O setor de logística é conhecido por grandes volumes, pressão de tempo e falta de espaço para erros. Como o mercado está dividido em muitas operadoras pequenas, é difícil digitalizar e padronizar esse setor. É por isso que muitos processos em logística ainda envolvem muita papelada e processamento manual. A Klippa tem muita experiência em ajudar empresas de logística a digitalizar e automatizar seus processos de documentos em papel. Abaixo, você encontra três aprimoramentos que toda empresa de logística deve ter em mente.
1. Torne sua empresa mais eficiente automatizando o processamento de pedidos de transporte
Tradicionalmente, em um processo logístico, uma empresa A faz um pedido com a empresa B, que envia o pedido para a empresa C. Entre cada etapa, há momentos em que documentos são compartilhados; pense em detalhes do envio, rota de entrega, etc. Geralmente, a linguagem e os layouts de um documento podem ser uma luta diária. No e-commerce, isso tudo acontece de forma digital, por meio de soluções de software interconectadas. Todo o processo, desde a colocação do pedido à gestão do pagamento, é automatizado.
O software da Klippa pode beneficiar qualquer empresa que trabalhe com transporte e logística. Basta encaminhar todos os pedidos de transporte recebidos para o Klippa Template Builder por meio de uma API ou apenas encaminhando o email original com anexo. Todos os documentos são processados automaticamente: isso significa que os campos obrigatórios são extraídos e colocados em um formato estruturado, por exemplo, uma planilha. Essas informações então ficam prontas para importação no próximo sistema, por exemplo, o sistema de planejamento de rota.
Este processo automatizado tem três benefícios principais. Em primeiro lugar, economiza muito tempo. Isso libera o departamento de administração para tarefas mais úteis, como relatórios ou satisfação do cliente. Em segundo lugar, a automação reduz o tempo de resposta. Em muitos casos, os pedidos de entrega são enviados a vários candidatos e o primeiro a reivindicar a rota o impulsiona. Quanto mais rápido os motoristas puderem responder a uma solicitação, melhor poderão avaliar se desejam reivindicá-la ou não. Em terceiro lugar, esta menos sujeito a erros. As pessoas tendem a cometer erros de digitação e erros de digitação em um código postal pode arruinar uma entrega adequada. Inúmeras horas e dinheiro são perdidos por pequenos erros assim. As máquinas, no entanto, realizam ações para as quais foram treinadas, sem erros.
Assim fica fácil automatizar, certo?
2. Otimize a visão geral com o reconhecimento de documentos de embarque / transporte
Quando a carga é enviada para o exterior, ela vem sempre acompanhada de alguns documentos obrigatórios: o conhecimento de embarque, uma lista de mercadorias e um julgamento do processo de transbordo. Às vezes, as empresas concordam com uma determinada maneira padronizada de trabalhar, especialmente quando fazem negócios regularmente. Trabalhar com QR ou códigos de barras fica mais conveniente.
Nestes casos, as pessoas continuam a ser responsáveis pelo tratamento das informações dos respetivos documentos. Mesmo quando não há pressão de tempo, a eficiência é o que faz as empresas ganharem ou perderem para a concorrência. Um oficial de carga ainda precisa verificar se o transporte está em conformidade com a lista de mercadorias, se há danos e validar a identidade do destinatário. No entanto, devido aos regulamentos, ainda existem muitas ações manuais que podem ser automatizadas. Por exemplo, uma imagem de uma lista de mercadorias pode ajudar a automatizar o processo de desembaraço aduaneiro. Uma leitura do conhecimento de embarque pode substituir a proteção física das mercadorias.
3. Economize tempo digitalizando o processo de expedição
A maior parte do transporte começa com um agente de transporte. Expedição é um setor extremamente competitivo e possui três fatores de sucesso.
- Em primeiro lugar, a logística é um setor conhecido pela lealdade. Para ter sucesso em expedições marítimas, é uma questão de construir relacionamentos com o maior número possível de fabricantes e firmas comerciais.
- A Internet também tem um grande efeito no negócio de transporte marítimo, pois é um local onde os preços podem ser comparados com muito mais facilidade. Os comerciantes simplesmente pedem orçamentos a vários agentes de transporte. Para ser escolhido, é fundamental fechar bons negócios com as transportadoras de carga para que você possa oferecer os melhores negócios aos seus relacionamentos.
- Em terceiro lugar, é a eficiência da operação comercial. É aí que a digitalização do processo de documentos de frete pode ajudar. A Klippa ajuda as empresas de transporte a digitalizar documentos de transporte.
Esses documentos fluem principalmente por meio de processos e sistemas internos. Os custos operacionais de um agente de transporte consistem em despesas gerais e despesas extras, mas as pessoas são a maioria no processo de expedição. Eles gastam seu tempo retirando documentos de uma caixa de entrada, processando as informações em um sistema de software, encaminhando o documento, etc. Todas essas tarefas são repetitivas e não agregam valor ao processo como um todo. Como dito antes, o mercado de expedição é bastante competitivo e as empresas que conseguirem dominar a eficiência terão sucesso.
Classificar documentos de logística em diferentes categorias e extrair os dados necessários são desafios que podem ser combatidos pela Klippa.
Gostaria de saber mais sobre como podemos ajudar sua empresa a funcionar com mais eficiência? Adoraríamos entrar em contato com você através do chat ou email: [email protected].