Dokumentenautomatisierung für die Fertigungsbranche: Schritt für Schritt über EDI hinaus

Ihre Produktionshalle läuft auf Präzision. Doch die Dokumente, die den Betrieb aufrechterhalten – Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen, Packzettel, die mit dem Handy fotografiert werden, Analysezertifikate von kleinen Lieferanten – werden noch immer von Hand verarbeitet.

Jede PDF-Datei, die im Posteingang liegt und darauf wartet, dass jemand die Daten ins ERP-System eingibt, ist eine Verzögerung, die nur darauf wartet, einzutreten.

Laut der PwC Global Digital Procurement Survey 2024 liegt die Digitalisierungsrate von Beschaffungsprozessen über alle Branchen hinweg bei nur 43 Prozent. Das bedeutet: Die Mehrheit der beschaffungsrelevanten Dokumente wird immer noch durch manuelle Dateneingabe und papierbasierte Abläufe bearbeitet.

In der Fertigung, wo Bestellungen, Lieferscheine und Lieferantenzertifikate täglich aus Dutzenden von Quellen eintreffen, führt diese Lücke direkt zu längeren Durchlaufzeiten, einer höheren Fehlerquote und Teams, die mit Dateneingabe beschäftigt sind, statt mit dem Management der Produktion.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Dokumentenautomatisierung in der Fertigung einrichten können, damit Sie aufhören, Daten neu einzutippen, und anfangen, Ihr ERP-System automatisch zu speisen.

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Wichtige Erkenntnisse

• Die Dokumentenautomatisierung in der Fertigung konzentriert sich darauf, Daten aus eingehenden Dokumenten wie Bestellungen, Packzetteln und Zertifikaten zu extrahieren und sie in Ihr ERP-System zu leiten. Sie dient nicht der Erstellung ausgehender Dokumente.
• EDI verarbeitet Transaktionen mit Ihren größten Handelspartnern, aber ein erheblicher Teil der Dokumente kommt als PDF, E-Mail, Foto oder Papier an. Diese Formate werden von EDI nicht abgedeckt.
• Intelligent Document Processing (IDP) nutzt KI, OCR und Machine Learning, um unstrukturierte Dokumente zu lesen, zu klassifizieren und Daten unabhängig vom Format zu extrahieren.
• Die Einrichtung der Dokumentenautomatisierung beginnt mit der Analyse Ihrer unstrukturierten Dokumentenflüsse und umfasst anschließend die Anbindung von Erfassungskanälen, die Extraktion, die Validierung und die ERP-Integration.
• Hersteller, die die Verarbeitung von Bestellungen automatisieren, verzeichnen eine Verkürzung der Beschaffungszyklen um bis zu 35 Prozent.
• Die richtige Dokumentenautomatisierungssoftware sollte Eingaben in verschiedenen Formaten verarbeiten, sich in Ihr ERP integrieren und eine human in the loop Validierung unterstützen.

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Was ist die Dokumentenautomatisierung in der Fertigung?

Die Dokumentenautomatisierung in der Fertigung ist der Einsatz von Software, um Daten aus eingehenden betrieblichen Dokumenten zu erfassen, zu lesen, zu extrahieren und in Geschäftssysteme wie Ihr ERP zu leiten. Anstatt dass Mitarbeitende Informationen aus Kundenbestellungen, Packzetteln, Lieferscheinen und Lieferantenzertifikaten manuell erneut eingeben, verarbeitet die Software diese Dokumente automatisch und liefert strukturierte, validierte Daten an das richtige System.

Warum EDI allein nicht ausreicht

Wenn Ihr Unternehmen in EDI investiert hat, kennen Sie bereits den Wert: standardisierter, automatisierter Datenaustausch mit Ihren größten Handelspartnern. Doch EDI löst nur einen Teil des Problems.

EDI deckt Ihre größten Partner ab, nicht den gesamten Betrieb.

EDI funktioniert gut bei Beziehungen mit hohem Volumen, die etabliert sind und bei denen beide Parteien sich auf Transaktionsformate geeinigt und in die Integration investiert haben. Ihre zehn oder zwanzig wichtigsten Handelspartner senden Bestellungen, Rechnungen und Versandmeldungen über EDI und diese Transaktionen gelangen ohne manuelle Eingriffe in Ihr ERP-System.

Die Realität ist, dass die meisten Hersteller mit deutlich mehr als zwanzig Partnern arbeiten. Kleinere Lieferanten, regionale Kunden, einmalige Anbieter und Labor-Dienstleister nutzen kein EDI. Sie senden Dokumente per E-Mail, über Webportale, in Messaging-Apps oder als Foto vom Handy. Diese Dokumente sind genauso kritisch für Ihren Betrieb wie jene, die über EDI kommen, erfordern jedoch eine völlig andere Verarbeitung.

