Drei-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung: Ein volständiger Leitfaden

Unser Bericht „State of Automation in Finance” zeigt, dass mehr als die Hälfte der Finanzabteilungen ihre Kreditorenbuchhaltung weiterhin manuell verwaltet. Ohne Automatisierung sind Fehler wie überhöhte Rechnungen, fehlende Posten oder doppelte Rechnungen nur durch sorgfältige manuelle Kontrollen zu erkennen, die in arbeitsreichen Zeiten leicht übersehen werden können.

Durch den Abgleich jeder Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsbericht können Sie sicherstellen, dass Sie genau das bezahlen, was bestellt und geliefert wurde. Dies hilft, unnötige Zahlungen zu vermeiden, die Genauigkeit zu verbessern und klare Aufzeichnungen für Audits zu führen.

In diesem Blog erfahren Sie, was Drei-Wege-Abgleich ist, wie Sie einen in der Praxis funktionierenden Workflow einrichten und wie Sie mit Ausnahmen umgehen, die sonst Zahlungen verlangsamen oder Fehler verursachen könnten.

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Wichtige Erkenntnisse

• Beim Drei-Wege-Abgleich werden Bestellungen, Wareneingangsberichte und Rechnungen vor der Zahlung überprüft.
• Über 50 % der Finanzteams verwalten ihre Kreditorenbuchhaltung noch immer manuell.
• Häufige Unstimmigkeiten betreffen Preis, Menge, Lieferung und Doppelbuchungen.
• Ein klarer, schrittweiser Workflow macht den Drei-Wege-Abgleich konsistent und schneller zu verwalten.
• Die Behandlung von Ausnahmen ist unerlässlich, um Unstimmigkeiten zu beheben und Zahlungsverzögerungen oder Verluste zu vermeiden.
• Die Automatisierung mit KI-gestützter OCR verbessert die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Betrugserkennung.
• Klippa DocHorizon automatisiert den Drei-Wege-Abgleich mit mehrstufiger Betrugserkennung.

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Was ist Drei-Wege-Abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich ist ein Kontrollprozess für die Kreditorenbuchhaltung (AP), mit dem sichergestellt wird, dass Ihr Unternehmen nur für tatsächlich bestellte und erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt.

Dabei werden vor der Genehmigung der Zahlung drei wichtige Dokumente miteinander verglichen:

• Bestellung (PO): Wird bei der Auftragserteilung erstellt und enthält Angaben zu den Artikeln oder Dienstleistungen, Mengen, vereinbarten Preisen und Lieferbedingungen.

• Wareneingangsbericht (manchmal auch als Wareneingang bezeichnet): Wird bei Ankunft der Lieferung erstellt und bestätigt, was in welcher Menge und in welchem Zustand empfangen wurde.

• Lieferantenrechnung: Die vom Lieferanten gesendete Rechnung, in der die Kosten und das Fälligkeitsdatum für die Zahlung aufgeführt sind.

Das Ziel besteht darin, zu überprüfen, ob die Angaben in allen drei Dokumenten übereinstimmen. Wenn die Menge, die Beschreibung oder der Preis in einem der Dokumente abweicht, wird die Zahlung zurückgestellt, bis das Problem geklärt ist.

Dieser zusätzliche Schritt hilft Ihnen dabei:

• Preis- oder Mengenfehler zu erkennen, bevor Geld von Ihrem Konto abgebucht wird.
• Zu verhindern, dass Sie für Artikel bezahlen, die nicht angekommen sind.
• Doppelte Rechnungen oder betrügerische Rechnungen zu erkennen.
• Einen lückenlosen Prüfpfad zu gewährleisten.

Die Drei-Wege-Abstimmung ist besonders nützlich beim Umgang mit physischen Gütern oder Lagerbeständen, bei denen sowohl eine Bestellaufzeichnung als auch eine Lieferbestätigung vorliegen.

Bei Käufen oder Dienstleistungen mit geringerem Risiko können Unternehmen die Zwei-Wege-Abstimmung (Bestellung + Rechnung) verwenden, und bei kritischen, hochwertigen Gütern, die einer Qualitätsprüfung unterzogen werden müssen, wird bei der Vier-Wege-Abstimmung zusätzlich ein Prüfbericht in den Prozess einbezogen.

Warum der dreifache Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung wichtig ist

Ohne eine strukturierte Überprüfung von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen können leicht Fehler in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen auftreten. Selbst kleine Unstimmigkeiten können zu Überzahlungen, verzögerten Abschlüssen und unnötigen Streitigkeiten mit Lieferanten führen.

