A1-Bescheinigung bei Dienstreisen

Obwohl eine Dienstreise zunächst einmal etwas Positives ist, bringt sie auch einiges an Aufwand mit sich. Das Buchen einer Unterkunft, Flug-/Zugticket, und möglicher Eventtickets muss gut geplant und organisiert werden. Aber das ist noch nicht alles.

Wussten Sie, dass bei einer Dienstreise ins EU-Ausland ein entsprechender Versicherungsschutz gefordert wird? Hier kommt die A1-Bescheinigung ins Spiel. Denn diese zeigt, dass Ihre Mitarbeiter in Deutschland sozialversichert sind. In Rechtsfällen ist eine A1-Bescheinigung daher sehr wichtig und sollte bei jeder Dienstreise mitgeführt werden.

Damit Sie bei Ihrer nächsten Dienstreise ins EU-Ausland keine rechtlichen Probleme bekommen, haben wir für Sie alles Wichtige zur A1-Bescheinigung zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis

Kurzübersicht

Pflichtdokument: Für Dienstreisen & Auslandseinsätze in EU, EWR, Schweiz, UK.
Zweck: Vermeidet doppelte Sozialversicherungszahlungen und weist Zuständigkeit Deutschlands nach.
Beantragung: Elektronisch über Arbeitgeber oder SV‑Meldeportal bei zuständiger Stelle.
Gültigkeit: Bis Einsatzende, langfristig bis 24 Monate oder bis 5 Jahre bei mehrstaatlichen Tätigkeiten.
Fehlen kostet: Bußgelder, Arbeitsstopp, Beitragserhebung im Ausland.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Kurz gesagt, eine A1-Bescheinigung ist der Nachweis, der beweist, dass Arbeitnehmer bei Entsendung ins EU-Ausland in Deutschland sozialversichert sind. Dies gilt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für verbeamtete Personen und Selbstständige.

Sollte die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle im Ausland nicht vorliegen, können hohe Bußgelder und doppelte Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Der Grund dafür sind die von der Europäischen Union (EU) festgelegten Gesetze.

Diese schreiben vor, dass bei der Entsendung eines Arbeitnehmers nur die Vorschriften eines Landes zur sozialen Sicherheit gelten. Meistens gelten die Vorschriften des Landes, in dem der Beschäftigte dauerhaft arbeiten. Das bedeutet also, wenn Ihre Mitarbeiter nicht nachweisen können, dass sie in Deutschland arbeiten, müssen Sie Sozialversicherungsbeiträge für den bereisten EU-Mitgliedstaat nachzahlen.

💡 Wichtig: Bei jeder Dienstreise innerhalb der EU, der Schweiz oder einem der Mitgliedstaaten des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) muss also aufs neue eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Wofür wird die A1‑Bescheinigung benötigt?

Nachweis der Zuständigkeit: Bestätigt, dass das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt.
Vermeidung von Doppelversicherung: Kein Beitrag doppelt in zwei Ländern.
Pflichtbei Kontrollen: Ohne Bescheinigung drohen Sanktionen und Beitragsforderungen.

Wer benötigt eine A1‑Bescheinigung?

Arbeitnehmer
Verbeamtete Personen
Selbstständige

Gilt für alle Arten von Tätigkeiten im Ausland, auch kurzfristige oder eintägige Reisen.

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Länder werfen, in denen eine A1-Bescheinigung gültig ist.

In welchen Ländern ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Eine A1-Bescheinigung ist in den folgenden Mitgliedstaaten der EU bzw. des EWRs gültig:

Geltungsbereich

EU‑Mitgliedstaaten
EWR (Island, Liechtenstein, Norwegen)
Schweiz
Vereinigtes Königreich

Eine weitere Länderübersicht finden Sie hier. Wenn Sie außerdem in ein Land reisen möchten, das nicht auf der Liste steht, recherchieren Sie bitte, welche Dokumente für die Reise und den Aufenthalt nötig sind.