Die Dokumente, die durch das Raster fallen

Betrachten Sie, was außerhalb Ihrer EDI‑Kanäle an einem beliebigen Tag eintrifft:

• Betrachten Sie, was außerhalb Ihrer EDI‑Kanäle an einem beliebigen Tag eintrifft:
• Ein Kunde sendet eine PDF‑Bestellung per E‑Mail mit Positionen, die Ihr Team manuell in das ERP eingeben muss.
• Ein Fahrer übergibt einen Packzettel am Verladedock, jemand fotografiert ihn und veröffentlicht das Foto in Slack, damit es manuell geprüft wird, bevor die Sendung freigegeben wird.
• Ein Rohstofflieferant sendet ein Analysezertifikat als gescannten PDF‑Anhang, und ein Mitglied des Qualitätsteams muss jeden Wert von Hand mit den Spezifikationen abgleichen.
• Ein kleiner Kunde ruft eine Bestellung telefonisch ein, und ein Vertriebsmitarbeiter tippt sie manuell ins System, was das Risiko von Vertauschungsfehlern mit sich bringt.

Keines dieser Dokumente wird über EDI verarbeitet. Sie landen auf dem Schreibtisch einer Person, im Posteingang oder in einem Slack‑Kanal und sind vollständig auf manuellen Aufwand angewiesen, um das ERP zu erreichen. Genau diese Lücke schließt die Dokumentenautomatisierung.

Dokumentenverarbeitung in der Fertigung automatisieren: Schritt für Schritt

Die Einrichtung der Dokumentenautomatisierung ist kein einmaliger Softwarekauf. Es ist ein strukturiertes Verfahren, das damit beginnt, Ihre Dokumentenflüsse zu verstehen und damit endet, dass validierte Daten Ihr ERP-System erreichen. Hier sind die fünf Schritte.

Schritt 1: Erfassen Sie Ihre unstrukturierten Dokumentenflüsse

Bevor Sie irgendetwas automatisieren, identifizieren Sie jeden Dokumenttyp in Ihrem Betrieb, der derzeit manuell bearbeitet wird. Gehen Sie durch die Produktionshalle. Sprechen Sie mit den Teams, die Bestellungen bearbeiten, Lieferungen annehmen und Lieferantenzertifikate prüfen.

Für jeden Dokumenttyp halten Sie fest, wo er herkommt (E-Mail, Portal, Slack, Papier), wer ihn bearbeitet, welche Daten extrahiert werden, wohin diese Daten gehen und wie lange der Prozess dauert. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass wenige Dokumenttypen den Großteil des manuellen Aufwands verursachen: Kundenbestellungen, Packzettel, Lieferscheine und Analysezertifikate.

Priorisieren Sie die Dokumentenflüsse, die die meisten Arbeitsstunden beanspruchen oder die größten Verzögerungen in nachgelagerten Prozessen verursachen. Dies sind Ihre ersten Ziele für die Automatisierung.

Schritt 2: Dokumente aus jeder Quelle erfassen

Fertigungsdokumente erreichen Ihr Unternehmen über eine Vielzahl von Kanälen. Ihre Automatisierungslösung benötigt eine zentrale Eingabeschicht, die Dokumente unabhängig von ihrer Herkunft annimmt – als E-Mail-Anhang, gescanntes PDF, Foto vom Handy, Datei, die über ein Kundenportal hochgeladen wird, oder als Fax.

Diese Eingabeschicht standardisiert den Eingang. Ganz gleich, ob jemand eine Bestellung per E-Mail sendet oder einen Packzettel am Verladedock fotografiert, das Dokument gelangt in denselben Verarbeitungspfad. Ziel ist es, den manuellen Schritt zu eliminieren, bei dem jemand bemerkt, dass ein Dokument eingetroffen ist, und die Verarbeitung anstößt.

Schritt 3: Daten mit IDP extrahieren und klassifizieren

Intelligent Document Processing (IDP) ist der Kern der Dokumentenautomatisierung. Es kombiniert Optical Character Recognition (OCR), Machine Learning und Natural Language Processing, um drei Aufgaben zu erfüllen:

• Klassifizieren: Erkennen, um welchen Dokumenttyp es sich handelt, ob Bestellung, Packzettel, Analysezertifikat oder Rechnung. Dokumentenklassifizierungssoftware nutzt KI, um eingehende Dateien automatisch zu sortieren.
• Extrahieren: Erfassen der relevanten Datenfelder wie Bestellnummer, Positionen, Mengen, Chargennummern, Ablaufdaten und Lieferantendetails.
• Strukturieren: Umwandeln der extrahierten Daten in ein strukturiertes Format, das Ihr ERP oder ein anderes Geschäftssystem verarbeiten kann.

