Die Erfassung von Daten aus Ausweisdokumenten und die Überprüfung der Identität einer Person sind für Unternehmen in vielen Branchen notwendige Verfahren. Für Finanzinstitute und Banken beispielsweise sind diese Verfahren Teil des Kundeneinführungsprozesses und durch strenge kundenbezogene Vorschriften geregelt.
Dies manuell zu tun, ist nicht die effizienteste Option und auch nicht skalierbar (nur durch die Einstellung von mehr Personal). Selbst dann können menschliche Fehler, sowie Tippfehler, Ihnen mehr schaden als, dass sie Ihnen nützen.
In all diesen Fällen ist der Einsatz einer intelligenten OCR-Lösung die bessere Alternative, um Daten automatisch aus Personaldokumenten zu extrahieren und damit die Identität einer Person zu überprüfen.
Wenn Sie mehr über die intelligenteste Art und Weise der Bearbeitung von Pässen und Personalausweisen wissen möchten, sind Sie hier genau richtig. Werfen wir einen Blick auf den Einsatz automatisierter Lösungen zur Beschleunigung von ausweisbezogenen Geschäftsprozessen!
Wichtige Erkenntnisse:
- Digitales Kunden-Onboarding: Registrierung, Identitätsprüfung und Vertragsabschluss komplett online.
- Manuelle Ausweisprüfung ist langsam, fehleranfällig und schwer skalierbar.
- OCR + KI lesen Ausweisdaten in Sekunden aus und strukturieren sie automatisch.
- Vier Schritte: Hochladen, Texterkennung, Strukturieren, Foto-/Unterschrift-Extraktion.
- Omnichannel-fähig: Start am Desktop, Abschluss mobil ohne erneute Dateneingabe.
- Zusätzliche Sicherheit durch Video-Ident und biometrischen Selfie-Abgleich.
- QES ermöglicht rechtsgültige digitale Vertragsunterzeichnung.
- Einsatz in Banken, Vermietung, Telekommunikation, SaaS, Versicherungen, Immobilien.
- Vorteile: schneller, günstiger, sicherer, weniger Abbruchquote.
Was bedeutet digitales Kunden-Onboarding?
Digitales Kunden-Onboarding bezeichnet den vollständig elektronischen Prozess, mit dem neue Kunden von der Registrierung über die Identitätsprüfung bis hin zur Vertragsunterzeichnung in einen Service integriert werden, ohne physische Papierdokumente oder manuelle Eingaben. Technologien wie Video-Ident-Verfahren, biometrische Gesichtserkennung und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) ermöglichen eine sichere, rechtskonforme und ortsunabhängige Durchführung. Ziel ist es, den Prozesszeitraum von Tagen auf Minuten zu verkürzen, Kosten zu senken und eine benutzerfreundliche, durchgängige Customer Journey zu schaffen.
Intelligentes vs. traditionelles Onboarding von Kunden
Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen Sie betreiben, ist es notwendig, den Einführungsprozess neuer Kunden auf die schnellste, praktischste und effizienteste Weise durchzuführen. Dies ist der Schlüssel zur Erhöhung der Umsetzungsrat und zur Verbesserung der Nutzererfahrung. Aber wie können Sie das erreichen?
Nehmen wir an, ein Kunde möchte ein Bankkonto eröffnen. Traditionell müsste er zur Bank gehen und seinen Ausweis vorlegen. Der Bankangestellte kopiert die Daten des Ausweises manuell und bestätigt, dass es sich um die Person handelt, die das Konto eröffnet. Das war die Kontoeröffnung von damals. Aber es muss doch einen intelligenteren Weg geben, um diesen Prozess abzuschließen.
Was ist die intelligente Lösung?
Heutzutage gibt es intelligentere Möglichkeiten, Daten von Personalausweisen und Pässen zu erfassen und die Identität einer Person zu überprüfen. Mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und künstlicher Intelligenz (KI) können beispielsweise alle Arten von Dokumenten, die Text enthalten, gelesen und Daten daraus automatisch extrahiert werden.
Die Software übernimmt den manuellen Prozess des Lesens und Prüfens von Dokumenten. Jede Art von Dokument, das Informationen über den potenziellen Kunden enthält, kann damit durchlaufen werden. Die Software erkennt automatisch den Text, den sie benötigt, und macht ihn extrahierbar.
