Le secteur de la logistique est connu pour ses volumes élevés, sa ponctualité et son manque de marge d’erreur. Le marché étant dispersé en de nombreux petits opérateurs, il est difficile de le numériser et de le normaliser. C’est pourquoi de nombreux processus logistiques impliquent encore beaucoup de paperasse et de traitement manuel. Klippa a beaucoup d’expérience pour aider les entreprises de logistique à numériser et automatiser leurs processus de documents papier. Ci-dessous, vous trouverez trois améliorations que chaque entreprise de logistique devrait évaluer.
1. Gagner en efficacité en automatisant le traitement des commandes de transport
Traditionnellement, dans un processus logistique, la partie A passe une commande à la partie B, qui l’expédie à la partie C. À chaque étape et entre les étapes, il y a des moments pendant lesquels les documents sont partagés, on réfléchit aux détails de l’expédition, à l’itinéraire de livraison, etc. Comme c’est le cas pour tous les documents : la langue et la mise en page sont un combat quotidien. Dans le domaine du commerce électronique, tout se passe numériquement, par le biais de solutions logicielles interconnectées. L’ensemble du processus, de la passation de la commande à la gestion du paiement, est automatisé.
Le logiciel de Klippa peut vraiment profiter à toute entreprise travaillant dans le domaine du transport et de la logistique. Il suffit de transmettre tous les ordres de transport entrants au Klippa Template Builder, soit par le biais d’une API, soit en transmettant simplement l’e-mail original avec pièce jointe. Tous les documents sont traités automatiquement : cela signifie que les champs obligatoires sont extraits et placés dans un format structuré, par exemple une feuille de calcul. Ces informations sont alors prêtes à être importées dans le système suivant, par exemple le système de planification des itinéraires.
Ce processus automatisé présente trois avantages majeurs. Tout d’abord, il permet de gagner beaucoup de temps. Le service administratif est ainsi libéré pour des tâches plus utiles, comme l’établissement de rapports ou la satisfaction des clients. Deuxièmement, l’automatisation réduit le temps de réponse. Dans de nombreux cas, les ordres de livraison sont envoyés à plusieurs candidats et le premier à réclamer l’itinéraire le conduit. Plus les conducteurs peuvent répondre rapidement à une demande, mieux ils peuvent évaluer s’ils veulent la réclamer ou non. Troisièmement, il y a moins d’erreurs. Les gens ont tendance à faire des fautes de frappe et l’erreur de saisie d’un numéro dans un code postal peut ruiner une bonne livraison. Des heures et des euros innombrables sont perdus à cause de petites erreurs. Les machines, en revanche, exécutent les actions pour lesquelles elles sont formées, sans erreur.
L’automatisation est une évidence, non ?
2. Meilleure vue d’ensemble grâce à la reconnaissance des factures et des documents de transport.
Lorsqu’une cargaison est envoyée à l’étranger, elle est toujours accompagnée de quelques documents obligatoires : le connaissement, une liste des marchandises et un essai du processus de transbordement. Parfois, les entreprises se mettent d’accord sur une certaine manière standardisée de travailler, surtout lorsqu’elles font des affaires de manière régulière. Travailler avec des codes QR ou des codes à barres semble le plus pratique et dans certains secteurs, les entreprises utilisent l’EDI. Mais environ 30 % du fret est irrégulier, et dans ce cas, l’expéditeur et le destinataire n’ont pas l’habitude de travailler ensemble.
Dans ces cas, les personnes sont toujours responsables du traitement des informations contenues dans les documents respectifs. Même lorsqu’il n’y a pas de contrainte de temps, l’efficacité est ce qui fait gagner ou perdre les entreprises face à leurs concurrents. Un agent de fret sur le terrain doit encore vérifier si le transport est conforme à la liste des marchandises, s’il y a des dommages et valider l’identité du destinataire. Cependant, en raison de la réglementation, il reste encore beaucoup d’actions manuelles qui peuvent être automatisées. Par exemple, une photo de la liste des marchandises peut aider à automatiser le processus de dédouanement. Un scan du connaissement peut remplacer la protection physique des marchandises.
3. Gagner du temps en numérisant le processus d’expédition
La plupart des transports commencent par un agent maritime. L’expédition est un secteur extrêmement compétitif et il comporte trois facteurs de réussite.
- La logistique est avant tout un secteur réputé pour sa loyauté. Pour réussir ses expéditions, il s’agit de nouer des relations avec un maximum de fabricants et de négociants.
- L’internet a également un effet important sur le secteur de l’expédition, car c’est un endroit où les prix peuvent être comparés beaucoup plus facilement. Il suffit aux commerçants de demander des devis à plusieurs agents maritimes. Pour être choisi, il est crucial de signer de bons accords avec les transporteurs de fret afin de pouvoir proposer les meilleures offres à vos relations.
- Troisièmement, il s’agit de l’efficacité des opérations commerciales. C’est là que la numérisation du processus des documents de fret peut aider. Klippa aide les compagnies maritimes à numériser les documents d’expédition.
Ces documents transitent principalement par des processus et des systèmes internes. Les coûts opérationnels d’un agent d’expédition sont constitués d’un peu de frais généraux et de quelques dépenses personnelles, mais ce sont les personnes qui sont les plus impliquées dans le processus d’expédition. Ils passent leur temps à sortir des documents d’une boîte de réception, à traiter les informations dans un système logiciel, à transmettre le document, etc. Toutes ces tâches sont répétitives et n’ajoutent pas de valeur au processus dans son ensemble. Comme nous l’avons déjà dit, le marché des expéditions est assez concurrentiel et les entreprises qui parviendront à maîtriser l’efficacité réussiront.
Trier les documents logistiques, les classer dans différentes catégories et extraire les données requises sont des défis que Klippa permet de relever. Les agents maritimes de toute l’Europe choisissent Klippa pour numériser les flux de travail papier et travailler aussi efficacement que possible.
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