Dokumente sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Verträge, Rechnungen, HR-Akten, Onboarding-Unterlagen – sie sind überall. Doch hier liegt das Problem: herkömmliche Intelligent Document Processing (IDP)-Systeme wurden nie für die Geschwindigkeit, den Umfang und die Komplexität moderner Workflows entwickelt.
Deshalb wechseln immer mehr Unternehmen zu KI-gestützten IDP-Lösungen. Um diesen Wandel besser zu verstehen, haben die SER Group, AIIM und Deep Analysis 600 Führungskräfte aus den USA, Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt.
Die Ergebnisse zeigen einen Markt im Umbruch:
- Zwei Drittel der Unternehmen ersetzen derzeit ihre veralteten IDP-Systeme.
- GenAI und LLMs verändern grundlegend, wie Anbieter bewertet werden.
- IDP entwickelt sich vom Backoffice hin zum Frontoffice – mit Anwendungen in Onboarding, Vertragsmanagement und KYC-Prozessen.
- Doch es bleiben Herausforderungen: von Datensicherheit über Integration bis hin zu fehlenden Fachkenntnissen.
In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Erkenntnisse der Umfrage, zeigen, wo der Markt steht und wohin sich Intelligent Document Processing 2025 entwickelt.
Report-Highlights: IDP-Umfrage 2025
- 66 % der Unternehmen lösen sich von veralteten IDP-Systemen und setzen auf moderne, KI-gestützte Lösungen.
- 78 % nutzen bereits KI in ihren Dokumentenverarbeitungs-Workflows.
- Die Nutzung weitet sich auf Frontoffice-Anwendungen aus – etwa Onboarding, Vertragsmanagement und KYC –, nicht mehr nur auf Rechnungsverarbeitung.
- Hauptbarrieren: Datensicherheit, Integrationsprobleme und Zweifel an der Genauigkeit.
- GenAI verändert das Kaufverhalten → In den USA verlassen sich Käufer zunehmend auf KI-gestützte Recherchen,
- während DACH-Unternehmen stärker auf Proof-of-Concepts und persönliche Beziehungen setzen.
- Papier lebt weiter: 61 % der IDP-Projekte umfassen weiterhin Papierdokumente,
- und selbst Faxe sind im Gesundheitswesen und öffentlichen Sektor noch weit verbreitet.
- Unternehmen nennen fehlende Fachkenntnisse – insbesondere in Prozessdesign und Change Management – als zentrale Hürde für die Einführung.
- Erfolg mit IDP wird heute durch Effizienz, Skalierbarkeit und ROI definiert – nicht durch Personalabbau.
Fazit: Der Markt bewegt sich schnell. Unternehmen wissen: Veraltete Systeme sind keine Option mehr –
wer auf moderne, KI-gestützte IDP-Lösungen setzt, sichert sich Wettbewerbsvorteile und Zukunftsfähigkeit.
Warum wechseln so viele Unternehmen zu neuen IDP-Systemen?
Die Ergebnisse der Umfrage zeigen deutlich: Veraltete IDP-Tools können mit den heutigen Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Zwei Drittel der Unternehmen (66 %) ersetzen bereits ihre bestehenden Systeme, weitere 65 % planen aktiv neue IDP-Projekte.
Warum? Führungskräfte nennen vor allem drei zentrale Schmerzpunkte:
- Begrenzte Funktionalität → Alte Systeme können die heutige Vielfalt an Workflows – von Vertragsmanagement bis KYC – nicht mehr bewältigen.
- Hohe Abhängigkeit von externem Support → Zu viel Beratung und individuelle Anpassung verlangsamen die Einführung.
- Schwache Integration → Ältere Tools lassen sich nur schwer in moderne Tech-Stacks einbinden.
Gleichzeitig wird der Markt durch Generative KI und LLMs massiv umgekrempelt. Start-ups und neue Anbieter gewinnen schnell an Boden, während etablierte Player Mühe haben, Schritt zu halten.
Für viele Unternehmen geht der Wechsel zu modernen, KI-gestützten IDP-Systemen daher über reine Kosteneinsparungen hinaus – es geht darum, wettbewerbsfähig zu bleiben in einem Markt, in dem Geschwindigkeit und Genauigkeit entscheidend sind.