Die extrahierten Daten können dann je nach Bedarf verwendet werden, z. B. durch Weitergabe an ein beliebiges System, eine Datenbank oder ein Tool zur weiteren Verarbeitung.
Wie sieht das OCR-Verfahren aus?
Nachdem wir nun wissen, was automatisierte Lösungen für die Dokumentenverarbeitung sind, wollen wir uns ansehen, wie diese bei Personalausweisen und Reisepässen funktionieren.
Der Prozess besteht in der Regel aus 4 Schritten:
- Dokument hochladen
- Texterkennung
- In strukturierte Daten parsen
- Unterschrift- und Bildextraktion
1. Dokument hochladen
Der erste Schritt des Prozesses besteht darin, der Software ein Bild oder eine PDF-Datei eines Ausweisdokuments zur Verfügung zu stellen. Heutzutage können die meisten OCR-Softwareprogramme auf Smartphones verwendet werden. Bei der OCR-Software für Ausweise von Klippa können Sie ein Bild hochladen, indem Sie einfach ein Foto mit Ihrer Handykamera machen. Natürlich ist es auch möglich, dies über die Webanwendung oder per E-Mail einzusenden.
Die Software schneidet das Bild des Dokuments automatisch zu und optimiert die Bildqualität.
Der Prozess kann jederzeit und auf jedem Endgerät fortgesetzt werden. Kunden beginnen die Registrierung beispielsweise am Desktop und schließen sie unterwegs über Smartphone oder Tablet ab, ohne Schritte neu eingeben zu müssen. Klippa stellt sicher, dass Sitzungen synchronisiert und sicher über verschiedene Kanäle hinweg übertragen werden.
2. Texterkennung
Sobald das Bild empfangen wird, analysiert die OCR-Software die Hell-Dunkel-Muster, aus denen die Buchstaben und Zahlen bestehen, um das gescannte Bild in Text umzuwandeln. Alle benötigten Daten werden von der OCR-Software in Sekundenschnelle extrahiert.
In diesem Schritt können auch Duplikate, Fehler und Betrug automatisch erkannt werden. Gefälschte Bilder von Dokumenten können z. B. mit Photoshop-Erkennung und Exif-Analyse identifiziert werden.
Der gesamte Text aus dem Ausweisdokument wird extrahiert, ist aber noch nicht strukturiert.
3. In strukturierte Daten parsen
Der aus dem vorherigen Schritt gewonnene Text wird in eine strukturierte JSON-Datei oder eine Alternative Ihrer Wahl umgewandelt, die Sie dann verarbeiten können.
Von diesem Zeitpunkt an können die Informationen aus dem Ausweisdokument problemlos in der Datenbank Ihres Unternehmens verarbeitet werden. Eine letzte Möglichkeit besteht darin, die Unterschrift oder das Bild aus dem Ausweisdokument für den Verifizierungsprozess zu extrahieren.
Klippa-Lösungen können nahtlos in bestehende CRM-, ERP- und andere Backend-Systeme eingebunden werden. Über API- und SDK-Schnittstellen lassen sich die extrahierten Daten automatisiert weiterverarbeiten, Workflows starten oder Benachrichtigungen an zuständige Abteilungen senden. So wird der gesamte Onboarding-Prozess durchgängig und ohne Medienbruch umgesetzt.
4. Unterschrift- und Bildextraktion
Um die Sicherheit des Onboarding-Prozesses zu verbessern, ist es möglich, jedes Bild und jede Unterschrift auf einem Ausweisdokument zu identifizieren, zu extrahieren, zuzuschneiden und in ein brauchbares Format zu konvertieren.
Das funktioniert folgendermaßen. Die Software nutzt Computer Vision und Deep Learning, um das Dokument Abschnitt für Abschnitt zu analysieren und in Text und visuelle Komponenten zu unterteilen.
Anschließend wird geprüft, bei welchen visuellen Komponenten es sich wahrscheinlich um eine Unterschrift oder ein Bild handelt. Wird eine Unterschrift gefunden, schneidet die Software die Unterschrift zu, entfernt Hintergrundmuster und extrahiert das verbleibende Gekritzel in ein brauchbares Format.
Auf die gleiche Weise können Fotos zugeschnitten und aus dem Dokument extrahiert werden. Die Unterschrift und das Bild können dann zur Identitätsprüfung durch den Vergleich von Unterschrift und Selbstporträt verwendet werden.