Das Ausmaß des Risikos ist größer, als vielen Teams bewusst ist. Unser Bericht „2024 State of Automation in Finance” hat ergeben, dass doppelte und betrügerische Rechnungen eher die Regel als die Ausnahme sind.

• 41,4 % der Finanzfachleute stoßen jeden Monat auf bis zu 10 doppelte Rechnungen.
• Weitere 44 % sind sogar noch häufiger damit konfrontiert.
• Fast 47 % entdecken bis zu 10 betrügerische Rechnungen pro Monat, und in einigen Fällen melden große Unternehmen mehr als 100 Betrugsversuche pro Monat.

Der Dreifachabgleich ist eine der effektivsten Methoden, um diese Risiken zu reduzieren. Er bietet mehrere wichtige Vorteile:

1. Verhindert kostspielige Fehler

Durch den Abgleich aller drei Dokumente stellen Sie sicher, dass Sie nicht für Waren bezahlen, die Sie nicht erhalten haben, oder mehr als den vereinbarten Preis zahlen. Außerdem werden doppelte Belastungen erkannt, bevor sie die Zahlungsphase erreichen.

2. Reduziert das Betrugsrisiko

Laut der AFP® Payments Fraud and Control Survey 2025 waren 79 % der Unternehmen im Jahr 2024 Opfer von Zahlungsbetrug oder -versuchen. Durch die Anforderung sowohl einer Bestellung als auch eines Wareneingangs neben der Rechnung wird es viel schwieriger, betrügerische Anträge unbemerkt durchzuschleusen.

3. Verbessert die Beziehungen zu Lieferanten

Unstimmigkeiten können geklärt werden, bevor Geld den Besitzer wechselt, wodurch der unangenehme und zeitaufwändige Prozess der Rückforderung falscher Zahlungen vermieden wird.

4. Schafft einen soliden Prüfpfad

Jeder abgeglichene Satz von Dokumenten liefert klare, überprüfbare Nachweise für eine Transaktion, was bei internen oder externen Audits von unschätzbarem Wert ist.

5. Unterstützt die Compliance

In regulierten Branchen und im öffentlichen Sektor hilft der Drei-Wege-Abgleich dabei, nachzuweisen, dass robuste Finanzkontrollen vorhanden sind.

Für Finanzteams, die ein hohes Rechnungsvolumen verwalten, sind diese Vorteile entscheidend für die Aufrechterhaltung sicherer, genauer und effizienter Zahlungsabläufe.

So implementieren Sie das Drei-Wege-Abgleichverfahren

Ein robustes Drei-Wege-Abgleichverfahren stellt sicher, dass jede Zahlung korrekt, autorisiert und durch Belege belegt ist. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, das Verfahren so einzurichten, dass es unter realen Bedingungen funktioniert, unabhängig davon, ob Sie bei Null anfangen oder einen bestehenden Prozess verbessern möchten.

Schritt 1: Erstellen Sie einen klaren Bestellprozess (PO)

Die Bestellung ist die Grundlage des 3-Wege-Abgleichs. Wenn sie unvollständig oder inkonsistent ist, leidet der gesamte Arbeitsablauf darunter.

• Standardisieren Sie Bestellvorlagen, damit alle erforderlichen Felder (Artikelbeschreibung, Menge, Stückpreis, Liefertermin, Lieferantendaten) immer enthalten sind.
• Vergeben Sie eindeutige Bestellnummern, um den gesamten Arbeitsablauf nachverfolgen zu können.
• Lassen Sie alle Bestellungen genehmigen, bevor Sie sie an Lieferanten senden.

Tipp: Vermeiden Sie vage Beschreibungen. „Bürostühle” lässt zu viel Raum für Interpretationen. „5 × ergonomische Netz-Bürostühle, schwarz, Modell XY123, je 150 $” vermeidet spätere Streitigkeiten.

Schritt 2: Erfassen Sie Lieferungen mit einem Wareneingangsbericht

Der Wareneingangsbericht, manchmal auch als Wareneingang bezeichnet, bestätigt, was physisch angekommen ist und in welchem Zustand es sich befindet.

• Lassen Sie das Lager- oder Empfangspersonal jede Lieferung sofort mit der Bestellung abgleichen.
• Vermerken Sie Fehlbestände, Beschädigungen oder Ersatzlieferungen direkt auf dem Wareneingangsbericht.
• Versehen Sie das Dokument mit einem Datumsstempel, um die Lieferantenhistorie nachzuverfolgen.