Wie weit ist die KI-Einführung in der Dokumentenverarbeitung fortgeschritten?
KI ist längst über die Pilotphase hinaus. Laut der Umfrage nutzen bereits 78 % der Unternehmen künstliche Intelligenz in ihren Dokumentenverarbeitungs-Workflows. Für viele Organisationen ist IDP der einfachste Einstieg in angewandte KI – weil es schnelle und sichtbare Ergebnisse liefert.
Führungskräfte nennen vor allem zwei zentrale Vorteile:
- Effizienzsteigerung → Durch die Automatisierung von Routineaufgaben verkürzen sich Bearbeitungszeiten, und Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
- Höhere Genauigkeit → Moderne IDP-Tools extrahieren und klassifizieren Daten deutlich präziser als herkömmliche OCR-Systeme.
Wichtig ist: KI in der Dokumentenverarbeitung ist kein Experiment mehr. Sie hat sich zu einer zentralen operativen Fähigkeit entwickelt, und mit dem Aufkommen von Generativer KI erweitert sich ihr Einsatzbereich weiter. Unternehmen gehen zunehmend über reines Erfassen und Extrahieren hinaus – hin zu Datenanreicherung, Validierung und systemübergreifender Integration.
Fazit: KI in der Dokumentenverarbeitung ist kein Zukunftstrend mehr, sondern ein branchenweiter Standard – und eine Grundvoraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit.
Welche Herausforderungen bremsen die Einführung von IDP?
Trotz wachsender Akzeptanz und klarer Effizienzgewinne stoßen viele Unternehmen bei der Umsetzung von Intelligent Document Processing noch auf deutliche Hürden. Die Umfrage zeigt: Technologie allein reicht nicht – Organisation und Know-how sind genauso entscheidend.
- Datensicherheit → Unternehmen sorgen sich um Compliance, Datenschutz und die sichere Verarbeitung sensibler Informationen.
- Integrationsprobleme → Viele IDP-Lösungen lassen sich schwer in bestehende ERP-, DMS- oder Workflow-Systeme einbinden.
- Genauigkeitsbedenken → Gerade bei komplexen oder unstrukturierten Dokumenten fehlt Vertrauen in die Erkennungsqualität.
- Fachkräftemangel → Es mangelt an internem Know-how, insbesondere in Prozessgestaltung und Change Management.
Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen Unternehmen zunehmend auf flexible Bereitstellungsmodelle – etwa Private-Cloud- oder On-Premise-Lösungen – sowie auf agentische KI-Protokolle wie MCP (Model Context Protocol) und A2A (Agent-to-Agent).
Beide Ansätze verfolgen dasselbe Ziel: mehr Kontrolle, geringere Risiken und größeres Vertrauen in automatisierte Prozesse. So können Unternehmen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen besser erfüllen, während sie gleichzeitig von den Vorteilen moderner KI-gesteuerter Dokumentenverarbeitung profitieren.
Das Fazit: Die Technologie ist da – aber die organisatorische und personelle Umsetzung entscheidet über Erfolg oder Stillstand. Unternehmen, die in Schulung, Integration und Sicherheit investieren, setzen IDP schneller und erfolgreicher ein.
Welche neuen Anwendungsfälle treiben das Wachstum von IDP voran?
Die Umfrage zeigt: Unternehmen weiten den Einsatzbereich deutlich aus – von der Backoffice-Automatisierung hin zu kunden- und mitarbeiterorientierten Prozessen.
Key areas of growth include:
- Onboarding → Faster verification and smoother document handling for new customers or employees.
- Contracts → Automated extraction of key terms and obligations speeds up approvals and reduces risk.
- Licenses & permits → Streamlined compliance processes, especially in regulated industries.
- Know Your Customer (KYC) → Faster identity verification and reduced fraud.
One striking finding: 62% of IDP systems now involve external users. That means automation isn’t just an internal efficiency play — it’s becoming a customer-facing advantage.
The message is clear: IDP is moving out of the back office and into the spotlight, reshaping the way enterprises engage with clients, partners, and regulators.
