Daten aus PDF in Excel extrahieren – So einfach PDF in Excel umwandeln

Bei der Arbeit haben Sie wahrscheinlich (fast) jeden Tag mit PDF-Dateien zu tun. Oft enthalten diese Dateien Daten, die Sie an anderer Stelle verwenden möchten, z. B. um eine Berechnung in einer Excel-Tabelle durchzuführen.  Wer schon einmal versucht hat, eine große PDF-Datei in Excel umzuwandeln, kennt das Problem: Manuelles Kopieren ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Dazu müssen Sie die Daten aus der PDF-Datei extrahieren. Also kopieren Sie die Daten in Excel und starten die Berechnung. Wenn Sie dies nur für eine oder zwei PDF-Dateien tun müssen, funktioniert das ganz gut. Wenn Sie aber Hunderte von Dokumenten durchgehen müssen, wird das Kopieren und Einfügen plötzlich zu einem zeitraubenden Albtraum.

Daher ist es naheliegend, nach intelligenteren Möglichkeiten zur Extraktion von Daten aus PDF-Dateien in Excel zu suchen. Und genau das werden wir in diesem Blog tun.

Zunächst werden wir 4 Möglichkeiten zur Extraktion von Daten aus PDF-Dateien in Excel vorstellen, dann ihre Vor- und Nachteile erläutern und schließlich eine automatisierte Lösung vorstellen, mit der Sie und Ihr Unternehmen bei der intelligenten Datenverarbeitung glänzen können! 

---

Wichtige Erkenntnisse

• Verschiedene Methoden: Kopieren, PDF-Konverter und spezialisierte Tools zur Extraktion von Daten aus PDFs in Excel.
• Fehlerreduktion: Minimierung von manuellen Eingaben und Fehlerquellen.
• Zeitersparnis: Schnellere und genauere Verarbeitung von Daten.
• Kostenreduktion: Weniger manuelle Arbeit und schnellere Weiterverarbeitung.
• Automatisierte Lösungen: Tools wie Doxis optimieren den Prozess und steigern die Effizienz.

---

4 Möglichkeiten zur Extraktion von Daten aus PDF-Dateien in Excel

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Daten aus PDF-Dateien in Excel zu extrahieren, aber die folgenden vier gängigsten Methoden:

• Kopieren und Einfügen
• PDF-Konverter
• Tools zum Extrahieren von PDF-Tabellen
• Direkter Import in Excel

1. Kopieren und Einfügen

Die einfachste Methode, Daten aus einer PDF-Datei in Excel zu extrahieren, ist das einfache Kopieren und Einfügen. Dabei wird die Datei geöffnet, der relevante Text ausgewählt und durch Kopieren und Einfügen in ein Excel-Dokument eingefügt. 

Diese Methode mag die beste Option sein, wenn Sie nur ein paar wenige PDF-Dateien bearbeiten müssen. Sobald Sie aber Tausende davon haben, wird dies höchstwahrscheinlich zu Dateneingabefehlern führen und viel Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem ist es ein extrem mühsamer Prozess.

Kopieren und Einfügen mit Microsoft Word

Das Kopieren und Einfügen von Daten funktioniert in den meisten Fällen gut, aber manchmal führt es nicht zu den gewünschten Ergebnissen. So ist es zum Beispiel fast unmöglich, eine komplette Tabelle, einschließlich ihrer Struktur und Daten, aus einer PDF-Datei in Excel zu kopieren und einzufügen. In einem solchen Fall müssen Sie die PDF-Datei zunächst in Word öffnen und sie dann in Excel kopieren/einfügen.

Um diese Methode anwenden zu können, müssen Sie mindestens Microsoft Word 2013 oder eine neuere Version verwenden. Dann müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit Microsoft Word
2. Kopieren Sie den Inhalt der Microsoft Word-Datei und fügen Sie ihn in ein Excel-Dokument ein.

Diese Methode liefert zwar vernünftige Ergebnisse, kann aber keine komplexen Elemente verarbeiten, wie z. B. kompliziertere Tabellen mit Zellabständen. Außerdem ist es nicht möglich, Daten in großen Mengen zu extrahieren, da Sie jede PDF-Datei einzeln öffnen müssen. 

2. PDF-Konverter

Wenn Sie häufiger Daten aus PDF-Dateien in Excel extrahieren müssen, ist ein PDF-Konverter eine gute Option. PDF-Konverter können PDF-Dateien in nur wenigen Sekunden in Excel-Dateien umwandeln.

Der Vorgang ist ganz einfach: Wählen Sie die PDF-Datei, die Sie konvertieren möchten, laden Sie die Datei in den PDF-Konverter hoch und klicken Sie auf den Button „Konvertieren“. Ihre Datei kann in eine Excel-Datei oder andere gewünschte Formate konvertiert werden.