Schritt 3: Sammeln Sie Lieferantenrechnungen an einem Ort

Wenn Rechnungen in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle (E-Mail, Post, EDI) eingehen, kann man leicht den Überblick verlieren.

• Richten Sie einen zentralen Eingang für alle Rechnungen ein, z. B. einen speziellen E-Mail-Posteingang für die Kreditorenbuchhaltung oder ein Rechnungsportal.
• Erfassen Sie die Rechnungsdetails sofort nach Erhalt.
• Speichern Sie elektronische Kopien, um zu verhindern, dass Unterlagen verlegt werden.

Schritt 4: Vergleichen Sie die drei Dokumente

Dies ist der Kern des Prozesses und der Punkt, an dem die meisten Fehler entdeckt werden. Vergleichen Sie die Bestellung, den Wareneingangsbericht und die Rechnung auf Übereinstimmungen in folgenden Punkten:

• Artikelbeschreibungen
• Mengen
• Stückpreise
• Gesamtbetrag
• Lieferdatum vs. Rechnungsdatum
• Markieren Sie Unstimmigkeiten sofort zur Überprüfung.

Unstimmigkeiten sofort zur Überprüfung markieren.

Schritt 5: Ausnahmen vor der Zahlung klären

Eine Zahlung vor der Klärung von Unstimmigkeiten birgt das Risiko einer Überzahlung und erschwert die Rückforderung.

• Weisen Sie die Verantwortung für die Untersuchung von Unstimmigkeiten zu (oft innerhalb des AP-Teams, unter Einbeziehung der Beschaffung).
• Kontaktieren Sie die Lieferanten so schnell wie möglich, um Probleme zu klären und zu beheben.
• Führen Sie zu Prüfungszwecken detaillierte Aufzeichnungen über die Lösung.

Schritt 6: Zahlung genehmigen und bearbeiten

Sobald alle drei Dokumente übereinstimmen, kann die Zahlung sicher autorisiert werden.

• Befolgen Sie eine Genehmigungshierarchie, sodass Zahlungen mit hohem Wert von einer Führungskraft genehmigt werden müssen.
• Erfassen Sie Zahlungsdetails (Datum, Methode, Bankverbindung) in Ihrem Buchhaltungssystem, um einen vollständigen Prüfpfad zu erhalten.

Tipp: Wenn Ihre Vereinbarungen Skonti für vorzeitige Zahlungen vorsehen, stellen Sie sicher, dass der Workflow eine rechtzeitige Genehmigung der Zahlungen ermöglicht, um diese Skonti zu erhalten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, schaffen Sie einen Prozess, der Fehler aufdeckt und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Kreditorenbuchhaltung gewährleistet. Für Teams, die ein steigendes Rechnungsvolumen bewältigen müssen, kann die Automatisierung jeden Schritt beschleunigen und gleichzeitig verbessern.

Ausnahmebehandlung beim Drei-Wege-Abgleich

Selbst bei einem soliden Drei-Wege-Abgleichprozess kommt es zwangsläufig zu Abweichungen zwischen Bestellungen, Wareneingangsberichten und Rechnungen. Diese werden als Ausnahmen bezeichnet, und wie Sie damit umgehen, kann den Unterschied zwischen einer schnellen Lösung und einer langen, kostspieligen Zahlungsverzögerung ausmachen.

Häufige Ausnahmen sind:

• Preisunterschiede: Der Preis auf der Rechnung ist höher (oder niedriger) als auf der Bestellung.
• Fehlende Artikel: Der Wareneingang listet weniger Artikel auf als die Rechnung.
• Überberechnung: Es werden mehr Einheiten oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt als bestellt wurden.
• Nicht erhaltene Waren: Artikel, die noch nicht geliefert, aber bereits in Rechnung gestellt wurden.
• Doppelte Rechnungen: Dieselbe Rechnung wird mehr als einmal eingereicht.

Woher kommen Ausnahmen?

Die meisten Ausnahmen sind das Ergebnis von:

• Fehlern des Lieferanten, wie z. B. falschen Mengen, Preisen oder SKUs.
• Fehlern bei der Dateneingabe durch Ihr eigenes Beschaffungs- oder Kreditorenbuchhaltungsteam.
• Falsche oder veraltete SKUs/Beschreibungen, die nicht mit den aktuellen Bestelldetails übereinstimmen.
• Zeitlichen Abweichungen, wenn Rechnungen vor dem Wareneingang eintreffen oder Lieferungen verspätet erfasst werden.