Die wichtigsten Wachstumstreiber:
- Onboarding und KYC → Immer mehr Organisationen nutzen IDP zur automatisierten Erfassung und Verifizierung von Kundendaten, etwa bei Kontoeröffnungen, Bewerbungen oder Lieferantenregistrierungen.
- Vertragsmanagement → KI-gestützte Systeme extrahieren, klassifizieren und validieren Vertragsdaten, um Compliance und Fristenmanagement zu verbessern.
- HR- und Mitarbeiterdokumente → Personalabteilungen digitalisieren Verträge, Zeugnisse und Anträge, um Abläufe zu beschleunigen und Datenqualität zu sichern.
- Steuer- und Compliance-Dokumentation → IDP hilft, Dokumente zu strukturieren, archivieren und prüfen, was besonders bei regulatorischen Audits entscheidend ist.
Fazit: IDP wandelt sich von einem reinen Automatisierungstool zu einem strategischen Enabler für datengetriebene Geschäftsprozesse – in nahezu jeder Abteilung eines Unternehmens.
How is GenAI changing the way buyers select vendors?
Generative KI verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Technologiepartner bewerten. Die Umfrage zeigt dabei eine deutliche regionale Aufteilung:
- US-Unternehmen → verlassen sich stark auf KI-gestützte Recherchen bei der Bewertung von Anbietern. Tools wie ChatGPT und andere große Sprachmodelle (LLMs) beeinflussen bereits frühzeitig die Anbieterauswahl.
- DACH-Unternehmen (Deutschland, Österreich, Schweiz) → bevorzugen weiterhin praxisnahe Ansätze wie Proof-of-Concepts, Pilotprojekte und persönliche Beziehungen.
Diese Unterschiede haben große Auswirkungen auf Anbieter. In den USA ist die Sichtbarkeit in KI-gesteuerten Suchergebnissen entscheidend, während im DACH-Raum weiterhin Zuverlässigkeit und Vertrauen im persönlichen Kontakt den Ausschlag geben.
Die wichtigste Erkenntnis: Anbieter müssen sich an regionale Kaufverhalten anpassen – das bedeutet, sowohl für KI-basierte Auffindbarkeit als auch für traditionelle, beziehungsorientierte Bewertungsprozesse zu optimieren.
Stirbt Papier im Jahr 2025 endlich aus?
Trotz jahrelanger Digitalisierung bleibt Papier weiterhin Teil des Alltags. Laut der Umfrage sind bei 61 % der IDP-Projekte (Intelligent Document Processing) nach wie vor Papierdokumente im Spiel. Noch überraschender: 48 % der Unternehmen erwarten, dass das Papieraufkommen in naher Zukunft sogar zunimmt.
Einige Branchen stechen besonders hervor:
- Gesundheitswesen und öffentlicher Sektor → Faxgeräte sind weiterhin weit verbreitet, 37 % der Unternehmen nutzen sie noch regelmäßig.
- DACH-Region → zeigt im Vergleich zu den USA deutlich stärkere Erwartungen an einen Rückgang der Papiernutzung, während US-Unternehmen eher von einer stabilen Nutzung ausgehen.
Die Hartnäckigkeit des Papiers zeigt eine Realität, mit der viele Organisationen konfrontiert sind: Die Digitalisierung schreitet voran, doch traditionelle Kanäle verschwinden nicht über Nacht. Für IDP-Anbieter bleibt es daher entscheidend, sowohl digitale als auch papierlastige Prozesse zu unterstützen.
Welche Fähigkeiten fehlen Unternehmen für den Erfolg mit IDP?
Technologie allein garantiert keine Ergebnisse. Die Umfrage hebt zwei zentrale Lücken hervor, die den Erfolg vieler IDP-Projekte bremsen:
- Technisches Know-how → Viele Unternehmen verfügen nicht über das interne Fachwissen, um moderne IDP-Plattformen einzuführen, zu konfigurieren und zu skalieren.
- Prozessneugestaltung und Change Management → Selbst wenn die Technologie funktioniert, laufen Unternehmen Gefahr, lediglich „alte Workflows zu digitalisieren“, anstatt sie im Sinne der Automatisierung neu zu denken.
