Laut dem Accounts Payable Automation Trends Report 2024 verbringen 52 % der AP‑Teams immer noch mehr als 10 Stunden pro Woche mit der Verarbeitung von Rechnungen, und 60 % geben an, dass sie Rechnungsdaten weiterhin manuell in ihre Buchhaltungssysteme eingeben.
Für Unternehmen, die auf traditionelle Methoden in der Kreditorenbuchhaltung (AP) setzen, bedeutet das: Ihr Team verbringt unzählige Stunden damit, jede einzelne Rechnung zu prüfen, zu verifizieren, zu sortieren und manuell einzutragen. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum wird diese Vorgehensweise oft zu einem Engpass, der sich negativ auf Effizienz und Team‑Moral auswirkt.
Abgesehen davon, dass manuelle AP‑Verarbeitung langsam ist, ist sie auch teuer. Studien schätzen, dass die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Rechnung zwischen 12 und15 und 15 und15 kosten kann – in manchen Fällen sogar 30 oder40 oder 40 oder40 . Hinzu kommt, dass manuelle Workflows zu Fehlern, verspäteten Zahlungen und anderen Problemen führen können, die sowohl Lieferantenbeziehungen als auch die finanzielle Gesundheit des Unternehmens beeinträchtigen.
Diese Herausforderungen veranlassen viele Unternehmen, über eine Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung (AP Outsourcing) nachzudenken, in der Hoffnung, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Aber ist Outsourcing wirklich die beste Option?
Um Ihnen bei der Beantwortung dieser Frage zu helfen, werden wir die Vorteile und Nachteile der Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltung besprechen. Am Ende dieses Artikels werden Sie genau wissen, ob AP‑Outsourcing zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt – oder ob eine andere Lösung möglicherweise besser geeignet ist.
Lassen Sie und loslegen!
Wichtige Erkenntnisse
- Outsourcing spart Zeit, verringert aber die Kontrolle: Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung an Drittanbieter kann die Personalkosten senken, bringt jedoch Risiken in Bezug auf Transparenz, Kommunikation und Datenschutz mit sich.
- Automatisierung bietet Geschwindigkeit und Transparenz ohne externe Risiken: Mit AP‑Automatisierung optimieren Sie die Rechnungsverarbeitung und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Daten und Workflows.
- Outsourcing kostet 3.000–6.000 €/Monat; Automatisierung wächst mit dem Bedarf: Outsourcing‑Gebühren variieren je nach Komplexität, während Automatisierung in der Regel einem vorhersagbaren, volumenbasierten Preismodell folgt, das sich mit Ihrem Unternehmen skalieren lässt.
- Klippa SpendControl vereinfacht AP sicher und effizient: Automatisieren Sie Rechnungerfassung, Genehmigungen und Zahlungen auf einer einzigen Plattform – unterstützt durch DSGVO‑Konformität, Betrugserkennung und nahtlose ERP‑Integration.
Was ist die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable Outsourcing)?
Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung bedeutet, Ihre AP‑Aufgaben – wie Rechnungsverarbeitung, Zahlungen und Berichterstattung – an einen Drittanbieter zu übertragen. Das Ziel? Die interne Arbeitsbelastung reduzieren und Kosten senken, indem Sie auf externe Expertise zurückgreifen.
Diese Anbieter sind darauf spezialisiert, tägliche AP‑Prozesse effizient zu managen. Sie übernehmen alles – vom Erfassen und Prüfen der Rechnungen über die Terminierung der Zahlungen bis hin zur Pflege eines lückenlosen Prüfpfads. Anstatt dass Ihr Team viele Stunden mit manueller Arbeit verbringt, werden diese Aufgaben an ein externes AP‑Team übergeben, das genau dafür optimiert ist.
Durch das Outsourcing gewinnt Ihr internes Finanzteam die Freiheit, sich auf strategische Prioritäten wie Liquiditätsplanung, Budgetierung oder die Pflege von Lieferantenbeziehungen zu konzentrieren – statt Zeit mit Dateneingabe oder dem Nachverfolgen ausstehender Genehmigungen zu verlieren.
Natürlich bringt die Auslagerung der AP sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich. Schauen wir uns zunächst die Vorteile genauer an.