Wie ein effektiver Arbeitsablauf für die Ausnahmebehandlung aussieht

Ein guter Prozess sollte klar, strukturiert und dokumentiert sein. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

1. Definierte Regeln und Schwellenwerte: Legen Sie fest, welche Abweichungen untersucht werden müssen und welche akzeptiert werden können (z. B. Preisunterschiede unter 1 %).
2. Klare Eskalationswege: Legen Sie fest, wer das Problem zuerst untersucht und wann es an die Einkaufsleiter oder die Finanzleitung (z. B. den CFO) eskaliert werden soll.
3. Direkte Kommunikation mit Lieferanten: Kontaktieren Sie den Lieferanten umgehend, um Unstimmigkeiten zu klären, idealerweise mit entsprechenden Belegen.
4. Automatisierte Warnmeldungen: Verwenden Sie AP-Automatisierungstools, die Unstimmigkeiten sofort nach ihrer Erkennung melden.
5. Audit-Trail-Management: Führen Sie vollständige Aufzeichnungen über die Ausnahme, wie sie gelöst wurde und welche Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden.

Wie Automatisierung hilft

Die manuelle Bearbeitung von Ausnahmen ist oft mit E-Mail-Ketten, Hin- und Her-Telefonaten und Status-Updates verbunden, die alle Beteiligten ausbremsen.

Automatisierte AP-Systeme können:

• Unstimmigkeiten beim Abgleich von Rechnungs-, Bestell- und Belegdaten sofort melden.
• Ausnahmen automatisch an die richtige Person weiterleiten.
• Den Fortschritt der Lösung verfolgen, ohne auf Tabellenkalkulationen angewiesen zu sein.
• Alle zugehörigen Daten zusammen speichern, um sie bei Audits schnell abrufen zu können.

Wenn Ausnahmen effizient behandelt werden, reduzieren Sie Zahlungsverzögerungen, verhindern finanzielle Verluste und schützen die Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Der nächste Schritt besteht darin, zu entscheiden, ob Sie dies vollständig intern verwalten oder Automatisierung einsetzen möchten, um repetitive Arbeiten zu eliminieren, damit sich Ihr Team auf die Lösung der größeren Probleme konzentrieren kann.

Manueller vs. automatisierter Drei-Wege-Abgleich

Der Drei-Wege-Abgleich funktioniert in jedem Format, aber die Art und Weise, wie Sie ihn durchführen, hat einen großen Einfluss auf Geschwindigkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit. Einige Finanzteams führen den Prozess manuell durch, während andere auf Automatisierungssoftware setzen, um ihn zu optimieren. Wenn Sie die Unterschiede verstehen, können Sie besser entscheiden, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Manueller Drei-Wege-Abgleich

Ihr AP-Team sammelt die Bestellung, den Wareneingangsbericht und die Lieferantenrechnung und vergleicht sie dann miteinander. Etwaige Unstimmigkeiten werden hervorgehoben und per E-Mail oder Telefon geklärt. Sobald alles übereinstimmt, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Vorteile:

• Geringe Anschaffungskosten, keine Software erforderlich
• Funktioniert mit Dokumenten in jedem Format
• Gibt Ihrem Team die volle Kontrolle über jeden Schritt

Nachteile:

• Zeitaufwändig: Rechnungen müssen einzeln geprüft werden
• Hohes Fehlerrisiko: Bei der manuellen Dateneingabe und manuellen Überprüfung können kleine Unstimmigkeiten übersehen werden
• Schwer skalierbar: Mit steigendem Rechnungsvolumen nehmen auch die Verzögerungen zu
• Zahlungsengpässe: Ohne automatisierte Warnmeldungen und Weiterleitung dauert die Bearbeitung von Ausnahmen oft länger

Automatisierter Drei-Wege-Abgleich

Die Automatisierungssoftware importiert oder erfasst die Bestellung, den Wareneingangsbericht und die Rechnung digital. Mithilfe von Regeln und Datenerkennungstechnologien wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) werden diese automatisch abgeglichen. Ausnahmen werden sofort markiert und zur Klärung an die zuständige Person oder das zuständige Team weitergeleitet.

Vorteile:

• Schnelle Verarbeitung: Abgleich von Dokumenten in Sekundenschnelle
• Geringeres Fehlerrisiko: Eliminiert die manuelle Dateneingabe und wendet konsistente Prüfungen an.
• Skalierbar: Verarbeitet Hunderte oder Tausende von Rechnungen mit minimalem Mehraufwand.
• Bessere Betrugsprävention: Erkennt doppelte oder geänderte Rechnungen automatisch.