IDP verarbeitet Dokumente in jedem Layout, jeder Sprache und jedem Format. Ein handgeschriebener Packzettel, eine mehrseitige PDF-Bestellung und ein fotografiertes Zertifikat durchlaufen alle denselben Extraktionsprozess und werden als strukturierte, maschinenlesbare Daten ausgegeben.

Schritt 4: Validieren und in das richtige System leiten

Extrahierte Daten benötigen eine Validierungsschicht, bevor sie in Ihr ERP-System gelangen. Hier kommen Geschäftsregeln und die human-in-the-loop-Prüfung ins Spiel.

Die automatisierte Validierung überprüft die extrahierten Daten anhand vordefinierter Regeln: Stimmt diese Bestellnummer mit einem bestehenden Kunden überein? Liegen die Mengen im erwarteten Bereich? Entspricht das Analysezertifikat den Spezifikationen für dieses Rohmaterial? Wenn die Daten die Validierung passieren, gelangen sie direkt zum nächsten Schritt. Wenn der Vertrauenswert niedrig ist oder eine Geschäftsregel eine Ausnahme meldet, wird das Dokument zur manuellen Überprüfung an einen Mitarbeitenden weitergeleitet.

Dieser Ansatz hält die Verarbeitungsgeschwindigkeit hoch und sorgt gleichzeitig für Genauigkeit. Ihr Team prüft nur die Ausnahmefälle, nicht jedes einzelne Dokument.

Schritt 5: In Ihr ERP integrieren

Der letzte Schritt verbindet Ihre Dokumentenautomatisierung mit Ihrem ERP-System, egal ob SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder ein anderes System. Validierte, strukturierte Daten fließen direkt in das richtige Modul: Kundenaufträge in die Auftragsverwaltung, Bestellbelege in die Beschaffung, Lieferantenzertifikate ins Qualitätsmanagement.

Damit entfällt der manuelle Schritt, Bestellungen oder Empfangsdaten in das ERP einzugeben, der von Fertigungsteams als eine der zeitaufwendigsten Aufgaben identifiziert wurde. Durch die direkte Integration verkürzt sich die Zeit zwischen dem Eingang des Dokuments und dem Eintrag ins ERP von Stunden oder Tagen auf wenige Minuten.

Wichtige Dokumenttypen, die Hersteller automatisieren können

Die Dokumentenautomatisierung in der Fertigung beschränkt sich nicht auf einen einzigen Dokumenttyp. Hier sind die Kategorien mit dem größten Einfluss.

Eingehende Kundenbestellungen (PDF, E-Mail)

Kunden geben Bestellungen in vielen unterschiedlichen Formaten auf: als per E-Mail gesendete PDFs, über Webportale eingereichte Bestellungen, telefonisch aufgegebene Aufträge, die von Vertriebsmitarbeitenden erfasst werden, oder als Tabellen. Jedes Format erfordert bei manueller Verarbeitung eine unterschiedliche Vorgehensweise, und die Vielfalt verlangsamt Ihr Team.

Mit der Dokumentenautomatisierung werden alle eingehenden Bestellungen unabhängig vom Format erfasst, extrahiert und in strukturierte Kundenaufträge umgewandelt, die direkt für Ihr ERP bereitstehen. Positionen, Mengen, Liefertermine und Kundendetails werden automatisch erfasst. Dadurch sinkt die Zeit für die Auftragserfassung von Minuten pro Bestellung auf Sekunden, und Übertragungsfehler, die zu falschen Lieferungen führen, werden vermieden.

Packzettel und Lieferscheine

Eingehende Lieferungen enthalten Packzettel, die mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen werden müssen. In vielen Werken umfasst dieser Prozess das Fotografieren des Packzettels, das Hochladen in einen Slack-Kanal oder einen gemeinsamen Speicherplatz und das Warten auf die manuelle Freigabe durch eine oder mehrere Personen, bevor die Waren zur Annahme freigegeben werden.

Die Dokumentenautomatisierung erfasst den Packzettel, egal ob er gescannt, fotografiert oder als E-Mail-Anhang empfangen wurde. Sie extrahiert Positionsdetails, Mengen und Chargennummern und gleicht diese mit der offenen Bestellung in Ihrem System ab. Abweichungen werden sofort gekennzeichnet, statt erst Stunden später entdeckt zu werden.

Lieferantenzertifikate und Analysezertifikate

In der Lebensmittel-, Pharma- und Chemieproduktion wird jede Charge Rohmaterialien mit einem Analysezertifikat (CoA) oder einem Lieferantenzertifikat geliefert, das vor der Verwendung in der Produktion mit den Spezifikationen abgeglichen werden muss. Das manuelle Prüfen jedes Werts in einem CoA, das Abgleichen mit internen Spezifikationen und das Ablegen des Zertifikats ist ein langsamer und fehleranfälliger Prozess.

