Digitalisierung von Patientenakten muss nicht kompliziert sein. Mit Klippa DocHorizon können Gesundheitsdienstleister ihre Digitalisierungsprozesse nahtlos automatisieren, während sie Genauigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit gewährleisten. Mit OCR können Gesundheitsdienstleister nicht nur gescannte Dokumente in digitale Form umwandeln, sondern auch eine vollständige Volltextsuche durchführen.
So macht Klippa es möglich:
OCR und IDP für präzise Datenerfassung
Klippa DocHorizon nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um wichtige Informationen aus gescannten Dokumenten, Bildern und handschriftlichen Notizen zu extrahieren. Ob Patientennamen, medizinische Vorgeschichten oder Testergebnisse – Klippa sorgt für eine präzise und effiziente Datenerfassung aus medizinischen Dokumenten.
Revisionssichere Archivierung mit vollständiger Compliance
Der Schutz der Patientendaten hat höchste Priorität. Für die langfristige Aufbewahrung von Patientenakten ist eine revisionssichere Archivierung unerlässlich. Dies bedeutet, dass die Daten nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können.
Klippa gewährleistet eine sichere Datenspeicherung mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, die vollständig mit Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und weiteren Richtlinien übereinstimmt. So ist sichergestellt, dass sensible medizinische Informationen jederzeit geschützt sind.
Skalierbare Lösungen für alle Organisationen
Egal, ob Sie eine kleine Klinik oder ein großes Krankenhausnetzwerk leiten, Klippa DocHorizon wächst mit Ihnen. Sein skalierbares Design bewältigt wachsende Aktenmengen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen, und passt sich Ihren spezifischen betrieblichen Anforderungen an.
Fazit
Die Digitalisierung von Patientenakten ist längst nicht mehr nur ein technisches Upgrade, sondern eine transformative Veränderung in der Arbeitsweise von Gesundheitsorganisationen und der Patientenversorgung. Durch den Umstieg von veralteten Papier-Systemen können Gesundheitsdienstleister administrative Aufgaben optimieren, die Datenaufrichtigkeit verbessern und die Patientenergebnisse steigern.
Mit Funktionen wie Echtzeit-Datenzugriff, nahtloser Interoperabilität und robuster Sicherheit adressieren digitale Patientenakten nicht nur die Herausforderungen der traditionellen Aktenführung, sondern eröffnen auch den Weg für fortschrittliche Technologien wie KI-gestützte Analysen. Die Vorteile sind eindeutig: schnellere Arbeitsabläufe, Kostenersparnis, verbesserte Zusammenarbeit und sicherere, personalisierte Versorgung.
Lösungen wie Klippa DocHorizon machen diesen Übergang einfach und effektiv. Mit modernster OCR- und IDP-Technologie für das Gesundheitswesen, sicherer Datenspeicherung und skalierbarer Anpassung ermöglicht Klippa Organisationen jeder Größe, ihre Akten mit Vertrauen zu digitalisieren. Sind Sie bereit, Ihr Archivmanagement im Gesundheitswesen zu transformieren?
FAQ: Häufig gestellte Fragen
1. Ist die Digitalisierung von Patientenakten in Deutschland rechtlich zulässig?
Ja. Die elektronische Führung von Patientenakten ist gemäß § 630f BGB erlaubt, solange Änderungen nachvollziehbar bleiben und der ursprüngliche Inhalt sichtbar ist. Berufsrechtlich erlaubt § 10 Abs. 5 MBO‑Ä die digitale Speicherung, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden. Auch im Vertragsarztrecht (§ 57 BMV-Ä) ist eine elektronische Dokumentation vorgesehen.
2. Darf ich Original-Papierakten nach dem Scannen vernichten?
Das sogenannte „ersetzende Scannen“ ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Die Technische Richtlinie TR‑RESISCAN empfiehlt dabei technische Standards, um beweiskräftige elektronische Dokumente zu erzeugen. Wird unsachgemäß vorgegangen, kann eine Vernichtung der Originale als Urkundenunterdrückung (§ 274 StGB) gewertet werden.
3. Worin unterscheidet sich der Beweiswert digitaler gegenüber papierbasierter Akten?
Originaldokumente mit handschriftlicher Unterschrift bieten vollen Urkundsbeweis (§ 416 ZPO), während eingescannte Versionen meist nur als Anscheinsbeweis gelten. Für digital erstellte Dokumente kann der volle Beweiswert durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß § 371a ZPO gesichert werden.
4. Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?
In der Regel beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Für bestimmte Dokumente, wie Röntgenaufnahmen, gelten längere Fristen. Originale von Unterlagen mit hoher Beweisrelevanz sollten während der gesamten Frist physisch erhalten bleiben.
5. Welche technischen Standards gelten für das Scannen von Patientenakten?
Die TR‑RESISCAN (BSI‑TR‑03138) empfiehlt eine Mindestauflösung von 300 dpi, die Speicherung im PDF/A‑Langzeitformat, Hash‑Verfahren zur Integritätsprüfung und die Protokollierung aller Scan-Vorgänge in einem Audit‑Trail.
6. Was muss ich beachten, wenn ein externer Dienstleister die Digitalisierung übernimmt?
Wird die Digitalisierung oder Speicherung ausgelagert, ist nach Art. 28 und 29 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag verpflichtend. Der Dienstleister sollte zertifiziert sein, über starke IT‑Sicherheitsmaßnahmen verfügen und gesetzliche Datenschutzanforderungen erfüllen. Praxen sollten zusätzlich lokale Backups vorhalten.
7. Welche Vorteile bringt die Digitalisierung über die gesetzlichen Vorgaben hinaus?
Neben der Einhaltung der Vorschriften verbessert die Digitalisierung die Effizienz, Datenzugänglichkeit und Zusammenarbeit, senkt die Kosten für Lagerung und Verwaltung und steigert die Patientensicherheit durch automatisierte Prüfprozesse.
8. Wie unterstützt Klippa DocHorizon bei der Digitalisierung von Patientenakten?
Klippa DocHorizon digitalisiert analoge Akten mithilfe von OCR‑ und KI‑Technologie, extrahiert relevante Daten, speichert sie revisionssicher und DSGVO‑konform und integriert sie nahtlos in bestehende EPA/EHR‑Systeme.
9. Kann der Beweiswert digitalisierter Dokumente langfristig gesichert werden?
Ja, indem Dokumente direkt elektronisch erstellt und mit QES signiert werden oder indem eingesannte Dokumente TR‑RESISCAN-konform verarbeitet, lückenlos dokumentiert und in sicheren Archivsystemen aufbewahrt werden.
10. Ist der Zugriff auf digitale Patientenakten jederzeit möglich?
Durch den Einsatz sicherer EHR-Systeme mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Backups ist ein dauerhafter Zugriff möglich. Nach DSGVO müssen Gesundheitsdaten auch bei technischen Ausfällen schnell wiederhergestellt werden.