Diese Lücken machen Unternehmen anfällig für stagnierende Projekte oder enttäuschende Ergebnisse. Erfolgreiche Einführung erfordert mehr als nur einen guten Anbieter – sie verlangt den gezielten Aufbau interner Kompetenzen und die Bereitschaft, Arbeitsabläufe grundlegend zu überdenken.
Die Lehre daraus: Ohne die richtigen Fähigkeiten bleibt IDP nur ein weiteres Werkzeug. Mit ihnen wird es zum Motor echter Transformation.
Wie sieht Erfolg mit IDP aus?
ChatGPT said:
Als Unternehmen gefragt wurden, wie sie Erfolg mit Intelligent Document Processing (IDP) definieren, gingen die Antworten weit über reine Kosteneinsparungen oder Personalreduktionen hinaus. Die wichtigsten Erfolgskriterien sind:
- Schnellere Bearbeitungszeiten → Kürzere Dokumentenzyklen führen zu schnellerem Onboarding, zügigeren Freigaben und schnelleren Reaktionen gegenüber Kunden.
- Skalierbarkeit → Systeme, die steigende Volumen und komplexere Prozesse bewältigen können, ohne an Stabilität zu verlieren.
- Return on Investment → Klare finanzielle Vorteile, die die Einführung rechtfertigen.
- Positives Nutzerfeedback → Mitarbeitende berichten von weniger Frustration und höherer Effizienz im Arbeitsalltag.
Interessanterweise wurde Personalabbau als niedrigste Priorität bewertet. Für die meisten Unternehmen ist das Ziel von IDP nicht, Menschen zu ersetzen, sondern sie für wertschöpfendere Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig ein reibungsloseres Erlebnis für Mitarbeitende und Kunden zu schaffen.
Die Botschaft ist eindeutig: Erfolg mit IDP wird an Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Zufriedenheit gemessen – nicht an Stellenkürzungen.
Wie unterscheiden sich die Einführungstrends nach Branche und Region?
Die Umfrage zeigt, dass die Einführung von IDP weltweit an Fahrt gewinnt – das Tempo und die Prioritäten unterscheiden sich jedoch je nach Branche und Region.
Nach Branche:
- Banken & Finanzwesen → führen die Einführung an, getrieben durch stark regulierte Prozesse wie KYC (Know Your Customer) und Vertragsmanagement.
- Gesundheitswesen & öffentlicher Sektor → verzeichnen langsamere Fortschritte aufgrund der anhaltenden Abhängigkeit von Papier und Fax, besitzen jedoch großes Potenzial für Effizienzsteigerungen.
- Fertigungs- & Energiesektor → konzentrieren sich darauf, IDP zu skalieren, um komplexe Lieferketten- und Compliance-Dokumentation effizient zu verarbeiten.
Nach Region:
- Vereinigte Staaten → Unternehmen stützen sich stark auf KI-basierte Recherchen bei der Anbieterauswahl und erwarten, dass die Papiernutzung weitgehend stabil bleibt.
- DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) → Organisationen wählen Anbieter traditioneller aus, zeigen jedoch mehr Optimismus, den Papierverbrauch langfristig zu reduzieren.
Das Fazit: Die Einführung von IDP ist weltweit im Gange – doch der Weg dorthin unterscheidet sich je nach branchenspezifischem Druck und regionalen Arbeitsgewohnheiten. Anbieter und Unternehmen müssen diese Unterschiede berücksichtigen, um langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Zentrale Erkenntnisse für Unternehmensführungen
Die IDP Survey 2025 zeichnet ein klares Bild eines Marktes im Wandel. Unternehmen ersetzen veraltete Systeme in rasantem Tempo – doch die Einführung wird durch neue Erwartungen und anhaltende Herausforderungen geprägt. Das sollten Führungskräfte mitnehmen:
- Modernisierung ist dringend notwendig → Zwei Drittel der Unternehmen ersetzen veraltete IDP-Tools, die mit den heutigen Workflows nicht mehr Schritt halten können.
- KI ist zum Standard geworden → 78 % der Organisationen nutzen bereits KI in der Dokumentenverarbeitung, und die Nachfrage nach generativen KI-Funktionen nimmt weiter zu.