Als Nächstes sollten wir besprechen, wie eine A1-Bescheinigung überhaupt beantragt wird.

Wie wird eine A1-Bescheinigung beantragt?

Wichtig ist, eine A1-Bescheinigung wird immer vom Arbeitgeber beantragt. Dies kann außerdem seit dem 1. Juli 2019 nur noch online erfolgen. Die Beantragung kann auf zwei Wegen erfolgen:

Hauseigene Entgeltabrechnungssoftware
Antrag über SV-Meldeportal

Sollten Sie das SV-Meldeportal nutzen, erhält, nachdem alle eingetragenen Daten überprüft wurden, der Arbeitgeber die A1-Bescheinigung online. Über die Entgeltabrechnungssoftware wird der Antrag der A1-Bescheinigung direkt an den zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt. Doch woher wissen Sie, wer der zuständige Versicherungsträger ist?

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Kontakt

Von wem wird die Bescheinigung ausgestellt?

Es gibt verschiedene Ansprechpartner, die eine A1-Bescheinigung ausstellen können. Welche Stelle verantwortlich ist, hängt von der Krankenversicherung des zu entsendenden Mitarbeiters ab.

Die folgenden Stellen können eine A1-Bescheinigung ausstellen:

Krankenkasse → Die Krankenkasse ist zuständig, wenn der entsandte Mitarbeiter Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist.
Rentenversicherungsträger → Der Rentenversicherungsträger ist zuständig, wenn der entsandte Mitarbeiter privat versichert ist, aber nicht über eine berufsständische Versorgungseinrichtung abgesichert ist.
Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) → Die ABV stellt die A1-Bescheinigung aus, wenn die entsendete Person privat versichert ist und einer berufsständischen Versorgungseinrichtung angehört.
Spitzenverband der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) → Angestellte oder Selbständige, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig sind, sollten sich an den GKV-Spitzenverband für die Ausstellung der Bescheinigung wenden. Dies gilt, wenn die Person mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage pro Quartal bei Kundschaft in mindestens zwei EU-Ländern tätig ist. Um die Bescheinigung zu erhalten, sollten Sie die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) ansprechen.

Im Gesetz ist festgelegt, dass nachdem eine Bescheinigung beantragt wurde, die zuständige Stelle maximal drei Arbeitstage zur Ausstellung Zeit hat.

Haben Sie die A1-Bescheinigung über Ihre Entgeltabrechnungssoftware beantragt? Dann können Sie diese dort aufrufen und ausdrucken. Sollten Sie die Beantragung über das SV-Meldeportal ausgeführt haben, finden Sie die Bescheinigung in Ihrem Postfach.

Damit Sie nicht den Fehler machen und Ihre Mitarbeiter mit einer ungültigen Bescheinigung losschicken, klären wir im Anschluss, wie lange eine A1-Bescheinigung überhaupt gültig ist.

Beantragung – Schritt für Schritt

Für Arbeitnehmer:

Arbeitgeber beantragt online über Entgeltabrechnungssoftware oder SV‑Meldeportal.
Zuständige Stelle:
- Gesetzlich versichert → Krankenkasse
- Privat versichert → Rentenversicherung
- Privat versichert mit berufsständischer Versorgung → ABV
- Mehrstaatliche Tätigkeit → GKV‑Spitzenverband / DVKA

Für Selbstständige:

Antrag über SV‑Meldeportal mit Elster‑Zertifikat oder BundID.
Zuständige Stelle je nach Versicherungsart: Krankenkasse oder Rentenversicherung.

Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Einmalig/befristet: Bis Ende des Auslandseinsatzes.
Regelmäßig ins Ausland: Bis zu 24 Monate.
Mehrstaatliche Tätigkeiten: Bis zu 5 Jahre.