Mit einigen PDF-Konvertern können Sie sogar direkt Text und Bilder in einer PDF-Datei bearbeiten und anschließend in eine Excel-Tabelle exportieren. 

Es gibt viele PDF-Konverter, hier ist eine Liste mit einigen der besten PDF-Konverter auf dem Markt:

• Adobe Acrobat
• Cometdocs
• Able2Extract
• PDFelement
• SimplyPDF

Ein PDF-Konverter kann zwar Daten effizient und schnell extrahieren, aber er bietet keine Datenextraktion in großen Mengen. Sie müssen die PDF-Dateien eine nach der anderen hochladen. Außerdem funktionieren PDF-Konverter nur mit nativen PDF-Dokumenten. Das heißt, wenn Sie ein gescanntes Papierdokument als PDF gespeichert haben, können Sie daraus keine Daten extrahieren.

3. PDF-Tabellenextraktionstools

Es kann vorkommen, dass Sie nur Daten aus einer bestimmten Tabelle extrahieren möchten. Ein PDF-Konverter kann Ihre erste Wahl sein, aber er kann die Daten nicht genau extrahieren. Zum Glück gibt es andere Tools, die eine große Hilfe sein können: Tabellenextraktionstools.

Nachstehend finden Sie die fünf besten Tools zur Tabellenextraktion:

• Tabula
• PdfTables 
• Docparser
• Camelot 
• Excalibur

Mit den meisten dieser Tools können Sie einen Rahmen um die Tabelle ziehen und dann die Daten in Excel oder andere Formate extrahieren.

Sie sollten bedenken, dass Tabellenextraktionstools nur mit nativen PDF-Dateien funktionieren. Bei den meisten dieser Tools können Sie jeweils nur eine Datei hochladen und Sie müssen selber die Tabelle auswählen, die konvertiert werden soll.

Darüber hinaus benötigen Sie in einigen Fällen internes Wissen, um ein Tabellenextraktionstool so abzustimmen, dass es für Ihren speziellen Anwendungsfall funktioniert. Mit anderen Worten: Die Verwendung eines PDF-Tabellenextraktionstools ist immer noch arbeitsintensiv und daher nicht die ideale Lösung.

4. Direktimport in Excel

Der direkte Import einer PDF-Datei in Excel und die Extraktion von Daten daraus kann ebenfalls eine gute Option sein.

Schauen wir uns die einzelnen Schritte an:

• Öffnen Sie das Excel-Dokument
• Wählen Sie das Register „Daten“ > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF
• Wählen Sie die PDF-Datei und wählen Sie „Importieren„
• Daraufhin wird ein Navigator-Panel mit den Tabellen und Seiten in Ihrer PDF-Datei und einer Vorschau angezeigt.
• Wählen Sie die Tabelle aus und klicken Sie auf „Laden„. Die Tabelle wird in das Excel-Blatt importiert.

Diese Methode ist bei einfachen Daten recht effizient. Bei komplizierten Daten oder Tabellen mit mehreren Seiten kommt es jedoch zu lästigen Fehlern in der Formatierung.

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden 

Jetzt, da Sie die vier verschiedenen Möglichkeiten kennen, Daten aus einer PDF-Datei zu extrahieren, fragen Sie sich vielleicht, welche dieser Methoden Sie verwenden sollten, wenn Sie Daten aus einer PDF-Datei in Excel extrahieren.

Um Ihnen die Beantwortung dieser Frage zu erleichtern, haben wir in der folgenden Tabelle die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden aufgeführt.

Nachdem Sie die obige Tabelle analysiert haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass keine dieser Methoden perfekt ist. Sie alle sind nicht in der Lage, große Mengen an Dokumenten oder nicht-native PDF-Dateien zu verarbeiten, und/oder sie sind nicht vollständig automatisiert. Aus diesen Gründen werden wir Ihnen eine vollautomatische Lösung vorstellen, die schneller, genauer und effizienter ist!

Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien in Excel mit Doxis AI.dp

Doxis AI.dp verwendet fortschrittliche OCR-Technologie, um Daten präzise aus PDF-Dokumenten zu extrahieren. Die Plattform erkennt und verarbeitet sowohl native als auch gescannte PDFs in Echtzeit.

Sie extrahiert relevante Informationen und stellt sie in einer strukturierten Form zur Verfügung, die dann direkt in Excel exportiert werden kann. Dies ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Datenverarbeitung, ideal für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten effizient verwalten möchten.