Anwendungsfälle
Die Lösungen von Klippa zur Datenextraktion und Identitätsprüfung werden in vielen Branchen eingesetzt, in der Regel für KYC- und Onboarding-Prozesse.
Schauen wir uns zwei Fälle näher an, die uns am häufigsten begegnen:
- Digitales Onboarding mit Ausweisdokumenten und e-Signatur
- Identitätsprüfung für KYC-Check mit biometrischem Selbstporträtabgleich
Digitales Onboarding mit Ausweisdokumenten und e-Signatur
Für Vertragsabschlüsse im Rahmen des digitalen Onboardings bietet Klippa die Möglichkeit zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Diese entspricht den Anforderungen der EU-eIDAS-Verordnung und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Die Signatur erfolgt komplett digital, ohne physische Unterlagen, und kann direkt in den automatisierten Workflow eingebunden werden.
Um einen stabilen und gesetzeskonformen Dienst zu gewährleisten, verlangen viele Unternehmen bei der Anmeldung ein Ausweisdokument einer Person. Technologie und Software können hier einen großen Einfluss haben.
Nehmen Sie zum Beispiel den Fall der Fahrzeugvermietung.
Wenn es darum geht, ein Auto zu mieten, wollen die Kunden in der Regel nicht in ein Büro gehen, um Formulare und Verträge auszufüllen. Der Kunde möchte das Fahrzeug abholen und so schnell wie möglich wieder gehen. Die Extraktion von Ausweisdaten und die elektronische Unterschrift machen den Onboarding-Prozess und die Unterzeichnung von Verträgen reibungslos und effizient.
So können Autovermieter das Kunden-Onboarding über mobile Geräte oder das Web durchführen. Intuitiv und schnell:
- Hochladen eines Bildes des Ausweises in die Software
- Extrahieren Sie alle Daten und der Kunde muss sie nur noch bestätigen
- E-Signatur für Verträge
- Überprüfen Sie die Identität mit einem Signaturvergleich
Kunden können per Fernzugriff in die Datenbank hochgeladen werden, noch bevor sie das Fahrzeug abholen.
Identitätsüberprüfung mit biometrischem Selbstporträt
Banken müssen sich vergewissern können, dass ihre Kunden auch wirklich die sind, die sie vorgeben zu sein. Sie sind an die KYC-Verfahren gebunden, mit denen die Identität eines Kunden bei der Eröffnung eines Kontos überprüft werden muss.
Die von den Banken festgelegten KYC-Verfahren umfassen alle notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass ihre Kunden echt sind und dass sie die Risiken richtig bewerten und überwachen. Diese Verfahren tragen dazu bei, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere illegale Finanzpläne zu verhindern und zu erkennen.
Die digitale Ausweisüberprüfung hilft den Banken, einen reibungslosen Kundeneinstieg zu ermöglichen, der die KYC-Vorschriften erfüllt und das Betrugsrisiko minimiert.
Der Überprüfungsprozess könnte folgendermaßen aussehen:
- Ausweis scannen oder hochladen
- Informationen aus dem Ausweisdokument extrahieren
- Überprüfung der Identität mit biometrischem Selbstporträt und Unterschriftenkontrolle
- Video-Ident als Ergänzung zur OCR-Überprüfung
Neben der automatisierten Ausweisdatenextraktion per OCR kann die Identitätsprüfung auch über ein Video-Ident-Verfahren erfolgen. Dabei führt der Kunde ein Live-Video-Gespräch mit einem zertifizierten Mitarbeiter oder einem KI-gestützten System, um Ausweisdaten visuell und interaktiv zu bestätigen. Die Kombination aus OCR und Video-Ident erhöht die Sicherheit und erfüllt gesetzliche KYC-Anforderungen.
In einem solchen digitalen und automatisierten Prozess kann die Identität eines Kunden fast sofort überprüft werden. Das folgende Video fasst die Schritte dieses Prozesses zusammen:
Weitere Einsatzbereiche für digitales Kunden-Onboarding
- Telekommunikation: SIM-Karten-Aktivierung und Vertragsabschluss online
- SaaS-Anbieter: KYC-konformes Nutzer-Onboarding für Software-Plattformen
- Versicherungen: Digitale Policenerstellung mit Ausweisprüfung und Signatur
- Immobilien: Mieter- und Käufer-Onboarding mit Identitätscheck Neben Finanzwesen und Fahrzeugvermietung profitieren viele Branchen von der automatisierten Kombination aus OCR, KI und elektronischer Signatur.