Vorteile der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung
Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung (AP) ist eine beliebte Möglichkeit, interne Arbeitslasten zu verringern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Geringere Kosten: Es ist nicht notwendig, ein internes AP‑Team einzustellen, zu schulen oder zu verwalten. Personalkosten machen bis zu 62 % der Gesamtausgaben in der Kreditorenbuchhaltung aus.
- Höhere Effizienz: Geschulte Spezialisten bearbeiten Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern.
- Zugang zu Tools und Fachwissen: Outsourcing‑Partner bringen fortschrittliche Software und tiefgehende Kenntnisse mit, um AP‑Prozesse zu optimieren.
- Besseres Liquiditätsmanagement: Pünktliche Zahlungen stärken die Beziehungen zu Lieferanten und können Skonti für frühzeitige Zahlungen ermöglichen.
Auch wenn diese Vorteile attraktiv sind, bringt Outsourcing bestimmte Nachteile mit sich. Schauen wir uns nun genauer an, welche möglichen Nachteile die Auslagerung des Accounts‑Payable‑Managements mit externen Teams haben kann.
Nachteile der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung
Bevor Sie Ihre AP‑Prozesse auslagern, sollten Sie die potenziellen Nachteile sorgfältig abwägen:
- Verlust an Kontrolle: Sie übertragen zentrale Finanzprozesse an einen Drittanbieter, was die Transparenz und Flexibilität einschränken kann.
- Kommunikationsprobleme: Sprachbarrieren, unterschiedliche Zeitzonen oder kulturelle Unterschiede können zu Verzögerungen und Missverständnissen führen.
- Übermäßige Abhängigkeit vom Anbieter: Wenn Ihr Dienstleister Probleme bekommt (z. B. eine Datenschutzverletzung oder finanzielle Instabilität), könnten Ihre AP‑Abläufe gefährdet sein.
- Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Beim Outsourcing müssen sensible Finanzdaten geteilt werden, was möglicherweise nicht mit den Datenschutzrichtlinien oder der Risikobereitschaft Ihres Unternehmens vereinbar ist.
Falls diese Nachteile Bedenken hervorrufen, könnte AP‑Automatisierung eine sicherere und skalierbarere Alternative bieten, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben.
Sollten Sie die Kreditorenbuchhaltung auslagern?
Wenn Sie Ihre Geschäftsabläufe skalieren möchten, ist die Kreditorenbuchhaltung ein Bereich, der häufig für ein Outsourcing in Betracht gezogen wird. Die Übertragung von AP‑Aufgaben an einen Drittanbieter kann Zeit sparen und Gemeinkosten reduzieren. Das bedeutet aber auch, Kontrolle abzugeben und sensible Finanzdaten zu teilen.
Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen stattdessen für Automatisierung. Mit den richtigen Tools können Sie Rechnungen verarbeiten, Genehmigungen verwalten und Zahlungen in Echtzeit verfolgen, ganz ohne etwas auszulagern.
Welche Option ist also die richtige für Sie? Lassen Sie uns die Möglichkeiten im Detail vergleichen.
AP‑Outsourcing vs. AP‑Automatisierung
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch der Druck, die Kreditorenbuchhaltung effizienter zu gestalten. Genau hier kommen zwei beliebte Strategien ins Spiel: Outsourcing und Automatisierung. Obwohl sie oft im gleichen Zusammenhang erwähnt werden, lösen beide unterschiedliche Probleme. Welche Lösung die richtige ist, hängt davon ab, was Sie erreichen möchten.
Outsourcing
Beim Outsourcing werden AP‑Aufgaben an ein externes Team übertragen. Das kann ein Business‑Process‑Outsourcing‑Anbieter (BPO) oder eine Buchhaltungsfirma sein, die im Auftrag Ihres Unternehmens die Rechnungsverarbeitung, Genehmigungen und sogar Zahlungsabwicklungen übernimmt. Diese Option ist besonders attraktiv, wenn Sie intern nicht genügend Kapazitäten haben oder Ihre Personalkosten schnell senken möchten, vor allem mit Anbietern im Ausland.