Die Funktionsweise von Doxis AI.dp zur Extraktion von Daten aus PDFs in Excel erfolgt schrittweise:

• Upload des PDF-Dokuments: Das PDF wird in die AI.dp-Plattform hochgeladen.
• Texterkennung (OCR): Die OCR-Technologie analysiert das Dokument, erkennt den Text und strukturiert ihn.
• Datenextraktion: Relevante Informationen wie Tabellen und Felder werden extrahiert.
• Formatierung: Die extrahierten Daten werden in ein Excel-kompatibles Format umgewandelt.
• Export: Das Ergebnis wird als Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, kann Doxis AI.dp Daten aus fast jeder PDF-Datei extrahieren. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und senken Kosten.

Wie man PDF-Daten automatisch nach Excel mit Doxis AI.dp extrahiert

Schritt 1: Bei der Plattform anmelden

Beginnen Sie, indem Sie sich kostenlos auf der AI.dp-Plattform anmelden. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und ergänzen Sie anschließend Angaben wie Ihren vollständigen Namen, den Firmennamen, den Anwendungsfall und das Dokumentenvolumen. Danach erhalten Sie ein kostenloses Guthaben von 25€ zur Erkundung aller Funktionen und Möglichkeiten der Plattform.

Nach dem Login erstellen Sie eine Organisation und richten ein Projekt ein, um auf unsere Services zuzugreifen. Gehen Sie zu Projekteinstellungen → Services. Für unser Ziel, das Extrahieren von Daten aus PDF in Excel, aktivieren Sie Document Capturing – Financial und Flow Builder, um loszulegen. Mit diesem Setup haben Sie von Anfang an alles, was Sie benötigen!

Schritt 2: Voreinstellungen definieren

Sie fragen sich möglicherweise, warum wir das Finanzmodel gewählt haben. Dieses Modell wurde entwickelt, um Ihre Finanz-Workflows zu vereinfachen, indem es die Datenextraktion, Analyse, Validierung und Klassifizierung automatisiert. Es verarbeitet effizient eine breite Palette finanzieller Dokumente, darunter Quittungen, Bestellungen, Kontoauszüge und viele mehr.

Erstellen Sie ein neues Preset und nennen Sie es „Extract PDF to Excel“. Dieses Preset aktiviert die Komponenten, die Sie für Ihren spezifischen Anwendungsfall benötigen. Aktivieren Sie die Financial– und Line Item-Komponenten, um Felder wie Transaktionsnummer, gekaufte Produkte und Betrag aus einer Rechnung zu verarbeiten.

Hier ein Tipp: Sie können das Preset je nach Anwendungsfall anpassen, indem Sie weitere Komponenten aktivieren, wie Date Details, Reference Details, Amount Details, Document Language, Payment Details usw.

Sie sind fast fertig! Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen abzuschließen und schon sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

Schritt 3: Eingangsquelle auswählen

Da Sie nun den Flow Builder aktiviert und ein Preset erstellt haben, ist es Zeit, Ihren Flow aufzubauen. Ein Flow ist eine Abfolge von Schritten, die festlegt, wie Ihre PDF-Daten in Excel extrahiert werden.

Klicken Sie auf New Flow → + From scratch und geben Sie Ihrem Flow einen Namen. Wir nennen den Flow „Extract data from PDF to Excel“. Für dieses Beispiel legen Sie in Google Drive einen Ordner mit dem Namen „Input“ an und laden Ihre Rechnungen dort hoch.

Als Nächstes wählen Sie Ihre Eingabequelle, indem Sie „Google Drive“ und „New File“ als Trigger auswählen. So wird ihr Flow gestartet. Auf der rechten Seite füllen Sie die folgenden Abschnitte aus:

• Connection: Geben Sie Ihrer Verbindung einen beliebigen Namen (z. B. „Google-Drive“) und authentifizieren Sie sich bei Google.
• Parent Folder: Input
• Include File Content: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um sicherzustellen, dass der Dateiinhalt verarbeitet wird.

Hier ein Tipp: Sie haben mehrere Optionen, um Ihre Eingabequelle auszuwählen: Sie können Dateien direkt von Ihrem Gerät hochladen oder sich mit über 100 externen Quellen verbinden, darunter Google Drive, Dropbox, Outlook, Box, Salesforce, Zapier, OneDrive und die Datenbank Ihres Unternehmens.

Testen Sie diesen Schritt, indem Sie auf „Load Sample Data“ klicken und denken Sie daran, dass sich während der Einrichtung Ihres Flows mindestens ein Beispieldokument im Input‑Ordner befinden sollte.

Schritt 4: Daten erfassen und extrahieren

Jetzt ist es an der Zeit, die benötigten Daten zu extrahieren mit dem zuvor erstellten Preset, um alle ausgewählten Datenfelder aus den Rechnungen im Input‑Ordner zu verarbeiten.

Im Flow Builder klicken Sie auf den +‑Button und wählen Document Capture: Financial Document.

