El sector logístico es conocido por sus grandes volúmenes, la presión del tiempo y la falta de margen para errores. Como el mercado está disperso en muchos pequeños operadores, es difícil digitalizarlo y estandarizarlo. Por eso, muchos procesos de la logística siguen implicando mucho papeleo y procesamiento manual. Klippa tiene mucha experiencia ayudando a empresas de logística a digitalizar y automatizar sus procesos documentales basados en papel. A continuación, encontrarás tres mejoras que toda empresa de logística debería evaluar.
1. Mayor eficacia automatizando el procesamiento de las órdenes de transporte
Tradicionalmente, en un proceso logístico, la persona A hace un pedido a la persona B, que lo envía a la persona C. En cada paso y entre ellos, hay momentos en los que se comparten documentos, se piensa en los detalles del envío, la ruta de entrega, etc. Como ocurre con todos los documentos: el lenguaje y la estructura son un desafío diario. En el comercio electrónico todo esto ocurre digitalmente, a través de soluciones de software interconectadas. Todo el proceso, desde la realización del pedido hasta la gestión del pago, está automatizado.
El software de Klippa puede realmente beneficiar a cualquier empresa que trabaje en transporte y logística. Simplemente reenvíe todas las órdenes de transporte entrantes al Generador de Plantillas de Klippa, ya sea a través de una API o simplemente reenviando el correo electrónico original con el archivo adjunto. Todos los documentos se procesan automáticamente: esto significa que los campos requeridos se extraen y se colocan en un formato estructurado, por ejemplo en una hoja de cálculo. Esa información está entonces lista para ser importada al siguiente sistema, por ejemplo al sistema de planificación de rutas.
Este proceso automatizado tiene tres beneficios principales. En primer lugar, ahorra mucho tiempo. Esto libera al departamento de administración para tareas más útiles, como la elaboración de informes o la satisfacción del cliente. En segundo lugar, la automatización reduce el tiempo de respuesta. En muchos casos, las órdenes de entrega se envían a varios candidatos y el primero que se apunte a la ruta es el que la conduce. Cuanto más rápido puedan responder los conductores a una solicitud, mejor podrán valorar si quieren solicitarla o no. En tercer lugar, se cometen menos errores. La gente tiende a cometer errores tipográficos y teclear mal un número en un código postal puede arruinar una entrega. Se pierden incontables horas y euros por cometer pequeños errores. Las máquinas, sin embargo, realizan las acciones para las que están entrenadas, sin cometer errores.
¿No hace todo esto que la automatización sea una solución obvia?
2. Mejor perspectiva general con el reconocimiento de documentos de carga/transporte.
Cuando se envía una carga al extranjero, siempre va acompañada de unos cuantos documentos obligatorios: el manifiesto de carga, una lista de mercancías y un informe del proceso de transbordo. A veces, las empresas acuerdan una determinada forma estandarizada de trabajar, sobre todo cuando hacen negocios con regularidad. Trabajar con códigos QR o de barras parece lo más cómodo y, en algunos sectores, las empresas trabajan con EDI. Pero aproximadamente el 30% de la carga es irregular, en cuyo caso el remitente y el destinatario no tienen un historial de trabajar juntos.
En estos casos, las personas siguen siendo responsables de procesar la información de los documentos correspondientes. Incluso cuando no hay presión de tiempo, la eficiencia es lo que hace que las empresas ganen o pierdan frente a su competencia. Un funcionario de carga sigue teniendo que comprobar si el transporte cumple con la lista de mercancías, si hay daños y validar la identidad del destinatario. Sin embargo, debido a las regulaciones, todavía hay muchas acciones manuales que pueden automatizarse. Por ejemplo, una imagen de la lista de mercancías puede ayudar a automatizar el proceso de despacho de aduanas. Un documento escaneado del manifiesto de carga puede sustituir a la custodia física de las mercancías.
3. Ahorro de tiempo digitalizando el proceso de expedición
La mayoría de los transportes empiezan con una agencia de envíos. El sector de expedición es sumamente competitivo y cuenta con tres factores para el éxito.
- Ante todo, la logística es un sector conocido por su lealtad. Para tener éxito en los envíos, es cuestión de establecer relaciones con el mayor número posible de fabricantes y empresas de distribución.
- Internet también tiene un gran efecto en el negocio del envío, ya que es un lugar donde los precios se pueden comparar fácilmente. Los comerciantes sólo tienen que pedir presupuestos a varias agencias de transporte. Para ser elegido, es crucial firmar buenos acuerdos con los transportistas para poder ofrecer las mejores ofertas a sus relaciones.
- En tercer lugar, es la eficiencia de la operación comercial. Ahí es donde la digitalización del proceso de documentos de carga puede ayudar. Klippa ayuda a las empresas de envíos a digitalizar los documentos de envío.
Estos documentos fluyen principalmente a través de procesos y sistemas internos. Los costos operativos de una agencia de transporte consisten en un poco de gastos generales y algunos gastos propios, pero las personas son las que más intervienen en el proceso de expedición. Dedican su tiempo a sacar documentos de una bandeja de entrada, procesar la información en un sistema de software, reenviar el documento, etc. Todas estas tareas son repetitivas y no añaden valor al proceso general. Como ya se ha dicho, el mercado de la expedición es bastante competitivo y las empresas que consigan dominar la eficiencia, triunfarán.
Ordenar los documentos logísticos, clasificarlos en diferentes categorías y extraer los datos necesarios son retos que Klippa puede contrarrestar. Los agentes de envíos de toda Europa eligen a Klippa para digitalizar los flujos de trabajo impresos y trabajar de la forma más eficiente posible.
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