- Die Anwendungsfälle erweitern sich → IDP wird längst nicht mehr nur für Rechnungen eingesetzt. Es unterstützt Onboarding, Vertragsmanagement und KYC-Prozesse – häufig auch mit externen Nutzern.
- Hürden bleiben bestehen → Sicherheits-, Integrations- und Genauigkeitsprobleme bremsen die Einführung, ebenso wie fehlende interne Kompetenzen und Herausforderungen im Change Management.
- Erfolg sieht heute anders aus → ROI, Skalierbarkeit und schnellere Bearbeitungszeiten sind die wichtigsten Erfolgskennzahlen – nicht Personalabbau.
- Regionale und branchenspezifische Unterschiede zählen → US-Unternehmen setzen auf KI-gestützte Anbieterauswahl, während in der DACH-Region Vertrauen und Proof-of-Concepts im Vordergrund stehen.
- Fazit: Für Unternehmensführungen ist die Botschaft eindeutig: IDP ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Wer jetzt modernisiert, gewinnt an Effizienz, Skalierbarkeit und Wettbewerbsstärke.
Wie Klippa + Doxis Unternehmen bei der Einführung moderner IDP-Lösungen unterstützen
Die Umfrage bestätigt, was viele Führungskräfte bereits wissen: Veraltete IDP-Tools können mit den heutigen Anforderungen nicht mehr Schritt halten. Moderne Unternehmen benötigen Lösungen, die präzise, skalierbar, sicher und flexibel genug sind, um sowohl Backoffice- als auch Frontoffice-Workflows zu bewältigen.
Genau hier kommen Klippa und die Doxis-Plattform der SER Group zusammen.
- Klippa DocHorizon → KI-gestützte Dokumentenautomatisierung für maximale Geschwindigkeit und Genauigkeit.
- Doxis Intelligent Content Automation → Unternehmensweite Plattform für Compliance, Integrationen und ganzheitliches Informationsmanagement.
Durch die Kombination ihrer Stärken bieten Klippa + Doxis Unternehmen eine zukunftssichere IDP-Architektur, die:
- Komplexe Workflows automatisiert, von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Onboarding und KYC-Prozessen.
- Compliance mit globalen Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleistet.
- Nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert wird und so Reibungsverluste bei der Einführung minimiert.
- Über Regionen und Branchen hinweg skaliert, von KMU bis zu multinationalen Konzernen.
Gemeinsam geben Klippa und Doxis Unternehmen die Möglichkeit, Dokumentenchaos zu beseitigen, Einführungsbarrieren zu überwinden und echten geschäftlichen Mehrwert aus IDP zu erzielen.
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Häufig gestellte Fragen zu Intelligent Document Processing (IDP)
IDP nutzt Künstliche Intelligenz und Machine Learning, um Informationen aus Dokumenten in jedem Format zu erfassen, zu klassifizieren und zu extrahieren — egal ob PDF, Bilddatei, Scan oder handschriftliche Notiz.
OCR erkennt Text, während IDP noch weiter geht: Es nutzt KI zur Klassifizierung, Validierung und Integration der Daten in Geschäftsprozesse.
Ältere Systeme bieten zu wenig Funktionalität, sind stark von externem Support abhängig und lassen sich schlecht in moderne IT-Umgebungen integrieren. Daher wechseln zwei Drittel der Unternehmen zu neuen Lösungen.
Neben Rechnungen wird IDP inzwischen häufig für Onboarding, Vertragsmanagement, Lizenzen, Genehmigungen und Know-Your-Customer-(KYC)-Prozesse eingesetzt.
Zu den häufigsten Hürden zählen Sicherheit, Integration und Genauigkeit. Außerdem berichten Unternehmen von Lücken im technischen Know-how und im Change Management.
Generative KI ist sowohl technologischer Treiber als auch Kaufkriterium. US-Unternehmen nutzen sie zur Anbietersuche, während Unternehmen in der DACH-Region eher auf Proof-of-Concepts und vertrauensvolle Beziehungen setzen.
Klippa bietet schnelle, präzise KI-gestützte Dokumentenautomatisierung, während Doxis für Compliance, Skalierbarkeit und Integration sorgt. Gemeinsam liefern sie eine End-to-End-IDP-Lösung für moderne Unternehmen.