Automatisierung
AP‑Automatisierung bleibt im Unternehmen, überlässt jedoch die aufwendigen Aufgaben der Software. Tools wie OCR und intelligente Workflows erfassen, ordnen und leiten Rechnungen automatisch weiter, sodass Ihr Team keine Zeit mehr für wiederkehrende Tätigkeiten aufwenden muss und sich auf Ausnahmen sowie strategische Entscheidungen konzentrieren kann. Automatisierung bringt Konsistenz, Transparenz und Kontrolle, ganz ohne Ihr Team vergrößern zu müssen.
Was ist mit den Kosten?
Outsourcing ist selten eine Pauschallösung. Die Kosten liegen typischerweise zwischen 3.000 € und 6.000 € pro Monat, je nach Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Transaktionsvolumen und Leistungsumfang. Wenn Sie den Anbieter bitten, alles von AP bis hin zu Gehaltsabrechnung und Berichterstattung auf Vorstandsebene zu übernehmen, können die Kosten schnell steigen.
Im Gegensatz dazu bieten Automatisierungslösungen oft ein vorhersehbareres, skalierbares Preismodell, das in der Regel nutzungsbasiert ist (z. B. Anzahl der pro Monat verarbeiteten Rechnungen). Sie investieren in Tools – nicht in zusätzliche Köpfe – und vermeiden damit böse Überraschungen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Was ist also besser?
Letztlich kommt es darauf an, was Ihnen wichtiger ist: die Geschwindigkeit der Delegation oder die Tiefe der Kontrolle. Outsourcing entlastet Sie schnell von Aufgaben, doch Sie verlassen sich weiterhin auf menschliche Arbeit, nur eben nicht auf Ihre eigene. Automatisierung erfordert mehr Anfangsinvestitionen, zahlt sich jedoch durch langfristige Skalierbarkeit und Handlungsfähigkeit aus.
Mit Klippa SpendControl haben wir Unternehmen in verschiedensten Branchen geholfen, von manueller AP‑Verarbeitung auf Automatisierung umzustellen, ganz ohne Outsourcing. Das Ergebnis? Schnellere Rechnungszyklen, weniger Fehler und mehr Kontrolle.
Sehen Sie selbst, wie Unternehmen wie MUFG, BAS Consultancy und Mechan ihren AP‑Prozess mit unseren Automatisierungslösungen transformiert haben.
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Klippa SpendControl nutzt fortschrittliche OCR‑Technologie, um automatisch wichtige Informationen aus Rechnungen zu extrahieren und zu verarbeiten. Die automatisierte Datenerfassung beschleunigt die gesamte Bearbeitungszeit erheblich. Sehen Sie sich das Video unten an, um zu erfahren, wie unsere Lösung im Detail funktioniert.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Kann die Kreditorenbuchhaltung ausgelagert werden?
Ja. Die Kreditorenbuchhaltung kann an einen Drittanbieter ausgelagert werden. Das bedeutet, dass Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung und Berichterstattung an ein externes Team übertragen werden. Häufig geschieht dies, um die interne Arbeitsbelastung zu reduzieren und Kosten zu senken. Beim Outsourcing geben Unternehmen jedoch einen Teil der Kontrolle ab und teilen sensible Finanzdaten. Aus diesem Grund sollten die Vorteile und Nachteile sorgfältig abgewogen werden.
2. Wie viel kostet es, die Kreditorenbuchhaltung auszulagern?
Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung kostet typischerweise zwischen 3.000 Euro und 6.000 Euro pro Monat. Der genaue Preis hängt von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse, dem Transaktionsvolumen und dem Leistungsumfang ab. Je komplexer oder umfangreicher die Abläufe sind, desto höher können die Kosten ausfallen. In der Regel enthalten diese Gebühren den Arbeitsaufwand, technische Tools sowie die vertraglich vereinbarten Serviceleistungen.
3. Kann die Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden?
Ja. Die Kreditorenbuchhaltung kann vollständig oder teilweise durch Software automatisiert werden. Automatisierungslösungen wie Klippa SpendControl nutzen Technologien wie OCR und Künstliche Intelligenz, um Rechnungsdaten zu erfassen, mit Bestellungen abzugleichen, Genehmigungsprozesse anzustoßen und Zahlungen vorzubereiten, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dies hilft Unternehmen, Fehler zu reduzieren, Kosten zu senken und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Finanzprozesse zu behalten.