ERP-Software ermöglicht es Unternehmen, viele Prozesse in ihren Geschäftsabteilungen zu optimieren. Eine Buchhaltungssoftware hingegen konzentriert sich speziell auf den finanziellen Aspekt des Unternehmens.
Immer mehr Unternehmen bewegen sich auf die digitale Transformation zu. Das gilt auch für Buchhaltungs- und ERP (Enterprise Resource Planning) Softwarefirmen. Diese Unternehmen suchen nach Wegen, um Zeit zu sparen, einen Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen und die Effizienz weiter zu steigern. An dieser Stelle kommt OCR (Optical Character Recognition) ins Spiel.
In diesem Blog erklären wir, wie Unternehmen von der OCR-Technologie profitieren können, wie OCR funktioniert und wie sie in die Software integriert werden kann.
Wie bearbeiten Unternehmenssoftwarefirmen Rechnungen?
Die meisten Unternehmenssoftwarefirmen haben OCR noch nicht integriert. Das System beschleunigt die meisten Prozesse im Unternehmen, und die Dokumente werden im ERP-System erfasst. In vielen Fällen erfolgt die Dateneingabe jedoch immer noch manuell und hinkt somit hinterher.
Das bedeutet, dass die Buchhalter die Rechnungen erhalten und diese in die Unternehmenssoftware eingeben müssen. Die Daten müssen eine nach der anderen eingegeben werden, damit sie erfasst werden können. Das ist kein großes Problem, wenn es nur darum geht, eine einzige Rechnung in das System einzugeben, aber stellen Sie sich vor, wie viel Arbeit es sein würde, Tausende von Rechnungen pro Monat einzugeben.
OCR wertet das ERP-System auf
Wenn Unternehmen beschließen, die Unternehmenssoftware um die OCR-Technologie zu erweitern, bleibt die Software zur Verwaltung von Rechnungen zwar bestehen, aber die manuelle Dateneingabe gehört dann der Vergangenheit an. Sobald die Rechnung der OCR-Software zur Verfügung gestellt wird, erkennt diese Engine automatisch alle Daten des Dokuments innerhalb weniger Sekunden.
OCR basiert häufig auf einer maschinellen Lerntechnologie, was bedeutet, dass das System sich selbstständig verbessert. Dies führt zu einem hohen Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Aber das ist natürlich noch nicht alles. Werfen wir einen Blick auf die weiteren Vorteile der Verwendung von OCR in Unternehmenssoftware.
Was sind die Vorteile der Integration der OCR von Klippa in Unternehmenssoftware?
Wir haben eine OCR-Engine entwickelt, die den gesamten Prozess beschleunigt und gleichzeitig ein hohes Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit bietet. Die Vorteile der Integration der OCR-Engine von Klippa in die Unternehmenssoftware sind:
- Verkürzte Markteinführungszeit
- Ermöglicht Skalierbarkeit
- Reduziert Kosten
- Verfügbarkeit in der Cloud
- Arbeitet grenzübergreifend
Verkürzte Markteinführungszeit
Bei der Entscheidung, ob eine OCR-Technologie in die Unternehmenssoftware integriert werden soll oder nicht, müssen Sie berücksichtigen, dass diese entweder von Ihren eigenen Entwicklern entwickelt werden kann oder Sie eine bereits entwickelte OCR-Engine in Ihr ERP-System integrieren können.
Die meisten Anbieter von Unternehmenssoftware verfügen nicht über das Wissen und die Erfahrung, um ein KI-gestütztes OCR-System intern zu entwickeln. Daher müssen sie neue Mitarbeiter einstellen und neue Strukturen entwickeln. Außerdem ist die Entwicklung eines OCR-Systems sehr zeitaufwändig, und Zeit ist etwas, das viele Unternehmen nicht unbedingt haben.
Daher entscheiden sich viele Anbieter von Unternehmenssoftware dafür, eine bereits vorhandene Technologie in ihre eigene zu integrieren. Das spart eine Menge Entwicklungszeit und Geld und die Suche nach kompetenten KI-Entwicklern.
Die OCR-Technologie für Rechnungen ist als SaaS in der Cloud verfügbar, die über unsere OCR-API oder SDK in die Unternehmenssoftware integriert werden kann. Da unsere OCR-Engine so einfach zu integrieren ist, ist die Markteinführungszeit extrem kurz.
Ermöglicht Skalierbarkeit
Wenn ein Unternehmen wächst, nimmt auch die Anzahl der eingehenden Rechnungen zu. Wenn die Dateneingabe dann immer noch manuell erfolgt, werden sich Rechnungen schnell stapeln. Aus diesem Grund ermöglicht der Wechsel von der manuellen Dateneingabe zur automatisierten Dateneingabe mit OCR Skalierbarkeit Ihres Unternehmens.
Reduziert Kosten
Es gibt zwei Gründe, warum die Integration einer OCR-Engine in die Unternehmenssoftware die Kosten senkt. Erstens, weil die manuelle Datenverarbeitung teurer ist, als man denkt. Wenn Sie die manuelle Verarbeitung durch OCR ersetzen, können Sie bis zu 70 % der Verarbeitungskosten einsparen.
Zweitens, weil die Entwicklung einer eigenen OCR-Technologie viel Zeit, Know-how und Kosten erfordert. Die OCR-Engine von Klippa kann über eine API leicht in jedes ERP-System integriert werden.