Reist ein Mitarbeiter einmalig oder befristet ins Ausland, endet die Gültigkeit der A1-Bescheinigung mit Beendigung des Auslandseinsatzes. Reist einer Ihrer Mitarbeiter vermehrt ins EU-Ausland? Dann können Sie eine Bescheinigung mit längerfristiger Laufzeit (24 Monate) beantragen.

Sollte ein Mitarbeiter in mehreren EU-Mitgliedstaaten eine gewöhnliche Tätigkeit ausführen, kann bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland eine längerfristige A1-Bescheinigung beantragt werden. Diese kann dann bis zu fünf Jahre gültig sein.

Generell gilt jedoch, dass bei jeder Geschäftsreise eine neue Bescheinigung angefragt werden muss. Selbst, wenn es sich immer wieder um eine Reise in dasselbe Land handelt.

💡 Tipp: Sollten Ihre Mitarbeiter aus bestimmten Gründen, z. B. eine kurzfristig geplante Geschäftsreise, keine A1-Bescheinigung mit sich führen, sollten Mitarbeiter einfach mit den Verantwortlichen im Zielland sprechen.

Oftmals ist es kein Problem, die Bescheinigung nachzureichen. Geben Sie einfach Ihren Mitarbeitern den Antragsnachweis mit. Sollten Mitarbeiter jedoch nach Österreich reisen, muss auf jeden Fall ein anderer Nachweis der bestehenden deutschen Sozialversicherung oder eine abgelaufene A1-Bescheinigung vorliegen.

A1-Bescheinigung auch bei Transit nötig?

Da wir bereits über Österreich sprechen: Österreich dient häufig als Transitland für Geschäftsreisen nach Italien. Da stellt sich natürlich die Frage, ob auch in diesen Fällen eine A1-Bescheinigung nötig ist. Die kurze Antwort ist: Nein. Da es sich lediglich um eine Durchfahrt durch Österreich handelt, muss keine A1-Bescheinigung vorgelegt werden.

Diese Transitregelung gilt natürlich auch für andere EU-Länder. Anders ist es jedoch bei Fernfahrern, die Waren von Deutschland durch ein anderes Land zum Empfängerland transportieren. Hier ist der Transit eine übliche Berufstätigkeit, weshalb eine A1-Bescheinigung unbedingt mitgeführt werden muss.

Sind auch ohne A1-Bescheinigung Dienstreisen ins EU-Ausland möglich?

Natürlich könnten Sie auch einfach ohne A1-Bescheinigung ins EU-Ausland reisen. Das kann allerdings sehr teuer werden. Sollten Sie im Zielland kontrolliert werden, kann es zu hohen Geldstrafen kommen.

Nehmen wir Österreich nochmal als Beispiel. Führen Ihre Mitarbeiter die Entsendungsbescheinigung nicht mit sich, kann es zu einer Strafe zwischen 500 und 5.000 € pro Mitarbeiter kommen. Im Wiederholungsfall liegt diese Geldstrafe sogar zwischen 1.000 und 20.000 €.

Das wäre natürlich sehr ärgerlich, vor allem, wenn man bedenkt, dass eine A1-Bescheinigung kostenlos ist. Obwohl bei der Beantragung einer A1-Bescheinigung glücklicherweise keine Kosten berechnet werden, fallen bei einer Dienstreise dennoch einige Kosten an. Diese müssen bei jeder Reise ordnungsgemäß in einer Reisekostenabrechnung festgehalten werden.

Dies kostet meistens viel Zeit und Aufwand, der durch eine einfache Lösung minimiert werden kann.

Konsequenzen ohne A1‑Bescheinigung

Bußgelder durch ausländische Behörden
Arbeitsniederlegung oder Zutrittsverweigerung
Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen im Ausland

Sonderfälle – Transit

Keine Pflicht, wenn nur Durchreise (z. B. Österreich auf dem Weg nach Italien).
Pflicht, wenn Transit Teil der Arbeit ist (z. B. internationale Lkw‑Transporte).

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