Konfigurieren Sie anschließend Folgendes:

• Connection: Default AI.dp Platform
• Preset: Der Name Ihres Presets (in unserem Fall „Extract PDF to Excel“)
• File or URL: New file → Content
• Führen Sie danach einen Test des Schrittes durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert.

Sobald der Test erfolgreich abgeschlossen ist, können Sie zum nächsten Schritt übergehen: Speichern Ihrer Ergebnisse!

Schritt 5: Datei speichern

Nun richten wir ein Ausgabeziel für unsere extrahierten Daten ein. In diesem Beispiel möchten wir die Rechnungsdaten in ein Excel‑Sheet zusammenführen. Sie können jedoch auch eine der vielen verfügbaren Software‑Integrationen wählen, wie QuickBooks, Xero oder Zoho.

So gehen Sie auf der Plattform vor:

1. Excel im Suchfeld auswählen und Append Row to Worksheet auswählen.
2. Auf der rechten Seite die folgenden Felder ausfüllen:
   • Connection: Mit Ihrem Microsoft‑Konto verbinden (Microsoft Excel 365)
   • Workbook: Name der Arbeitsmappe, die Sie für diesen Workflow erstellt haben
   • Worksheet: Name des Arbeitsblattes

Sobald dies konfiguriert ist, werden Ihre extrahierten Rechnungsdaten automatisch in die Excel‑Tabelle eingefügt.

Tipp: Falls Ihr Arbeitsblatt Kopfzeilen enthält, aktivieren Sie die Option „Does the first row contain headers?“. Damit informieren Sie die Plattform, dass Zeile 1 bereits durch Überschriften belegt ist.

Wenn Sie diesen Tipp befolgen, erscheint ein zusätzlicher Bereich mit den Namen der Headers in Ihrer Ausgabedatei. In unserem Fall lauten diese: Invoice Number, Total Amount und Date.

Probieren wir es für Invoice Number aus:
Öffnen Sie im Data Selector den Pfad Document Capture: Financial Document → components → financial → invoice_number.
Führen Sie anschließend die gleichen Schritte für die beiden anderen Kopfzeilenbereiche Total Amount und Date durch.

Testen Sie diesen Schritt, indem Sie unten rechts auf den Button klicken und schon ist alles fertig eingerichtet!

Glückwunsch!
Alle PDF‑Rechnungsdaten sind nun in Ihrem Excel‑Sheet verfügbar. Mit diesem Setup können Sie den Flow veröffentlichen, und jede neue Rechnung, die dem Ordner hinzugefügt wird, wird automatisch verarbeitet. So sparen Sie Zeit und sichern gleichzeitig die Genauigkeit Ihrer Workflows.

Und denken Sie daran: Wenn Sie ein hohes Dokumentenvolumen verarbeiten, müssen Sie den Flow nicht selbst einrichten. Wir freuen uns, von Ihrem Anwendungsfall zu hören und helfen Ihnen gerne beim Start!

Warum sollten Sie Doxis AI.dp nutzen um PDF Daten nach Excel zu extrahieren

Möchten Sie Ihre PDF-Daten in Excel speichern? Wir haben die passende Lösung für Sie! Mit Doxis AI.dp, einer fortschrittlichen Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung, können Sie Ihre Workflows ganz einfach automatisieren. Dank der leistungsstarken Module von Doxis richten Sie mühelos einen nahtlosen, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Workflow ein:

• Datenextraktion (OCR): Automatische Extraktion von Daten aus Dokumenten jeglicher Art.
• Human-in-the-loop: Erzielen Sie nahezu 100% Genauigkeit durch die Human-in-the-loop-Funktion, mit interner Prüfung oder Unterstützung durch das Doxis-Datenannotationsteam.
• Dokumentenkonvertierung: Wandeln Sie Dokumente in beliebigen Formaten, wie PDF, gescannte Bilder oder Word in verschiedene business‑fertige Datenformate um, darunter JSON, XLSX, CSV, TXT, XML und mehr.
• Datenanonymisierung: Schützen Sie sensible Informationen und erfüllen Sie gesetzliche Vorschriften durch Anonymisierung von personenbezogenen oder kontaktbezogenen Daten.
• Dokumentenverifizierung: Prüfen Sie Dokumente automatisch und erkennen Sie betrügerische Aktivitäten, um das Betrugsrisiko zu minimieren.

Bei Doxis steht Datenschutz an oberster Stelle und alle unsere Dokumenten-Workflows sind HIPAA-, DSGVO- und ISO-konform und gewährleisten eine sichere Datenverarbeitung.

Wenn Sie Ihren Workflow mit der intelligenten Dokumentenverarbeitungslösung von Doxis automatisieren möchten, zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren, oder buchen Sie eine kostenlose Demo!

FAQ – Häufig gestellte Fragen