Verfügbarkeit in der Cloud
Viele Softwareunternehmen wechseln von On-Premise-Software (d. h. Software, die auf Computern installiert ist und dort läuft) zu Cloud-basierter Software. Cloud-basierte Unternehmenssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, jederzeit und überall auf Informationen zuzugreifen.
Dies ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber einer On-Premise-Unternehmenssoftware, da die aktuelle Situation (Covid-19 Pandemie) die Mitarbeiter zwingt, von zu Hause aus zu arbeiten. Die OCR-Engine von Klippa ist Cloud-basiert und lässt sich daher leicht in das ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren.
Außerdem ist es nicht mehr nötig, das System zu aktualisieren, da sich ein Cloud-basiertes System selbst aktualisieren kann.
Arbeitet grenzübergreifend
Unsere OCR-Engine unterstützt alle europäischen Sprachen. Die Technologie funktioniert am besten bei Rechnungen in Englisch, Französisch, Schwedisch, Finnisch, Norwegisch, Deutsch, Niederländisch, Italienisch, Spanisch, Dänisch und Hebräisch.
Andere Sprachen können auf Anfrage unterstützt werden. Unsere Modelle für maschinelles Lernen können so trainiert werden, dass sie Daten aus Rechnungen in anderen Sprachen extrahieren. Daher ist unsere Technologie perfekt für Unternehmen geeignet, die ihr Unternehmen internationalisieren möchten.
Wie funktioniert OCR für Unternehmenssoftware?
Jetzt, da Sie die Vorteile von OCR für ERP- und Buchhaltungssoftware kennen, möchten Sie wahrscheinlich gerne wissen, wie das System funktioniert. Wir können Daten aus Dokumenten innerhalb von Sekunden extrahieren. Lassen Sie uns dies Schritt für Schritt erklären.
1. Das Dokument hochladen
Zunächst muss das Dokument in die OCR-Engine hochgeladen werden. Dies kann geschehen, indem der API ein Bild oder eine PDF-Datei des zu extrahierenden Dokuments übermittelt wird. Dies kann über eine mobile Anwendung, FTP, E-Mail oder Webanwendung erfolgen.
Dieses Dokument kann entweder ungeschnitten (mit Hintergrund) oder zugeschnitten (ohne Hintergrund) hochgeladen werden. Wenn das Dokument ungeschnitten gesendet wird, kann unsere API das Dokument selbst zuschneiden. Das Klippa SDK kann auch verwendet werden, um die Qualität des Bildes zu verbessern.
2. Bild zu Text Konvertierung
Nachdem unsere OCR-Engine das Dokument erhalten hat, wird es automatisch in eine Textdatei (TXT) umgewandelt. In dieser Phase wird der gesamte Text aus dem Dokument extrahiert, er ist jedoch noch nicht verarbeitet und strukturiert.
3. Datenverarbeitung
Im dritten Schritt erfolgt das zusätzliche Parsing der Daten. Die OCR-Engine erkennt die Felder auf dem Dokument. Im Falle einer Rechnung kann die Engine Felder wie Rechnungsnummer, Name des Händlers, Kundenangaben, Mehrwertsteuernummer und vieles mehr erkennen.
4. Konvertierung zu JSON
Im letzten Schritt wandelt der Klippa-Parser die TXT-Datei in eine strukturierte Datenausgabe (in der Regel JSON) um, die durch KI und maschinelles Lernen unterstützt wird. Von diesem Zeitpunkt an kann das Dokument problemlos in der Unternehmenssoftware verarbeitet werden.
Schnelle und genaue Konvertierung
Die intelligente OCR-Engine von Klippa wandelt Rechnungen und Belege innerhalb von Sekunden in strukturierte Daten um. Die Umwandlungsgeschwindigkeit liegt im Durchschnitt zwischen 1 und 5 Sekunden pro Dokument. Mit Klippa wird der Vorgang des manuellen Kopierens und Einfügens durch OCR ersetzt.
Die Genauigkeit unserer Technologie beträgt derzeit mehr als 95 %. Die manuelle Dateneingabe hat eine deutlich geringere Genauigkeit und kostet viel mehr Zeit.
Welche anderen Dokumenttypen können von einer OCR-Engine verarbeitet werden?
Neben Rechnungen können auch die folgenden Dokumenttypen von unserer OCR-Engine verarbeitet werden:
- Lieferscheine
- Transport- und Versanddokumente
- Bestellungen
- Branchenspezifische Dokumente
Nehmen Sie gerne Kontakt mit Klippa auf, um herauszufinden, ob wir Daten aus Ihren branchenspezifischen Dokumenten verarbeiten und extrahieren können. Gerne beantworten wir auch jegliche weitere Frage.
Integration von OCR in das ERP-System
Immer mehr Unternehmen im Bereich der Unternehmenssoftware streben eine digitale Transformation an. Diese Unternehmen möchten sich von der Konkurrenz abheben und entscheiden sich für effiziente Technologien, die einen Mehrwert für ihr System darstellen. Die OCR-Technologie von Klippa ist ein solches System. Glücklicherweise ist die Integration der OCR-Engine in das ERP- oder Buchhaltungssystem sehr einfach.
Dank unserer strukturierten API-Dokumentation ist es sehr einfach, die OCR-Technologie in die Unternehmenssoftware zu integrieren. Wenn Sie mehr über den Prozess erfahren möchten oder spezielle Fragen zur Technologie haben, setzen Sie sich mit einem unserer Produktspezialisten in Verbindung. Vereinbaren Sie dazu einen Termin für eine Demo, oder kontaktieren Sie uns per E-Mail: [email protected].