Klippas Lösungen für andere Ausweisdokumente
Was ist, wenn Sie Daten aus einem anderen Ausweisdokument extrahieren möchten? Neben Pässen und Personalausweisen ist Klippa für jede Art von Ausweisdokument geschult. Wir unterstützen:
- Führerscheine,
- Aufenthaltsgenehmigungen,
- Studentenausweise
- und mehr.
Wir kümmern uns um Sie!
Wie kann Klippa bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse helfen?
Klippa ist die Lösung für die Extraktion von Daten und die Überprüfung der Identität einer Person anhand von Personalausweisen und Pässen. Unsere Software ist mit Technologien wie OCR, maschinellem Lernen und Computer Vision ausgestattet, die Ihnen alle Funktionen bieten, die Sie für KYC-Prüfungen und das Kunden-Onboarding benötigen.
Klippa erfüllt die GDPR-Bestimmungen und geht auf die Anforderungen von Nutzern und Unternehmen ein.
Vorteile von digitalem Kunden-Onboarding mit Klippa
- Prozessdauer von Tagen auf Minuten verkürzen
- Reduzierte Kosten durch Wegfall manueller Eingaben und Papier
- Minimierte Abbruchquote durch intuitive Nutzerführung
- Höchste Sicherheit durch geprüfte Verfahren
- Rechtskonformität nach eIDAS, DSGVO und KYC-Anforderungen
Wir würden uns gerne Ihren konkreten Fall anhören und darüber sprechen, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Organisation zu beschleunigen.
Wenn Sie mehr über unsere Lösungen erfahren möchten, planen Sie unten eine Demo oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Was ist digitales Kunden-Onboarding?
Digitales Kunden-Onboarding ist ein vollständig elektronischer Prozess, bei dem eine Person online registriert, anhand gesetzlicher Vorgaben identifiziert und vertraglich eingebunden wird. OCR, KI, Video-Ident und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) machen den Ablauf schnell, sicher und rechtskonform.
2. Wie funktioniert die Identitätsprüfung mit Klippa?
Der Kunde lädt oder scannt sein Ausweisdokument, woraufhin die OCR-Technologie die relevanten Daten erkennt und strukturiert. Optional wird ein biometrischer Selfie-Abgleich oder ein Video-Ident durchgeführt, um Betrug zu verhindern und KYC-Anforderungen zu erfüllen.
3. Welche Dokumentarten können verarbeitet werden?
Klippa erkennt und prüft Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine, Aufenthaltstitel, Studentenausweise und weitere amtliche Dokumente. Der Ablauf ist unabhängig vom Dokumenttyp identisch schnell und sicher.
4. Was ist der Vorteil einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES)?
Die QES ist rechtsgültig und gemäß EU-eIDAS-Verordnung der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie ermöglicht den vollständigen Vertragsabschluss digital und direkt im Workflow.
5. In welchen Branchen wird digitales Kunden-Onboarding eingesetzt?
Eingesetzt wird es unter anderem bei Banken, Finanzwesen, im produzierenden Gewerbe und in der Logistik. Überall dort, wo schnelle und sichere Kundenintegration nötig ist.
6. Ist der Prozess sicher und rechtskonform?
Ja. Klippa erfüllt DSGVO, eIDAS sowie KYC-/AML-Vorgaben. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und Manipulationen mit Hilfe moderner Technik erkannt.
7. Kann der Onboarding-Prozess auf verschiedenen Geräten fortgesetzt werden?
Ja. Der Kunde kann den Prozess auf Desktop starten und nahtlos auf Smartphone oder Tablet fortsetzen, ohne Daten erneut eingeben zu müssen.
8. Wie lange dauert ein digitaler Onboarding-Prozess mit Klippa?
In der Regel ist der gesamte Ablauf, von Dokumentenprüfung bis Vertragsanbindung, innerhalb weniger Minuten abgeschlossen, statt wie früher in Tagen.
9. Lässt sich Klippa in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Schnittstellen wie APIs und SDKs ermöglichen eine direkte Anbindung an CRM-, ERP- und andere Backend-Systeme ohne Medienbrüche.
10. Welche Kostenersparnisse sind möglich?
Automatisierung spart Material- und Personalkosten, reduziert Abbrüche und steigert Vertragsabschlüsse durch schnelle, benutzerfreundliche Abläufe.