IDP extrahiert jeden Datenpunkt aus dem Zertifikat, vergleicht die Werte mit Ihren Spezifikationen und markiert jede Abweichung. Konforme Zertifikate werden automatisch genehmigt und abgelegt, während Ausnahmefälle zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden.

Rechnungen außerhalb von EDI

Ein Teil Ihrer Lieferantenrechnungen erreicht Sie außerhalb der EDI‑Kanäle, zum Beispiel als per E‑Mail gesendete PDFs oder in Papierform. Diese Rechnungen müssen vor der Zahlung mit Bestellungen und Wareneingangsbelegen abgeglichen werden. Für einen genaueren Einblick in die Automatisierung dieses spezifischen Workflows, einschließlich Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich von Bestellungen, finden Sie unseren Leitfaden zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in der Fertigung.

Worauf Sie bei Dokumentenautomatisierungssoftware für die Fertigung achten sollten

Nicht jede Dokumentenautomatisierungssoftware ist auf die Anforderungen eines Produktionsumfelds ausgelegt. Wenn Sie Lösungen bewerten, konzentrieren Sie sich auf diese Kriterien:

• Mehrformat-Eingabe: Die Software sollte PDFs, gescannte Dokumente, Fotos, E-Mails und jedes andere Format verarbeiten können, in dem Ihre Dokumente eingehen. Wenn sie nur mit sauberen digitalen Dateien funktioniert, wird sie das Problem nicht lösen.
• IDP mit Machine Learning: Suchen Sie nach Software, die OCR, Machine Learning und NLP nutzt, um Daten zu klassifizieren und zu extrahieren. Reine Vorlagenbasierte Extraktion bricht zusammen, wenn ein Lieferant das Layout seines Formulars ändert.
• Human in the loop Validierung: Vollständige Automatisierung ohne Prüfschritt ist im Fertigungsumfeld riskant. Die Software sollte Extraktionen mit geringer Vertrauenswürdigkeit an einen menschlichen Prüfer weiterleiten und aus Korrekturen im Laufe der Zeit lernen.
• ERP-Integration: Eine direkte Integration mit Ihrem ERP-System wie SAP, Dynamics, Oracle oder anderen ist entscheidend. Die extrahierten Daten sollten ohne manuelle Eingabe in das richtige Modul fließen.
• Skalierbarkeit über Dokumenttypen hinweg: Sie sollten mit einem Dokumenttyp starten können, zum Beispiel Kundenbestellungen, und dann auf Packzettel, Zertifikate und andere Dokumente erweitern können, ohne das System neu aufbauen zu müssen.
• Audit-Trail und Compliance: Fertigungsbetriebe benötigen Rückverfolgbarkeit. Die Software sollte jedes Dokument, jede Extraktion, jede Validierungsentscheidung und jeden Systemeinstieg für Prüfungszwecke protokollieren.

Wie Doxis AI.dp Herstellern hilft, über EDI hinaus zu automatisieren

Ihre EDI-Verbindungen verarbeiten die strukturierten, standardisierten Transaktionen Ihrer größten Partner. Alles andere wie Bestellungen per E-Mail, fotografierte Packzettel, gescannte Zertifikate und PDF-Rechnungen von kleineren Lieferanten ist weiterhin auf manuelle Bearbeitung angewiesen. Genau diese Lücke wurde mit Doxis AI.dp geschlossen.

Doxis AI.dp ist eine Intelligent Document Processing Plattform, die Daten aus jedem eingehenden Dokument erfasst, klassifiziert, extrahiert und validiert, unabhängig von Format oder Quelle. Für Hersteller bedeutet das:

• Automatisierte Auftragserfassung: Kundenbestellungen, die per E-Mail, als PDF oder über ein Portal eingehen, werden erfasst und ohne manuelle Eingabe in strukturierte, ERP‑fähige Daten umgewandelt.
• Packzettelprüfung: Gescannt oder fotografierte Packzettel werden automatisch mit offenen Bestellungen abgeglichen, wodurch sich die Zeit für die Freigabe beim Wareneingang verkürzt.
• Verarbeitung von Analysezertifikaten: Werte aus Analysezertifikaten werden extrahiert und mit Ihren Spezifikationen abgeglichen. Nur Ausnahmen werden zur manuellen Prüfung weitergeleitet.
• Mehrformatige Dokumentenerfassung: PDFs, Scans, Fotos, E-Mails und Faxe gelangen alle in denselben Verarbeitungspfad.
• Direkte ERP-Integration: Validierte Daten fließen ohne manuelle Eingabe in SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder Ihr gewünschtes ERP-System.
• Human in the loop Prüfung: Extraktionen mit geringer Vertrauenswürdigkeit werden zur manuellen Überprüfung markiert. Das System lernt aus jeder Korrektur.

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FAQ – Häufig gestelle Fragen