Nachteile:

• Erfordert Zeit für Einrichtung und Schulung.
• Die Softwarekosten variieren je nach Anbieter und Funktionen.

Fazit

Ihr AP-Team sollte sich niemals ausschließlich auf visuelle Beurteilung verlassen. Ein ehrlicher Fehler oder ein raffinierter Rechnungsbetrug kann den „Optik-Test“ bestehen und dennoch bei der Überprüfung anhand von Metadaten, Datenbanken und anderen KI-gestützten Validierungsmethoden entdeckt werden.

Für Teams, die nach einer Automatisierungslösung suchen, ist Klippa DocHorizon ein Beispiel dafür, wie dieser Prozess transformiert werden kann. Es nutzt OCR und KI, um:

• Bestellungen, Empfangsberichte und Rechnungen in jedem Format zu lesen und zu interpretieren.
• Sie automatisch abzugleichen und Unstimmigkeiten in Echtzeit zu kennzeichnen.
• Ausnahmen sofort an den richtigen Genehmiger weiterzuleiten.
• Einen vollständigen digitalen Prüfpfad zu führen.
• Sich in Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Das bedeutet, dass Ihr Team weniger Zeit mit der Suche nach Unterlagen verbringt und mehr Zeit für die Lösung der wichtigen Ausnahmen hat.

Sind Sie neugierig, wie einfach und überzeugend man ohne automatisierten Drei-Wege-Abgleich Dokumentenfälschungen begehen kann? Testen Sie sich selbst, indem Sie in unserem Video erraten, welche Rechnung gefälscht ist!

Fazit: Ein intelligenterer Drei-Wege-Abgleich

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine der zuverlässigsten Methoden, um Zahlungsfehler und Betrug bei Kreditorenbuchhaltungen zu verhindern. Durch den Abgleich jeder Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang stellen Sie sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was bestellt und geliefert wurde.

Dieser Prozess funktioniert zwar auch manuell, kann jedoch langsam, ressourcenintensiv und anfällig für menschliche Fehler sein. Automatisiertes, KI-gestütztes Abgleichen beschleunigt Genehmigungen, erkennt Unstimmigkeiten früher und sorgt dafür, dass Ihre Lieferanten korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Hier kann Klippa DocHorizon einen Unterschied machen.

Klippa hilft Finanzteams dabei, durchgängige Drei-Wege-Abgleich- Arbeitsabläufe einzurichten, die zu ihren bestehenden Tools und Prozessen passen. Und so funktioniert es:

• Flexible Dokumenteneingabe und -ausgabe: Erfassen Sie Lieferantendokumente aus beliebigen Quellen wie E-Mail, Cloud-Speicher oder Lieferantenportal und senden Sie die verarbeiteten Ergebnisse direkt an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System.
• KI-gestützte OCR und Dokumentenklassifizierung: Lesen Sie beliebige Rechnungs-, Bestell- oder Wareneingangsformate und klassifizieren und extrahieren Sie automatisch alle relevanten Details.
• Betrugserkennung: Führen Sie mehrschichtige Betrugserkennungsanalysen durch, darunter Bildforensik, EXIF- und Metadatenprüfungen sowie Manipulationserkennung auf Pixelebene, um geänderte oder doppelte Rechnungen aufzudecken, bevor sie zur Zahlung gelangen.
• Datenabgleichsdatenbank: Speichern Sie extrahierte Daten in sicheren Datensätzen, vergleichen Sie Rechnungsdetails mit zugehörigen Bestellungen und Belegen und markieren Sie Unstimmigkeiten automatisch.
• Human-in-the-Loop-Überprüfung: Leiten Sie Warnmeldungen über Human-in-the-Loop an autorisiertes Personal weiter, um schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn eine Ausnahme oder ein Verdacht auf Betrug festgestellt wird.
• Stapel- oder Einzelverarbeitungsdokumente: Bearbeiten Sie Dokumente einzeln oder in großen Mengen und fügen Sie historische Aufzeichnungen als Referenz und zum Abgleich hinzu.

Durch KI-gestütztes Abgleichen in Kombination mit mehrstufiger Betrugserkennung wird es wesentlich schwieriger, falsche oder betrügerische Rechnungen durch Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu schleusen. Da diese Prüfungen innerhalb von Sekunden durchgeführt werden, kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam die Genauigkeit gewährleisten, ohne die Zahlungszyklen zu verlangsamen.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen