5 Wege zur Verwaltung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben

5 Wege zur Verwaltung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, ist es schwer vorstellbar, dass eines Tages die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter außer Kontrolle geraten könnten. Viele kleinere Unternehmen haben immer noch den Eindruck, dass ihr CEO oder CFO jede einzelne Ausgabe kontrollieren kann und dies auch weiterhin tun kann, während sie wachsen. Das entspricht leider nicht der Realität. Es würde viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem wenn es sich um jemanden handelt, der für das Geschäft so wichtig ist. Auch die Mitarbeiter müssten zu lange auf die Bearbeitung und Genehmigung ihrer Ausgaben warten.

Selbst größere, etablierte Unternehmen haben ihre Mitarbeiterausgaben nicht immer unter Kontrolle. Die Mitarbeiter verlieren Quittungen, arbeiten zum Teil immer noch mit Spesenabrechnungen auf Papier und zum Teil mit digitalen, was der Finanzabteilung Kopfschmerzen bereitet. Noch schlimmer ist es, wenn sie nicht wissen, welche Ausgaben getätigt werden dürfen oder wie hoch das Budget ist.

Das Fazit? Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, muss die Ausgaben seiner Mitarbeiter irgendwie kontrollieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen fünf Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können.

Gelangen Sie direkt zu:

1. Digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Spesenprozess
2. Erstellen Sie eine Ausgabenpolitik
3. Set a budget for each category
4. Monitor subscriptions centrally
5. Prevent expense fraud

1. Digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Spesenprozess

Die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Spesenabrechnungsprozesses bedeutet im Wesentlichen, dass Sie Excel-Tabellen und Papierbelege loswerden und Ihre Mitarbeiter alles digital einreichen müssen. Wenn Sie also beispielsweise eine Quittung oder Rechnung für Büromaterial erhalten, welche von einem Mitarbeiter eingereicht wurde, kann dieser Mitarbeiter jetzt einfach ein Foto von der Quittung machen und es in die Spesenabrechnungslösung hochladen. Die Datenextraktionstechnologie (OCR) erkennt automatisch die Informationen auf dem Dokument und sendet sie an das Online-Dashboard, wo sie von einem Manager genehmigt werden können. Nach der Genehmigung werden die Daten an die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens gesendet, wo die Transaktion abgewickelt wird. Kinderleicht, oder?

Die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Ausgabenverwaltung sind nahezu endlos, aber wir nennen Ihnen neun, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiterausgaben unter Kontrolle zu bringen.

  1. Keine Excel-Formulare oder Papierbelege mehr, die physisch eingereicht werden müssen (Corona-Proof!)
  2. Weniger Fehler: Mitarbeiter machen einfach ein Foto ihrer Quittung, die Software extrahiert die Informationen automatisch und sendet sie an ein benutzerfreundliches Portal.
  3. Zeit- und kosteneffizienter Abrechnungsprozess: Alle Belege und Rechnungen werden mit einer Texterkennungssoftware (OCR) verarbeitet, was zu einer Kostenreduzierung von bis zu 70% führt.
  4. Effizientere Autorisierung mit digitalen Workflows.
  5. Compliance-sicherer Genehmigungsprozess mit Prüfpfaden: Geschäftsregeln bestimmen, ob bestimmte Ausgaben automatisch genehmigt oder abgelehnt werden.
  6. Automatische Erkennung von Duplikaten/Betrug
  7. Integration von Google Maps: keine manuellen Reiseabrechnungen mehr
  8. Aufschlussreiche Dashboards mit Ausgabeverhalten
  9. Maximierung der Mehrwertsteuererklärungen: Wenn Arbeitgeber Kosten ohne Quittung zurückerstatten, bedeutet dies, dass sie die Mehrwertsteuer nicht abziehen können.

Plattformen für die Ausgabenverwaltung werden gebaut, um den Einreichungsprozess zu verbessern, aber auch, um Ausgaberichtlinien automatisch durchzusetzen. Als folgenden Schritt erklären wir Ihnen wie Sie die Kontrolle über alle Ausgaben erlangen.

2. Erstellen Sie eine Ausgabenpolitik

Wie sollen Mitarbeiter Firmengelder ausgeben und wie sieht ihr Budget aus? Diese Details sollten Mitarbeitern klar sein, denn wer weiß, welche Art von Spesenabrechnungen Sie letztendlich erhalten?

Die Antworten sollten in Ihrer Spesenrichtlinien dokumentiert werden, damit die Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Klare Grenzen helfen Ihnen, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und Diskussionen zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Spesenrichtlinien Ihrer Finanzabteilung die Erstellung von Ausgabenprognosen erleichtert.

Hier sind einige Dinge, auf die Sie achten sollten:

  • Die Spesenrichtlinien sollten einfach, klar und prägnant sein.
  • Ein guter Ansatz ist, Beispiele für bevorzugtes Ausgabeverhalten zu registrieren.
  • Kommandieren Sie die Leute nicht herum: Erklären Sie die Richtlinien auf eine freundliche Art und Weise.
  • Entwerfen Sie einen Leitfaden, machen Sie keine langen Listen
  • Beziehen Sie die Mitarbeiter in den Prozess der Erstellung eines Handbuchs ein, denn gute Spesenrichtlinien sollten für das gesamte Unternehmen Sinn machen, nicht nur für das Management
  • Stellen Sie sicher, dass das Handbuch an die Mitarbeiter kommuniziert wird und leicht zu finden ist, falls sie es erneut einsehen möchten
  • Aktualisieren Sie Ihr Handbuch immer, denn wenn sich die Welt verändert, sollte sich auch Ihre Ansätze ändern

3. Legen Sie ein Budget für jede Kategorie fest

Ein wichtiger Aspekt um die Kontrolle über die Ausgaben von Mitarbeitern zu behalten ist die Festlegung von Budgets für alle Kategorien: Flugtickets, Hotels, Restaurants, Kurse, Ausrüstung und Materialien usw. Für alle Ausgaben sollten Sie festlegen, wie viel jeder Mitarbeiter ausgeben darf und ihnen mitteilen, dass sie nicht erstattet werden, wenn sie ihr Budget überschreiten. Es kann auch Fälle geben, in denen Sie möchten, dass die Mitarbeiter vor der Ausgabe um Genehmigung bitten. Dies sollte auch in Ihr Richtlinienhandbuch aufgenommen werden.

Achten Sie darauf, dass Ihre Richtlinien für alle verständlich ist, sodass es für Mitarbeiter leichter ist, sich an die Regeln zu erinnern und sich an sie einzuhalten. Das bedeutet, dass Sie nicht zu viele Ausnahmen machen und bei der Umsetzung Ihrer Spesenrichtlinien konsequent sein müssen.

4. Abonnements zentral überwachen

Es kann eine Sache der Unmöglichkeit sein, jede einzelne Zahlung, von all Ihren Abteilungen, im Auge zu behalten. Zwischen der Bezahlung von Albacross für den Verkauf, Google Ads für die Marketingabteilung, NMBRS für die Personalabteilung und InDesign für Ihr Design Team kann man sich leicht verirren.

Der wichtige Teil besteht darin, den Bezahlprozess für diese Abonnements zu zentralisieren. Wenn jedes Team den gleichen Prozess verwendet, wissen Sie, woher jede Zahlung kommt, und können leicht den Überblick behalten. Warum bleiben Sie für Dienste abonniert, die Sie nicht mehr benötigen? Oder finden Sie heraus, ob Konkurrenten einen günstigeren oder besseren Service anbieten. Stellen Sie sicher, dass diese Abonnements Ihr Geld wert sind.

5. Verhindern Sie Ausgabenbetrug

Es ist wichtig, seinen Mitarbeitern zu vertrauen, aber es ist gleichermaßen notwendig, realistisch zu sein. Eine britische Umfrage besagt, dass 85 % der Mitarbeiter zugeben, auf Spesenabrechnungen zu lügen. Weitere 5% fälschen sogar Informationen “jedes Mal”. Natürlich muss es nicht immer eine Lüge sein, manchmal vergessen Mitarbeiter versehentlich Details und notieren etwas falsches. Wie dem auch sei, es wird empfohlen, etwas dagegen zu unternehmen.

Womit wir wieder beim ersten Aufzählungspunkt angelangt wären: die Digitalisierung und Automatisierung Ihres Kostenmanagementprozesses. Die Klippa SpendControl-Lösung leistet genau dies. Mit SpendControl kombinieren Sie alle oben genannten Ratschläge zu einer Automatisierungsplattform. Diese Lösung hilft Ihnen, sich von traditionellen Spesenabrechnungen, Betrug und menschlichen Fehlern zu befreien. Außerdem erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick, einen 24/7-Zugriff von überall auf der Welt und ordnungsgemäße Prüfpfade und Geschäftsregeln. Ein digitaler Workflow mit Automatisierung hilft Ihnen, 70% der Zeit und Kosten für die Spesenbearbeitung einzusparen.

Screen of Klippa Interface

Wenn Sie mehr über unsere SpendControl-Lösung erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte über [email protected] oder planen Sie eine Demo mit einem unserer Produktspezialisten. Wir würden Ihnen gerne zeigen, wie Sie mehr Kontrolle über Mitarbeiterausgaben erhalten und gleichzeitig Verwaltungszeit sparen können.

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